L’agent agréé est le point de contact désigné par l’entreprise pour recevoir les documents juridiques et fiscaux officiels, tels que les formulaires de conformité et la correspondance gouvernementale. Les sociétés à responsabilité limitée (SARL) et les sociétés sont tenues par la loi d’avoir un agent enregistré afin de garantir que l’entreprise reste accessible pour toute question d’ordre juridique.

Dans l’article ci-dessous, nous vous expliquons ce que vous devez savoir sur les agents enregistrés, ce qu’ils font et comment choisir l’agent agréé qui convient le mieux à votre entreprise.

Sommaire

• Que fait un agent agréé pour une SARL?
  
• Pourquoi une SARL a-t-elle besoin d’un agent agréé?
  
• Qui peut être un agent agréé pour une SARL?
  
• Comment choisir le bon agent agréé pour une SARL
  
• Une SARL peut-elle changer d’agent agréé?
  
• Que se passe-t-il si une SARL n’a pas d’agent agréé?
  
• Une SARL a-t-elle besoin d’un agent agréé dans chaque État où elle exerce ses activités?
  

Que fait un agent agréé pour une SARL?

L’agent agréé d’une SARL est le point de contact officiel de l’entreprise qui reçoit les documents juridiques et les avis importants du gouvernement. Il peut s’agir d’actes de procédure (comme une poursuite en justice), de formulaires fiscaux et d’autres communications liées à la conformité. L’agent agréé s’occupe de ces documents et les transmet à la SARL. Les entreprises doivent disposer d’un agent agréé, car cela leur permet de se conformer aux exigences de l’État.

Pourquoi une SARL a-t-elle besoin d’un agent agréé?

La présence d’un agent agréé est une obligation légale pour les SARL dans l’ensemble des États-Unis. Il permet à l’État de disposer d’un point de contact cohérent et officiel avec l’entreprise pour transmettre les documents juridiques et fiscaux importants. Par exemple, si la SARL fait l’objet d’une poursuite judiciaire, l’agent agréé recevra les documents juridiques et en informera l’entreprise.

Un agent agréé s’assure également qu’une personne est disponible pendant les heures d’ouverture pour recevoir les documents. Le propriétaire de l’entreprise n’a donc pas besoin de se trouver à un endroit précis à tout moment. Le fait d’avoir un agent agréé permet également aux propriétaires de SARL de préserver leur confidentialité. Au lieu d’utiliser leur adresse personnelle sur les documents commerciaux, ils peuvent utiliser l’adresse officielle de l’agent agréé.

Qui peut être un agent agréé pour une SARL?

Un agent agréé pour une SARL peut être un particulier ou une entité commerciale, mais il doit répondre à certaines exigences. S’il s’agit d’une personne physique, il peut s’agir du propriétaire de la SARL, d’un employé de confiance, d’un ami ou d’un membre de la famille, à condition :

• D’être âgé(e) d’au moins 18 ans

• De disposer d’une adresse physique dans l’État où la SARL est enregistrée (et non pas une boîte postale)

• D’être disponible pendant les heures d’ouverture régulières pour recevoir des documents officiels

Les SARL peuvent également faire appel à un service d’agents agréés. Cela peut être particulièrement utile si un propriétaire d’entreprise souhaite plus de confidentialité ou de commodité ou si une entreprise exerce ses activités dans plusieurs États. Dans certains cas, une autre entité commerciale, telle qu’un cabinet d’avocats, peut également servir d’agent agréé, à condition qu’elle soit autorisée à exercer ses activités dans l’État où la SARL est enregistrée.

Comment choisir le bon agent agréé pour une SARL

Si vous avez une adresse physique dans l’État où votre SARL est enregistrée et que vous êtes disponible pendant les heures d’ouverture régulières, vous pouvez être votre propre agent agréé. Cela vous permet d’économiser de l’argent sur les frais et vous donne plus de contrôle. Si vous accordez de l’importance à la confidentialité et à la flexibilité, un service professionnel peut s’avérer être un meilleur choix.

Voyons de plus près le processus de décision :

• Confidentialité : Si vous ne voulez pas que votre adresse personnelle figure dans les registres publics ou si vous voulez simplement plus de confidentialité, un service d’agent agréé peut être une bonne option.

• Commodité : Si votre SARL exerce ses activités dans plusieurs États ou si vous êtes souvent absent du bureau, un service professionnel peut être un moyen utile de vous assurer que quelqu’un est disponible pendant les heures d’ouverture à tous les endroits.

• Coûts et avantages : Les services d’agents agréés exigent généralement des frais annuels. Vous voudrez donc évaluer la commodité et la confidentialité qu’ils offrent par rapport au coût. Pour beaucoup, la tranquillité d’esprit vaut le prix, mais si vous êtes une petite entreprise, être votre propre agent peut vous faire économiser de l’argent.

• Réputation et fiabilité : Si vous choisissez un service d’agent agréé, assurez-vous qu’il est établi et réactif et qu’il a de bonnes évaluations.

Une SARL peut-elle changer d’agent agréé?

Oui, vous pouvez changer d’agent agréé pour votre SARL, et le processus est simple. Voici comment cela fonctionne généralement :

• Vérifiez les exigences de votre État : Chaque État a son propre processus de mise à jour des informations sur votre agent agréé. Commencez par vérifier auprès du bureau d’enregistrement des entreprises de votre État (généralement le secrétaire d’État). Certains États vous permettent de le faire en ligne, tandis que d’autres exigent que vous soumettiez un formulaire.

• Remplissez le formulaire requis : En règle générale, vous devez remplir un formulaire appelé « Changement d’agent agréé » ou un formulaire similaire. Indiquez les détails sur votre agent actuel ainsi que sur le nouveau. Dans certains États, le nouvel agent devra peut-être signer le formulaire pour confirmer qu’il accepte le rôle.

• Payez les frais de dépôt : La plupart des États exigent des frais minimes pour le traitement de la modification, généralement un montant compris entre 10 et 50 USD. Incluez votre paiement avec le dépôt du formulaire afin qu’il n’y ait pas de retard.

• Soumettez le formulaire : Soumettez le formulaire en ligne, par la poste ou en personne, selon vos préférences et les politiques de l’État. Une fois la demande déposée, la modification est habituellement appliquée immédiatement ou dans un délai de quelques jours ouvrables.

• Informez votre ancien agent agréé : Dites à votre ancien agent agréé que vous avez fait le changement afin qu’il n’y ait pas de confusion quant à la destination des futurs documents.

Que se passe-t-il si une SARL n’a pas d’agent agréé?

Pour une SARL, le fait de ne pas désigner d’agent agréé peut entraîner de graves problèmes. Il peut s’agir de :

• Manquement à l’obligation d’être en règle : La plupart des États exigent que les SARL aient un agent agréé pour rester en conformité. Si vous n’en avez pas, votre SARL risque de ne plus être « en règle » avec l’État. Cela peut entraîner des amendes, des pénalités, la suspension ou la dissolution de votre SARL.

• Documents juridiques manquants : En l’absence d’un agent agréé, votre SARL risque de ne pas recevoir d’avis juridiques importants, tels que des poursuites en justice, des citations à comparaître ou des formulaires fiscaux. Si vous ne répondez pas à ces documents à temps, vous risquez de faire face à des jugements par défaut ou à d’autres conséquences juridiques.

• Opérations commerciales retardées : Si votre SARL n’est pas en règle, il peut être plus difficile de renouveler les licences commerciales, de conclure des contrats ou d’obtenir un financement. Dans certains cas, votre SARL peut se voir interdire d’exercer ses activités dans l’État jusqu’à ce que le problème soit résolu.

• Problèmes de responsabilité potentiels : Si vous n’avez pas d’agent agréé, vous risquez d’engager votre responsabilité personnelle si vous ne recevez pas les documents juridiques à temps. Cela peut se produire lorsqu’une poursuite en justice n’est pas correctement signifiée et que vous n’avez pas la possibilité de vous défendre. Le tribunal peut rendre un jugement contre votre SARL, ce qui peut mettre vos actifs en danger.

Une SARL a-t-elle besoin d’un agent agréé dans chaque État où elle exerce ses activités?

Oui. Si votre SARL exerce ses activités dans plusieurs États, vous aurez besoin d’un agent agréé dans chaque État où votre entreprise est enregistrée ou « admissible » à exercer ses activités à l’étranger. Il s’agit d’une obligation légale, et le fait de ne pas disposer d’un agent là où vous exercez vos activités peut entraîner des amendes et d’autres sanctions en cas de non-respect de cette obligation.

Lorsque vous exercez des activités en dehors de l’État d’origine de votre SARL, vous devez généralement vous enregistrer en tant que SARL « étrangère » dans cet État. Dans le cadre de ce processus, vous devez désigner un agent agréé disposant d’une adresse physique dans cet État. Vous pouvez soit désigner des agents agréés différents dans chaque État, soit faire appel à un service national d’agents agréés pour agir en tant qu’agent dans plusieurs endroits.