Un número de identificación fiscal (TIN) es un número único que las autoridades fiscales emiten a particulares y empresas para realizar un seguimiento de las responsabilidades fiscales. En Estados Unidos, los tipos más comunes de TIN son el número de Seguro Social (SSN) para los particulares y el número de identificación del empleador (EIN) para las empresas. Estos números son necesarios para declarar impuestos, reclamar beneficios o completar transacciones que involucran declaraciones fiscales.

Las empresas necesitan un TIN para cumplir con las normativas de impuestos y completar tareas como abrir cuentas bancarias de empresas, contratar empleados y solicitar licencias comerciales. El IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) y otras agencias utilizan tu TIN para identificar a tu empresa y hacer un seguimiento del cumplimiento de la normativa con los requisitos de informes financieros y las obligaciones fiscales.

A continuación, te explicamos los diferentes tipos de TIN, cómo determinar qué tipo necesitas y cómo solicitarlo.

¿Qué contiene este artículo?

• Qué es un número de identificación fiscal y por qué necesitas uno
  
• Quién necesita un número de identificación fiscal
  
• Por qué necesitas un número de identificación fiscal
  
• Tipos de números de identificación fiscal
  
• Cómo determinar el número de identificación fiscal adecuado para ti
  
• Cómo solicitar un número de identificación del empleador (EIN)
  
• Cómo obtener un número de identificación personal del contribuyente (ITIN)
  
• Qué documentos necesitas para obtener un número de identificación fiscal
  
• Cuánto tiempo se tarda en recibir un número de identificación fiscal
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Tax
  

¿Qué es un número de identificación fiscal y por qué se necesita?

Un número de identificación fiscal es la forma en que el gobierno identifica a tu empresa. Les indica a las autoridades fiscales quién eres cuando pagas impuestos, presentas declaraciones y más. Aquí te explicamos por qué debes obtener un número de identificación fiscal.

Para separar los negocios de los asuntos personales

Si operas como propietario único, puede ser tentador usar tu número de Seguro Social (SSN) o un número de identificación personal equivalente. Pero hacerlo puede difuminar las líneas entre tus finanzas personales y las de la empresa, lo que puede causar complicaciones cuando prepares tus impuestos o si te someten a una auditoría.

Para proteger tus datos personales

Depender de tu número de identificación fiscal personal puede poner en riesgo tus datos. Al usar un número de identificación fiscal exclusivo para empresas en facturas, formularios de proveedores y otros documentos, limitas la difusión de tu identificador personal.

Para construir tu credibilidad

Tener un número de identificación fiscal indica que te tomas en serio tu empresa. Algunos bancos no te permitirán abrir una cuenta corriente comercial sin un EIN o su equivalente local.

Para cumplir con la normativa

La contratación de empleados, el trabajo con contratistas y la obtención de ciertas licencias o permisos a menudo requieren un número de identificación fiscal. Sin este número, es posible que enfrentes trámites burocráticos o sanciones.

¿Quién necesita un número de identificación fiscal?

Muchos tipos de organizaciones necesitan un número de identificación fiscal, incluidas las siguientes.

Empresas con empleados

En EE. UU., debes obtener un EIN si contratas personal, y otros países tienen requisitos similares para sus identificaciones fiscales locales. El gobierno de EE. UU. utiliza esta información para hacer un seguimiento de los impuestos sobre la nómina, el seguro de desempleo y otras obligaciones del empleador.

Empresas que operan como entidades legales separadas

Si constituyes una sociedad de responsabilidad limitada (LLC), una sociedad anónima o una sociedad colectiva, generalmente necesitas una identificación fiscal para demostrar que tu empresa es una entidad diferenciada.

Propietarios únicos que desean administrar las finanzas de la empresa por separado

Incluso si se trata de una operación de una sola persona, solicitar un identificador fiscal exclusivo para empresas puede ser una decisión inteligente. Puedes proteger tus datos personales y ofrecer acceso a beneficios específicos de la empresa, como líneas de crédito.

Organizaciones sin fines de lucro u organizaciones benéficas

Las organizaciones que solicitan el estado de exención de impuestos a menudo necesitan una identificación fiscal para registrarse ante el Gobierno. Este es el procedimiento estándar para verificar su legitimidad.

Fideicomisos, sucesiones u otras entidades especializadas

Algunas entidades no comerciales también están obligadas a tener números de identificación fiscal. En algunos lugares, las sucesiones y los fideicomisos requieren sus propios identificadores para declarar impuestos o administrar activos.

¿Por qué necesitas un número de identificación fiscal?

Si bien las empresas utilizan principalmente el TIN para declarar impuestos, también tienen otros usos. A continuación, te explicamos por qué tu empresa necesita uno.

Presentación y declaración de impuestos

Un TIN es la forma en que las autoridades fiscales hacen un seguimiento de las declaraciones fiscales de tu empresa. Sin él, no se pueden procesar tus declaraciones, lo que puede provocar demoras, mayor escrutinio y sanciones económicas. Presentar impuestos con un EIN en lugar de un SSN crea una separación legal entre los impuestos de la empresa y los personales.

Gestión de plantilla y contrataciones

Si contratas empleados, necesitas un EIN para declarar salarios, gestionar impuestos sobre la nómina, emitir formularios W-2, hacer depósitos de impuestos sobre la nómina y cumplir con los requisitos fiscales federales, como el Seguro Social y Medicare. Además, si gestionas contratistas independientes, también necesitarás sus TIN (a menudo SSN o EIN), así como tu propio TIN para emitir formularios 1099. Si recibes pagos 1099, necesitas un TIN para declarar esas ganancias al IRS.

Apertura de cuentas bancarias comerciales

Por lo general, los bancos no te permitirán abrir una cuenta de empresa sin un TIN (casi siempre un EIN). Esto es importante para separar las finanzas personales de las de la empresa, así como para mantener las protecciones legales de las LLC o sociedades anónimas. Una cuenta de empresa exclusiva también puede simplificar el seguimiento y los informes tanto para la gestión financiera como para fines impositivos. Además, los EIN y un historial crediticio consolidado suelen ser obligatorios si vas a solicitar un préstamo o una línea de crédito comercial.

Establecer la identidad legal y financiera

Un EIN le da a tu empresa su propia identidad legal y financiera. Esto es particularmente importante para las LLC, corporaciones y asociaciones, donde las responsabilidades personales y comerciales deben permanecer separadas. Esta distinción ayuda a proteger tus bienes personales.

Obtener de licencias y permisos comerciales

Muchos estados y gobiernos locales exigen un EIN antes de emitir licencias y permisos comerciales, especialmente en industrias reguladas como la construcción, el comercio minorista y el servicio de alimentos.

Tipos de números de identificación fiscal

Estos son los tipos más comunes de TIN y lo que las empresas deben entender sobre cada uno.

SSN

La Administración de Seguridad Social (SSA) emite el SSN. Se utiliza principalmente para ciudadanos particulares y algunos residentes. Por lo general, se emite poco después del nacimiento de una persona, pero también se puede solicitar un SSN más adelante en la vida. Para ello, se debe completar una solicitud y presentarla en una oficina local de la SSA con la documentación de identificación original.

Si no tienen TIN, los titulares de algunos tipos de empresas (p. ej., empresas de un solo titular, sociedades de responsabilidad limitada [LLC, por sus siglas en inglés] de un solo miembro](https://stripe.com/resources/more/how-long-does-it-take-to-get-an-llc)) deben usar sus SSN para presentar los impuestos y ciertas declaraciones de información (p. ej., formularios 1099). Esto puede aumentar el riesgo de robo de identidad del titular de la empresa, ya que el SSN se usa con más frecuencia. Muchos titulares de pequeñas empresas deciden usar un EIN para no tener que dar su SSN a clientes y otras personas u organizaciones.

EIN

Un EIN es un TIN federal de nueve dígitos emitido por el IRS. Las empresas usan los EIN en sus declaraciones fiscales para emitir formularios 1099 y solicitar licencias comerciales. Los EIN son obligatorios para todas las empresas que cumplan con lo siguiente:

• Operan como sociedad anónima o sociedad colectiva, incluidas las LLC de varios miembros.

• Contratan empleados, ya que se requiere un EIN para gestionar los impuestos sobre la nómina.

• Presentan declaraciones de impuestos especiales o de impuestos sobre el alcohol, el tabaco y las armas de fuego.

Número de identificación personal del contribuyente (ITIN)

El IRS emite un ITIN a los particulares que necesitan un TIN, pero no cumplen con los requisitos para obtener un SSN. Por lo general, lo usan residentes no estadounidenses y no residentes. Un ITIN no otorga autorización de trabajo ni beneficios del Seguro Social; su fin es estrictamente para la presentación de impuestos. Los titulares de empresas o inversores extranjeros pueden usar un ITIN si no cumplen con los requisitos para obtener un SSN y deben presentar impuestos en EE. UU. Del mismo modo, las empresas que contratan a contratistas independientes extranjeros que no cumplen con los requisitos para obtener un SSN pueden tener que usar los ITIN de esos contratistas para informar los pagos.

Los no residentes y los trabajadores extranjeros pueden solicitar un ITIN; para ello, deben completar el formulario W-7 del IRS y enviarlo por correo o presentarlo en persona.

Número de identificación del preparador de impuestos (PTIN)

Los preparadores de impuestos y contadores que preparan o ayudan a preparar declaraciones de impuestos federales para recibir compensación utilizan el PTIN. Cualquier experto tributario que prepare o ayude a preparar declaraciones de impuestos federales para el pago debe obtener un PTIN y renovar su PTIN anualmente. Esto se aplica a los contadores públicos certificados (CPA) y otros profesionales de impuestos. Si tu empresa depende de los servicios de un preparador de impuestos, puedes verificar tu PTIN para asegurarte de que esté autorizado a presentar declaraciones de impuestos federales en tu nombre.

Determinar el número de identificación fiscal adecuado

Elegir el TIN adecuado depende de la naturaleza de tu empresa, de cómo esté estructurada y de cuáles sean tus planes de crecimiento. Esto es lo que debes saber.

Empresa unipersonal

Si tienes un negocio propio sin empleados, puedes usar tu SSN como tu identificación fiscal. Pero algunos propietarios únicos eligen obtener un EIN de todos modos, por razones de privacidad. Usar tu SSN significa que tendrás que compartirlo más de lo normal, lo que puede generar problemas de privacidad y seguridad.

Como propietario único, debes obtener un EIN si quieres mantener tu SSN personal más privado o si tu empresa crece al punto de contratar empleados.

LLC unipersonal

Las LLC de un solo miembro que no han elegido ser tratadas como corporaciones se consideran «entidades ignoradas» a efectos de impuestos. Esto significa que pueden presentar los impuestos de la empresa con el SSN del miembro. Algunas LLC de un solo miembro eligen obtener un EIN de todas formas, ya sea por cuestiones de privacidad o para abrir una cuenta bancaria de empresa o solicitar un crédito comercial.

Como LLC de un solo miembro, debes obtener un EIN si planeas separar tus finanzas personales y las de la empresa, quieres desarrollar un crédito comercial o planeas contratar empleados en el futuro.

LLC y asociaciones de varios miembros

Las LLC de varios miembros y las asociaciones deben obtener un EIN para la declaración de impuestos. Este EIN se utiliza para presentar declaraciones informativas y emitir Anexos K-1 a los socios. Si tu LLC tiene varios titulares o está estructurada como una asociación, necesitas un EIN.

Corporaciones

Las corporaciones deben tener un EIN para presentar declaraciones de impuestos corporativas, emitir acciones y gestionar los impuestos sobre el empleo, si la corporación tiene empleados. Si has constituido tu empresa, necesitas un EIN, sin importar su tamaño.

No residentes de EE. UU. y empresas de propiedad extranjera

Si eres un ciudadano extranjero o no residente que posee una empresa establecida en EE. UU., necesitas un TIN. En estos casos, deberás solicitar un ITIN o un EIN para cumplir con los requisitos de presentación de informes del IRS.

Si eres un ciudadano extranjero que no califica para un SSN, pero aún así debe pagar impuestos sobre los ingresos en EE. UU., necesitas un ITIN. Si eres un ciudadano extranjero que posee una empresa establecida en EE. UU. que requiere un EIN, como una corporación o una sociedad, necesitas un EIN.

Empresas con empleados

Todas las empresas con empleados necesitan un EIN para declarar los impuestos sobre la nómina, presentar los formularios W-2 y cumplir con las leyes laborales federales y estatales. Las identificaciones fiscales federales y estatales generalmente se emiten por separado, pero ambas son necesarias para identificar y hacer un seguimiento de las empresas a efectos de impuestos.

Contratistas independientes

Si trabajas como contratista independiente o trabajador autónomo y no tienes empleados, igual puedes usar tu SSN para presentar tus impuestos. Si eres un contratista que desea un nivel adicional de privacidad para la declaración de impuestos, puedes obtener un EIN.

Cómo solicitar un número de identificación del empleador (EIN)

Solicitar un EIN es un proceso sencillo y hay varias formas de hacerlo. Aquí te explicamos cómo obtener una identificación fiscal en EE. UU.

1. Determina si necesitas un EIN

Antes de enviar la solicitud, asegúrate de que necesitas un EIN. Por lo general, lo necesitarás si:

• Tienes empleados

• Operas como una corporación o asociación

• Tu empresa presenta declaraciones de impuestos por empleo, consumo o alcohol, tabaco y armas de fuego

• Retienes impuestos sobre los ingresos (que no sean salarios) pagados a un no residente fuera de EE. UU.

• Tienes un plan de jubilación con impuestos diferidos conocido anteriormente como plan Keogh

• Participas en ciertas organizaciones como sucesiones, fideicomisos y organizaciones sin fines de lucro

2. Reúne la información requerida

Antes de presentar la solicitud, asegúrate de tener lista la siguiente información:

• Nombre legal de la entidad o titular de la empresa: Si envías la solicitud como propietario único, este es tu propio nombre. Si es para una LLC, corporación o asociación, usa el nombre de la empresa legal.

• Nombre comercial: Si tu empresa opera con un nombre diferente al legal (un nombre comercial o DBA), también tendrás que incluirlo.

• SSN o ITIN de la parte responsable: Este suele ser el particular que controla la empresa (a menudo el titular de la empresa). Se requiere su SSN o ITIN personal para la solicitud.

• Dirección de la empresa: La dirección principal donde opera la empresa.

3. Elige tu método de solicitud

En línea

Puedes solicitar un EIN en línea directamente a través del sitio web del IRS si tu empresa principal está ubicada en EE. UU. o sus territorios. Este es el método más rápido y te otorga un EIN de inmediato después de completar la solicitud. Para realizar la solicitud en línea, visita la página de solicitud de EIN en línea del IRS y sigue las instrucciones. Una vez que envíes la solicitud, recibirás tu EIN al instante. El servicio en línea está disponible de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 10:00 p. m., hora del este.

Por correo

También puedes solicitar un EIN enviando por correo un Formulario SS-4. Para realizar la solicitud por correo, tendrás que descargar y completar el Formulario SS-4 y enviarlo por correo al IRS. Si tu empresa principal se encuentra en uno de los 50 estados o en el Distrito de Columbia, envía el formulario aquí. El tiempo de procesamiento es de aproximadamente cuatro semanas, así que considera esta opción si no necesitas el EIN con urgencia.

Por fax

Si prefieres enviar tu solicitud por fax, esta es otra opción que tarda aproximadamente cuatro días hábiles en procesarse. Para realizar la solicitud por fax, descarga y completa el Formulario SS-4 y envíalo por fax al número correspondiente. Si tu empresa principal se encuentra en uno de los 50 estados o en el Distrito de Columbia, envía el formulario por fax aquí: (855) 641-6935. Por lo general, recibirás tu EIN por fax dentro de cuatro días hábiles.

Por teléfono (para solicitantes internacionales)

Si solicitas un EIN desde fuera de EE. UU., puedes hacerlo por teléfono. Para realizar la solicitud por teléfono, completa el Formulario SS-4 y ten la información a mano. Llama al IRS al (267) 941-1099 (no es un número gratuito). La oficina está abierta de lunes a viernes de 6:00 a. m. a 11:00 p. m., hora del este. Por lo general, recibirás tu EIN al final de la llamada.

4. Espera la confirmación y mantén tu EIN seguro

Si lo solicitaste por correo o fax, tendrás que esperar cuatro semanas o cuatro días hábiles, respectivamente, para recibir tu EIN. Una vez que recibas el EIN, entrará en vigencia de inmediato y podrás comenzar a usarlo para actividades como abrir cuentas comerciales, contratar empleados y presentar declaraciones fiscales.

Una vez que obtengas tu EIN, guárdalo en algún lugar seguro. El IRS no emitirá un EIN de reemplazo, por lo que, si se pierde, deberás ponerte en contacto con el IRS para recuperarlo.

5. Haz los cambios necesarios

Si hay cambios en tu empresa, como pasar de ser un propietario único a una LLC, cambiar de titular o reestructurarse, es posible que debas solicitar un nuevo EIN. En otros casos, como un cambio de la dirección de la empresa, puedes actualizar la información de tu EIN existente con el IRS en lugar de solicitar uno nuevo.

Cómo obtener un número de identificación de contribuyente individual (ITIN)

Las personas que no califican para un SSN, pero deben cumplir con las leyes fiscales de EE. UU., deben obtener un ITIN. Esto incluye a los no residentes y no residentes de EE. UU., los inversores extranjeros y otras personas que deben presentar declaraciones fiscales de los EE. UU. Aquí hay una guía paso a paso para solicitar un ITIN.

1. Determina si necesitas un ITIN

Se requiere un ITIN si ocurre lo siguiente:

• Eres no residente no estadounidense que debe presentar una declaración fiscal de EE. UU.

• Eres residente no estadounidense que debe presentar una declaración fiscal de EE. UU.

• Eres dependiente o cónyuge de un ciudadano estadounidense, residente no estadounidense o titular de una visa de no residente.

• Eres no residente no estadounidense que debe solicitar un beneficio del tratado fiscal.

• Eres estudiante, profesor o investigador no residente no estadounidense que presenta una declaración fiscal de EE. UU. o solicita una excepción.

Si reúnes los requisitos para un SSN, no puedes solicitar un ITIN. Debes solicitar un SSN a través de la SSA.

2. Recopila los documentos necesarios

Para solicitar un ITIN, deberás presentar los siguientes documentos:

• Formulario de solicitud completo: El formulario W-7 es el formulario de solicitud del ITIN. Proporcionarás información básica que incluirá tu nombre, país de ciudadanía, visa de EE. UU. (si corresponde) y el motivo por el que solicitas el ITIN.

• Declaración fiscal federal válida: A menos que cumplas los requisitos para una excepción, tendrás que adjuntar una declaración de impuestos sobre la renta federal válida a tu formulario W-7.

• Documentos de respaldo originales o copias certificadas: Tendrás que enviar los documentos originales o copias certificadas de la agencia emisora. Los documentos aceptables incluyen los siguientes:

  • Pasaporte (puede servir como prueba de identidad y estatus de extranjero).
    
  • Documento nacional de identidad (debe incluir foto, nombre, dirección, fecha de nacimiento y fecha de vencimiento).
    
  • Visa de EE. UU., credencial de registro de votante extranjero u otros documentos de inmigración, si corresponde.
    
  • Certificado de nacimiento, si haces la solicitud para un hijo que se declarará como dependiente en una declaración fiscal.
    

Tendrás que enviar documentos originales, como tu pasaporte o copias certificadas por la agencia emisora. No se aceptarán las fotocopias que no estén certificadas. Es posible que puedas solicitar una copia certificada de los documentos en una embajada o un consulado si no estás en EE. UU.

3. Completa el formulario W-7

El formulario W-7 es tu solicitud formal para un ITIN. A continuación, te explicamos cómo completarlo:

• Proporciona información personal, como tu nombre, dirección y país de ciudadanía.

• Indica tu motivo para solicitar un ITIN (p. ej., presentación de una declaración fiscal, solicitud de beneficios de tratados fiscales).

• Ingresa información adicional sobre los dependientes, si corresponde.

• Firma y fecha el formulario antes de enviarlo.

4. Envía tu solicitud

Por correo

Puedes enviar por correo el formulario W-7 completado, junto con tu declaración de impuestos federales y los documentos de respaldo, aquí:

Internal Revenue Service
ITIN Operation
PO Box 149342
Austin, TX 78714-9342

Por lo general, recibirás una carta del IRS asignando tu ITIN en el transcurso de siete semanas.

En persona

Puedes solicitar un ITIN en persona a través de un Centro de Asistencia al Contribuyente del IRS o un Agente Aceptante o Agente Aceptador Certificador (CAA) autorizado por el IRS. Estos agentes pueden verificar tus documentos para que no tengas que enviar los originales por correo, lo que puede ser útil si no quieres enviar tu pasaporte u otros documentos importantes por correo.

Usa el localizador del IRS para buscar un centro de asistencia al contribuyente cercano. También puedes buscar un CAA en el sitio web del IRS.

5. Espera a que se procese

Una vez que envíes tu solicitud, generalmente toma alrededor de siete semanas recibir el ITIN si no hay problemas con la documentación. Durante la temporada alta de impuestos, esto podría llevar más tiempo. Si presentaste tu solicitud a través de un CAA o en persona, el proceso puede ser más rápido, ya que tus documentos ya fueron verificados.

6. Usa tu ITIN para presentar impuestos

Una vez que recibas el ITIN, puedes usarlo para presentar declaraciones fiscales en EE. UU., solicitar beneficios de tratados o cumplir con otras obligaciones fiscales. El ITIN tiene fines estrictamente impositivos, no te autoriza a trabajar en EE. UU. ni te hace elegible para recibir beneficios del Seguro Social.

7. Renueva o actualiza tu ITIN según sea necesario

Tu ITIN vencerá si no se usó en una declaración fiscal durante tres años consecutivos, o si se emitió antes de 2013 y no se renovó. Si tu ITIN vence, tendrás que renovarlo mediante el formulario W-7 y el mismo proceso.

¿Qué documentos se necesitan para obtener un número de identificación fiscal?

Los requisitos exactos varían según el país, pero a continuación incluimos una lista general de lo que necesitarás para solicitar una identificación fiscal.

Identificación personal

Si eres la persona responsable, deberás proporcionar un identificador emitido por el Gobierno, como tu SSN en EE. UU. En algunos casos, es posible que necesites un ID de contribuyente personal si no eres ciudadano ni residente.

Información de registro de la empresa

Si registraste el nombre de tu empresa o constituiste una entidad jurídica, ten a mano esos documentos o números de registro. Verifican la existencia de tu empresa y confirman su estructura.

Dirección postal y datos de contacto

Tendrás que especificar un lugar al que se puedan enviar las cartas oficiales. Esta dirección puede ser diferente a tu ubicación física principal (p. ej., si tienes notificaciones oficiales enviadas a un agente registrado en una dirección diferente).

Naturaleza de tu empresa

Las autoridades fiscales querrán saber qué hace tu organización, y es posible que tengas que seleccionar una categoría o un código que refleje tu actividad principal. Por ejemplo, si tienes una tienda de ropa en línea, puedes seleccionar la categoría de comercio minorista o e-commerce.

Fecha de inicio de operaciones de la empresa

Algunos formularios también preguntarán cuándo comenzó a operar la empresa o cuándo contrataste a tu primer empleado para confirmar si estás en la etapa correcta para presentar la solicitud.

Datos de la persona firmante autorizada

Si no eres el titular de la empresa, sino un directivo o gerente autorizado para presentar la solicitud, es posible que también se requieran tus datos para este fin.

¿Cuánto tiempo se tarda en recibir un número de identificación fiscal?

El tiempo que lleva recibir el ID varía ampliamente según la región y el método de solicitud. En EE. UU., si presentas la solicitud en línea, puedes obtener tu EIN de inmediato, mientras que la presentación por correo puede demorar algunas semanas. Otros países tienen sus propios plazos. Aquí hay algunos ejemplos:

• Las empresas en Canadá pueden registrarse para obtener un número de empresa (BN, por sus siglas en inglés) en línea y recibirlo de inmediato.

• Las empresas en el Reino Unido reciben una referencia única de contribuyente (UTR, por sus siglas en inglés) después de registrarse. Por lo general, la reciben por correo en un plazo de 15 días.

• Las empresas en Australia pueden solicitar un número de empresa australiana (ABN, por sus siglas en inglés) en línea y recibirlo de inmediato.

Si necesitas una identificación fiscal con urgencia, considera opciones de solicitud en línea o por teléfono para evitar demoras en el manejo y el envío por correo de los documentos.

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