Las empresas de hoy en día deben priorizar el procesamiento de pagos simple y seguro. Un aspecto clave del procesamiento de pagos es el onboarding de comerciantes. Este proceso integra a una empresa con un proveedor de servicios de pago (PSP) o una pasarela de pagos, sentando las bases para un sistema de procesamiento de pagos optimizado, compatible y eficiente.

Una estrategia de onboarding de comerciantes bien ejecutada mejora la experiencia y la confianza del cliente, al tiempo que reduce el riesgo de fraude, los retrasos en las transacciones y las sanciones por incumplimiento. Las empresas deben planificar e implementar cuidadosamente su proceso de onboarding de comerciantes para crear una configuración de pagos que se adapte a sus necesidades. Aunque los detalles del onboarding de comerciantes son complejos, el proceso no tiene por qué ser complicado. A continuación, te contaremos lo debes saber.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es el onboarding de comerciantes?
  
• Onboarding de comerciantes: Actores y componentes clave
  
• ¿Qué documentos necesitan las empresas para el onboarding de comerciantes?
  
• ¿Cómo es el proceso de onboarding de comerciantes?
  
• ¿Qué es «Conozca a su cliente» (KYC)?
  
• Onboarding de comerciantes con Stripe: Cómo empezar
  

¿Qué es el onboarding de comerciantes?

El onboarding de comerciantes es el proceso mediante el cual una empresa de pagos establece un negocio para aceptar y gestionar los pagos de los clientes de forma fácil y segura. Tiene implicancias significativas en la eficiencia operativa, la experiencia del cliente y la gestión de riesgos de una empresa.

Un proceso de onboarding mal ejecutado puede provocar retrasos o errores en las transacciones, aumentar el riesgo de fraude e incumplir la normativa del sector, lo que en última instancia daña la reputación de la empresa y puede dar lugar a sanciones económicas o a la pérdida de clientes.

Las empresas deben adoptar un enfoque considerado para el onboarding de comerciantes con el fin de prosperar en el panorama actual de pagos competitivo y altamente regulado. Les permite ofrecer una experiencia de cliente sencilla y segura, mantener el cumplimiento de los estándares del sector y establecer relaciones sólidas con sus socios de pago, lo que en última instancia impulsa el crecimiento del negocio y la retención de clientes.

Onboarding de comerciantes: Actores y componentes clave

Para que la experiencia de onboarding de comerciantes sea satisfactoria, es importante comprender las funciones de varios actores clave y cómo interactúan durante el proceso. Estas partes trabajan juntas para operar un entorno de procesamiento de pagos seguro y funcional, e incluyen:

• Comerciantes
  Los comerciantes son empresas, minoristas o proveedores de servicios que necesitan aceptar pagos de los clientes. Establecen relaciones con proveedores de servicios de pago o pasarelas de pago para facilitar las transacciones a través de diversos canales, como pagos en línea, en tiendas o con dispositivos móviles.

• Proveedores de servicios de pago
  Los proveedores de servicios de pago (PSP) son empresas que ofrecen soluciones de procesamiento de pagos para empresas. Se encargan de los aspectos técnicos del procesamiento de transacciones, tales como autorización, compensación y acreditación de fondos, y garantizar el cumplimiento de las regulaciones y estándares del sector. Los proveedores de servicios de pago también pueden ofrecer servicios adicionales, como la detección del fraude y la gestión de riesgos.

• Pasarelas de pago
  Las pasarelas de pago son las plataformas tecnológicas que facilitan la transferencia segura de datos de transacciones entre los sistemas de la empresa, como su tienda en línea, el sistema de punto de venta (sistema POS) o la aplicación móvil, y el proveedor de servicios de pago o el banco adquirente. Son responsables de cifrar los datos confidenciales, como la información de la tarjeta de crédito, y garantizar la transmisión segura de estos datos durante el proceso de transacción.

• Bancos adquirentes
  Los bancos adquirentes, también llamados «adquirentes comerciales», son instituciones financieras que se asocian con proveedores de servicios de pago para procesar y liquidar transacciones en nombre de las empresas. Son responsables de suscribir las cuentas de los comerciantes, evaluar el riesgo asociado a la empresa y garantizar el cumplimiento de la normativa.

• Redes de tarjetas
  Las redes de tarjetas, como Visa, Mastercard, American Express y Discover, son organizaciones que establecen las reglas y estándares para las transacciones con tarjeta. Facilitan la comunicación y liquidación de las transacciones entre el banco adquirente y el banco emisor (el banco que emitió la tarjeta de pago del cliente).

• Bancos emisores
  Los bancos emisores, también denominados «emisores», son instituciones financieras que emiten tarjetas de pago, es decir, tarjetas de crédito, débito o prepagadas, a los clientes. Son responsables de autorizar las transacciones, asegurarse de que el cliente tenga fondos o crédito suficientes disponibles y, en última instancia, transferir los fondos al banco adquirente.

• Organismos reguladores
  Las autoridades reguladoras y los organismos del sector, como el Consejo de Estándares de Seguridad de la Industria de Tarjetas de Pago (PCI SSC), establecen y aplican las reglamentaciones y normas que rigen el procesamiento de pagos. Su objetivo es proteger a los clientes y garantizar la seguridad e integridad del ecosistema de pagos.

¿Qué documentos necesitan las empresas para el onboarding de comerciantes?

Antes de iniciar el proceso de onboarding de comerciantes, las empresas deben preparar los documentos y materiales necesarios. Reunir estos materiales con anticipación puede acelerar el proceso y minimizar los posibles retrasos, en un proceso que puede llevar mucho tiempo.

Aquí hay una lista de documentos y materiales clave que las empresas deben planear tener listos:

• Documentos de registro de empresas
  Copias de los documentos de registro de la empresa, como los estatutos constitutivos, certificados de constitución u otros documentos relevantes que verifiquen la existencia legal de la empresa.

• Números de identificación fiscal
  Los números de identificación fiscal de la empresa, como el número de identificación del empleador (EIN) en los Estados Unidos o el equivalente en otros países.

• Información sobre la titularidad
  Información sobre la estructura de propiedad, incluidos detalles sobre los titulares, socios o directores. Esto puede implicar proporcionar documentos de identificación personal para las partes interesadas clave, como documentos de identidad, pasaportes o licencias de conducir emitidos por un organismo público.

• Estados financieros
  Estados financieros recientes, como balances, estados de resultados y estados de flujo de efectivo, para proporcionar información sobre la salud financiera de la empresa.

• Información de la cuenta bancaria
  Datos sobre la cuenta bancaria, incluido el número de cuenta, el número de enrutamiento, y el nombre y la dirección del banco.

• Licencias y permisos comerciales
  Copias de todas las licencias, permisos o certificaciones comerciales pertinentes que se requieran para operar en tu sector o jurisdicción.

• Sitio web de la empresa y presencia en línea
  Información sobre el sitio web, la tienda en línea o la aplicación móvil de tu empresa, incluidas las URL y las descripciones de los productos o servicios que ofreces.

• Historial de procesamiento de pagos
  Si la empresa tiene un historial de procesamiento de pagos previo, proporciona extractos o resúmenes de los volúmenes de transacciones anteriores, tasas de contracargos y otra información relevante.

• Plan de negocios y proyecciones de ingresos
  Es posible que se solicite un plan de negocios detallado, que incluya proyecciones de ingresos y volúmenes de transacciones anticipados, especialmente para startups o empresas con un historial operativo limitado.

• Documentación de cumplimiento de la normativa
  Toda documentación relacionada con el cumplimiento por parte de tu empresa de las reglamentaciones o estándares del sector, como la Norma de Seguridad de Datos del Sector de las Tarjetas de Pago (PCI DSS), el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) u otras políticas de privacidad y protección de datos.

¿Cómo es el proceso de onboarding de comerciantes?

El proceso de onboarding de comerciantes implica varios pasos para establecer una relación de trabajo entre una empresa y un proveedor de servicios de pago o pasarela de pago.

A continuación, te ofrecemos un resumen del proceso típico de onboarding de comerciantes:

1. Preparación previa al onboarding
Reúne la información y la documentación necesarias, como se describe en la sección anterior. También debes investigar a los proveedores de servicios de pago y las pasarelas de pago para encontrar lo que mejor se adapte a tus necesidades específicas.

2. Solicitud y revisión del comerciante
Envía una solicitud al proveedor de servicios de pago o a la pasarela de pagos, proporcionando información sobre tu empresa, sus titulares y los volúmenes de transacciones previstos. El proveedor de servicios de pago o pasarela de pago revisará la solicitud para asegurarse de que tu empresa cumple con los requisitos necesarios y es un candidato adecuado para sus servicios.

3. Cumplimiento de la normativa y evaluación de riesgos
El proveedor de servicios de pago o el banco adquirente lleva a cabo la diligencia debida para evaluar el riesgo asociado a tu empresa, teniendo en cuenta factores como el tipo de empresa, el volumen de transacciones, el historial de contracargos y el cumplimiento de las normativas y estándares del sector pertinentes. Este proceso puede incluir verificaciones de antecedentes, verificaciones de crédito y la verificación de la información que les proporcionas.

4. Configuración e integración de la cuenta
Una vez aprobado, configura tu cuenta con el proveedor de servicios de pago o pasarela de pago. Esto incluye conectar tu tienda en línea, sistema POS o aplicación móvil con la pasarela de pago del proveedor de servicios de pago, para un procesamiento de pagos sin inconvenientes. La integración puede requerir soporte técnico del proveedor de servicios de pago o pasarela de pago, así como pruebas para garantizar que todo funciona como se espera.

5. Capacitación y soporte
La mayoría de los proveedores de servicios de pago y pasarelas de pago proporcionarán a su equipo capacitación, recursos y soporte continuo para garantizar una asociación fluida y exitosa. Esto puede incluir orientación sobre el uso de la plataforma de pagos, la gestión de transacciones, disputas y contracargos, y el cumplimiento de los requisitos de seguridad y cumplimiento de la normativa.

6. Monitoreo y optimización continuos
Una vez completado el proceso de onboarding, supervisa y optimiza continuamente tus sistemas de procesamiento de pagos para garantizar la máxima eficiencia, seguridad y cumplimiento de la normativa. Esto puede implicar la actualización del software, la implementación de nuevas medidas de prevención del fraude o el ajuste de los límites de transacciones en función de las necesidades cambiantes de la empresa.

¿Qué es «Conozca a su cliente» (KYC)?

Conozca a su cliente (KYC) es un requisito normativo y un proceso de gestión de riesgos que utilizan las instituciones financieras, los proveedores de servicios de pago y otras empresas para verificar la identidad de sus clientes. El objetivo principal de KYC es prevenir el lavado de dinero, el financiamiento del terrorismo y otras actividades fraudulentas al garantizar que las empresas traten con personas y negocios legítimos.

El KYC desempeña un papel importante en el proceso de onboarding de los comerciantes, ya que los proveedores de servicios de pago y los bancos adquirentes deben realizar comprobaciones de KYC a las empresas antes de establecer una relación. El KYC ayuda a evaluar el riesgo asociado a una empresa, lo que ayuda a los proveedores de servicios de pago y a los bancos adquirentes a tomar decisiones informadas sobre si aprobar o rechazar la solicitud de comerciante de una empresa.

Durante el proceso de onboarding de comerciantes, el KYC suele incluir los siguientes pasos:

1. Identificación
La empresa proporciona la información y la documentación necesarias, como los datos de registro de la empresa, los números de identificación fiscal y la estructura de la propiedad. También se les puede exigir que presenten documentos de identificación personal de los propietarios de la empresa o de las partes interesadas clave, como documentos de identidad, pasaportes o licencias de conducir emitidos por un organismo público.

2. Verificación
El proveedor de servicios de pago o banco adquirente verifica la información proporcionada por la empresa, utilizando fuentes confiables e independientes como registros públicos, agencias de crédito o bases de datos comerciales. Esto ayuda a garantizar que la empresa sea una entidad comercial legítima y que las personas involucradas sean quienes dicen ser.

3. Evaluación de riesgos
El proveedor de servicios de pago o el banco adquirente evalúan el riesgo asociado a la empresa en función de diversos factores, como el tipo de empresa, los volúmenes de transacciones, la ubicación geográfica y el historial de cumplimiento de la normativa. Las empresas de mayor riesgo pueden estar sujetas a procedimientos mejorados de diligencia debida, que incluyen verificaciones de antecedentes más exhaustivas y monitoreo continuo.

4. Monitoreo continuo
Después de las comprobaciones iniciales de KYC y el proceso de incorporación, los proveedores de servicios de pago y los bancos adquirentes deben supervisar las actividades de sus empresas con regularidad. Esto ayuda a identificar cambios en el perfil de riesgo, posibles señales de alerta o actividades sospechosas que puedan justificar una investigación más profunda.

Debes tener en cuenta el KYC durante el proceso de onboarding del comerciante y de forma continua después.

Onboarding de comerciantes con Stripe: Cómo empezar

Al realizar el onboarding a Stripe, obtienes acceso a un conjunto de potentes herramientas y funcionalidades para aceptar pagos, gestionar suscripciones y prevenir el fraude. A continuación, te ofrecemos un resumen del proceso de onboarding de comerciantes con Stripe:

1. Crea una cuenta de Stripe
Empieza por crear una nueva cuenta de Stripe. Tendrás que proporcionar tu dirección de correo electrónico, crear una contraseña y completar un breve cuestionario sobre tu empresa.

2. Proporciona los datos de la empresa
Después de registrarte, deberás ingresar la información de tu empresa, incluido el nombre legal, la dirección, el número de identificación fiscal y el tipo de productos y servicios que ofreces.

3. Verifica tu identidad
Al igual que otros proveedores de servicios de pago, Stripe exige a las nuevas empresas que verifiquen su identidad como parte del proceso de KYC. Es posible que se te pida que proporciones documentos de identificación personal, como un documento de identidad, pasaporte o licencia de conducir emitidos por un organismo público.

4. Conecta tu cuenta bancaria
Para recibir transferencias de Stripe, tendrás que proporcionar la información de tu cuenta bancaria, incluyendo el número de cuenta y el número de enrutamiento. Stripe admite transferencias en más de 135 monedas y trabaja con cuentas bancarias de numerosos países.

5. Integra Stripe con tu plataforma
Stripe ofrece una amplia gama de opciones de integración, entre las que se incluyen plugins prediseñados para plataformas de comercio electrónico populares como Shopify, WooCommerce y Magento, así como una integración personalizada con las API y los SDK de Stripe. Puedes elegir la mejor opción en función de tu experiencia técnica y necesidades comerciales.

6. Prueba tu integración
Antes de pasar a modo activo, asegúrate de probar tu integración de Stripe para asegurarte de que funciona correctamente. Stripe proporciona un entorno de prueba en el que puedes simular transacciones y comprobar si hay problemas.

7. Pasa a modo activo y acepta pagos
Una vez que hayas completado el proceso de onboarding y probado la integración, puedes empezar a aceptar pagos de clientes. Stripe se encarga del procesamiento de transacciones, la seguridad y el cumplimiento de la normativa, lo que te permite centrarte en la gestión y el crecimiento de tu negocio.

El proceso de onboarding de comerciantes de Stripe es simple y fácil de usar, lo que facilita que empresas de todos los tamaños configuren y comiencen a aceptar pagos rápidamente. Para obtener más información, empieza aquí.