Aceptar tarjetas de crédito y pagos electrónicos de los clientes es un requisito básico para muchas empresas. Incluso en las transacciones minoristas en persona, los clientes usaron efectivo solo el 12 % del tiempo en 2022. Sin embargo, instaurar los sistemas necesarios para aceptar estos pagos puede ser complicado para los propietarios de los negocios, sobre todo, para quienes acaban de empezar.

Crear una cuenta de comeciante puede ser difícil y llevar mucho tiempo, además de obligar a los propietarios de los negocios a presentar un montón de documentos y a realizar un riguroso proceso de evaluación de riesgos. A pesar de estos inconvenientes, tener una cuenta de comerciante puede aportar importantes ventajas. Una cuenta de comerciante no solo ayuda a las empresas a impulsar las ventas y a mejorar el flujo de efectivo, sino también a mejorar la experiencia del cliente gracias a que pueden ofrecer opciones de pago más cómodas.

Tener una cuenta de comerciante es una necesidad para muchas empresas, pero crearla no tiene que plantear problemas si lo planificas de antemano y analizas las opciones estratégicamente. Aquí tienes una guía rápida sobre cómo crear una cuenta de comerciante, para que puedas seguir el proceso con confianza y facilidad.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una cuenta de comerciante?
  
• ¿Quién necesita una cuenta de comerciante?
  
• ¿Cómo se configura una cuenta de comerciante?
  
  • Registra tu negocio
    
  • Obtén un EIN
    
  • Abre una cuenta bancaria empresarial
    
  • Información sobre los proveedores de cuentas de comerciante
    
  • Rellena una solicitud
    
  • Presenta documentación complementaria
    
  • Espera a que se apruebe la solicitud
    
  • Configura el procesamiento de pagos
    
  • Prueba el sistema
    
  • Empieza a aceptar pagos
    

¿Qué es una cuenta de comerciante?

Una cuenta de comerciante es una cuenta bancaria particular diseñada para retener los fondos de las transacciones de los clientes hasta que se transfieren a la cuenta de empresa principal del negocio. Actúa como un intermediario entre el cliente y la empresa, y los fondos se depositan en la cuenta de comerciante justo después de que se procese una transacción.

Los bancos y las entidades financieras que proporcionan servicios para comerciantes suelen ofrecer cuentas de comerciante. Si bien algunas de estas entidades pueden ofrecer hardware o software para pasarelas de pagos, muchas de ellas solo ofrecen una cuenta de comerciante, y la empresa debe recurrir a terceros para obtener el resto de componentes.

¿Quién necesita una cuenta de comerciante?

La mayoría de las empresas que aceptan pagos electrónicos, incluidos los pagos con tarjeta de crédito y débito, necesitan una cuenta de comerciante. Se trata de empresas de cualquier tamaño, desde pequeños negocios familiares hasta grandes empresas.

Aquí tienes algunos ejemplos de empresas que suelen necesitar una cuenta de comerciante o acceder a servicios de comerciante por mediación de sus proveedores de procesamiento de pagos:

• Empresas de e-commerce: los comerciantes minoristas en línea necesitan una cuenta de comerciante para procesar los pagos de los clientes que compran productos en su sitio web.
  
• Restaurantes: los restaurantes y otras empresas que ofrecen servicios de comida necesitan una cuenta de comerciante para aceptar pagos con tarjeta de crédito y débito de los clientes que comen en sus instalaciones o que hacen pedidos para llevar personalmente, por Internet o con aplicaciones móviles.
  
• Proveedores de atención sanitaria: los proveedores de atención sanitaria, como los médicos y los dentistas, necesitan una cuenta de comerciante para procesar los pagos de los pacientes que usan la tarjeta de crédito o la de su seguro médico.
  
• Tienda minorista: las tiendas minoristas necesitan una cuenta de comerciante para aceptar pagos de los clientes que compran productos en tienda con sus tarjetas de crédito o débito.
  
• Empresas de servicios: las empresas de servicios, como las consultorías, necesitan una cuenta de comerciante para aceptar pagos de los clientes que usan tarjetas de crédito o débito.
  
• Organizaciones sin ánimo de lucro: las organizaciones sin ánimo de lucro necesitan una cuenta de comerciante para aceptar donaciones en persona o por Internet realizadas con tarjetas de crédito o débito.
  

Los requisitos específicos para crear una cuenta de comerciante pueden variar en función del proveedor y del tipo de negocio, por lo que es importante estudiar detenidamente todas las opciones disponibles y encontrar la solución ideal para la cuenta de comerciante de tu negocio.

¿Cómo se configura una cuenta de comerciante?

Antes de crear una cuenta de comerciante, debes configurar algunos elementos fundamentales de tu negocio. Aquí tienes un resumen de cómo preparar tu negocio, cómo encontrar la cuenta de comerciante acorde a tus necesidades y cómo crear la cuenta:

1. Registra tu negocio

Las empresas que pretenden operar en EE. UU. necesitan inscribirse en los registros públicos pertinentes antes de crear una cuenta de comerciante. Esto supone obtener todas las licencias, los permisos y los ID fiscales necesarios. Los requisitos específicos para registrar tu negocio pueden variar en función de diferentes factores, como la ubicación y el tipo de empresa.

2. Obtén un EIN

También debes solicitar un número de identificación del empleador (EIN) a la agencia tributaria estadounidense (IRS). Un EIN es un identificador único que se asigna a tu empresa, como un número de Seguro Social (SSN) de EE. UU. Se utiliza para diversas operaciones bancarias y fiscales.

3. Abre una cuenta bancaria empresarial

Las cuentas de comerciantes no son lo mismo que las cuentas bancarias de empresa habituales. Las cuentas de comerciante se usan exclusivamente para retener los fondos de las transacciones de los clientes, mientras que las cuentas bancarias de empresa habituales pueden servir para un abanico más amplio de operaciones financieras y bancarias. Sin embargo, para crear una cuenta de comerciante, tendrás que abrir una cuenta bancaria de empresa en la que recibir los pagos de tu cuenta de comerciante. Elige un banco que ofrezca las funciones que necesitas, como comisiones bajas, una banca electrónica intuitiva y un buen servicio de atención al cliente.

4. Información sobre los proveedores de cuentas de comerciante

No todos los proveedores de cuentas de comerciante son iguales, así que es importante que te pares a seleccionar el más conveniente. Aquí tienes algunos factores que debes tener en cuenta a la hora de analizar y elegir a un proveedor de cuentas de comerciante:

• Comisiones
  Los proveedores de cuentas de comerciante cobran comisiones por cada transacción, entre otras, un porcentaje de la cuantía de la transacción y una comisión por cada transacción. Algunos proveedores pueden incluso cobrar otras comisiones por la configuración, el mantenimiento mensual y otros servicios. Es importante que revises detenidamente el marco de comisiones de cada proveedor para saber el coste total por usar el servicio.

• Tiempo de procesamiento
  Algunos proveedores de cuentas de comerciante realizan los procesamientos más rápido que otros. Si tu negocio tiene que cumplir plazos de entrega ajustados, como un negocio de e-commerce que necesita enviar productos con rapidez, es importante que elijas un proveedor que procese los pagos rápidamente.

• Soporte para clientes
  Es importante que el servicio de atención al cliente sea bueno para poder resolver problemas o dudas sobre tu cuenta de comerciante. Busca un proveedor que ofrezca diferentes vías de contacto con el servicio de atención al cliente, es decir, por teléfono, correo electrónico y chat.

• Funciones de seguridad
  Debido a la creciente amenaza de fraude y ciberataques, es decisivo tener en cuenta las funciones de seguridad. Busca un proveedor de cuentas de comerciante que ofrezca medidas de seguridad sólidas, como cifrado y detección de fraude.

• Integración con tu empresa
  Valora la facilidad para integrar el software de procesamiento de pagos con los sistemas que tienes, como tu sitio web o el sistema de puntos de venta. Mientras más sencilla sea la integración, más rápido y fluido será el proceso de configuración.

• Reputación
  Antes de crear la cuenta, es importante saber qué reputación tiene el proveedor de cuentas de comerciante. Busca reseñas de otras empresas para saber si su experiencia como el proveedor es positiva.

Si tienes en cuenta estos factores, puedes acotar tus opciones y seleccionar el proveedor de cuentas de comerciante que mejor satisfaga las necesidades de tu negocio.

Las empresas optan cada vez más por no crear una cuenta de comerciante; en su lugar, acceden a la funcionalidad de una cuenta de comerciante a través de un proveedor de servicios de comerciante o de procesamiento de pagos, como Stripe. Las empresas que usan Stripe para procesar los pagos de los clientes disfrutan de todas las funcionalidades de una cuenta de comerciante tradicional sin tener que buscar, analizar, solicitar ni integrar una cuenta de comerciante independiente. Para obtener más información sobre cómo Stripe evita a las empresas tener que crear una cuenta de comerciante propia, haz clic aquí.

5. Rellena una solicitud

En el formulario de solicitud de una cuenta de comerciante normalmente se te pedirá la siguiente información sobre tu empresa:

• Razón social
  
• Número de ID fiscal de la empresa (EIN)
  
• Datos de contacto
  

Puede que algunos proveedores de cuentas de comerciante soliciten más información, como el sector en el que operas, la estructura empresarial, el volumen de procesamiento mensual previsto y el historial de procesamiento. Es posible que en el formulario de solicitud también se te pidan detalles sobre los tipos de productos o servicios que vendes y los métodos de pago que quieres aceptar. Puede que también tengas que indicar si pretendes procesar transacciones en persona, por Internet o de las dos formas.

Aparte de la información básica de la empresa, cabe la posibilidad de que también tengas que facilitar tus datos personales como propietario de la empresa, como los siguientes:

• Nombre
  
• Domicilio particular
  
• Número del Seguro Social
  

Puede que el proveedor de cuentas de comerciante necesite estos datos para realizar una comprobación de crédito durante el proceso de evaluación de riesgos.

Es importante que rellenes la solicitud con precisión y minuciosidad. Si proporcionadas datos incorrectos o incompletos, proceso de aprobación podría retrasarse o incluso se podría rechazar la solicitud. Es importante también que leas detenidamente los términos y condiciones y que sepas las comisiones asociadas a tu cuenta, como las que se aplican por la configuración, por cada transacción y por el mantenimiento mensual.

6. Presenta documentación complementaria

La presentación de documentación y el proceso de evaluación de riesgos son pasos importantes para crear una cuenta de comerciante, ya que acreditan la legitimidad y credibilidad de tu empresa. Te presentamos posibles escenarios:

• Presentación de documentación
  Después de enviar la solicitud de una cuenta de comerciante, tienes que presentar documentación complementaria al proveedor. Los documentos específicos necesarios pueden variar en función del proveedor y el tipo de empresa, pero suele tratarse de documentos de registro de la empresa, extractos bancarios y declaraciones fiscales. Asegúrate de enviar todos los documentos y de que estos contengan información precisa y actualizada.

• Proceso de evaluación de riesgos
  Una vez que el proveedor reciba tu solicitud y la documentación complementaria, iniciará un proceso de evaluación de los riesgos asociados a tu empresa. La finalidad es garantizar la legitimidad y confiabilidad de tu empresa. La evaluación de riesgos puede durar varios días o semanas, dependiendo del proveedor y de la complicación o el alto riesgo que pueda entrañar tu negocio.

Durante el proceso, el proveedor puede someterte a una comprobación de crédito como propietario de la empresa. También puede revisar el historial de procesamiento, el volumen de ventas y otros factores para valorar el riesgo de fraude o contracargo. También puede ponerse en contacto contigo para pedirte más información o aclaraciones, pero esto depende del proveedor.

El proceso de evaluación de riesgos ayuda a que tú y el proveedor estéis protegidos frente al fraude y otros riesgos. Aunque puede llevar tiempo, debes tener paciencia y proporcionar toda la información o documentación adicional que el proveedor solicite.

7. Espera a que se apruebe la solicitud

Una vez que envíes la solicitud y la documentación, espera a que el proveedor la revise y a que apruebe tu cuenta de comerciante. Este proceso puede durar varios días o semanas, según algunos factores, como el proveedor, el tipo de empresa y la integridad de la solicitud y la documentación proporcionadas. Algunos proveedores agilizan las aprobaciones para las empresas que tienen un buen volumen de crédito y un perfil de bajo riesgo.

Entre los factores que pueden retrasar el proceso de aprobación, destacan los siguientes:

• Información incompleta o inexacta proporcionada en la solicitud
  
• Discrepancias en la documentación complementaria
  
• Perfil empresarial de alto riesgo
  
• Solicitud de información o documentación adicional por parte del proveedor
  

Además, los proveedores pueden revisar el historial de procesamiento, el volumen de ventas y otros factores para valorar el riesgo de fraude o contracargo. Si tu empresa opera en un sector de alto riesgo, como las apuestas por Internet o el entretenimiento para adultos, puede que el proceso de aprobación tarde más por la necesidad de realizar un análisis más exhaustivo.

Para que el proceso de aprobación sea fluido, debes proporcionar información precisa y completa en la solicitud y facilitar rápidamente toda la información o documentación adicional que se te pida. Con proactividad y receptividad, puedes ayudar a agilizar el proceso de aprobación y utilizar tu cuenta lo antes posible.

8. Configura el procesamiento de pagos

Una vez aprobada tu cuenta de comerciante, debes configurar el procesamiento de pagos con el proveedor. Las herramientas y los servicios exactos que necesitas dependen de los canales de pago que utilices y de si quieres configurar el procesamiento de pagos solo para tu empresa o habilitar los pagos para los usuarios de tu plataforma. Este paso normalmente requiere, como mínimo, integrar el software de procesamiento de pagos con tu sitio web o sistema de puntos de venta.

9. Prueba el sistema

Prueba el sistema de procesamiento de pagos para asegurarte de que funciona correctamente y detectar problemas antes de empezar a utilizarlo para aceptar los pagos de los clientes. Para obtener más información sobre cómo probar tu integración con Stripe, haz clic aquí.

10. Empieza a aceptar pagos

En cuanto pruebes el sistema y funcione correctamente, puedes empezar a aceptar pagos de tus clientes.