Die Zahlung per Kreditkarte und elektronischem Zahlungsverkehr ist für viele Unternehmen eine Grundvoraussetzung. Selbst bei physischen Einzelhandelstransaktionen haben die Kundinnen und Kunden im Jahr 2022 nur in 12 % der Fälle mit Bargeld bezahlt. Die Einrichtung der erforderlichen Systeme für die Annahme dieser Zahlungen kann jedoch eine schwierige Aufgabe für Inhaber/innen von Unternehmen sein, insbesondere für diejenigen, die ihren Betrieb gerade erst gegründet haben.
Die Eröffnung eines Händlerkontos kann eine komplexe und zeitaufwändige Angelegenheit sein, bei der Inhaber/innen von Unternehmen eine Reihe von Dokumenten vorlegen und ein gründliches Prüfungsverfahren durchlaufen müssen. Trotz dieser Hürden bietet die Nutzung eines Händlerkontos erhebliche Vorteile. Dank Händlerkonten können Unternehmen nicht nur ihren Umsatz steigern und ihren Cashflow verbessern, sondern auch den Kundinnen und Kunden bequemere Zahlungsmöglichkeiten anbieten.
Die Eröffnung eines Händlerkontos ist für viele Unternehmen ein Muss. Die gute Nachricht dabei lautet: Die Einrichtung eines solchen Kontos muss Ihnen keine Kopfschmerzen bereiten, wenn Sie im Voraus planen und die verschiedenen Optionen strategisch abwägen. Im Folgenden finden Sie einen kurzen Leitfaden zur Eröffnung eines Händlerkontos, mit dem Sie den Vorgang sicher und reibungslos bewältigen können.
Worum geht es in diesem Artikel?
- Was ist ein Händlerkonto?
- Wer benötigt ein Händlerkonto?
- So richten Sie ein Händlerkonto ein
- Unternehmen anmelden
- Arbeitgeberidentifizierungsnummer (EIN) beantragen
- Geschäftsbankkonto eröffnen
- Händlerkontoanbieter finden
- Antrag stellen
- Begleitunterlagen einreichen
- Auf die Genehmigung warten
- Zahlungsabwicklungssystem einrichten
- System testen
- Zahlungen annehmen
- Unternehmen anmelden
Was ist ein Händlerkonto?
Ein Händlerkonto ist ein spezielles Bankkonto, auf dem die Gelder aus den Transaktionen von Kundinnen und Kunden verwahrt werden, bis sie auf das Hauptgeschäftskonto des Unternehmens überwiesen werden. Das Händlerkonto fungiert als Verbindungsglied zwischen den Kundinnen und Kunden und dem Unternehmen. Die Gelder landen unmittelbar nach der Abwicklung einer Transaktion auf dem Händlerkonto.
Banken und Finanzinstitute, die Dienstleistungen für Händler anbieten, stellen in der Regel Händlerkonten zur Verfügung. Einige dieser Institute bieten zwar auch Hardware oder Software für Zahlungsgateways an, aber viele andere stellen lediglich ein Händlerkonto zur Verfügung. Die übrigen Komponenten muss das jeweilige Unternehmen dann von Drittanbietern beziehen.
Wer benötigt ein Händlerkonto?
Die meisten Unternehmen, die elektronische Zahlungen – einschließlich Kredit- und Debitkartenzahlungen – akzeptieren, benötigen ein Händlerkonto. Dies gilt für Unternehmen jeder Größe, vom kleinen Homeoffice-Betrieb bis hin zum großen internationalen Konzern.
Hier sind einige Beispiele für Unternehmen, die in der Regel ein Händlerkonto oder Zugang zu Händlerdiensten über ihren Zahlungsabwicklungsanbieter benötigen:
- E-Commerce-Unternehmen: Online-Händler benötigen ein Händlerkonto, um Zahlungen von Kundinnen und Kunden, die Produkte auf ihrer Website kaufen, zu verarbeiten.
- Restaurants: Restaurants und andere Gastronomiebetriebe benötigen ein Händlerkonto, um Kredit- und Debitkartenzahlungen von Kundinnen und Kunden zu akzeptieren, die entweder im Lokal selbst essen oder etwas zum Mitnehmen bestellen, unabhängig davon, ob diese Bestellungen persönlich, online oder über mobile Apps erfolgen.
- Anbieter im Gesundheitswesen: Dienstleister im Bereich des Gesundheitswesens – z. B. Ärztinnen und Ärzte sowie Zahnärztinnen und Zahnärzte – benötigen ein Händlerkonto, um Zahlungen von Patientinnen und Patienten zu verarbeiten, die mit ihrer Versicherungskarte oder Kreditkarte für Dienstleistungen bezahlen.
- Einzelhandelsgeschäfte: Einzelhandelsgeschäfte benötigen ein Händlerkonto, um Zahlungen von Kundinnen und Kunden abzuwickeln, die Produkte im Geschäft mit Kredit- oder Debitkarten kaufen.
- Dienstleistungsunternehmen: Dienstleistungsunternehmen, wie z. B. Beratungsfirmen, benötigen ein Händlerkonto, um Zahlungen von Klientinnen und Klienten anzunehmen, die für Dienstleistungen mit Kredit- oder Debitkarten bezahlen.
- Gemeinnützige Organisationen: Gemeinnützige Organisationen benötigen ein Händlerkonto, um Spenden von Unterstützerinnen und Unterstützern anzunehmen, die online oder persönlich mit Kredit- oder Debitkarten spenden.
Die spezifischen Anforderungen für die Eröffnung eines Händlerkontos variieren je nach Anbieter und Art des Unternehmens. Daher empfiehlt es sich, alle verfügbaren Optionen sorgfältig zu prüfen und die passende Händlerkonto-Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
So richten Sie ein Händlerkonto ein
Bevor Sie ein Händlerkonto eröffnen, müssen Sie einige grundlegende Elemente Ihres Unternehmens einrichten. Hier finden Sie einen Überblick darüber, wie Sie Ihr Unternehmen vorbereiten, das richtige Händlerkonto für Ihre Bedürfnisse finden und Ihr Händlerkonto eröffnen:
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1. Das Unternehmen registrieren
Unternehmen, die in den USA tätig werden möchten, müssen sich vor der Eröffnung eines Händlerkontos bei den zuständigen Regierungsbehörden registrieren. Dazu gehört die Einholung aller erforderlichen Lizenzen, Genehmigungen und Steueridentifikationsnummern. Die spezifischen Anforderungen für die Registrierung Ihres Unternehmens können von verschiedenen Faktoren abhängen, einschließlich Ihres Standorts und Ihres Unternehmenstyps.
2. EIN anfordern
Sie benötigen eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN), die Sie beim IRS erhalten. Die EIN ist eine eindeutige Kennung, die Ihrem Unternehmen zugewiesen wird, ähnlich einer Sozialversicherungsnummer für Unternehmen. Sie wird für eine Vielzahl von Bank- und Steuerzwecken verwendet.
3. Geschäftskonto eröffnen
Händlerkonten unterscheiden sich von gewöhnlichen Geschäftskonten. Händlerkonten werden ausschließlich für den Empfang von Geldern aus Kundentransaktionen verwendet, während reguläre Geschäftskonten für ein breiteres Spektrum an Finanz- und Bankaktivitäten genutzt werden können. Es reicht nicht aus, einfach nur ein Händlerkonto zu eröffnen – Sie müssen auch ein Geschäftskonto eröffnen, um Zahlungen von Ihrem Händlerkonto zu erhalten. Wählen Sie eine Bank, die Ihnen die Funktionen bietet, die Sie benötigen, wie z. B. niedrige Gebühren, einfaches Online-Banking und einen guten Kundensupport.
4. Anbieter von Händlerkonten recherchieren
Nicht alle Händlerkontoanbieter sind gleich, daher ist es wichtig, den am besten geeigneten sorgfältig auszuwählen. Hier sind einige Faktoren, die Sie bei der Suche und Auswahl eines Händlerkontoanbieters berücksichtigen sollten:
Transaktionsgebühren
Die Anbieter von Händlerkonten erheben Gebühren für jede Transaktion, einschließlich eines Prozentsatzes des Transaktionsbetrags und einer Fixgebühr pro Transaktion. Einige Anbieter berechnen möglicherweise auch zusätzliche Gebühren für Einrichtung, monatliche Wartung und andere Dienstleistungen. Es ist wichtig, die Gebührenstruktur jedes Anbieters sorgfältig zu überprüfen, um die Gesamtkosten für die Nutzung des Dienstes zu verstehen.Abwicklungszeit
Einige Anbieter von Händlerkonten bieten kürzere Abwicklungszeiten als andere. Wenn Ihr Unternehmen auf kurze Abwicklungszeiten angewiesen ist, z. B. wenn ein Online-Shop Produkte schnell versenden muss, ist es wichtig, einen Anbieter zu wählen, der Zahlungen schnell abwickeln kann.Kundensupport
Ein starker Kundensupport ist wichtig, um Probleme oder Fragen zu Ihrem Händlerkonto zu klären. Suchen Sie nach einem Anbieter, der mehrere Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme mit dem Kundensupport anbietet, z. B. per Telefon, E-Mail und Chat.Sicherheitsfunktionen
Angesichts der zunehmenden Bedrohung durch Betrug und Cyberangriffe sind Sicherheitsfunktionen ein entscheidender Aspekt. Suchen Sie nach einem Anbieter, der starke Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Betrugserkennung bietet.Integration in Ihr Unternehmen
Überlegen Sie, wie einfach sich die Zahlungsabwicklungssoftware in Ihre bestehenden Systeme wie Ihre Website oder Ihr Point-of-Sale-System integrieren lässt. Je einfacher die Integration ist, desto schneller und reibungsloser wird der Einrichtungsprozess.Reputation
Es ist wichtig, den Ruf des Anbieters zu recherchieren, bevor Sie sich anmelden. Suchen Sie nach Bewertungen von anderen Unternehmen, um zu sehen, ob sie positive Erfahrungen mit dem Anbieter gemacht haben.
Wenn Sie diese Faktoren berücksichtigen, können Sie Ihre Auswahl eingrenzen und einen Händlerkontoanbieter auswählen, der die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt.
Unternehmen entscheiden sich zunehmend dafür, kein Händlerkonto zu eröffnen. Stattdessen nutzen sie die Funktionalität eines Händlerkontos über einen Händlerservice oder einen Zahlungsabwicklungsanbieter wie Stripe. Unternehmen, die Stripe zur Abwicklung von Kundenzahlungen verwenden, profitieren von der vollen Funktionalität eines herkömmlichen Händlerkontos, ohne ein separates Händlerkonto finden, prüfen, beantragen und integrieren zu müssen. Weitere Informationen dazu, wie Stripe es Unternehmen ermöglicht, sich die Eröffnung eines eigenen Händlerkontos zu sparen, finden Sie hier.
5. Antrag ausfüllen
Im Antragsformular für ein Händlerkonto werden in der Regel folgende Informationen zu Ihrem Unternehmen abgefragt:
- Firmenname
- Steueridentifikationsnummer (EIN) des Unternehmens
- Kontaktinformationen
Einige Anbieter von Händlerkonten verlangen möglicherweise zusätzliche Informationen, z. B. Ihre Branche, Ihre Unternehmensstruktur, Ihr geschätztes monatliches Abwicklungsvolumen und Ihre Abwicklungshistorie. Der Antrag kann auch Angaben zu den Arten von Produkten oder Dienstleistungen erfordern, die Sie verkaufen, sowie zu den Zahlungsmethoden, die Sie akzeptieren möchten. Möglicherweise werden Sie aufgefordert anzugeben, ob Sie Transaktionen persönlich oder online abwickeln werden oder beides.
Zusätzlich zu den grundlegenden Unternehmensinformationen sind möglicherweise auch persönliche Daten als Inhaber/in des Unternehmens erforderlich, beispielsweise:
- Ihr Name
- Ihre Privatadresse
- Ihre Sozialversicherungsnummer
Dies liegt daran, dass der Händlerkontoanbieter Sie im Rahmen der Risikoevaluation möglicherweise einer Bonitätsprüfung unterzieht.
Beim Ausfüllen des Antrags ist es wichtig, genau und gründlich zu sein. Die Angabe falscher oder unvollständiger Daten kann das Genehmigungsverfahren verzögern und sogar zur Ablehnung Ihres Antrags führen. Es ist auch wichtig, die allgemeinen Geschäftsbedingungen sorgfältig zu lesen und die mit dem Konto verbundenen Gebühren zu verstehen, einschließlich Einrichtungsgebühren, Transaktionsgebühren und monatlicher Wartungsgebühren.
6. Ergänzende Unterlagen bereitstellen
Das Einreichen von Unterlagen und der Risikoevaluationsprozess sind wichtige Schritte bei der Eröffnung eines Händlerkontos, da sie die Legitimität und Bonität Ihres Unternehmens belegen. Das können Sie erwarten:
Unterlagen einreichen
Nachdem Sie den Antrag auf Eröffnung eines Händlerkontos ausgefüllt haben, müssen Sie dem Anbieter ergänzende Unterlagen vorlegen. Die konkret erforderlichen Unterlagen können je nach Anbieter und Unternehmenstyp variieren, umfassen aber in der Regel Unternehmenseintragung/Gewerbeanmeldung, Kontoauszüge und Steuererklärungen. Stellen Sie sicher, dass Sie vollständige Unterlagen einreichen, die korrekte und aktuelle Informationen enthalten.Risikoevaluationsprozess
Sobald der Anbieter Ihren Antrag und die ergänzenden Unterlagen erhalten hat, beginnt er mit der Risikoevaluation, d. h. dem Prozess der Bewertung des mit Ihrem Unternehmen verbundenen Risikos. Ziel ist es, sicherzustellen, dass Sie ein legitimes und vertrauenswürdiges Unternehmen sind. Die Risikoevaluation kann mehrere Tage bis Wochen dauern, je nach Anbieter und wie kompliziert oder risikoreich Ihr Geschäft sein könnte.
Während des Risikoevaluationsprozesses kann der Anbieter eine Bonitätsprüfung für Sie als Geschäftsinhaber/in durchführen. Er könnte auch Ihre Abwicklungshistorie, Ihr Verkaufsvolumen und andere Faktoren überprüfen, um das Risiko von Betrug oder Rückbuchungen einzuschätzen. Je nach Anbieter kann es auch sein, dass man sich mit Ihnen in Verbindung setzt, um zusätzliche Informationen oder Klärungen anzufordern.
Der Risikoevaluationsprozess trägt dazu bei, sowohl Sie als auch den Anbieter vor Betrug und anderen Risiken zu schützen. Er kann zwar zeitaufwändig sein, aber es ist wichtig, geduldig zu sein und alle zusätzlichen Informationen oder Unterlagen zur Verfügung zu stellen, die der Anbieter möglicherweise anfordert.
7. Auf die Genehmigung warten
Nachdem Sie Ihren Antrag und die Unterlagen eingereicht haben, müssen Sie warten, bis der Anbieter Ihren Antrag geprüft und Ihr Händlerkonto genehmigt hat. Dieser Prozess kann mehrere Tage bis mehrere Wochen dauern, abhängig vom Anbieter, der Art des Unternehmens und der Vollständigkeit des Antrags sowie der bereitgestellten Unterlagen. Einige Anbieter bieten eine beschleunigte Genehmigung für Unternehmen mit guter Bonität und niedrigem Risikoprofil an.
Zu den Faktoren, die den Genehmigungsprozess verzögern können, gehören:
- Unvollständige oder ungenaue Angaben im Antrag
- Unstimmigkeiten in den ergänzenden Unterlagen
- Ein Hochrisikoprofil für das Unternehmen
- Anbieteranfragen nach zusätzlichen Informationen oder Unterlagen
Darüber hinaus können die Anbieter auch eine Überprüfung Ihrer Abwicklungshistorie, Ihres Umsatzvolumens und anderer Faktoren durchführen, um das Risiko von Betrug oder Rückbuchungen zu bewerten. Wenn Ihr Unternehmen in einer risikoreichen Branche tätig ist, wie z. B. bei Online-Glücksspielen oder Erwachsenenunterhaltung, kann der Genehmigungsprozess aufgrund der verstärkten Überprüfungen länger dauern.
Um einen reibungslosen Genehmigungsprozess zu gewährleisten, ist es wichtig, korrekte und vollständige Informationen zum Antrag bereitzustellen und umgehend auf Anfragen nach zusätzlichen Informationen oder Unterlagen zu reagieren. Wenn Sie proaktiv und reaktionsschnell handeln, können Sie den Genehmigungsprozess beschleunigen und Ihr Händlerkonto so schnell wie möglich nutzen zu können.
8. Zahlungsabwicklung einrichten
Sobald Ihr Händlerkonto genehmigt wurde, müssen Sie beim Anbieter die Zahlungsabwicklung einrichten. Welche Tools und Dienste Sie genau benötigen, hängt davon ab, welche Zahlungskanäle Sie nutzen und ob Sie die Zahlungsabwicklung nur für Ihr Unternehmen einrichten oder auch Zahlungen für Nutzer/innen auf Ihrer Plattform ermöglichen möchten. Dieser Schritt umfasst in der Regel mindestens die Integration einer Zahlungsabwicklungssoftware in Ihre Website oder Ihr Point-of-Sale-System.
9. Das System testen
Testen Sie das Zahlungsabwicklungssystem, um sicherzustellen, dass es ordnungsgemäß funktioniert, und um etwaige Probleme zu finden, bevor Sie es zur Annahme von Kundenzahlungen verwenden. Weitere Informationen zum Testen Ihrer Stripe-Integration finden Sie hier.
10. Mit dem Akzeptieren von Zahlungen beginnen
Sobald das System getestet wurde und ordnungsgemäß funktioniert, können Sie Zahlungen von Ihrer Kundschaft akzeptieren.
Der Inhalt dieses Artikels dient nur zu allgemeinen Informations- und Bildungszwecken und sollte nicht als Rechts- oder Steuerberatung interpretiert werden. Stripe übernimmt keine Gewähr oder Garantie für die Richtigkeit, Vollständigkeit, Angemessenheit oder Aktualität der Informationen in diesem Artikel. Sie sollten den Rat eines in Ihrem steuerlichen Zuständigkeitsbereich zugelassenen kompetenten Rechtsbeistands oder von einer Steuerberatungsstelle einholen und sich hinsichtlich Ihrer speziellen Situation beraten lassen.