Aceptar tarjetas de crédito y pagos electrónicos de clientes es un requisito básico para muchas empresas. Incluso para las transacciones minoristas en persona, en 2022 los clientes usaban efectivo solo el 12 % de las veces. Pero configurar los sistemas necesarios para aceptar estos pagos puede ser una tarea tediosa para los propietarios de empresas, especialmente para aquellos que recién comienzan.

Abrir una cuenta de comerciante puede ser complejo y llevar mucho tiempo, ya que requiere que los propietarios de las empresas proporcionen una serie de documentos y se sometan a un exhaustivo proceso de evaluación de riesgos. A pesar de estos inconvenientes, contar con las funcionalidades de una cuenta de comerciante tiene beneficios significativos. Las cuentas de comerciante no solo ayudan a las empresas a aumentar las ventas y mejorar el flujo de fondos, sino que también pueden mejorar la experiencia del cliente al ofrecer opciones de pago más convenientes.

El acceso a una cuenta de comerciante es imprescindible para muchas empresas, pero obtener este acceso no tiene por qué ser un dolor de cabeza si planificas con anticipación y analizas tus opciones estratégicamente. A continuación, encontrarás una guía rápida sobre cómo abrir una cuenta de comerciante para que puedas realizar el proceso con confianza y facilidad.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una cuenta de comerciante?
  
• ¿Quién necesita una cuenta de comerciante?
  
• ¿Cómo crear una cuenta de comerciante?
  
  • Registrar tu empresa
    
  • Obtener un EIN
    
  • Abrir una cuenta bancaria comercial
    
  • Averiguar sobre proveedores de cuentas de comerciante
    
  • Completar una solicitud
    
  • Proporcionar documentación de respaldo
    
  • Esperar la aprobación
    
  • Configurar el procesamiento de pagos
    
  • Probar el sistema
    
  • Empezar a aceptar pagos
    

¿Qué es una cuenta de comerciante?

Una cuenta de comerciante es una cuenta bancaria especializada diseñada para mantener los fondos de las transacciones con los clientes hasta que se transfieren a la cuenta comercial principal de la empresa. Actúa como intermediario entre el cliente y la empresa, y los fondos llegan a la cuenta del comerciante inmediatamente después de que se procesa una transacción.

Los bancos y las instituciones financieras que prestan servicios a comerciantes suelen ofrecer cuentas para comerciantes. Si bien algunas de estas instituciones pueden ofrecer hardware o software para pasarelas de pago, muchas simplemente proporcionan una cuenta de comerciante y la empresa debe obtener los componentes restantes de proveedores externos.

¿Quién necesita una cuenta de comerciante?

La mayoría de las empresas que aceptan pagos electrónicos, incluidos los pagos con tarjetas de crédito y débito, necesitan una cuenta de comerciante. Esto incluye empresas de todos los tamaños, desde pequeñas empresas que operan desde casa hasta grandes corporaciones.

A continuación, se muestran algunos ejemplos de empresas que normalmente necesitan una cuenta de comerciante o acceso a servicios para comerciantes a través de su proveedor de procesamiento de pagos:

• Empresas de comercio electrónico: Los comerciantes minoristas en línea necesitan una cuenta de comerciante para procesar los pagos de los clientes que compran productos en su sitio web.
  
• Restaurantes: Los restaurantes y otras empresas de servicios alimentarios necesitan una cuenta de comerciante para aceptar pagos con tarjeta de crédito y débito de clientes que comen en el restaurante o piden comida para llevar, ya sea que esos pedidos se realicen en persona, en línea o mediante aplicaciones móviles.
  
• Proveedores de atención médica: Los proveedores de atención médica, como médicos y dentistas, necesitan una cuenta de comerciante para procesar los pagos de los pacientes que pagan por los servicios con su tarjeta del seguro o tarjeta de crédito.
  
• Tiendas minoristas: Las tiendas minoristas necesitan una cuenta de comerciante para aceptar pagos de clientes que compran productos en la tienda con tarjetas de crédito o débito.
  
• Empresas de servicios: Las empresas de servicios, como las empresas de consultoría, necesitan una cuenta de comerciante para aceptar pagos de clientes por servicios con tarjetas de crédito o débito.
  
• Organizaciones sin fines de lucro: Las organizaciones sin fines de lucro necesitan una cuenta de comerciante para aceptar donaciones de personas que las apoyan y hacen contribuciones en línea o presencialmente con tarjetas de crédito o débito.
  

Los requisitos específicos para abrir una cuenta de comerciante pueden variar según el proveedor y el tipo de empresa, por lo que es importante investigar diligentemente todas las opciones disponibles y encontrar la opción de cuenta de comerciante más adecuada para tu empresa.

Cómo crear una cuenta de comerciante

Antes de abrir una cuenta de comerciante, debes ocuparte de algunas cuestiones básicas de tu empresa. A continuación, te ofrecemos un resumen de cómo preparar tu empresa, cómo encontrar la cuenta de comerciante adecuada para tus necesidades y cómo abrirla:

1. Registrar tu empresa

Las empresas que tengan previsto operar en EE. UU. deben registrarse ante las autoridades gubernamentales pertinentes antes de abrir una cuenta de comerciante. Esto implica obtener las licencias, permisos e identificaciones fiscales que se necesiten. Los requisitos específicos para registrar tu empresa pueden variar en función de diversos factores, como tu ubicación y el tipo de empresa.

2. Obtener un EIN

También deberás obtener un número de identificación de empleador (EIN) del IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos). Un EIN es un identificador único asignado a tu empresa, como un número de seguro social para empresas. Se utiliza para una variedad de propósitos bancarios y fiscales.

3. Abrir una cuenta bancaria comercial

Las cuentas de comerciante no son lo mismo que las cuentas bancarias comerciales regulares. Las cuentas de comerciante se utilizan exclusivamente para recibir fondos de las transacciones con los clientes, mientras que las cuentas bancarias comerciales regulares se pueden usar para una gama más amplia de actividades bancarias y financieras. No basta con abrir una cuenta de comerciante: tendrás que abrir una cuenta bancaria comercial para recibir pagos de tu cuenta de comerciante. Elige un banco que ofrezca las características que necesitas, como bajas comisiones, servicios de banca en línea fáciles de usar y buena atención al cliente.

4. Averiguar sobre proveedores de cuentas de comerciante

No todos los proveedores de cuentas de comerciante son iguales, por lo que es importante seleccionar cuidadosamente el más adecuado. Estos son algunos factores a tener en cuenta a la hora de investigar y elegir un proveedor de cuentas de comerciante:

• Comisiones
  Los proveedores de cuentas de comerciante cobran comisiones por cada transacción, lo que incluye un porcentaje del importe de la transacción y una comisión por transacción. Algunos proveedores también pueden cobrar cargos adicionales por la apertura de cuenta, el mantenimiento mensual y otros servicios. Es importante revisar cuidadosamente la estructura de comisiones de cada proveedor para comprender el costo total de usar el servicio.

• Tiempo de procesamiento
  Algunos proveedores de cuentas de comerciante ofrecen tiempos de procesamiento más rápidos que otros. Si para tu empresa es esencial manejar tiempos de respuesta rápidos, por ejemplo, una tienda de comercio electrónico que necesita enviar productos rápidamente, es importante elegir un proveedor que pueda procesar pagos rápidamente.

• Atención al cliente
  Contar con un buen servicio de atención al cliente es importante para resolver cualquier problema o pregunta sobre tu cuenta de comerciante. Busca un proveedor que ofrezca varias formas de comunicarse con el servicio de atención al cliente, como teléfono, correo electrónico y chat.

• Funcionalidades de seguridad
  Con la cada vez mayor amenaza de fraudes y ciberataques, las funcionalidades de seguridad son una consideración fundamental. Busca un proveedor de cuentas de comerciante que ofrezca medidas de seguridad sólidas, como cifrado y detección de fraudes.

• Integración con tu empresa
  Ten en cuenta la facilidad de integrar el software de procesamiento de pagos con tus sistemas actuales, como tu sitio web o el sistema de punto de venta. Cuanto más fácil sea de integrar, más rápido y fluido será el proceso de configuración.

• Reputación
  Es importante investigar la reputación del proveedor de la cuenta de comerciante antes de registrarse para abrir una cuenta. Verifica las reseñas de otras empresas para ver si han tenido experiencias positivas con el proveedor.

Al tener en cuenta estos factores, puedes reducir tus opciones y seleccionar un proveedor de cuentas de comerciante que satisfaga las necesidades únicas de tu empresa.

Las empresas optan cada vez más por no abrir ningún tipo de cuenta de comerciante; en su lugar, acceden a la funcionalidad de una cuenta de comerciante a través de un proveedor de servicios para comerciantes o de un proveedor de procesamiento de pagos, como Stripe. Las empresas que usan Stripe para procesar pagos de clientes aprovechan todas las funcionalidades de una cuenta de comerciante tradicional sin tener que buscar opciones de cuentas de comerciante independientes, analizarlas, solicitar su apertura y realizar integraciones. Para obtener más información sobre cómo Stripe permite a las empresas omitir la apertura de una cuenta de comerciante propia, lee este artículo.

5. Completar una solicitud

El formulario de solicitud de cuenta de comerciante normalmente te pedirá la siguiente información sobre tu empresa:

• Nombre de la empresa
  
• Número de identificación fiscal (EIN) de la empresa
  
• Información de contacto
  

Algunos proveedores de cuentas de comerciante pueden requerir información adicional, como el sector en el que trabajas, la estructura de tu empresa, el volumen de procesamiento mensual estimado y tu historial de procesamiento. La aplicación también puede pedirte que proporciones detalles sobre los tipos de productos o servicios que vendes y los métodos de pago que planeas aceptar. Es posible que se te pida que indiques si procesarás transacciones en persona, en línea o ambas modalidades.

Además de la información básica de la empresa, es posible que también debas proporcionar datos personales sobre ti como propietario, por ejemplo:

• Tu nombre
  
• Tu domicilio particular
  
• Tu número de seguro social
  

Esto se debe a que el proveedor de la cuenta de comerciante puede realizar una verificación de crédito sobre ti como parte del proceso de suscripción.

Al completar la solicitud, es importante ser preciso y no omitir nada. Proporcionar información incorrecta o incompleta puede retrasar el proceso de aprobación e incluso puede resultar en el rechazo de tu solicitud. También es importante leer detenidamente los términos y condiciones y comprender los cargos asociados con la cuenta, incluidos los cargos por apertura de cuenta, por el mantenimiento mensual y las comisiones por transacción.

6. Proporcionar documentación de respaldo

El envío de la documentación y el proceso de evaluación de riesgos son pasos importantes al abrir una cuenta de comerciante, ya que verifican la legitimidad y credibilidad de tu empresa. Esto es lo que puedes esperar que suceda:

• Presentación de documentación
  Después de completar la solicitud de apertura de una cuenta de comerciante, deberás enviar la documentación de respaldo al proveedor. Los documentos específicos requeridos pueden variar según el proveedor y el tipo de empresa, pero generalmente incluyen documentos de inscripción de la empresa ante el registro mercantil, extractos bancarios y declaraciones de impuestos. Asegúrate de enviar documentos completos que contengan información precisa y actualizada.

• Proceso de evaluación de riesgos
  Una vez que el proveedor haya recibido tu solicitud y la documentación de respaldo, comenzará con el proceso de evaluación de riesgos asociados con tu empresa. El objetivo es garantizar que sea una empresa legítima y confiable. La evaluación de riesgos puede demorar de varios días a varias semanas, dependiendo del proveedor y de lo complicada o de alto riesgo que sea tu empresa.

Durante el proceso de evaluación de riesgos, el proveedor puede realizar una verificación de crédito sobre ti como propietario de la empresa. También pueden revisar tu historial de procesamiento, volumen de ventas y otros factores para evaluar el riesgo de fraude o contracargos. Dependiendo del proveedor, es posible que también se comuniquen contigo para solicitar información adicional o aclaraciones.

El proceso de evaluación de riesgos ayuda a protegerte a ti y al proveedor del fraude y otros riesgos. Si bien puede llevar mucho tiempo, es importante ser paciente y proporcionar cualquier información o documentación adicional que el proveedor pueda solicitar.

7. Esperar la aprobación

Después de enviar la solicitud y la documentación, tendrás que esperar a que el proveedor revise tu solicitud y apruebe tu cuenta de comerciante. Este proceso puede tardar de varios días a varias semanas, dependiendo de algunos factores, como el proveedor, el tipo de empresa y la integridad de la solicitud y la documentación proporcionada. Algunos proveedores ofrecen una aprobación rápida para empresas con buen historial crediticio y un perfil de bajo riesgo.

Los factores que pueden retrasar el proceso de aprobación incluyen:

• Información incompleta o inexacta proporcionada en la solicitud.
  
• Discrepancias en la documentación de respaldo.
  
• Un perfil de alto riesgo para la empresa.
  
• Solicitudes de información o documentación adicional por parte de los proveedores.
  

Además, los proveedores pueden realizar una revisión de tu historial de procesamiento, volumen de ventas y otros factores para evaluar el riesgo de fraude o contracargos. Si tu empresa pertenece a un sector de alto riesgo, como el entretenimiento para adultos o los juegos de azar en línea, el proceso de aprobación puede demorar más debido al mayor escrutinio.

Para ayudar a garantizar un proceso de aprobación sin problemas, es importante proporcionar información precisa y completa sobre la solicitud y responder con prontitud a cualquier solicitud de información o documentación adicional. Si eres proactivo y receptivo, puedes ayudar a acelerar el proceso de aprobación y poner en marcha tu cuenta de comerciante lo antes posible.

8. Configurar el procesamiento de pagos

Una vez que se apruebe tu cuenta de comerciante, deberás configurar el procesamiento de pagos con el proveedor. Las herramientas y servicios exactos que necesitarás dependerán de los canales de pago que utilices y de si configuras el procesamiento de pagos solo para tu empresa o si habilitas pagos para los usuarios en tu plataforma. Este paso suele implicar, como mínimo, la integración de un software de procesamiento de pagos con tu sitio web o sistema de punto de venta.

9. Probar el sistema

Prueba el sistema de procesamiento de pagos para asegurarte de que funciona correctamente y para detectar cualquier problema antes de empezar a usarlo para aceptar pagos de clientes. Para obtener más información sobre cómo probar la integración con Stripe, empieza aquí.

10. Empezar a aceptar pagos

Una vez que el sistema se haya probado y funcione correctamente, puedes empezar a aceptar pagos de tus clientes.