Un numéro fiscal (TIN) est un numéro unique que les autorités fiscales délivrent aux particuliers et aux entreprises pour suivre leurs obligations fiscales. Aux États-Unis, les types de TIN les plus courants sont le numéro de sécurité sociale (SSN) pour les particuliers et le numéro d'identification d'employeur (EIN) pour les entreprises. Ces numéros sont nécessaires pour déclarer et verser des impôts, demander des avantages ou exécuter des transactions donnant lieu à une déclaration fiscale.

Les entreprises ont besoin d'un numéro fiscal pour rester en conformité avec les réglementations fiscales et accomplir des tâches telles que l'ouverture de comptes bancaires professionnels, le recrutement d'employés et la demande de licences d'exploitation. L'administration fiscale (IRS) et d'autres organismes des États-Unis utilisent votre numéro fiscal pour identifier votre entreprise et vérifier que vous respectez vos obligations fiscales et d'information financière.

Nous allons vous expliquer les différents types de TIN, comment déterminer le type de numéro fiscal dont vous avez besoin et la procédure de demande.

Sommaire

• Types de numéros fiscaux
  
• Pourquoi avez-vous besoin d'un numéro fiscal ?
  
• Déterminer le numéro fiscal qui vous convient
  
• Procédure de demande d'un EIN
  
• Procédure d'obtention d'un ITIN
  

Types de numéros fiscaux

Voici les types de TIN les plus courants et les informations à connaître à leur sujet.

SSN

Un SSN est délivré par l'Administration de la sécurité sociale (SSA). Il est principalement utilisé pour les citoyens et certains résidents. S'ils n'ont pas de numéro fiscal, les propriétaires de certains types d'entreprises (p. ex., les entreprises individuelles et les LLC à associé unique) doivent utiliser leur numéro de sécurité sociale pour remplir leurs déclarations de revenus et d'autres déclarations (p. ex., les formulaires 1099). Cette méthode expose cependant le propriétaire de l'entreprise à un risque accru d'usurpation d'identité, car le SSN est utilisé plus souvent. De nombreux propriétaires de petites entreprises choisissent d'utiliser un EIN pour éviter de divulguer leur numéro de sécurité sociale à leurs clients et à d'autres tiers.

EIN

Un EIN est un numéro fiscal fédéral à neuf chiffres délivré par l'IRS. Les entreprises utilisent les EIN dans leurs déclarations de revenus, pour émettre des formulaires 1099 et pour demander des licences d'exploitation. Un EIN est obligatoire pour toutes les entreprises qui :

• exercent leur activité sous la forme d'une corporation (société de capitaux) ou d'un partnership (société de personnes), y compris une LLC comptant plusieurs associés

• recrutent des employés, car un EIN est obligatoire pour gérer les charges sociales

• produire une déclaration de droits d'accise ou de taxes sur l'alcool, le tabac et les armes à feu

Numéro de contribuable individuel (ITIN)

Un ITIN est délivré par l'IRS aux particuliers qui ont besoin d'un TIN, mais qui ne sont pas admissibles à un SSN. Il est généralement utilisé par les résidents étrangers et les non-résidents américains. L'ITIN, qui n'octroie ni permis de travail ni prestations sociales, est strictement réservé aux déclarations fiscales. Les propriétaires d'entreprise ou les investisseurs étrangers peuvent utiliser un ITIN s'ils ne sont pas admissibles à un numéro de sécurité sociale et doivent déclarer des impôts aux États-Unis. De même, les entreprises qui font appel à des travailleurs indépendants étrangers qui ne peuvent bénéficier d'un SSN devront peut-être utiliser leur numéro ITIN pour déclarer leurs paiements.

Numéro de spécialiste en déclaration de revenus (PTIN)

Le PTIN est utilisé par les spécialistes en déclarations de revenus et les comptables qui préparent ou aident à préparer les déclarations de revenus fédérales aux fins de leur rémunération. Tout fiscaliste qui prépare ou aide à préparer les déclarations de revenus fédérales doit obtenir un PTIN et le renouveler chaque année. Cela s'applique aux experts-comptables agréés (CPA) et aux autres professionnels de la fiscalité. Si votre entreprise fait appel aux services d'un spécialiste en déclarations de revenus, vous pouvez vérifier son PTIN pour vérifier s'il est autorisé à produire des déclarations de revenus fédérales en votre nom.

Pourquoi avez-vous besoin d'un numéro fiscal ?

Bien que les entreprises utilisent principalement le numéro fiscal (TIN) pour déclarer leurs impôts, celui-ci a également d'autres usages. Voici pourquoi votre entreprise en a besoin.

Déclarations et versement des impôts

Le TIN permet aux autorités fiscales de suivre les déclarations fiscales de votre entreprise. Sans lui, vos déclarations ne peuvent être traitées. Le fait de déclarer vos impôts sous un EIN plutôt que sous un SSN crée une séparation juridique entre l'impôt de votre société et votre impôt personnel.

Gestion de la paie et du recrutement

Si vous recrutez des employés, vous avez besoin d'un EIN pour déclarer les salaires, gérer les charges sociales, émettre des formulaires W-2, effectuer des versements de charges sociales et vous conformer aux obligations fiscales fédérales telles que la sécurité sociale et Medicare.

Ouverture de comptes bancaires professionnels

En règle générale, les banques ne vous permettent pas d'ouvrir un compte professionnel sans numéro TIN, généralement un EIN. Ceci est important pour séparer les finances professionnelles des finances personnelles et maintenir les protections juridiques pour les LLC ou les corporations. Un compte professionnel distincts permet également de simplifier le suivi et la production de rapports, tant à des fins financières que fiscales.

Accès au crédit et aux prêts d'entreprises

Que vous fassiez une demande de prêt ou que vous obteniez une ligne de crédit d'entreprise, vous aurez besoin d'un EIN. Cela permet aux prêteurs de vérifier les antécédents financiers de votre entreprise et d'établir son profil de crédit. Il permet également de séparer votre crédit personnel de votre crédit d'entreprise, ce qui est particulièrement important si vous envisagez de vous développer ou de prendre des engagements financiers importants.

Gestion des formulaires 1099

Si vous travaillez avec des travailleurs indépendants, vous avez besoin de leurs numéros fiscaux (le plus souvent des SSN ou des EIN) et de votre propre numéro fiscal pour émettre des formulaires 1099. Si vous recevez des paiements 1099, vous avez besoin d'un TIN pour déclarer ces revenus à l'IRS.

Établissement de l'identité juridique et financière

Un EIN confère à votre entreprise une identité juridique et financière propre. Ceci est particulièrement important pour les LLC, les corporations et les partnerships, où une séparation doit être maintenue entre les obligations personnelles et professionnelles. Cette distinction permet de protéger vos biens personnels.

Obtention de licences et de permis d'exploitation

De nombreux États et administrations locales exigent un EIN pour délivrer des licences et des permis d'exploitation, en particulier dans les secteurs réglementés comme la construction, la vente au détail et la restauration.

Évitement de pénalités

Qu'il s'agisse de déclarer des impôts, de déclarer des paiements de sous-traitants ou de demander des licences, vous devez utiliser le bon TIN. Des numéros fiscaux incorrects ou manquants vous exposent à des retards, à une surveillance renforcée et à des pénalités financières.

Déterminer le numéro fiscal qui vous convient

Le choix du bon TIN dépend de la nature de votre entreprise, de sa structure et de vos projets de croissance. Voici quelques informations utiles.

Entreprises individuelles

Si vous dirigez une entreprise individuelle sans employés, vous pouvez utiliser votre numéro SSN comme numéro fiscal. Certains propriétaires uniques choisissent quand même d'obtenir un EIN pour des raisons de confidentialité. Si vous utilisez le SSN, vous devrez le partager plus souvent que vous ne le feriez normalement, ce qui peut soulever des problèmes de confidentialité et de sécurité.

En tant qu'entrepreneur individuel, vous devez obtenir un EIN si :

• vous souhaitez préserver la confidentialité de votre SSN personnel

• votre entreprise se développe au point de recruter des employés

LLC à associé unique

Les LLC à associé unique qui n'ont pas choisi d'être traitées comme des corporations sont traitées comme des « disregarded entities » (entités fiscalement transparentes) à des fins fiscales. Autrement dit, elles peuvent déclarer leurs impôts sur les sociétés à l'aide du numéro de sécurité sociale de l'associé. Certaines LLC à associé unique choisissent d'obtenir un EIN malgré tout, soit pour des raisons de confidentialité, soit pour ouvrir un compte bancaire professionnel ou demander un crédit commercial.

En tant que LLC à associé unique, vous devez obtenir un EIN si :

• vous avez l'intention de séparer vos finances personnelles de celles de votre entreprise.

• vous souhaitez obtenir un crédit d'entreprise

• vous avez l'intention de recruter des employés plus tard

LLC et partnerships comptant plusieurs associés

Les LLC et les partnerships ayant plusieurs associés doivent obtenir un EIN pour déclarer leurs impôts. Cet EIN est utilisé pour déposer des déclarations d'informations et émettre des formulaires K-1 aux associés. Si votre LLC a plusieurs propriétaires ou est structurée comme un partnership, vous avez besoin d'un EIN.

Corporations

Les corporations doivent disposer d'un EIN pour déposer leurs déclarations d'impôt sur les sociétés, émettre des actions et gérer les impôts sur les rémunérations, si elles ont des employés. Si vous avez constitué votre entreprise en société, vous avez besoin d'un EIN, quelle que soit sa taille.

résidents non américains et entreprises à capitaux étrangers

Si vous êtes un non-résident ou un ressortissant étranger et que vous êtes propriétaire d'une entreprise établie aux États-Unis, vous avez là aussi besoin d'un TIN. Dans ce cas, vous devrez demander un ITIN ou un EIN afin de vous conformer aux obligations de déclaration de l'IRS.

Si vous êtes un ressortissant étranger qui ne peut bénéficier d'un numéro de sécurité sociale, mais qui doit tout de même payer des impôts sur le revenu aux États-Unis, vous avez besoin d'un ITIN. Si vous êtes étranger et que vous êtes propriétaire d'une entreprise établie aux États-Unis qui nécessite un EIN, p. ex. une corporation ou un partnership, vous avez besoin d'un EIN.

Entreprises avec des employés

Toutes les entreprises employant du personnel ont besoin d'un EIN pour déclarer les charges sociales, remplir les formulaires W-2 et se conformer aux lois fédérales et d'État sur l'emploi.

Travailleurs indépendants

Si vous exercez une activité en tant que travailleur indépendant et que vous n'avez pas d'employés, vous pouvez toujours utiliser votre numéro de sécurité sociale pour déclarer vos impôts. Si vous êtes un entrepreneur et que vous souhaitez déclarer vos impôts en bénéficiant d'une confidentialité renforcée, vous pouvez obtenir un EIN.

Procédure de demande d'un EIN

La demande d'EIN est une procédure simple qui peut être accomplie de plusieurs manières. Voici comment cela fonctionne.

Déterminer si vous avez besoin d'un EIN

Avant de faire une demande, assurez-vous d'avoir besoin d'un EIN. En règle générale, vous en aurez besoin si :

• vous avez des employés

• vous dirigez une corporation ou un partnership.

• votre entreprise produit des déclarations de revenus concernant l'emploi, les droits d'accise, l'alcool, le tabac et les armes à feu.

• vous retenez des impôts à la source sur les revenus (autres que les salaires) versés à un non-résident qui n'est pas américain

• vous avez un régime de retraite à imposition différée, anciennement connu sous le nom de régime Keogh

• vous participez à certaines organisations telles que des successions, des trusts et des organismes à but non lucratif.

Rassembler les informations requises

Avant de faire votre demande, assurez-vous d'avoir les informations suivantes à portée de main :

• Dénomination sociale du propriétaire de l'entreprise ou de l'entité : Si vous présentez une demande en tant qu'entreprise individuelle, il s'agit de votre propre nom. S'il s'agit d'une LLC, d'une corporation ou d'un partnership, utilisez le nom de l'entreprise.

• Dénomination commerciale : Si votre entreprise exerce ses activités sous un nom différent de sa dénomination sociale (dénomination commerciale), vous devez également l'indiquer.

• SSN ou ITIN du responsable : Il s'agit généralement de la personne qui contrôle l'entreprise (le propriétaire, dans la plupart des cas). Son numéro de sécurité sociale ou ITIN personnel est requis pour la demande.

• Adresse de l'entreprise : L'adresse principale où l'entreprise exerce ses activités.

Choisir votre méthode de demande

En ligne

Vous pouvez faire une demande d'EIN en ligne directement sur le site Web de l'IRS si votre activité principale est située aux États-Unis ou dans l'un de ses territoires. Il s'agit de la méthode la plus rapide qui vous permet d'obtenir un EIN immédiatement après avoir rempli la demande. Voici les étapes à suivre pour faire une demande en ligne :

• Rendez-vous sur la page du site Web de l'IRS réservée aux demandes d'EIN en ligne.

• Suivez les instructions et répondez aux questions sur la structure de votre entreprise et la raison de votre demande, et fournissez toutes les informations personnelles et professionnelles nécessaires.

Après avoir transmis votre demande, vous recevrez votre EIN instantanément. Le service en ligne est disponible du lundi au vendredi, de 7 h à 22 h (ET).

Par courrier

Vous pouvez également demander un EIN en envoyant un formulaire SS-4 par courrier. Voici les étapes à suivre pour faire une demande par courrier :

• Téléchargez et remplissez le formulaire SS-4.

• Envoyez le formulaire par courrier postal à l'IRS. Si votre entreprise principale est située dans l'un des 50 États ou dans le District de Columbia, envoyez le formulaire à cette adresse :

  Internal Revenue Service
  Attn : EIN Operation
  Cincinnati, OH 45999 (États-Unis)

Le délai de traitement est d'environ quatre semaines, ce qui peut être une bonne option si vous n'avez pas besoin d'un EIN de toute urgence.

Par fax

Si vous préférez envoyer votre demande par fax, il s'agit d'une autre option dont le traitement prend environ quatre jours ouvrables. Voici les étapes à suivre pour faire une demande par fax :

• Téléchargez et remplissez le formulaire SS-4.

• Faxez-le au numéro approprié. Si votre entreprise principale est située dans l'un des 50 États ou dans le District de Columbia, vous pouvez le faxer à l'adresse suivante : Tél. : (855) 641-6935.

En règle générale, votre numéro EIN vous sera faxé dans un délai de quatre jours ouvrables.

Par téléphone (pour les candidats internationaux)

Si vous demandez d'EIN depuis un autre pays que les États-Unis, vous pouvez le faire par téléphone. Voici les étapes à suivre pour faire une demande par téléphone :

• Remplissez le formulaire SS-4 et préparez les informations nécessaires.

• Appelez l'IRS au (267) 941-1099 (numéro non gratuit). Le bureau est ouvert du lundi au vendredi de 6 h à 23 h (ET).

Vous recevrez généralement votre EIN à la fin de l'appel.

Attendre la confirmation

Si vous avez envoyé votre demande par courrier ou par fax, vous recevrez votre EIN dans un délai de quatre semaines ou quatre jours ouvrables, respectivement. Une fois que vous recevez le numéro EIN, il prend effet immédiatement et vous pouvez commencer à l'utiliser pour, entre autres, ouvrir des comptes professionnels, embaucher des employés et produire des déclarations de revenus.

Protéger votre EIN

Une fois que vous avez obtenu votre EIN, conservez-le dans un endroit sûr. L'IRS n'émettra pas d'EIN de remplacement. En cas de perte, vous devrez contacter l'IRS pour le récupérer.

Apporter les modifications nécessaires

En cas de changements dans votre entreprise, p. ex. le passage d'une entreprise individuelle à une LLC, un changement de propriétaire ou une restructuration, vous devrez peut-être demander un nouvel EIN. Dans d'autres cas (p. ex. en cas de changement d'adresse professionnelle), vous pouvez mettre à jour vos informations EIN existantes auprès de l'IRS au lieu de demander un nouveau numéro.

Procédure d'obtention d'un ITIN

Les personnes qui ne peuvent bénéficier d'un numéro de sécurité sociale, mais qui doivent se conformer à la législation fiscale américaine doivent obtenir un ITIN. Cela inclut les résidents non américains et les non-résidents américains, les investisseurs étrangers et les autres personnes qui doivent remplir des déclarations de revenus aux États-Unis. Voici les étapes à suivre pour faire une demande d'ITIN.

Déterminer si vous avez besoin d'un ITIN

Un ITIN est oligatoire si :

• vous êtes un non-résident non américain et vous devez remplir une déclaration de revenus aux États-Unis

• vous êtes un résident non américain et vous devez remplir une déclaration de revenus aux États-Unis

• vous êtes la personne à charge ou le conjoint d'un citoyen américain, d'un résident non américain ou du titulaire d'un visa de non-résident

• vous êtes un non-résident non américain et vous demandez à bénéficier d'une convention fiscale

• vous êtes un(e) étudiant(e), un(e) professeur(e) ou un(e) chercheur(e) non-résident(e) et non américain(e) qui remplit une déclaration de revenus ou demande une exonération

Si vous pouvez bénéficier d'un numéro de sécurité sociale, vous ne pouvez pas demander un ITIN. Vous devez demander un numéro de sécurité sociale à la SSA.

Rassembler les documents nécessaires

Pour faire une demande d'ITIN, vous devez fournir les documents suivants :

• Formulaire de demande dûment rempli : le formulaire W-7 est le formulaire de demande d'ITIN. Vous fournirez des informations de base, notamment votre nom, votre nationalité, votre visa américain (le cas échéant) et la raison de votre demande d'ITIN.

• Déclaration de revenus fédérale valide : À moins que vous ne puissiez bénéficier d'une exonération, vous devrez joindre une déclaration de revenus fédérale valide à votre formulaire W-7.

• Pièces justificatives originales ou copies certifiées conformes : Vous devrez présenter les documents originaux ou des copies certifiées conformes délivrées par l'organisme émetteur. Les documents acceptés sont les suivants :

  • Passeport (qui peut servir à la fois de preuve d'identité et de statut d'étranger)
    
  • Carte d'identité nationale (avec photo, nom, adresse, date de naissance et date d'expiration)
    
  • Visa américain, carte d'électeur étranger ou autres documents d'immigration, le cas échéant
    
  • Certificat de naissance, si vous présentez une demande pour un enfant qui sera déclaré comme personne à charge dans une déclaration de revenus.
    

Vous devrez présenter des documents originaux (comme un passeport) ou des copies certifiées conformes délivrées par l'organisme émetteur. Les photocopies non certifiées ne seront pas acceptées. Vous pourrez peut-être demander une copie certifiée conforme de documents auprès d'une ambassade ou d'un consulat si vous n'êtes pas aux États-Unis.

Remplir le formulaire W-7

Le formulaire W-7 est votre demande officielle d'ITIN. Voici comment le remplir :

1. Fournissez des informations personnelles telles que votre nom, votre adresse et votre nationalité.

2. Indiquez la raison de votre demande d'ITIN (p. ex., remplir une déclaration de revenus, demander à bénéficier d'une convention fiscale).

3. Inscrivez tout renseignement supplémentaire concernant les personnes à charge, s'il y a lieu.

4. Signez et datez le formulaire avant de l'envoyer.

Transmettre votre candidature

Par courrier

Vous pouvez envoyer par la poste le formulaire W-7 dûment rempli, accompagné de votre déclaration de revenus fédérale et des pièces justificatives, à cette adresse :

Internal Revenue Service
ITIN Operation
P.O. Box 149342
Austin, TX 78714-9342 (États-Unis)

Vous recevrez généralement une lettre de l'IRS vous attribuant votre ITIN dans un délai de sept semaines.

En personne

Vous pouvez effectuer votre demande d'ITIN en personne auprès d'un centre de services aux contribuables de l'IRS, d'un agent fiscal agréé par l'IRS (Acceptance Agent ou Certifying Acceptance Agent (CAA)). Ces agents peuvent vérifier vos documents orignaux et vous éviter ainsi de les envoyer par la poste, ce qui peut être utile si vous ne souhaitez pas envoyer votre passeport ou d'autres documents importants par la poste.

Utilisez l'outil de localisation de l'IRS pour trouver un centre de services aux contribuables près de chez vous. Vous pouvez également trouver un CAA sur le site Web de l'IRS.

Attendre le traitement

Une fois votre demande transmise, il faut généralement compter environ sept semaines pour recevoir votre ITIN s'il n'y a aucun problème avec vos documents. Au cœur de la période de déclaration des impôts, ce délai peut être plus long. Si vous avez fait votre demande par l'intermédiaire d'un CAA ou en personne, le processus pourrait être plus rapide, puisque vos documents ont déjà été vérifiés.

Utiliser votre ITIN pour la déclaration fiscale

Une fois que vous avez reçu votre ITIN, vous pouvez l'utiliser pour remplir une déclaration de revenus aux États-Unis, demander à bénéficier d'une convention fiscale ou remplir d'autres obligations fiscales. L'ITIN est purement fiscal : il ne vous autorise pas à travailler aux États-Unis ni ne vous donne droit à des prestations de sécurité sociale.

Renouveler ou mettre à jour votre ITIN si nécessaire

Votre ITIN expire s'il n'a pas été utilisé dans une déclaration de revenus pendant trois années consécutives ou s'il a été émis avant 2013 et n'a pas été renouvelé. Si votre ITIN expire, vous devrez le renouveler en utilisant le formulaire W-7 et en suivant le même processus.