Die Beantragung einer Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) ist einer der ersten Schritte, um Ihr Unternehmen offiziell zu machen. Unabhängig davon, ob Sie eine Kapitalgesellschaft, eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (Limited Liability Company, LLC) oder eine Personengesellschaft gründen, eine EIN dient als US-Steueridentifikationsnummer für Ihr Unternehmen, ähnlich wie eine Sozialversicherungsnummer (SSN) für eine Einzelperson. Sie benötigen eine EIN, um Mitarbeiter/innen einzustellen, ein Geschäftskonto zu eröffnen und Steuererklärungen abzugeben. Das Verfahren, um eine EIN zu erhalten, ist relativ einfach und kann in der Regel online in etwa 10 Minuten abgeschlossen werden.

Vor der Einreichung der Steuererklärung sollten Sie einige Dinge beachten. Zum Beispiel müssen Sie entscheiden, wer die „verantwortliche Partei“ für Ihr Unternehmen sein wird, d. h. die Person, die im EIN-Antrag als Hauptansprechpartner/in für den United States Internal Revenue Service (IRS) aufgeführt ist. Im Folgenden erklären wir, wie Sie eine EIN beantragen und wie Sie häufige Fehler vermeiden, die das Verfahren verzögern könnten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine EIN?
  
• Wer benötigt eine EIN?
  
• Vorbereitung der Beantragung einer EIN
  
• So beantragen Sie eine EIN online
  
• Beantragung einer EIN per Fax oder Post
  
• Häufige Fehler, die bei der Beantragung einer EIN vermieden werden sollten
  

Was ist eine EIN?

Eine EIN ist eine eindeutige neunstellige Zahl, die der IRS Unternehmen für Steuerzwecke zuweist, ähnlich einer SSN für eine Einzelperson. Sie verwenden Ihre EIN, um Ihr Unternehmen zu identifizieren, wenn Sie Steuererklärungen einreichen, Mitarbeiter/innen bezahlen oder bestimmte Lizenzen beantragen.

Wer benötigt eine EIN?

Sie benötigen eine EIN, wenn Sie planen, Mitarbeiter/innen einzustellen, eine Kapitalgesellschaft oder eine Personengesellschaft zu gründen oder ein Geschäftskonto zu eröffnen. Sie ist auch erforderlich, wenn Sie Lohnsteuern abführen, Unternehmenskredite beantragen ebenso wie für viele andere Zwecke. Auch wenn Sie ein Einzelunternehmer sind, sollten Sie eine EIN beantragen, um Ihre privaten und geschäftlichen Finanzen zu trennen und Ihre Steuererklärungen zu vereinfachen.

Vorbereitung der Beantragung einer EIN

Bevor Sie eine EIN beantragen, sollten Sie einige Vorbereitungen treffen. Ermitteln Sie zunächst Ihren Anspruch: Um eine EIN online beantragen zu können, muss Ihr Unternehmen physisch in den USA oder ihren Territorien ansässig sein. Sie müssen auch in der Lage sein, eine verantwortliche Partei zu bestimmen, d. h. die Person, die das Tagesgeschäft des Unternehmens kontrolliert, verwaltet oder leitet und Zugriff auf die Gelder des Unternehmens hat. Diese Person muss über eine gültige Steueridentifikationsnummer (TIN) wie eine SSN, eine persönliche Steuerzahleridentifikationsnummer (ITIN) oder eine bestehende EIN verfügen.

Wenn Sie diese Anspruchsvoraussetzungen erfüllen, müssen Sie die folgenden Informationen erfassen:

• Den vollständigen rechtsgültigen Namen Ihres Unternehmens und alle Handelsnamen oder DBA-Namen („Doing Business as“)

• Die Postanschrift und die physische Adresse Ihres Unternehmens

• Die Art Ihrer juristischen Person (z. B. Kapitalgesellschaft, LLC) und der Grund für die Beantragung der EIN

• Die Hauptaktivitäten Ihres Unternehmens und wie viele Mitarbeiter/innen Sie im ersten Jahr voraussichtlich beschäftigen werden

So beantragen Sie eine EIN online

Für die meisten Unternehmen ist es am einfachsten, eine EIN online zu beantragen. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Gehen Sie zum Abschnitt mit dem EIN-Antrag auf der offiziellen IRS-Website.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Jetzt online beantragen“. Lesen Sie die Richtlinien auf der Informationsseite und klicken Sie dann auf „Antrag starten“.

3. Wählen Sie die Rechtsform Ihres Unternehmens aus (z. B. Einzelunternehmen, LLC). Der IRS stellt kurze Beschreibungen für jeden Typ zur Verfügung. Klicken Sie auf „Weiter“.

4. Hier unterscheiden sich die Schritte je nach Unternehmenstyp. Wenn Sie beispielsweise als LLC einen Antrag stellen, müssen Sie die Anzahl der Mitglieder und den physischen Standort des Unternehmens angeben, während ein/e Einzelunternehmer/in weitere Angaben machen muss (zum Beispiel einen Grund). Geben Sie an, ob Sie der/die Inhaber/in des Unternehmens sind oder als Beauftragte/r handeln.

5. Geben Sie den rechtsgültigen Namen, gegebenenfalls den Handelsnamen und die physische Adresse Ihres Unternehmens ein. Geben Sie den Bezirk und das Bundesland an, in dem Ihr Unternehmen tätig ist. Dies ist für steuerliche Zwecke wichtig.

6. Teilen Sie dem IRS mit, warum Sie die EIN beantragen. Gründen Sie zum Beispiel ein neues Unternehmen? Stellen Sie Mitarbeiter/innen ein? Führen Sie die Restrukturierung eines bestehenden Unternehmens durch?

7. Beschreiben Sie die Hauptaktivitäten Ihres Unternehmens. Der IRS stellt eine Liste der Kategorien zur Verfügung, aus denen Sie auswählen können.

8. Überprüfen Sie alle von Ihnen eingegebenen Informationen auf Richtigkeit und senden Sie den Antrag dann ab. Sie erhalten umgehend Ihre EIN und können die Bestätigung für Ihre Unterlagen herunterladen oder ausdrucken.

So beantragen Sie eine EIN per Fax oder Post

Wenn Sie eine EIN nicht online beantragen möchten, können Sie die EIN auch per Fax oder Post beantragen. Laden Sie zunächst das SS-4-Formular von der IRS-Website herunter und füllen Sie es aus. Es werden Details wie Ihr Unternehmensname, die verantwortliche Partei und den Grund für Ihren Antrag abgefragt. Um Verzögerungen zu vermeiden, überprüfen Sie, ob alle Informationen korrekt sind.

• Bewerbung per Fax: Suchen Sie die Faxnummer für Ihren Bundesstaat auf der Website des IRS und faxen Sie Ihr ausgefülltes Formular an diese Nummer. Der IRS sendet Ihnen Ihre EIN in der Regel innerhalb von vier Werktagen per Fax zu.

• Bewerbung per Post: Suchen Sie die IRS-Adresse für Ihren Bundesstaat auf der Website des IRS und senden Sie das ausgefüllte Formular an diese Adresse. Die Bearbeitung von Anträgen per Post dauert länger und es kann bis zu vier Wochen dauern, bis Sie Ihre EIN erhalten.

• Internationale Bewerberinnen und Bewerber: Wenn Sie einen Antrag von außerhalb der USA stellen, müssen Sie den IRS direkt unter der Rufnummer +1 (267) 941-1099 kontaktieren (keine gebührenfreie Nummer). Halten Sie alle notwendigen Informationen bereit. Der IRS wickelt den Vorgang telefonisch ab und stellt Ihre EIN aus, sobald Ihre Informationen bestätigt wurden. Dies ist die erste Wahl für internationale Unternehmen, die nicht problemlos auf die Online- oder Postverfahren zurückgreifen können.

Häufige Fehler, die Sie bei der Beantragung einer EIN vermeiden sollten

Bei der Einreichung einer EIN können bestimmte Details, die das Verfahren verlangsamen oder später zu größeren Problemen führen können, leicht übersehen werden. Hier sind einige häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten.

Mehrere EINs für dieselbe juristische Person

Viele Geschäftsinhaber/innen machen den Fehler, mehrere EINs zu beantragen, in der Regel, weil ihnen nicht klar ist, wann eine neue EIN erforderlich ist. Der IRS schreibt eine neue EIN nur in bestimmten Situationen vor, z. B. bei einer Änderung der Unternehmensstruktur (z. B. beim Wechsel von einer LLC zu einer Kapitalgesellschaft) und bei einer grundlegenden Änderung der Eigentumsverhältnisse. Wenn Ihr Unternehmen lediglich expandiert oder sich innerhalb der gleichen Struktur weiterentwickelt, benötigen Sie keine neue EIN. Die Beantragung einer weiteren Nummer, obwohl Sie keine solche benötigen, kann zu unnötigen Komplikationen mit dem IRS führen, z. B. doppelte Beantragungen und falsche Steuerkonten.

Falsche oder widersprüchliche Angaben

Scheinbar kleine Fehler wie eine falsche Schreibweise des Unternehmensnamens, nicht übereinstimmende Adressen und die Eingabe der falschen TIN können zu Verzögerungen und Fehlzuordnungen bei Ihren beim IRS hinterlegten Daten führen, was zukünftig zu Komplikationen bei Steuererklärungen, Gehaltsabrechnungen oder Geschäftskonten führen kann. Überprüfen Sie alle Ihre Angaben, insbesondere die Angaben zur Identifizierung des/der Verantwortlichen.

Probleme mit von Dritten benannten Personen

Wenn Sie eine andere Person (z. B. eine/n Buchhalter/in oder eine Anwaltskanzlei) mit der Beantragung Ihrer EIN beauftragen, muss die verantwortliche Partei formell bevollmächtigt sein, im Namen des Unternehmens zu handeln. Der IRS verlangt, dass diese Genehmigung offziell hinterlegt wird und das Fehlen einer ordnungsgemäßen Genehmigung kann dazu führen, dass der Antrag ungültig wird oder es später zu Komplikationen bei der Einhaltung der Vorschriften kommt. Fehler in diesem Bereich können zu Verzögerungen beim Erhalt Ihrer EIN führen und zu Verwirrung darüber führen, wer befugt ist, Steuerdokumente in Ihrem Namen zu bearbeiten.