Las empresas actuales deben priorizar un procesamiento de pagos simple y seguro con onboarding automatizado. Un aspecto clave del procesamiento de pagos es el onboarding de comerciantes. Este proceso integra a una empresa con un proveedor de servicios de pago (PSP) o una pasarela de pagos y establece las bases para un sistema de procesamiento de pagos ágil, conforme a la normativa y eficiente.

Una estrategia de onboarding de comerciantes bien ejecutada mejora la experiencia y la confianza del cliente, al tiempo que reduce el riesgo de fraude, los retrasos en las transacciones y las sanciones por incumplimiento. Las empresas deben planificar e implementar cuidadosamente su proceso de onboarding de comerciantes para crear una configuración de pagos que se adapte a sus necesidades. Aunque los detalles del onboarding de comerciantes son complejos, el proceso no tiene por qué ser complicado. A continuación, te contaremos lo debes saber.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es el onboarding de comerciantes?
  
• Onboarding de comerciantes: actores y componentes clave
  
• ¿Qué documentos necesitan las empresas para el onboarding de comerciantes?
  
• ¿Cómo funciona el proceso de onboarding de comerciantes?
  
• ¿Qué es «Conoce a tu cliente»?
  
• Cómo puede ayudar Stripe Payments
  

¿Qué es el onboarding de comerciantes?

El onboarding de comerciantes es el proceso mediante el cual una empresa de pagos configura a un negocio para que pueda aceptar y gestionar pagos de clientes de forma fácil y segura. Para ello, una empresa generalmente necesita acceso a las funciones de una cuenta de comerciante. Una cuenta de comerciante es una cuenta bancaria utilizada específicamente para aceptar pagos de clientes, normalmente con tarjeta u otras transferencias electrónicas. Esta cuenta se utiliza para retener los fondos de los clientes antes de que se transfieran a la cuenta bancaria principal de la empresa.

El onboarding de comerciantes tiene implicaciones importantes para la eficiencia operativa de una empresa, la experiencia del cliente y la gestión de riesgos. Un proceso de onboarding mal ejecutado puede provocar transacciones retrasadas o erróneas, un mayor riesgo de fraude y el incumplimiento de las regulaciones del sector, lo que en última instancia daña la reputación del negocio y puede derivar en sanciones económicas o pérdida de clientes.

Las empresas deben adoptar un enfoque considerado para el onboarding de comerciantes con el fin de prosperar en el panorama actual de pagos competitivo y altamente regulado. Les permite ofrecer una experiencia de cliente sencilla y segura, mantener el cumplimiento de los estándares del sector y establecer relaciones sólidas con sus socios de pago, lo que en última instancia impulsa el crecimiento del negocio y la retención de clientes.

Onboarding de comerciantes manual vs. automatizado

El onboarding de comerciantes puede gestionarse de forma manual o mediante sistemas automatizados. El onboarding manual suele implicar una mayor revisión humana y tiempos de aprobación más largos, mientras que el onboarding automatizado utiliza tecnología para verificar la información en tiempo real.

El onboarding automatizado se utiliza comúnmente en empresas digitales, marketplaces y plataformas de software como servicio (SaaS) que necesitan incorporar comerciantes de forma rápida y a gran escala.

Onboarding de comerciantes: Actores y componentes clave

Para que la experiencia de onboarding de comerciantes sea satisfactoria, es importante comprender las funciones de varios actores clave y cómo interactúan durante el proceso. Estas partes trabajan juntas para operar un entorno de procesamiento de pagos seguro y funcional, e incluyen:

• Comerciantes
  Los comerciantes son empresas, minoristas o proveedores de servicios que necesitan aceptar pagos de los clientes. Establecen relaciones con proveedores de servicios de pago o pasarelas de pago para facilitar las transacciones a través de diversos canales, como pagos en línea, en tiendas o con dispositivos móviles.

• Proveedores de servicios de pago
  Los proveedores de servicios de pago (PSP) son empresas que ofrecen soluciones de procesamiento de pagos para empresas. Se encargan de los aspectos técnicos del procesamiento de transacciones, tales como autorización, compensación y acreditación de fondos, y garantizar el cumplimiento de las regulaciones y estándares del sector. Los proveedores de servicios de pago también pueden ofrecer servicios adicionales, como la detección del fraude y la gestión de riesgos.

• Pasarelas de pago
  Las pasarelas de pago son las plataformas tecnológicas que facilitan la transferencia segura de datos de transacciones entre los sistemas de la empresa, como su tienda en línea, el sistema de punto de venta (sistema POS) o la aplicación móvil, y el proveedor de servicios de pago o el banco adquirente. Son responsables de cifrar los datos confidenciales, como la información de la tarjeta de crédito, y garantizar la transmisión segura de estos datos durante el proceso de transacción.

• Bancos adquirentes
  Los bancos adquirentes, también llamados «adquirentes comerciales», son instituciones financieras que se asocian con proveedores de servicios de pago para procesar y liquidar transacciones en nombre de las empresas. Son responsables de suscribir las cuentas de los comerciantes, evaluar el riesgo asociado a la empresa y garantizar el cumplimiento de la normativa.

• Redes de tarjetas
  Las redes de tarjetas, como Visa, Mastercard, American Express y Discover, son organizaciones que establecen las reglas y estándares para las transacciones con tarjeta. Facilitan la comunicación y liquidación de las transacciones entre el banco adquirente y el banco emisor (el banco que emitió la tarjeta de pago del cliente).

• Bancos emisores
  Los bancos emisores, también denominados «emisores», son instituciones financieras que emiten tarjetas de pago, es decir, tarjetas de crédito, débito o prepagadas, a los clientes. Son responsables de autorizar las transacciones, asegurarse de que el cliente tenga fondos o crédito suficientes disponibles y, en última instancia, transferir los fondos al banco adquirente.

• Organismos reguladores
  Las autoridades reguladoras y los organismos del sector, como el Consejo de Estándares de Seguridad de la Industria de Tarjetas de Pago (PCI SSC), establecen y aplican las reglamentaciones y normas que rigen el procesamiento de pagos. Su objetivo es proteger a los clientes y garantizar la seguridad e integridad del ecosistema de pagos.

¿Qué documentos necesitan las empresas para el onboarding de comerciantes?

Antes de iniciar el proceso de onboarding de comerciantes, las empresas deben preparar los documentos y materiales necesarios. Reunir estos materiales con anticipación puede acelerar el proceso y minimizar los posibles retrasos, en un proceso que puede llevar mucho tiempo.

Aquí hay una lista de documentos y materiales clave que las empresas deben planear tener listos:

• Documentos de registro de la empresa: copias de los documentos de registro de la empresa, como los estatutos de constitución, certificados de formación u otros documentos pertinentes que verifiquen la existencia legal del negocio.

• Números de identificación fiscal: los números de identificación fiscal de la empresa, como el número de identificación del empleador (EIN) en los Estados Unidos o su equivalente en otros países.

• Información de titularidad: información sobre la estructura de propiedad del negocio, incluidos los datos de los propietarios, socios o directores. Esto puede implicar la presentación de documentos de identificación personal de los principales accionistas, como documentos de identidad emitidos por un organismo público, pasaportes o licencias de conducir.

• Estados financieros: estados financieros recientes, como balances generales, estados de ingresos y estados de flujo de caja, para proporcionar información sobre la salud financiera de la empresa.

• Información de la cuenta bancaria: datos de la cuenta bancaria de la empresa, incluidos el número de cuenta, el número de enrutamiento, y el nombre y la dirección del banco.

• Licencias y permisos comerciales: copias de todas las licencias, permisos o certificaciones comerciales pertinentes que se requieran para operar en tu sector o jurisdicción.

• Sitio web y presencia en línea del negocio: información sobre el sitio web, la tienda en línea o la aplicación móvil de tu empresa, incluidas las URL y las descripciones de los productos o servicios ofrecidos. Si usas una plataforma de comercio electrónico, es posible que la plataforma también tenga requisitos adicionales.

• Historial de procesamiento de pagos: si la empresa tiene un historial de procesamiento de pagos previo, proporciona estados de cuenta o resúmenes de los volúmenes de transacciones anteriores, las tasas de contracargos y otra información importante.

• Plan de negocio y proyecciones de ingresos: puede solicitarse un plan de negocio detallado, que incluya proyecciones de ingresos y volúmenes de transacciones previstos, especialmente en el caso de startups o empresas con un historial operativo limitado.

• Documentación de cumplimiento de la normativa:cualquier documentación relacionada con el cumplimiento de la normativa del sector o sus estándares, como el Estándar de Seguridad de Datos para la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS), el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) u otras políticas de protección de datos y privacidad.

¿Cómo funciona el proceso de onboarding de comerciantes?

El proceso de onboarding de comerciantes implica varios pasos para establecer una relación de trabajo entre una empresa y un proveedor de servicios de pago o pasarela de pagos.

A continuación, te ofrecemos un resumen del proceso típico de onboarding de comerciantes:

1. Prepara la información de tu empresa y elige un proveedor: reúne la información y la documentación necesarias, tal como se describe en la sección anterior. También deberías investigar los PSP y las pasarelas de pagos para encontrar la opción que mejor se adapte a tus necesidades específicas.

2. Envía tu solicitud de comerciante para revisión: envía una solicitud al PSP o a la pasarela de pagos e incluye información sobre tu empresa, sus propietarios y el volumen de transacciones previsto. El PSP o la pasarela de pagos revisará la solicitud para asegurarse de que tu empresa cumple con los requisitos y es un candidato adecuado para sus servicios.

3. Completa las verificaciones de cumplimiento de la normativa y la evaluación de riesgos: el proveedor de servicios de pago o el banco adquirente lleva a cabo la diligencia debida para evaluar el riesgo asociado a tu empresa, teniendo en cuenta factores como el tipo de empresa, el volumen de transacciones, el historial de contracargos y el cumplimiento de las normativas y estándares del sector pertinentes. Este proceso puede incluir verificaciones de antecedentes, verificaciones de crédito y la verificación de la información que les proporcionas.

4. Configura e integra tu cuenta de pagos: una vez aprobado, configura tu cuenta con el proveedor de servicios de pago o pasarela de pagos. Esto incluye conectar tu tienda en línea, sistema POS o aplicación móvil con la pasarela de pagos del proveedor de servicios de pago. La integración puede requerir soporte técnico del proveedor de servicios de pago o pasarela de pagos, así como pruebas para garantizar que todo funciona como se espera.

5. Capacita a tu equipo y accede al soporte continuo: la mayoría de los proveedores de servicios de pago y pasarelas de pagos proporcionarán a tu equipo capacitación, recursos y soporte continuo para garantizar una asociación fluida y exitosa. Esto puede incluir orientación sobre el uso de la plataforma de pagos, la gestión de transacciones, disputas y contracargos, y el cumplimiento de los requisitos de seguridad y cumplimiento de la normativa

6. Monitorea el rendimiento y optimiza con el tiempo: una vez completado el proceso de onboarding, supervisa y optimiza continuamente tus sistemas de procesamiento de pagos para garantizar la máxima eficiencia, seguridad y cumplimiento de la normativa. Esto puede implicar la actualización del software, la implementación de nuevas medidas de prevención del fraude o el ajuste de los límites de transacciones en función de las necesidades cambiantes de la empresa.

¿Qué es «Conoce a tu cliente»?

Conoce a tu cliente (KYC) es un requisito regulatorio y un proceso de gestión de riesgos utilizado por instituciones financieras, PSP y otras empresas para verificar la identidad de sus clientes. El objetivo principal del KYC es prevenir el lavado de dinero, la financiación del terrorismo y otras actividades fraudulentas, y asegurar así que las empresas traten con personas y compañías legítimas. Mientras que el KYC verifica la identidad, los procesos de prevención de lavado de dinero (AML) se centran en monitorear las transacciones a lo largo del tiempo para detectar actividades sospechosas. Juntos, el KYC y el AML ayudan a los PSP y a los bancos adquirentes a cumplir con las obligaciones regulatorias y reducir el riesgo de delitos financieros.

El KYC desempeña un papel importante en el proceso de onboarding de los comerciantes, ya que los proveedores de servicios de pago y los bancos adquirentes deben realizar comprobaciones de KYC a las empresas antes de establecer una relación. El KYC ayuda a evaluar el riesgo asociado a una empresa, lo que ayuda a los proveedores de servicios de pago y a los bancos adquirentes a tomar decisiones fundamentadas sobre si aprobar o rechazar la solicitud de comerciante de una empresa.

Durante el proceso de onboarding de comerciantes, el KYC suele incluir los siguientes pasos:

Recopila información de identidad de la empresa y sus titulares: la empresa proporciona la información y la documentación necesarias, como los detalles del registro de la empresa, los números de identificación fiscal y la estructura de propiedad. También puede ser necesario presentar documentos de identificación personal de los titulares de la empresa o de los principales interesados, como documentos de identidad emitidos por un organismo público, pasaportes o licencias de conducir.

Verifica la información y los documentos presentados: el PSP o el banco adquirente verifican la información proporcionada por la empresa mediante fuentes confiables e independientes, como registros públicos, burós de crédito o bases de datos comerciales. Esto ayuda a garantizar que la empresa es una entidad comercial legítima y que los individuos involucrados son quienes dicen ser.

Evalúa los factores de riesgo y cumplimiento de la empresa: el PSP o el banco adquirente evalúan el riesgo asociado a la empresa en función de diversos factores, como el tipo de negocio, los volúmenes de transacciones, la ubicación geográfica y el historial de cumplimiento de la normativa. Las empresas de mayor riesgo pueden estar sujetas a procedimientos de diligencia debida reforzada, que incluyen verificaciones de antecedentes más exhaustivas y monitoreo continuo.

Monitorea la actividad de la cuenta de forma continua: tras las verificaciones iniciales de KYC y el proceso de onboarding, los PSP y los bancos adquirentes deben monitorear periódicamente las actividades de sus empresas. Esto ayuda a identificar cualquier cambio en el perfil de riesgo, posibles señales de alerta o actividades sospechosas que puedan justificar una investigación adicional.

Debes esperar interactuar con KYC durante el proceso de onboarding de comerciantes y también después de este.

Cómo puede ayudar Stripe Payments

Stripe Payments permite que las empresas configuren y acepten más de 125 métodos de pago, incluidas las transferencias de crédito ACH. Ofrece una solución de pagos global y unificada que permita que cualquier empresa (desde startups en crecimiento hasta corporaciones globales) acepte pagos en línea, en persona y en todo el mundo.

Con Stripe Payments, puedes hacer lo siguiente:

• Conciliar pagos de forma automática: concilia de forma sencilla transferencias de crédito ACH con un pago o factura específica con un motor de conciliación automático que usa cuentas bancarias virtuales para cada cliente y herramientas para la resolución de problemas.

• Simplificar los reembolsos: procesa los reembolsos o la devolución del exceso de fondos al cliente.

• Optimizar tu experiencia del proceso de compra: crea una experiencia para el cliente sin problemas y ahorra miles de horas de ingeniería con interfaces de usuario de pago prediseñadas y Link, la cartera digital de Stripe.

• Llegar a nuevos mercados más rápido: conéctate con clientes de todo el mundo y reduce la complejidad y los costos de la gestión de múltiples monedas mediante opciones de pago transfronterizas, disponibles en 195 países y en más de 135 monedas.

• Unificar los pagos electrónicos y en persona: crea una experiencia de comercio unificado en todos los canales, tanto en línea como en persona, para personalizar las interacciones, recompensar la lealtad y aumentar los ingresos.

• Mejorar el rendimiento de los pagos: aumenta los ingresos con una gama de herramientas de pago personalizables y fáciles de configurar, que incluyen protección contra fraudes que no requiere programación, además de funcionalidades avanzadas para mejorar las tasas de autorización.

• Avanzar más rápido con una plataforma flexible y confiable para el crecimiento: desarrolla tu negocio sobre una plataforma diseñada a fin de crecer contigo, con un tiempo de actividad histórico del 99,999 % y una confiabilidad líder en el sector.

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