Een belasting-ID (TIN) is een uniek nummer dat belastingautoriteiten aan particulieren en ondernemingen verstrekken om belastingverantwoordelijkheden bij te houden. In de Verenigde Staten zijn de meest voorkomende typen TIN's het socialezekerheidsnummer (SSN) voor individuen en het Employer Identification Number (EIN) voor ondernemingen. Deze nummers zijn nodig voor belastingaangifte, het claimen van voordelen of het voltooien van transacties waarbij belastingaangifte moet worden gedaan.

Ondernemingen hebben een TIN nodig om aan de belastingregelgeving te voldoen en om taken uit te voeren zoals het openen van zakelijke bankrekeningen, het aannemen van medewerkers en het aanvragen van bedrijfsvergunningen. De Amerikaanse belastingdienst (IRS) en andere instanties gebruiken je TIN om je onderneming te identificeren en bij te houden of je voldoet aan de vereisten voor financiële verslaglegging en belastingverplichtingen.

Hieronder leggen we de verschillende soorten TIN's uit, hoe je kunt bepalen welke soort je nodig hebt en hoe je deze kunt aanvragen.

Wat staat er in dit artikel?

• Soorten belasting-ID's
  
• Waarom heb je een belasting-ID nodig?
  
• Het kiezen van het juiste belastingidentificatienummer
  
• Een EIN aanvragen
  
• Een ITIN aanvragen
  

Soorten belasting-ID's

Dit zijn de meest voorkomende soorten TIN's en wat ondernemingen over elk nummer moeten weten.

SSN

Een SSN wordt uitgegeven door de Social Security Administration (SSA). Het wordt voornamelijk gebruikt voor individuele burgers en sommige inwoners. Als ze geen TIN hebben, moeten eigenaren van bepaalde bedrijfstypen (bijv. eenmanszaken, eenpersoonsvennootschappen vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid [LLC's]) hun SSN's gebruiken om hun belastingaangifte en bepaalde informatieaangiften (bijv. 1099-formulieren) in te dienen. Dit kan echter het risico op identiteitsdiefstal van de ondernemer vergroten, omdat het SSN vaker wordt gebruikt. Veel eigenaren van kleine ondernemingen kiezen ervoor om een EIN te gebruiken om te voorkomen dat ze hun SSN's uitdelen aan klanten en andere leden van het publiek.

EIN

Een EIN is een federaal TIN van negen cijfers dat wordt uitgegeven door de IRS. Ondernemingen gebruiken EIN's op hun belastingaangiften, om 1099-formulieren uit te geven en om bedrijfsvergunningen aan te vragen. EIN's zijn vereist voor alle ondernemingen die:

• Opereren als een onderneming of partnerschap, inclusief LLC's met meerdere leden

• Werknemers in dienst nemen, aangezien een EIN vereist is voor het afhandelen van loonbelastingen

• Accijnzen betalen of aangiften voor alcohol, tabak en vuurwapens indienen

Individual Taxpayer Identification Number (ITIN)

Een ITIN wordt door de IRS verstrekt aan personen die een TIN nodig hebben, maar niet in aanmerking komen voor een SSN. Het wordt meestal gebruikt door niet-ingezetenen en niet-ingezetenen van de VS. Een ITIN verleent geen werkvergunning of socialezekerheidsuitkeringen en is uitsluitend bedoeld voor belastingaangiftedoeleinden. Buitenlandse ondernemers of investeerders kunnen een ITIN gebruiken als ze niet in aanmerking komen voor een SSN en Amerikaanse belastingaangifte moeten doen. Evenzo moeten ondernemingen die buitenlandse onafhankelijke contractanten inhuren die niet in aanmerking komen voor SSN's, mogelijk de ITIN's van die contractanten gebruiken om betalingen te rapporteren.

Preparer tax identification number (PTIN)

Een PTIN wordt gebruikt door belastingadviseurs en accountants die federale belastingaangiften voorbereiden of helpen bij het opstellen van federale belastingaangiften voor compensatie. Elke belastingprofessional die federale belastingaangiften voorbereidt of helpt voorbereiden voor betaling, moet een PTIN aanvragen en dat jaarlijks vernieuwen. Dit geldt voor beëdigde openbare accountants (CPA's) en andere belastingprofessionals. Als je onderneming afhankelijk is van de diensten van een belastingadviseur, kun je diens PTIN controleren om er zeker van te zijn dat ze bevoegd zijn om namens jou federale belastingaangiften in te dienen.

Waarom heb je een belasting-ID nodig?

Ondernemingen gebruiken voornamelijk TIN's om belastingaangifte te doen, maar ze hebben ook andere toepassingen. Dit is waarom je onderneming er een nodig heeft.

Belastingaangifte doen

Met een TIN houden de belastingdiensten de belastingaangiften van je onderneming bij. Zonder dit kunnen je aangiften niet worden verwerkt. Door belastingaangifte te doen onder een EIN in plaats van een SSN, ontstaat er een juridische scheiding tussen zakelijke en persoonlijke belastingen.

Salarisadministratie en werving beheren

Als je werknemers in dienst neemt, heb je een EIN nodig om lonen te melden, loonbelastingen af te handelen, W-2's uit te geven, stortingen van loonbelasting te doen en te voldoen aan federale belastingvereisten, zoals sociale zekerheid en Medicare.

Zakelijke bankrekeningen openen

Bij banken kun je meestal geen zakelijke rekening openen zonder een TIN (meestal een EIN). Dit is belangrijk voor het scheiden van zakelijke en persoonlijke financiën en het handhaven van de rechtsbescherming voor LLC's of ondernemingen. Een speciale zakelijke rekening kan ook de tracking en rapportage vereenvoudigen, zowel voor financieel beheer als voor belastingdoeleinden.

Toegang tot zakelijk krediet en leningen

Of je nu een lening aanvraagt of een zakelijke kredietlijn krijgt, je hebt een EIN nodig. Hiermee kunnen kredietverstrekkers de financiële geschiedenis van je onderneming verifiëren en het kredietprofiel van je onderneming vaststellen. Het houdt ook je persoonlijke en zakelijk krediet gescheiden, wat vooral belangrijk is als je van plan bent op te schalen of grote financiële verplichtingen aan te gaan.

1099-formulieren verwerken

Als je met onafhankelijke contractanten werkt, heb je hun TIN's (vaak SSN's of EIN's) en je eigen TIN nodig om 1099's uit te geven. Als je 1099-betalingen ontvangt, heb je een TIN nodig om die inkomsten aan de IRS te rapporteren.

Juridische en financiële identiteit vaststellen

Een EIN geeft je onderneming haar eigen juridische en financiële identiteit. Dit is met name belangrijk voor LLC's, ondernemingen en partnerschappen, waar persoonlijke en zakelijke aansprakelijkheden gescheiden moeten blijven. Dit onderscheid helpt je persoonlijke bezittingen te beschermen.

Bedrijfslicenties en -vergunningen aanvragen

Veel staten en lokale overheden vereisen een EIN voordat bedrijfslicenties en -vergunningen worden afgegeven, vooral in gereguleerde sectoren zoals de bouw, detailhandel en foodservice.

Boetes voorkomen

Of je nu belastingaangifte doet, betalingen van aannemers meldt of licenties aanvraagt, je hebt het juiste TIN nodig. Onjuiste of ontbrekende TIN's kunnen leiden tot vertragingen, meer controle en financiële sancties.

Het kiezen van het juiste belastingidentificatienummer

Het kiezen van het juiste TIN hangt af van de aard van je onderneming, hoe deze is gestructureerd en wat je groeiplannen zijn. Dit is wat je moet weten.

Eenmanszaken

Als je een eenmanszaak runt zonder personeel, kun je je SSN gebruiken als je belasting-ID. Maar sommige eenmanszaken kiezen er om privacyredenen toch voor om een EIN aan te vragen. Als je je SSN gebruikt, moet je het vaker delen dan u normaal zou doen, wat privacy- en beveiligingsproblemen kan opleveren.

Als eenmanszaak moet je een EIN aanvragen in deze gevallen:

• Je wilt je persoonlijke SSN meer privé houden

• Je onderneming groeit tot het punt dat je werknemers in dienst neemt

LLC's met een enkel lid

Eenpersoonsvennootschappen LLC's die er niet voor hebben gekozen als vennootschap te worden behandeld, worden voor belastingdoeleinden behandeld als 'buiten beschouwing gelaten entiteiten'. Dit betekent dat ze de belastingaangifte van de onderneming kunnen doen met het SSN van het lid. Sommige eenpersoonsvennootschappen kiezen er toch voor om een EIN aan te vragen, hetzij vanwege privacyoverwegingen, hetzij om een zakelijke bankrekening te openen of zakelijk krediet aan te vragen.

Als eenpersoons-LLC moet je een EIN aanvragen in de volgende gevallen:

• Je bent van plan om je persoonlijke en zakelijke financiën te scheiden

• Je wilt zakelijk krediet opbouwen

• Je bent van plan om later werknemers in dienst te nemen

LLC's met meerdere leden en partnerschappen

LLC's met meerdere leden en partnerschappen moeten een EIN aanvragen voor belastingaangifte. Dit EIN wordt gebruikt voor het indienen van informatieve aangiften en het uitgeven van K-1-schema's aan partners. Als je LLC meerdere eigenaren heeft of is gestructureerd als een partnerschap, heb je een EIN nodig.

Ondernemingen

Ondernemingen moeten een EIN hebben om zakelijke belastingaangifte te doen, aandelen uit te geven en de loonbelasting af te handelen, als de onderneming personeel in dienst heeft. Als je een onderneming hebt opgericht, heb je een EIN nodig, ongeacht de grootte van de onderneming.

Niet-ingezetenen van de VS en ondernemingen in buitenlandse handen

Als je een niet-ingezetene of buitenlander bent en eigenaar bent van een in de VS gevestigde onderneming, heb je nog steeds een TIN nodig. In deze gevallen moet je een ITIN of EIN aanvragen om aan de rapportagevereisten van de IRS te voldoen.

Als je een buitenlander bent die niet in aanmerking komt voor een SSN, maar toch Amerikaanse inkomstenbelasting moet betalen, heb je een ITIN nodig. Als je een buitenlander bent en eigenaar bent van een in de VS gevestigd bedrijf waarvoor een EIN vereist is, zoals een onderneming of partnerschap, heb je een EIN nodig.

Ondernemingen met werknemers

Alle ondernemingen met werknemers hebben een EIN nodig om loonbelasting te berekenen, W-2-formulieren in te dienen en te voldoen aan de federale en nationale arbeidswetgeving.

Zelfstandige ondernemers

Als je als zelfstandig ondernemer of freelancer werkt en geen werknemers in dienst hebt, kun je nog steeds je SSN gebruiken om belastingaangifte te doen. Als je een aannemer bent die een extra laag privacy wil voor belastingaangiftedoeleinden, kun je een EIN aanvragen.

Een EIN aanvragen

Het aanvragen van een EIN is een eenvoudig proces. Er zijn een paar verschillende manieren om dit te doen. Dit is hoe het werkt.

Bepalen of je een EIN nodig hebt

Controleer voor je aanvraag of je een EIN nodig hebt. Over het algemeen heb je er een nodig in deze gevallen:

• Je hebt werknemers

• Je bent actief als onderneming of partnerschap

• Je onderneming doet belastingaangifte voor arbeid, accijnzen of alcohol, tabak en vuurwapens

• Je houdt belastingen in op inkomsten (anders dan lonen) die zijn betaald aan een niet-ingezetene van de VS

• Je hebt een pensioenplan met uitgestelde belasting, voorheen bekend als een Keogh-plan

• Je bent betrokken bij bepaalde organisaties, zoals landgoederen, trusts en non-profitorganisaties

De vereiste informatie verzamelen

Voordat je je aanmeldt, moet je de volgende informatie bij de hand hebben:

• Juridische naam van de bedrijfseigenaar of entiteit: Als je het nummer als eenmanszaak aanvraagt, is dit je eigen naam. Gaat het om een LLC, onderneming of vennootschap, gebruik dan de wettelijke bedrijfsnaam.

• Handelsnaam: Als je onderneming onder een andere naam opereert dan de juridische naam (een DBA-naam of 'handelend onder de naam'), moet je die ook toevoegen.

• SSN of ITIN van de verantwoordelijke partij: Dit is meestal de persoon die de onderneming aanstuurt (vaak de bedrijfseigenaar). Diens persoonlijke SSN of ITIN is vereist voor de aanvraag.

• Bedrijfsadres: Het hoofdadres waar de onderneming actief is.

De aanvraagmethode kiezen

Online

Je kunt online rechtstreeks via de IRS-website een EIN aanvragen als je hoofdkantoor in de Verenigde Staten of de bijbehorende gebieden is gevestigd. Dit is de snelste methode en geeft je direct na het invullen van de aanvraag een EIN. Volg deze stappen om online een aanvraag in te dienen:

• Ga naar de online pagina van de IRS om een EIN aan te vragen.

• Volg de instructies en beantwoord de vragen over de bedrijfsstructuur, je reden om het nummer aan te vragen en eventuele benodigde persoonlijke en zakelijke gegevens.

Na het indienen van de aanvraag ontvang je direct een EIN. De online service is beschikbaar van maandag tot en met vrijdag van 7.00 tot 22.00 uur ET.

Per post

Je kunt ook een EIN aanvragen door per post een SS-4-formulier op te sturen. Volg deze stappen om per post je aanvraag in te dienen:

• Download en vul formulier SS-4 in.

• Stuur het formulier naar de IRS. Als je hoofdkantoor is gevestigd in een van de 50 staten of het District of Columbia, stuur je het hierheen:

  Internal Revenue Service
  Attn: EIN Operation
  Cincinnati, Verenigde Staten 45999

De verwerkingstijd is ongeveer vier weken, dus dit kan een goede optie zijn als je de EIN niet dringend nodig hebt.

Per fax

Als je de aanvraag liever faxt, is dit een andere optie die ongeveer vier werkdagen in beslag neemt. Volg deze stappen om per fax een aanvraag in te dienen:

• Download en vul formulier SS-4 in.

• Fax het naar het juiste nummer. Als je hoofdkantoor zich in een van de 50 staten of het District of Columbia bevindt, faxt u het hierheen: (855) 641-6935.

Meestal krijg je je EIN binnen vier werkdagen per fax terug.

Telefonisch (voor internationale aanvragers)

Als je een EIN van buiten de VS aanvraagt, kun je dat telefonisch doen. Volg deze stappen om telefonisch een aanvraag in te dienen:

• Vul formulier SS-4 in en zorg dat je de informatie bij de hand hebt.

• Bel de IRS op (267) 941-1099 (geen gratis nummer). Het kantoor is geopend van maandag tot en met vrijdag van 6.00 tot 23.00 uur ET.

Meestal ontvang je je EIN aan het einde van het gesprek.

Wachten op bevestiging

Als je een aanvraag per post of fax hebt ingediend, moet je respectievelijk vier weken of vier werkdagen wachten op het ontvangen van je EIN. Zodra je het EIN hebt ontvangen, is dit onmiddellijk van kracht en kun je het gebruiken voor activiteiten zoals het openen van zakelijke rekeningen, het aannemen van werknemers en het indienen van belastingaangiften.

Je EIN veilig bewaren

Zodra je je EIN hebt ontvangen, bewaar je dit op een veilige plek. De IRS geeft geen vervangend EIN uit. Dus als je het EIN kwijtraakt, moet je contact opnemen met de IRS om het EIN op te halen.

Eventuele wijzigingen aanbrengen

Als er veranderingen zijn in je onderneming, zoals de overstap van een eenmanszaak naar een LLC, verandering van eigenaar of herstructurering, moet je mogelijk een nieuw EIN aanvragen. In andere gevallen (zoals bij het wijzigen van je bedrijfsadres) kun je je bestaande EIN-gegevens bijwerken bij de IRS in plaats van een nieuw nummer aan te vragen.

Een ITIN aanvragen

Personen die niet in aanmerking komen voor een SSN, maar wel moeten voldoen aan de Amerikaanse belastingwetgeving, moeten een ITIN aanvragen. Dit omvat niet-ingezetenen en niet-ingezetenen van de VS, buitenlandse investeerders en andere personen die Amerikaanse belastingaangiften moeten indienen. Hier is een stapsgewijze handleiding voor het aanvragen van een ITIN.

Bepalen of je een ITIN nodig hebt

Een ITIN is vereist in de volgende gevallen:

• Je bent een niet-ingezetene van buiten de VS die een Amerikaanse belastingaangifte moet indienen

• Je bent een niet-ingezetene van de VS die een Amerikaanse belastingaangifte moet indienen

• Je bent een afhankelijke of getrouwde partner van een Amerikaanse staatsburger, niet-ingezetene van de VS of niet-ingezeten visumhouder

• Je bent een niet-ingezetene van de VS die een voordeel van een belastingverdrag moet claimen

• Je bent een niet-ingezeten student, professor of onderzoeker die niet in de VS woont en een Amerikaanse belastingaangifte indient of een uitzondering claimt

Als je in aanmerking komt voor een SSN, kun je geen ITIN aanvragen. Je moet een SSN aanvragen via de SSA.

De benodigde documenten verzamelen

Om een ITIN aan te vragen, moet je de volgende documenten indienen:

• Ingevuld aanvraagformulier: Formulier W-7 is het ITIN-aanvraagformulier. Je verstrekt de basisinformatie, waaronder je naam, land van staatsburgerschap, Amerikaans visum (indien van toepassing) en reden voor het aanvragen van het ITIN.

• Geldige federale belastingaangifte: Tenzij je in aanmerking komt voor een uitzondering, moet je een geldige federale aangifte inkomstenbelasting toevoegen aan je W-7-formulier.

• Originele bewijsstukken of gewaarmerkte kopieën: Je moet originele documenten of gewaarmerkte kopieën van de uitgevende instantie indienen. Geschikte documenten zijn onder andere:

  • Paspoort (dit kan dienen als zowel je identiteitsbewijs als buitenlandse status)
    
  • Nationale identiteitskaart (deze moet je foto, naam, adres, geboortedatum en vervaldatum tonen)
    
  • Amerikaans visum, buitenlandse kiezersregistratiekaart of andere immigratiedocumenten, indien van toepassing
    
  • Geboorteakte, als je een aanvraag indient voor een kind dat wordt geclaimd als afhankelijke op een belastingaangifte
    

Je moet originele documenten (zoals een paspoort) of kopieën indienen die door de uitgevende instantie zijn gewaarmerkt. Niet-gewaarmerkte fotokopieën worden niet geaccepteerd. Mogelijk kun je een gewaarmerkte kopie van documenten aanvragen bij een ambassade of consulaat als je je niet in de VS bevindt.

W-7-formulier invullen

Formulier W-7 is je formele aanvraag voor een ITIN. Zo vul je het in:

1. Verstrek de persoonlijke gegevens, zoals je naam, adres en land van ingezetene.

2. Geef aan waarom je een ITIN hebt aangevraagd (bijvoorbeeld belastingaangifte doen, voordelen van belastingverdragen claimen).

3. Voer eventuele aanvullende informatie met betrekking tot afhankelijke personen in, indien van toepassing.

4. Onderteken en dateer het formulier voordat je het indient.

Je aanvraag indienen

Per post

Je kunt het ingevulde W-7-formulier, samen met je federale belastingaangifte en ondersteunende documenten, hierheen sturen:

Internal Revenue Service
ITIN Operation
Postbus 149342
Austin, Verenigde Staten 78714-9342

Je ontvangt doorgaans binnen zeven weken een brief van de IRS die je ITIN toewijst.

Fysiek

Je kunt een ITIN persoonlijk aanvragen via een IRS Taxpayer Assistance Center of een door IRS geautoriseerde Acceptance Agent of Certifying Acceptance Agent (CAA). Deze vertegenwoordigers kunnen je documenten verifiëren, zodat je geen originele versies hoeft op te sturen, wat handig kan zijn als je je paspoort of andere belangrijke documenten niet per post wilt verzenden.

Gebruik de IRS locator om een Taxpayer Assistance Center bij jou in de buurt te vinden. Je kunt ook een CAA vinden via de website van de IRS.

Wachten op verwerking

Nadat je de aanvraag hebt ingediend, duurt het meestal ongeveer zeven weken om je ITIN te ontvangen als er geen problemen zijn met je papierwerk. Tijdens het hoogseizoen kan dit langer duren. Als je een aanvraag hebt ingediend via een CAA of persoonlijk, kan het proces sneller verlopen, omdat je documenten al zijn geverifieerd.

Je ITIN voor je belastingaangifte gebruiken

Nadat je je ITIN hebt ontvangen, kun je het gebruiken om Amerikaanse belastingaangiften in te dienen, voordelen van een belastingverdrag te claimen of andere belastingverplichtingen na te komen. De ITIN is puur voor belastingdoeleinden: het geeft je geen toestemming om in de VS te werken en je komt niet in aanmerking voor socialezekerheidsuitkeringen.

Je ITIN indien nodig vernieuwen of bijwerken

Je ITIN vervalt als het drie jaar op rij niet is gebruikt voor een belastingaangifte of als het vóór 2013 is afgegeven en niet is vernieuwd. Als je ITIN verloopt, moet je het vernieuwen met behulp van formulier W-7 en dezelfde procedure.