Eine Steueridentifikationsnummer (TIN) ist eine einmalige Nummer, die die Steuerbehörden an Einzelpersonen und Unternehmen vergeben, um ihre Steuerpflichten nachzuverfolgen. Die gebräuchlichsten Arten von TINs in den Vereinigten Staaten sind die Sozialversicherungsnummer (Social Security Number - SSN) für Einzelpersonen und die Arbeitgeber-Identifikationsnummer (Employer Identification Number - EIN) für Unternehmen. Diese Nummern sind erforderlich, um Steuererklärungen einzureichen, Leistungen in Anspruch zu nehmen oder Transaktionen abzuschließen, die die Steuerberichterstattung betreffen.

Unternehmen benötigen TINs, um die Steuervorschriften einzuhalten und Aufgaben wie die Eröffnung von Geschäftskonten, die Einstellung von Angestellten und die Beantragung von Gewerbelizenzen zu erledigen. Der US Internal Revenue Service (IRS) und andere Behörden verwenden Ihre TIN, um Ihr Unternehmen zu identifizieren und die Compliance mit Finanzberichterstattungsanforderungen und Steuerpflichten nachzuverfolgen.

Im Folgenden erklären wir die verschiedenen Arten von TINs, wie Sie feststellen, welche Art von TIN Sie benötigen und wie Sie sie beantragen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Steueridentifikationsnummer und warum benötigen Sie eine?
  
• Wer benötigt eine Steueridentifikationsnummer?
  
• Warum benötigen Sie eine Steueridentifikationsnummer?
  
• Arten von Steueridentifikationsnummern
  
• Die richtige Steueridentifikationsnummer für Sie ermitteln
  
• So beantragen Sie eine Employee Identification Number (EIN)
  
• So erhalten Sie eine Individual Taxpayer Identification Number (ITIN)
  
• Welche Dokumente benötigen Sie, um eine Steueridentifikationsnummer zu erhalten?
  
• Wie lange dauert es, eine Steueridentifikationsnummer zu erhalten?
  
• So kann Stripe Tax Sie unterstützen
  

Was ist eine Steueridentifikationsnummer und warum brauche ich eine?

Über eine Steueridentifikationsnummer identifiziert die Regierung Ihr Unternehmen. Sie teilt den Steuerbehörden mit, wer Sie sind, wenn Sie Steuern zahlen, Erklärungen einreichen und vieles mehr. Hier erfahren Sie, warum Sie eine Steueridentifikationsnummer benötigen.

Geschäftliche von privaten Angelegenheiten trennen

Wenn Sie als Einzelunternehmer/in tätig sind, mag es verlockend sein, Ihre Social Security Number (SSN) oder eine vergleichbare persönliche Identifikationsnummer zu verwenden. Dadurch können jedoch die Grenzen zwischen Ihren privaten und geschäftlichen Finanzen verschwimmen, was zu Komplikationen führen kann, wenn Sie Ihre Steuern machen oder geprüft werden.

Schutz Ihrer persönlichen Daten

Wenn Sie Ihre persönliche Steueridentifikationsnummer verwenden, können Ihre Daten gefährdet sein. Durch die Verwendung einer speziellen Unternehmenssteueridentifikationsnummer auf Rechnungen, Anbieterformularen und anderem Papierkram schränken Sie die Verbreitung Ihrer persönlichen Kennung ein.

Höhere Seriosität

Mit einer Steueridentifikationsnummer signalisieren Sie, dass Sie es mit Ihrem Unternehmen ernst meinen. Manche Banken gestatten keine Eröffnung eines Geschäftskontos ohne eine Steuernummer oder eine entsprechende lokale Nummer.

Einhaltung von Vorschriften

Für die Einstellung von Personal, die Zusammenarbeit mit Auftragnehmenden und den Erhalt bestimmter Lizenzen oder Genehmigungen ist häufig eine Steueridentifikationsnummer erforderlich. Ohne eine solche drohen bürokratische Hürden oder Strafen.

Wer braucht eine Steueridentifikationsnummer?

Viele Arten von Organisationen benötigen eine Steueridentifikationsnummer, darunter die folgenden.

Unternehmen mit Angestellten

In den USA müssen Sie eine EIN beantragen, wenn Sie Personal einstellen, und andere Länder haben ähnliche Anforderungen für ihre lokalen Steueridentifikationsnummern. Die US-Regierung verwendet diese Informationen, um Lohnsteuern, Arbeitslosenversicherungen und andere Arbeitgeberpflichten nachzuverfolgen.

Unternehmen, die als eigenständige juristische Personen agieren

Wenn Sie eine Limited Liability Company (LLC), eine Kapitalgesellschaft oder eine Personengesellschaft gründen, benötigen Sie in der Regel eine Steueridentifikationsnummer, um nachzuweisen, dass Ihr Unternehmen eine eigenständige Entität ist.

Einzelunternehmer/innen, die ihre Unternehmensfinanzen separat verwalten möchten

Auch wenn Sie einen Ein-Personen-Betrieb betreiben, kann die Beantragung einer separaten Unternehmenssteueridentifikationsnummer eine gute Entscheidung sein. Sie kann Ihre persönlichen Daten schützen und Zugang zu unternehmensspezifischen Vorteilen wie Kreditlinien bieten.

Gemeinnützige und wohltätige Organisationen

Organisationen, die einen Antrag auf Steuerbefreiung stellen, benötigen häufig eine Steueridentifikationsnummer, um sich behördlich zu registrieren. Dies ist ein Standardverfahren zur Überprüfung ihrer Legitimität.

Trusts, Estates und andere spezialisierte Entitäten

Auch einige nicht unternehmerische Entitäten benötigen eine Steueridentifikationsnummer. An einigen Orten benötigen Estates und Trusts ihre eigenen Kennungen, um Steuererklärungen einzureichen oder Vermögenswerte zu verwalten.

Wozu brauche ich eine Steueridentifikationsnummer?

Unternehmen verwenden TINs in erster Linie für ihre Steuererklärung, sie haben aber auch noch andere Verwendungszwecke. Hier erfahren Sie, warum Ihr Unternehmen eine solche benötigt.

Steuererklärung einreichen

Mithilfe einer TIN verfolgen Steuerbehörden die Steuererklärungen Ihres Unternehmens. Ohne diese Nummer können Ihre Erklärungen nicht verarbeitet werden, was zu Verzögerungen, verstärkter Überprüfung und Geldstrafen führen kann. Wenn Sie Steuern unter einer EIN statt einer SSN einreichen, entsteht eine rechtliche Trennung zwischen geschäftlichen und privaten Steuern.

Lohnabrechnung und Einstellung von Personal

Wenn Sie Mitarbeiter/innen einstellen, benötigen Sie eine EIN, um Löhne zu melden, Lohnsteuern abzuwickeln, W-2-Formulare auszustellen, Lohnsteuereinzahlungen vorzunehmen und steuerliche Bundesanforderungen wie Social Security und Medicare zu erfüllen. Darüber hinaus benötigen Sie bei der Verwaltung unabhängiger Auftragnehmer/innen auch deren TINs (oft SSNs oder EINs) sowie Ihre eigene TIN, um 1099-Formulare auszustellen. Wenn Sie 1099-Zahlungen erhalten, benötigen Sie eine TIN, um diese Einnahmen dem IRS zu melden.

Eröffnung eines Geschäftsbankkontos

Banken erlauben in der Regel nicht die Eröffnung eines Geschäftskontos ohne TIN (meistens eine EIN). Dies ist wichtig zur Trennung von geschäftlichen und privaten Finanzen sowie zur Aufrechterhaltung der rechtlichen Schutzvorkehrungen für LLCs oder Kapitalgesellschaften. Ein separates Geschäftskonto kann außerdem die Nachverfolgung und Meldung für das Finanzmanagement und für Steuerzwecke vereinfachen. Darüber hinaus sind EINs und eine etablierte Kredithistorie in der Regel erforderlich, wenn Sie einen Kredit oder einen Geschäftskreditrahmen beantragen.

Rechtliche und finanzielle Identität

Eine EIN verleiht Ihrem Unternehmen eine eigene rechtliche und finanzielle Identität. Dies ist besonders wichtig für LLCs, Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften, bei denen persönliche und geschäftliche Verbindlichkeiten getrennt bleiben müssen. Diese Unterscheidung trägt zum Schutz Ihres persönlichen Vermögens bei.

Unternehmenslizenzen und -genehmigungen

Viele Bundesstaaten und lokale Behörden verlangen eine EIN, bevor sie Geschäftslizenzen und Genehmigungen ausstellen, insbesondere in regulierten Branchen wie dem Baugewerbe, dem Einzelhandel und der Gastronomie.

Arten von Steueridentifikationsnummern

Im Folgenden werden die gängigsten Arten von TINs und Informationen für Unternehmen erläutert.

Sozialversicherungsnummer (SSN)

Eine SSN wird von der Social Security Administration (SSA) vergeben. Sie wird hauptsächlich für Einzelpersonen (Staatsangehörige sowie manche Gebietsansässige) verwendet. Eine SSN wird in der Regel kurz nach der Geburt ausgestellt. Sie kann aber auch später beantragt werden, indem Sie ein Anmeldeformular ausfüllen und mit den originalen Ausweisdokumenten zu einem SSA-Büro vor Ort bringen.

Wenn sie über keine TIN verfügen, müssen die Inhaber/innen bestimmter Unternehmenstypen (z. B. Einzelunternehmen oder ](https://stripe.com/resources/more/how-long-does-it-take-to-get-an-llc)Gesellschaften mit beschränkter Haftung [LLCs]](https://stripe.com/resources/more/how-long-does-it-take-to-get-an-llc) mit nur einem Mitglied) ihre SSNs für die Einreichung von Steuern und bestimmten Steuererklärungen (z. B. 1099-Formulare) verwenden. Dies kann das Risiko von Identitätsdiebstahl für Inhaber/innen erhöhen, da die SSN häufiger verwendet wird. Viele Inhaber/innen kleiner Unternehmen entscheiden sich für eine EIN, um die Weitergabe ihrer SSNs an Kundinnen und Kunden sowie an andere Einzelpersonen oder Organisationen zu vermeiden.

EIN

Eine EIN ist eine neunstellige TIN auf Bundesebene, die vom IRS vergeben wird. Unternehmen verwenden EINs für ihre Steuererklärungen, zur Ausstellung von 1099-Formularen und zur Beantragung von Unternehmenslizenzen. Eine EIN ist für alle Unternehmen erforderlich, auf die Folgendes zutrifft:

• Sie firmieren als Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft, einschließlich LLCs mit mehreren Mitgliedern.

• Sie stellen Mitarbeiter/innen ein, da eine EIN zur Abwicklung von Lohnsteuern erforderlich ist.

• Sie reichen Erklärungen für die Verbrauchssteuer (Excise Tax) oder Steuern auf Alkohol, Tabak und Schusswaffen ein.

Individuelle Steueridentifikationsnummer (ITIN)

Eine ITIN wird vom IRS für Einzelpersonen vergeben, die eine TIN benötigen, aber keinen Anspruch auf eine SSN haben. Sie wird üblicherweise von ausländischen Personen (Non-US Residents) und gebietsfremden Personen (Nonresidents) verwendet. Eine ITIN berechtigt nicht zur Arbeit oder zum Bezug von Sozialleistungen und dient ausschließlich der Einreichung der Steuererklärung. Ausländische Inhaber/innen von Unternehmen oder Investorinnen bzw. Investoren verwenden möglicherweise eine ITIN, wenn sie keinen Anspruch auf eine SSN haben und US-Steuern einreichen müssen. Ebenso müssen Unternehmen, die ausländische unabhängige Auftragnehmer/innen beauftragen, die keinen Anspruch auf SSNs haben, möglicherweise deren ITINs zur Meldung von Zahlungen verwenden.

Gebietsfremde Personen und ausländische Arbeitskräfte können eine ITIN beantragen, indem sie das IRS-Formular W-7 ausfüllen und es per Post einreichen oder persönlich abgeben.

Steueridentifikationsnummer für Steuerberater/innen (PTIN)

Eine PTIN (Preparer tax identification number) wird für Steuerberater/innen und Buchhalter/innen verwendet, die gegen Entgelt Bundessteuererklärungen vorbereiten oder bei der Erstellung helfen. Alle Steuerberater/innen, die gegen Entgelt Bundessteuererklärungen vorbereiten oder bei der Erstellung helfen, müssen eine PTIN beantragen und sie jährlich erneuern. Dies gilt für Wirtschaftsprüfer/innen (Certified Public Accountants - CPAs) und andere Steuerfachleute. Wenn Ihr Unternehmen auf die Dienste von Steuerberater/innen angewiesen ist, können Sie deren PTIN überprüfen, um sicherzustellen, dass sie befugt sind, Steuererklärungen auf Bundesebene in Ihrem Namen einzureichen.

Die richtige Steueridentifikationsnummer für Sie

Die Wahl der richtigen TIN hängt von der Art Ihres Unternehmens, seiner Struktur und Ihren Wachstumsplänen ab. Folgendes sollten Sie wissen.

Einzelunternehmen

Wenn Sie ein Unternehmen allein und ohne Angestellte führen, können Sie Ihre SSN als Steueridentifikationsnummer verwenden. Einige Einzelunternehmer/innen entscheiden sich jedoch aus Datenschutzgründen trotzdem für eine EIN. Wenn Sie Ihre SSN verwenden, müssen Sie diese öfter als üblich weitergeben, was Bedenken hinsichtlich Datenschutz und Sicherheit aufwerfen kann.

Als Einzelunternehmer/in sollten Sie eine EIN beantragen, wenn Sie Ihre persönliche SSN besser schützen möchten oder wenn Ihr Unternehmen so weit wächst, dass Sie Angestellte einstellen.

Ein-Personen-LLCs

Einpersonen-LLCs, die sich nicht dafür entschieden haben, als Kapitalgesellschaften (Corporations) behandelt zu werden, werden für Steuerzwecke als steuerlich transparente Einheiten („disregarded entities“) behandelt. Das bedeutet, dass sie die Unternehmenssteuern über die SSN der Mitglieds einreichen können. Einige Einpersonen-LLCs entscheiden sich trotzdem für eine EIN, entweder aus Datenschutzgründen, um ein Geschäftskonto zu eröffnen oder um einen Unternehmenskredit zu beantragen.

Als Einpersonen-LLC sollten Sie eine EIN beantragen, wenn Sie planen, private und geschäftliche Finanzen zu trennen, einen Unternehmenskredit aufbauen möchten oder vorhaben, in Zukunft Angestellte einzustellen.

LLCs und Personengesellschaften mit mehreren Gesellschafterinnen/Gesellschaftern

Mehrpersonen-LLCs und Personengesellschaften (Partnerships) müssen für die Steuerberichterstattung eine EIN beantragen. Diese EIN wird verwendet, um Informationserklärungen einzureichen und Schedule K-1-Formulare an Partner/innen auszustellen. Wenn Ihre LLC mehrere Inhaber/innen hat oder als Personengesellschaft strukturiert ist, benötigen Sie eine EIN.

Kapitalgesellschaften

Kapitalgesellschaften müssen über eine EIN verfügen, um Körperschaftssteuererklärungen einzureichen, Aktien auszugeben und Lohnsteuern abzuwickeln, falls die Gesellschaft Angestellte hat. Wenn Sie Ihr Unternehmen in eine Kapitalgesellschaft umgewandelt haben, benötigen Sie eine EIN – unabhängig von der Größe des Unternehmens.

Nicht-US-Bürger und Unternehmen in ausländischem Besitz

Wenn Sie nicht in den USA ansässig oder ausländische/r Staatsangehörige/r mit Eigentum an einem Unternehmen mit Sitz in den USA sind, benötigen Sie ebenfalls eine TIN. In diesen Fällen müssen Sie eine ITIN oder EIN beantragen, um die Berichtsanforderungen des IRS zu erfüllen.

Wenn Sie ausländische/r Staatsbürger/in sind und keinen Anspruch auf eine SSN haben, aber dennoch Einkommenssteuern in den USA zahlen müssen, benötigen Sie eine ITIN. Wenn Sie ausländische/r Staatsbürger/in sind und ein in den USA ansässiges Unternehmen besitzen, für das eine EIN erforderlich ist, wie z. B. eine Kapitalgesellschaft oder eine Personengesellschaft, benötigen Sie eine EIN.

Unternehmen mit Angestellten

Alle Unternehmen mit Angestellten benötigen eine EIN, um Lohnsteuern zu melden, W-2-Formulare einzureichen und die Arbeitsgesetze von Bund und Bundesstaaten zu erfüllen. Steueridentifikationsnummern auf Bundes- und Bundesstaatsebene werden in der Regel separat vergeben, beide sind jedoch erforderlich, um Unternehmen für Steuerzwecke zu identifizieren und nachzuverfolgen.

Unabhängige Auftragnehmer/innen

Wenn Sie als unabhängige/r Auftragnehmer/in oder Freiberufler/in arbeiten und keine Angestellten haben, können Sie für die Steuererklärung weiterhin Ihre SSN verwenden. Wenn Sie als Auftragnehmer/in für die Steuerberichterstattung ein zusätzliches Maß an Datenschutz wünschen, können Sie eine EIN beantragen.

So beantragen Sie eine Employee Identification Number (EIN)

Die Beantragung einer EIN ist ein unkomplizierter Prozess, für den es verschiedene Möglichkeiten gibt. So erhalten Sie eine Steueridentifikationsnummer in den USA.

1. Ermitteln Sie, ob Sie eine EIN benötigen

Stellen Sie vor der Beantragung sicher, dass Sie eine EIN benötigen. Im Allgemeinen benötigen Sie eine, wenn:

• Sie Angestellte haben

• Sie als Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft agieren

• Ihr Unternehmen Steuererklärungen für Beschäftigung, Verbrauchsteuern oder Alkohol, Tabak und Schusswaffen einreicht

• Sie Steuern auf Einkommen (außer Löhnen) einbehalten, das an eine nicht ansässige Person außerhalb der USA gezahlt wird

• Sie einen steuerbegünstigten Altersvorsorgeplan haben, der früher als Keogh-Plan bekannt war

• Sie mit bestimmten Organisationen wie Nachlässen, Trusts und gemeinnützigen Organisationen zu tun haben

2. Stellen Sie die erforderlichen Informationen zusammen

Stellen Sie vor dem Antrag sicher, dass Ihnen die folgenden Informationen vorliegen:

• Rechtsgültiger Name der Inhaberin/des Inhabers oder der juristischen Person: Wenn Sie als Einzelunternehmer/in einen Antrag stellen, ist dies Ihr eigener Name. Wenn es sich um eine LLC, Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft handelt, verwenden Sie den rechtsgültigen Unternehmensnamen.

• Handelsname: Wenn Ihr Unternehmen unter einem anderen Namen als dem rechtsgültigen operiert (ein DBA oder „Doing business as“-Name), müssen Sie diesen ebenfalls angeben.

• SSN oder ITIN der verantwortlichen Partei: Dies ist in der Regel die Einzelperson, die das Unternehmen kontrolliert (oft die Inhaberin bzw. der Inhaber des Unternehmens). Ihre persönliche SSN oder ITIN ist für den Antrag erforderlich.

• Geschäftsadresse: Die Hauptadresse, unter der das Unternehmen tätig ist.

3. Wählen Sie Ihre Antragsmethode

Online

Sie können eine EIN online direkt über die IRS-Website beantragen, wenn sich Ihr Hauptgeschäftssitz in den USA oder deren Territorien befindet. Dies ist die schnellste Methode, bei der Sie sofort nach Abschluss des Antrags eine EIN erhalten. Um den Antrag online zu stellen, rufen Sie die Online-Antragsseite für eine EIN des IRS auf und befolgen Sie die Anweisungen. Sobald Sie das Anmeldeformular eingereicht haben, erhalten Sie Ihre EIN sofort. Der Online-Service ist von Montag bis Freitag von 7:00 bis 22:00 Uhr ET verfügbar.

Per Briefpost

Sie können eine EIN auch beantragen, indem Sie das Formular SS-4 per Post senden. Für den Postweg müssen Sie das Formular SS-4 herunterladen, ausfüllen und an den IRS senden. Wenn sich Ihr Hauptgeschäftssitz in einem der 50 Bundesstaaten oder dem District of Columbia befindet, senden Sie das Formular hierhin. Die Bearbeitungszeit beträgt etwa vier Wochen, ziehen Sie diese Option also in Betracht, wenn Sie die EIN nicht dringend benötigen.

Per Fax

Wenn Sie Ihr Anmeldeformular lieber faxen möchten, ist dies eine weitere Option, deren Bearbeitung etwa vier Werktage in Anspruch nimmt. Laden Sie für einen Antrag per Fax das Formular SS-4 herunter, füllen Sie es aus und faxen Sie es an die entsprechende Nummer. Wenn sich Ihr Hauptgeschäftssitz in einem der 50 Bundesstaaten oder dem District of Columbia befindet, faxen Sie das Formular hierhin: (855) 641-6935. In der Regel erhalten Sie Ihre EIN innerhalb von vier Werktagen per Fax zurück.

Telefonisch (für internationale Antragsteller/innen)

Wenn Sie eine EIN von außerhalb der USA beantragen, können Sie den Antrag telefonisch stellen. Füllen Sie für einen telefonischen Antrag das Formular SS-4 aus und halten Sie die Informationen bereit. Rufen Sie den IRS unter (267) 941-1099 an (gebührenpflichtig). Das Büro ist von Montag bis Freitag von 6:00 bis 23:00 Uhr ET besetzt. In der Regel erhalten Sie Ihre EIN am Ende des Anrufs.

4. Warten Sie auf die Bestätigung und bewahren Sie Ihre EIN sicher auf

Wenn Sie die EIN per Post oder Fax beantragt haben, müssen Sie vier Wochen bzw. vier Werktage warten, bis Sie Ihre EIN erhalten. Sobald Sie die EIN erhalten haben, gilt diese sofort und Sie können sie für Aktivitäten wie die Eröffnung von Geschäftskonten, die Einstellung von Personal und die Einreichung von Steuererklärungen verwenden.

Sobald Sie Ihre EIN erhalten haben, bewahren Sie sie an einem sicheren Ort auf. Der IRS stellt keine Ersatz-EIN aus. Wenn Sie sie also verlieren, müssen Sie den IRS kontaktieren, um sie wiederzubeschaffen.

5. Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor

Wenn es Änderungen an Ihrem Unternehmen gibt, wie zum Beispiel den Wechsel von einem Einzelunternehmen zu einer LLC, einen Inhaberwechsel oder eine Umstrukturierung, müssen Sie möglicherweise eine neue EIN beantragen. In anderen Fällen, wie der Änderung Ihrer Geschäftsadresse, können Sie Ihre bestehenden EIN-Informationen beim IRS aktualisieren, anstatt eine neue zu beantragen.

Beantragung einer Individual Taxpayer Identification Number (ITIN)

Einzelpersonen, die keinen Anspruch auf eine SSN haben, aber den US-Steuergesetzen unterliegen, müssen eine ITIN beantragen. Dies umfasst Nicht-US-Bürger/innen, die innerhalb oder außerhalb der USA ansässig sind, ausländische Investorinnen/Investoren und andere Einzelpersonen, die US-Steuererklärungen einreichen müssen. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Beantragung einer ITIN.

1. Prüfen Sie, ob Sie eine ITIN benötigen

Eine ITIN ist erforderlich, wenn Folgendes gilt:

• Sie sind eine ausländische gebietsfremde Person (Non-US Nonresident) und müssen eine US-Steuererklärung einreichen.

• Sie sind eine ausländische ansässige Person (Non-US Resident) und müssen eine US-Steuererklärung einreichen.

• Sie sind Angehörige/r oder Ehepartner/in einer US-staatsangehörigen Person, einer ausländischen ansässigen Person (Non-US Resident) oder einer gebietsfremden Person (Nonresident) mit Visum.

• Sie sind eine ausländische gebietsfremde Person (Non-US Nonresident) und möchten Vorteile aus einem Doppelbesteuerungsabkommen beanspruchen.

• Sie sind eine ausländische gebietsfremde studierende, lehrende oder forschende Person (Non-US Nonresident), die eine US-Steuererklärung einreicht oder eine Ausnahme beansprucht.

Wenn Sie Anspruch auf eine SSN haben, können Sie keine ITIN beantragen. Sie müssen eine SSN über die SSA beantragen.

2. Stellen Sie die erforderlichen Dokumente zusammen

Um eine ITIN zu beantragen, müssen Sie die folgenden Dokumente einreichen:

• Ausgefülltes Anmeldeformular: Das Formular W-7 ist das ITIN-Anmeldeformular. Sie müssen grundlegende Angaben wie Ihren Namen, Ihr Herkunftsland, Ihr US-Visum (falls zutreffend) und den Grund für die ITIN-Beantragung machen.

• Gültige Bundessteuererklärung: Wenn Sie sich nicht für eine Ausnahme qualifizieren, müssen Sie Ihrem Formular W-7 eine gültige Einkommensteuererklärung auf Bundesebene beilegen.

• Originale Begleitdokumente oder beglaubigte Kopien: Sie müssen originale Dokumente oder beglaubigte Kopien der ausstellenden Behörde einreichen. Zu den akzeptierten Dokumenten zählen folgende:

  • Reisepass (als Identitätsnachweis und Nachweis des ausländischen Status)
    
  • Personalausweis (mit Foto, Namen, Adresse, Geburtsdatum und Ablaufdatum)
    
  • US-Visum, ausländische Wählerregistrierungskarte oder andere Einwanderungsdokumente (falls zutreffend)
    
  • Geburtsurkunde, wenn der Antrag für ein Kind gestellt wird, das auf einer Steuererklärung als abhängige Person aufgeführt wird
    

Sie müssen Originaldokumente wie Ihren Reisepass oder von der Ausstellungsbehörde beglaubigte Kopien vorlegen. Nicht beglaubigte Fotokopien werden nicht akzeptiert. Wenn Sie sich nicht in den USA aufhalten, können Sie möglicherweise eine beglaubigte Kopie von Dokumenten bei einer Botschaft oder einem Konsulat anfordern.

3. Füllen Sie Formular W-7 aus

Das W-7-Formular ist Ihr formeller Antrag auf Erteilung einer ITIN. So füllen Sie es aus:

• Machen Sie persönliche Angaben wie Name, Adresse und Herkunftsland.

• Geben Sie den Grund für die ITIN-Beantragung an (z. B. Einreichung einer Steuererklärung, Beanspruchung von Vorteilen aus einem Doppelbesteuerungsabkommen).

• Geben Sie gegebenenfalls weitere Informationen zu abhängigen Personen an.

• Unterzeichnen und datieren Sie das Formular vor der Einreichung.

4. Antrag übermitteln

Per Briefpost

Sie können das ausgefüllte W-7-Formular zusammen mit Ihrer Steuererklärung und den entsprechenden Nachweisen per Post and folgende Adresse senden:

Internal Revenue Service
ITIN Operation
PO Box 149342
Austin, TX 78714-9342

Sie erhalten in der Regel innerhalb von sieben Wochen ein Schreiben vom IRS, in dem Ihnen Ihre ITIN mitgeteilt wird.

Persönlich

Sie können eine ITIN persönlich über ein IRS Taxpayer Assistance Center oder einen vom IRS autorisierten Acceptance Agent oder Certifying Acceptance Agent (CAA) beantragen. Diese können Ihre Dokumente überprüfen, sodass Sie keine Originale verschicken müssen, was hilfreich sein kann, wenn Sie Ihren Reisepass oder andere wichtige Dokumente nicht per Post senden möchten.

Nutzen Sie die Standortsuche des IRS, um ein Taxpayer Assistance Center (Steuerhilfezentrum) in Ihrer Nähe zu finden. Alternativ können Sie über die IRS-Website einen Certifying Acceptance Agent (CAA) finden.

5. Warten Sie die Bearbeitung ab

Sobald Sie Ihren Antrag eingereicht haben, dauert es in der Regel etwa sieben Wochen, bis Sie Ihre ITIN erhalten, wenn es keine Probleme mit Ihren Unterlagen gibt. In der Hauptsteuersaison kann dies länger dauern. Wenn Sie über einen CAA oder persönlich beantragt haben, kann das Verfahren schneller ablaufen, da Ihre Dokumente bereits verifiziert wurden.

6. Nutzen Sie Ihre ITIN zur Steuererklärung

Sobald Sie Ihre ITIN erhalten haben, können Sie sie zur Einreichung von US-Steuererklärungen, zur Beanspruchung von Vorteilen aus einem Abkommen oder zur Erfüllung anderer steuerlicher Pflichten verwenden. Die ITIN dient ausschließlich steuerlichen Zwecken und berechtigt Sie nicht, in den USA zu arbeiten oder Social-Security-Vorteile zu beziehen.

7. Erneuern oder aktualisieren Sie Ihre ITIN bei Bedarf

Ihre ITIN läuft ab, wenn sie drei Jahre in Folge nicht auf einer Steuererklärung verwendet wurde, oder wenn sie vor 2013 vergeben und nicht erneuert wurde. Läuft Ihre ITIN ab, müssen Sie sie über Formular W-7 in demselben Verfahren erneuern.

Welche Unterlagen benötige ich für eine Steueridentifikationsnummer?

Die genauen Anforderungen variieren von Land zu Land, aber hier ist eine allgemeine Liste der Dinge, die Sie für den Antrag einer Steueridentifikationsnummer benötigen.

Persönliche Ausweisdokumente

Wenn Sie die verantwortliche Partei sind, müssen Sie davon ausgehen, dass Sie Ihre behördlich ausgestellte Kennung angeben müssen, z. B. Ihre SSN in den USA. In einigen Fällen benötigen Sie möglicherweise eine persönliche Steuer-ID, wenn Sie keine staatsangehörige oder ansässige Person sind.

Informationen zur Unternehmensregistrierung

Wenn Sie Ihren Unternehmensname registriert oder eine juristische Person gegründet haben, sollten Sie die entsprechenden Dokumente oder Registrierungsnummern zur Hand haben. Diese belegen die Existenz Ihres Unternehmens und seine Rechtsform.

Postanschrift und Kontaktdaten

Sie müssen einen Ort angeben, an den offizielle Schreiben gesendet werden können. Diese Adresse kann sich von Ihrem primären physischen Standort unterscheiden (z. B. wenn Sie offizielle Benachrichtigungen an eine registrierte Vertretung an einer anderen Adresse senden lassen).

Art Ihres Unternehmens

Die Steuerbehörden werden wissen wollen, was Ihr Unternehmen tut, und Sie müssen möglicherweise eine Kategorie oder einen Code auswählen, die bzw. der Ihre Hauptaktivität widerspiegelt. Wenn Sie zum Beispiel ein Online-Bekleidungsgeschäft betreiben, können Sie die Kategorie „Einzelhandel“ oder „E-Commerce“ auswählen.

Datum der Unternehmensgründung

In einigen Formularen wird auch gefragt, wann Ihr Betrieb begonnen hat oder wann Sie Ihre/n erste/n Mitarbeiter/in eingestellt haben, um zu bestätigen, ob Sie sich in der richtigen Phase für die Bewerbung befinden.

Angaben zur Zeichnungsberechtigung

Wenn Sie nicht Inhaber/in sind, aber eine geschäftsführende Tätigkeit ausüben, müssen möglicherweise auch Ihre Daten angegeben werden.

Wie lange dauert es, bis ich eine Steueridentifikationsnummer erhalte?

Die Dauer bis zum Erhalt Ihrer ID variiert stark nach Region und Beantragungsmethode. In den USA erhalten Sie Ihre EIN bei einer Online-Beantragung sofort, während eine postalische Einreichung einige Wochen in Anspruch nehmen kann. In anderen Ländern gelten eigene Zeitrahmen. Hier sind einige Beispiele:

• Unternehmen in Kanada können sich online für eine Business Number (BN) registrieren und erhalten diese sofort.

• Unternehmen im Vereinigten Königreich erhalten nach der Registrierung eine Unique Taxpayer Reference (UTR). Sie erhalten diese üblicherweise innerhalb von 15 Tagen per Post.

• Unternehmen in Australien können online eine Australian Business Number (ABN) beantragen und erhalten diese sofort.

Wenn Sie dringend eine Steueridentifikationsnummer benötigen, ziehen Sie Online- oder Telefonoptionen in Betracht, um Verzögerungen durch Bearbeitung in Papierform und Postversand zu vermeiden.

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