Accepter les cartes de crédit et les paiements électroniques de la clientèle est une exigence de base pour de nombreuses entreprises. Même pour les transactions de détail en personne, la clientèle privilégie le paiement en espèces 12 % des cas en 2022. Mais la mise en place des systèmes nécessaires à l'acceptation de ces paiements peut s'avérer une tâche ardue pour les chefs d'entreprise, en particulier ceux qui débutent.
L'ouverture d'un compte marchand peut être complexe et chronophage, car les propriétaires d'entreprise doivent fournir de nombreux documents et se soumettre à un long processus d'évaluation des risques. En dépit de ces difficultés, posséder un compte marchand offre des avantages considérables. Non seulement les comptes marchands aident les entreprises à augmenter leurs ventes et à améliorer leur trésorerie, mais ils peuvent également améliorer l'expérience de la clientèle en lui offrant des options de paiement plus pratiques.
L'accès à un compte marchand est indispensable pour de nombreuses entreprises, mais obtenir un tel accès ne doit pas être un casse-tête si vous avez bien anticipé et étudié vos options de manière stratégique. Vous trouverez ci-dessous un guide rapide sur l'ouverture d'un compte marchand qui vous aidera tout au long du processus.
Sommaire
- Qu'est-ce qu'un compte marchand ?
- Les cas d'usage des comptes marchands
- Comment créer un compte marchand ?
- Enregistrer votre entreprise
- Obtenir un numéro fiscal EIN
- Ouvrir un compte bancaire d'entreprise
- Rechercher des fournisseurs de comptes marchands
- Déposer une demande
- Fournir les documents justificatifs
- Patienter jusqu'à réception de l'approbation
- Mise en place d'un système de traitement des paiements
- Tester le système
- Commencer à accepter des paiements
- Enregistrer votre entreprise
Qu'est-ce qu'un compte marchand ?
Un compte marchand est un compte bancaire spécialisé conçu pour conserver les fonds provenant des transactions de la clientèle jusqu'à ce qu'ils soient transférés sur le principal compte commercial de l'entreprise. Il sert d'intermédiaire entre le client et l'entreprise, et les fonds sont versés sur le compte du commerçant immédiatement après le traitement de la transaction.
Les comptes marchands sont généralement proposés par les banques et les établissements financiers qui fournissent des services à destination des marchands. Même si certaines de ces institutions peuvent proposer du matériel ou des logiciels pour les passerelles de paiement, beaucoup se contentent de fournir un compte marchand, et l'entreprise doit se procurer les autres composants auprès de fournisseurs tiers.
Les cas d'usage des comptes marchands
La plupart des entreprises qui acceptent les paiements électroniques, y compris les paiements par carte de crédit et de débit, ont besoin d'un compte marchand. Il s'agit d'entreprises de toutes tailles, des petites entreprises à domicile aux grandes sociétés.
Voici quelques exemples d'entreprises qui ont généralement besoin d'un compte ou d'un accès marchand à des services marchands par l'intermédiaire de leur fournisseur de système de traitement des paiements :
- Entreprises e-commerce : Les commerces de détail en ligne ont besoin d'un compte marchand pour traiter les paiements de la clientèle qui achète des produits sur leur site web.
- Restaurants : Les restaurants et autres entreprises de restauration ont besoin d'un compte marchand pour accepter les paiements par carte de crédit et de débit de la clientèle qui consomme sur place ou commande des plats à emporter, que ces commandes soient passées en personne, en ligne ou via des applications mobiles.
- Prestataires de santé : Les prestataires de santé, par exemple les médecins et les dentistes, ont besoin d'un compte marchand pour traiter les paiements des patients qui règlent leurs prestations au moyen de leur carte d'assurance ou de leur carte de crédit.
- Magasins de détail : Les magasins de détail ont besoin d'un compte marchand pour accepter les paiements de la clientèle qui achète des produits en magasin à l'aide de cartes de crédit ou de débit.
- Prestataires de services : Les entreprises de services, telles que les sociétés de conseil, ont besoin d'un compte marchand pour accepter les paiements de la clientèle qui règle ses services par carte de crédit ou de débit.
- Organisations à but non lucratif : Les organisations à but non lucratif ont besoin d'un compte marchand pour accepter les dons versés en ligne ou en personne au moyen de cartes de crédit ou de débit.
Les conditions spécifiques d'ouverture d'un compte marchand peuvent varier selon le fournisseur et le type d'entreprise. Il est donc important de rechercher avec diligence toutes les options disponibles et de trouver la solution de compte marchand qui convient le mieux à votre entreprise.
Comment configurer un compte marchand
Avant d’ouvrir un compte marchand, vous devez configurer quelques éléments fondamentaux pour votre entreprise. Voici un aperçu de la façon de préparer votre entreprise, de trouver le compte marchand adapté à vos besoins et d’ouvrir votre compte marchand :
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1. Enregistrer votre entreprise
Les entreprises qui envisagent d’exercer leurs activités aux États-Unis doivent s’enregistrer auprès des autorités gouvernementales compétentes avant d’ouvrir un compte marchand. Cela implique l’obtention de l'ensemble des licences, permis et numéros d’identification fiscale nécessaires. Les conditions spécifiques à l’enregistrement de votre entreprise peuvent varier en fonction de divers facteurs, notamment votre emplacement et votre type d’entreprise.
2. Obtenir un EIN
Vous devrez également obtenir un numéro d’identification d’employeur (EIN) auprès de l’IRS. Un EIN est un identifiant unique attribué à votre entreprise, comme un numéro de sécurité sociale pour les entreprises. Il est utilisé à diverses fins bancaires et fiscales.
3. Ouvrir un compte bancaire d’entreprise
Il ne faut pas confondre les comptes marchands des comptes bancaires d’entreprise ordinaires. Les comptes marchands sont utilisés exclusivement pour recevoir des fonds provenant des transactions des clients, tandis que les comptes bancaires d’entreprise ordinaires peuvent être utilisés pour un plus large éventail d’activités financières et bancaires. Il ne suffit pas d’ouvrir un compte marchand. Vous devez également ouvrir un compte bancaire d'entreprise pour recevoir des paiements depuis votre compte marchand. Choisissez une banque qui offre les fonctionnalités dont vous avez besoin, comme des frais peu élevés, des services bancaires en ligne faciles et un bon service à la clientèle.
4. Rechercher des fournisseurs de comptes marchands
Tous les fournisseurs de comptes marchands ne sont pas identiques, il est donc important de prendre le temps de sélectionner celui qui convient le mieux. Voici quelques facteurs à prendre en compte lors de la recherche et du choix d’un fournisseur de comptes marchands :
Frais
Les fournisseurs de comptes marchands facturent des frais pour chaque transaction, y compris un pourcentage du montant de la transaction et des frais par transaction. Certains fournisseurs peuvent également facturer des frais supplémentaires pour l’installation, la maintenance mensuelle et d’autres services. Il est important d’examiner attentivement la structure tarifaire de chaque fournisseur pour comprendre le coût total de l’utilisation du service.Délai de traitement
Certains fournisseurs de comptes marchands offrent des délais de traitement plus courts que d’autres. Si votre entreprise a besoin de délais d’exécution courts (par exemple, une boutique de commerce en ligne qui doit expédier des produits rapidement), il est important de choisir un prestataire capable de traiter les paiements rapidement.Support client
Un support client solide est essentiel pour résoudre tout problème ou question concernant votre compte marchand. Recherchez un fournisseur qui offre plusieurs façons de contacter le service client, par exemple par téléphone, par e-mail et par chat.Caractéristiques de sécurité
Face à la menace croissante de fraude et de cyberattaques, les caractéristiques de sécurité sont essentielles. Recherchez un fournisseur de comptes marchands qui propose des mesures de sécurité renforcées, telles que le chiffrement et la détection des fraudes.Intégration avec votre entreprise
Pensez à la facilité d’intégration du logiciel de traitement des paiements à vos systèmes existants, tels que votre site Web ou votre système de point de vente. Plus il est facile à intégrer, plus le processus de configuration sera rapide et fluide.Réputation
Il est important de faire des recherches sur la réputation du fournisseur de comptes marchands avant de vous inscrire. Vérifiez les avis d’autres entreprises pour voir si leur expérience avec le fournisseur a été positive.
En tenant compte de ces facteurs, vous pouvez affiner vos choix et sélectionner un fournisseur de comptes marchands qui répond aux besoins uniques de votre entreprise.
Les entreprises choisissent de plus en plus de ne pas ouvrir de compte marchand, mais plutôt d'utiliser les fonctions de compte marchand proposées par un service dédié ou un prestataire de services de traitement des paiements, tel que Stripe. Les entreprises qui utilisent Stripe pour traiter les paiements de leurs clients bénéficient de toutes les fonctionnalités d’un compte marchand traditionnel sans avoir à rechercher, vérifier, demander et intégrer un compte marchand distinct. Pour en savoir plus sur la façon dont Stripe permet aux entreprises d’éviter d’ouvrir leur propre compte marchand, lisez cet article.
5. Remplir une demande
Le formulaire de demande d’ouverture de compte marchand vous demandera généralement les informations suivantes sur votre entreprise :
- Nom de l’entreprise
- Numéro fiscal (EIN) de l’entreprise
- Coordonnées
Certains fournisseurs de comptes marchands peuvent exiger des informations supplémentaires, telles que le secteur d’activité, la structure, le volume de traitement mensuel estimé et l'historique de traitement de votre entreprise. Le formulaire de demande peut également vous demander de fournir des détails sur les types de produits ou services que vous vendez et les moyens de paiement que vous prévoyez d’accepter. Il se peut qu'il vous demande d’indiquer si vous traiterez les transactions en personne, en ligne ou les deux.
En plus des informations de base sur votre entreprise, vous devrez peut-être fournir des informations personnelles vous concernant en tant que propriétaire de l’entreprise, telles que :
- Votre nom
- L’adresse de votre domicile
- Votre numéro de sécurité sociale
En effet, le fournisseur de comptes marchands peut effectuer une vérification de votre solvabilité dans le cadre du processus d'évaluation des risques.
Lorsque vous remplissez le formulaire de demande, il est important d’être précis et complet. Si vous fournissez des informations incorrectes ou incomplètes, vous risquez de retarder le processus d’approbation et même de voir votre demande refusée. Il est également important de lire attentivement les conditions générales et de comprendre les frais associés au compte, notamment les frais d’installation, les frais de transaction et les frais de maintenance mensuels.
6. Fournir des pièces justificatives
Les étapes d’envoi des pièces justificatives et le processus d'évaluation des risques sont importantes dans l’ouverture d’un compte marchand, car elles permettent de vérifier la légitimité et la crédibilité de votre entreprise. Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre :
Envoi des pièces justificatives
Après avoir rempli le formulaire de demande d’un compte marchand, vous devrez envoyer les pièces justificatives au fournisseur. Les documents requis peuvent varier en fonction du fournisseur et de votre type d’entreprise, mais comprennent généralement des documents d’immatriculation de l’entreprise, des relevés bancaires et des déclarations fiscales. Assurez-vous de soumettre des documents complets qui contiennent des renseignements exacts et à jour.Processus d'évaluation des risques
Une fois que le fournisseur aura reçu votre demande et les documents justificatifs, il commencera le processus d'évaluation des risques associés à votre entreprise. L’objectif pour lui est de s’assurer que vous êtes une entreprise légitime et digne de confiance. L'évaluation des risques peut prendre de quelques jours à plusieurs semaines, selon le fournisseur et la complexité ou le niveau de risque élevé de votre entreprise.
Au cours du processus d'évaluation des risques, le fournisseur peut effectuer une vérification de votre solvabilité en tant que propriétaire de l’entreprise. Il peut également consulter votre historique de traitement, votre volume de ventes et d’autres facteurs pour évaluer le risque de fraude ou de contestation de paiement. Selon le fournisseur, des informations supplémentaires ou des éclaircissements peuvent vous être demandés.
Le processus d'évaluation des risques contribue à vous protéger, vous et le fournisseur, contre la fraude et d’autres risques. Bien que cela puisse prendre du temps, il est important d’être patient et de fournir toute information ou document supplémentaires que le fournisseur pourrait demander.
7. Patienter jusqu’à réception de l’approbation
Une fois votre formulaire de demande et les pièces justificatives envoyés, vous devrez attendre que le fournisseur examine votre demande et approuve votre compte marchand. Ce processus peut prendre de plusieurs jours à plusieurs semaines, en fonction de plusieurs facteurs, notamment le fournisseur, le type d’entreprise et l’exhaustivité de la demande et des pièces justificatives fournies. Certains fournisseurs offrent une approbation accélérée aux entreprises ayant une bonne cote de crédit et un profil à faible risque.
Les facteurs qui peuvent retarder le processus d’approbation sont les suivants :
- Des informations incomplètes ou inexactes fournies dans la demande
- Incohérences dans les documents justificatifs
- Un profil à haut risque pour l’entreprise
- Demandes d’informations ou de pièces justificatives supplémentaires de la part du fournisseur
En outre, les fournisseurs peuvent également examiner votre historique de traitement, votre volume de ventes et d’autres facteurs afin d’évaluer le risque de fraude ou de contestation de paiement. Si votre entreprise fait partie d’un secteur à haut risque, comme les jeux d’argent en ligne ou les divertissements pour adultes, le processus d’approbation peut prendre plus de temps en raison d’une surveillance accrue.
Pour assurer le bon déroulement du processus d’approbation, il est important de fournir des renseignements exacts et complets sur la demande et de répondre rapidement à toute demande de renseignements ou de documents supplémentaires. En étant proactif et réactif, vous pouvez accélérer le processus d’approbation et faire en sorte que votre compte marchand soit opérationnel le plus rapidement possible.
8. Configurer le traitement des paiements
Une fois votre compte marchand approuvé, vous devrez configurer le traitement des paiements auprès du fournisseur. Les outils et services dont vous aurez besoin dépendent des canaux de paiement que vous utilisez et du fait que vous configuriez le traitement des paiements pour votre entreprise uniquement ou pour recevoir ceux des utilisateurs de votre plateforme également. Cette étape implique généralement au minimum l’intégration d’un logiciel de traitement des paiements à votre site Web ou à votre système de point de vente.
9. Tester le système
Testez le système de traitement des paiements pour vous assurer qu’il fonctionne correctement et détecter tout problème avant de commencer à l’utiliser pour accepter les paiements des clients. Pour en savoir plus sur le test de votre intégration Stripe, commencez par lire cet article.
10. Commencer à accepter des paiements
Une fois que le système a été testé et qu’il fonctionne correctement, vous pouvez commencer à accepter les paiements de vos clients.
Le contenu de cet article est fourni uniquement à des fins informatives et pédagogiques. Il ne saurait constituer un conseil juridique ou fiscal. Stripe ne garantit pas l'exactitude, l'exhaustivité, la pertinence, ni l'actualité des informations contenues dans cet article. Nous vous conseillons de solliciter l'avis d'un avocat compétent ou d'un comptable agréé dans le ou les territoires concernés pour obtenir des conseils adaptés à votre situation particulière.