Solicitar un número de identificación del empleador (EIN) es uno de los primeros pasos para oficializar tu empresa. Ya sea que establezcas una sociedad anónima, una sociedad de responsabilidad limitada (SRL) o una sociedad colectiva, el EIN funciona como la identificación fiscal federal de tu empresa, al igual que un número del Seguro Social (SSN) lo hace para un particular. Necesitarás un EIN para contratar empleados, abrir una cuenta bancaria comercial y declarar impuestos. El proceso para obtener un EIN es relativamente sencillo y, por lo general, puedes completarlo en línea en unos 10 minutos.

Hay algunas cosas que debes tener en cuenta antes de presentar la solicitud. Por ejemplo, tendrás que decidir quién será la «persona responsable» de tu empresa, que es la que figura en la solicitud de EIN como el principal punto de contacto con la agencia tributaria estadounidense (IRS). A continuación, te explicamos cómo solicitar el EIN y cómo evitar errores comunes que pueden ralentizar el proceso.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un EIN?
  
• ¿Quién necesita un EIN?
  
• Preparación para solicitar un EIN
  
• Cómo solicitar un EIN en línea
  
• Cómo solicitar un EIN por fax o correo
  
• Errores comunes que hay que evitar al solicitar un EIN
  

¿Qué es un EIN?

Un EIN es un número único de nueve dígitos que la IRS asigna a las empresas a efectos fiscales, similar a un SSN para un particular. Utilizas tu EIN para identificar a tu empresa cuando declaras impuestos, pagas a tus empleados o solicitas ciertas licencias.

¿Quién necesita un EIN?

Necesitas un EIN si tienes previsto contratar empleados, crear una sociedad anónima o una sociedad colectiva, o abrir una cuenta bancaria comercial. También es obligatorio si gestionas impuestos sobre la nómina, solicitas un crédito comercial y para muchos otros fines. Incluso si eres un propietario único, es posible que desees obtener un EIN para separar tus finanzas personales de las comerciales y simplificar tus impuestos.

Preparación para solicitar un EIN

Antes de solicitar un EIN, hay algunas cosas que puedes hacer para prepararte. Primero, determina si cumples con los requisitos: para solicitar un EIN por Internet, tu empresa debe estar ubicada físicamente en los EE. UU. o en sus territorios. También debes ser capaz de identificar a una parte responsable, que es la persona que controla, administra o dirige las operaciones diarias de la empresa y tiene acceso a sus fondos. Esta persona debe tener un número de identificación del contribuyente (TIN) válido, como un número de seguro social (SSN), un número de identificación personal del contribuyente (ITIN) o un EIN existente.

Si cumples con estos requisitos de elegibilidad, deberás reunir la siguiente información:

• El nombre legal completo de tu empresa y cualquier nombre comercial o «que opera bajo el nombre de» (DBA).

• La dirección postal y la dirección física de la empresa.

• Tu tipo de entidad (p. ej., sociedad anónima, SRL) y el motivo por el que solicitas el EIN.

• Las actividades principales de tu empresa y cuántos empleados esperas tener en el primer año.

Cómo solicitar un EIN en línea

Para la mayoría de las empresas, la forma más fácil de solicitar un EIN es por Internet. Aquí tienes una guía paso a paso:

1. Dirígete a la sección de solicitud de EIN del sitio web oficial de la IRS.

2. Haz clic en el botón «Solicite en línea ahora». Revisa las pautas en la página de información, luego haz clic en «Comenzar solicitud».

3. Elige la estructura legal de tu empresa (p. ej., empresa unipersonal, SRL). La IRS proporciona descripciones breves para cada tipo. Pulsa Continuar.

4. Aquí, los pasos difieren según tu tipo de empresa. Si, por ejemplo, presentas tu solicitud como SRL, deberás indicar la cantidad de socios y la ubicación física de la empresa, mientras que el propietario único deberá proporcionar más información, como el motivo de la solicitud. Indica si eres el propietario de la empresa o si actúas como una persona designada por un tercero.

5. Introduce la razón social, el nombre comercial (si corresponde) y la dirección física de tu empresa. Especifica el condado y el estado donde opera tu empresa. Esto es importante a efectos fiscales.

6. Explícale a la IRS el motivo por el que solicitas el EIN. Por ejemplo, ¿iniciarás una nueva empresa? ¿Contratarás empleados? ¿Reestructurarás una empresa existente?

7. Describe las actividades principales de tu empresa. La IRS proporcionará una lista de categorías entre las que puedes elegir.

8. Comprueba que toda la información que has introducido es correcta y, a continuación, envía la solicitud. Recibirás tu EIN de inmediato y podrás descargar o imprimir la confirmación para tus registros.

Cómo solicitar un EIN por fax o correo

Si no quieres solicitar un EIN en línea, también puedes solicitarlo por fax o correo postal. Comienza por descargar y completar el Formulario SS-4 del sitio web de la IRS. Te pedirá información, entre ellos el nombre de la empresa, la persona responsable y el motivo por el que presentas la solicitud. Para evitar retrasos, comprueba que toda la información sea correcta.

• Solicitud por fax: busca el número de fax de tu estado en el sitio web de la IRS y envía por fax tu formulario completo a ese número. Por lo general, la IRS te enviará tu EIN por fax en un plazo de cuatro días hábiles.

• Solicitud por correo: busca la dirección de la IRS para tu estado en el sitio web de la IRS y envía por correo el formulario completo a esa dirección. Las solicitudes por correo tardan más en procesarse y puede ser que el EIN tarde hasta cuatro semanas en llegar.

• Solicitantes internacionales: si presenta la solicitud desde fuera de los EE. UU., deberás llamar directamente a la IRS al +1 (267) 941-1099 (no es un número gratuito). Ten a mano toda la información necesaria. La IRS se encargará del proceso por teléfono y emitirá tu EIN una vez que confirme tu información. Esta es la opción preferida para las empresas internacionales que no pueden acceder fácilmente a los procesos en línea o por correo.

Errores comunes que hay que evitar al solicitar un EIN

Al solicitar un EIN, es fácil pasar por alto ciertos detalles que pueden ralentizar el proceso o provocar problemas mayores más adelante. Estos son algunos errores comunes que hay que evitar.

Varios EIN para la misma entidad

Muchos propietarios de empresas cometen el error de solicitar varios EIN, generalmente porque no tienen claro cuándo se requiere un nuevo EIN. La IRS exige un nuevo EIN solo en situaciones específicas, como un cambio en la estructura de la entidad (por ejemplo, pasar de una SRL a una sociedad anónima) y cuando hay un cambio fundamental en la propiedad. Si tu empresa simplemente se está expandiendo o desarrollando dentro de la misma estructura, no necesitarás un nuevo EIN. Solicitar otro número cuando no lo necesitas puede causar complicaciones innecesarias con la IRS, como declaraciones duplicadas y cuentas fiscales incorrectas.

Información incorrecta o contradictoria

Aunque parezcan errores pequeños, como escribir mal el nombre de la empresa, proporcionar direcciones incorrectas o introducir un TIN erróneo, pueden causar retrasos y desajustes en tus registros de la IRS. Esto, en el futuro, podría complicar las declaraciones de impuestos, la configuración de la nómina o las cuentas bancarias de la empresa. Vuelve a verificar todas tus entradas, especialmente los detalles de identificación de la parte responsable.

Problemas con personas designadas por terceros

Si designas a otra persona (p. ej., un contador, un abogado) para que solicite tu EIN, la parte responsable debe estar autorizada formalmente para actuar en nombre de la empresa. La IRS requiere que esta aprobación esté registrada, y no proporcionar la autorización adecuada puede invalidar la solicitud o crear complicaciones con el cumplimiento de la normativa más adelante. En este caso, los errores pueden causar retrasos en la obtención del EIN y generar confusión sobre quién está autorizado a gestionar los documentos fiscales en tu nombre.

Inversores ángeles frente a otros tipos de inversores

Antes de buscar financiación de inversores ángeles, infórmate sobre otros tipos de inversores para startups. Aquí tienes un resumen de las opciones de inversión:

• Inversores de capital de riesgo: Los inversores de capital de riesgo (VC) son empresas o particulares que invierten en startups con un gran potencial de crecimiento, normalmente a cambio de una participación en el capital. A diferencia de los inversores ángeles, suelen invertir en las últimas fases del desarrollo de una startup, una vez que el negocio ha demostrado cierta tracción en el mercado. Los VC invierten sumas de dinero más cuantiosas que los inversores ángeles y suelen involucrarse más en la dirección de la empresa. Buscan rendimientos sustanciales y suelen tener una visión más agresiva en cuanto a la expansión del negocio y a lograr una salida dentro de un plazo específico.

• Fondos semilla: Los fondos semilla son fondos VC especializados que se centran en inversiones en fases iniciales, a menudo antes de la inversión ángel y de las rondas de capital de riesgo más grandes. Invierten en startups que han superado la fase conceptual y cuentan con un producto mínimo viable (MVP) o han conseguido algo de tracción inicial.

• Incubadoras y aceleradoras: Estos programas apoyan a las empresas en fase inicial mediante formación, tutoría y financiación. Las incubadoras suelen centrarse en la fase inicial de desarrollo, ayudando a los emprendedores a convertir sus ideas en un negocio viable. Las aceleradoras, por su parte, buscan impulsar el crecimiento de empresas ya existentes en un plazo breve.

• Inversores corporativos: Algunas empresas invierten en startups para acceder a tecnologías innovadoras, entrar en nuevos mercados o fomentar alianzas estratégicas. Estos inversores pueden aportar muchos recursos, pero es posible que busquen algo más que solo rentabilidad financiera, como una participación en la propiedad de la tecnología o el control sobre la dirección de la empresa.

• Micromecenazgo: Consiste en recaudar pequeñas cantidades de dinero de un gran número de personas, normalmente a través de plataformas en línea. El micromecenazgo puede ser una buena opción para las startups que quieran validar su producto ante un público amplio, interactuar con clientes potenciales y recaudar fondos sin ceder participaciones ni endeudarse.

• Subvenciones y ayudas públicas: En algunos sectores —sobre todo en los relacionados con la investigación científica, las tecnologías limpias o el impacto social— las subvenciones y ayudas públicas pueden aportar financiación sin diluir el capital social.

• Préstamos entre particulares y financiación mediante deuda: La financiación mediante deuda incluye préstamos de instituciones financieras o plataformas de préstamos entre particulares. Este tipo de financiación suele ser más difícil de conseguir para las startups en fase inicial y obliga a la startup a devolver el préstamo, con intereses, pero no diluye la propiedad.

• Family offices: Las familias con un alto patrimonio neto suelen tener empresas privadas de asesoramiento en gestión de patrimonios, conocidas como family offices u oficinas familiares, que invierten directamente en startups. Estos inversores pueden proporcionar una financiación sustancial y pueden estar interesados en inversiones a más largo plazo, en comparación con los inversores de capital de riesgo tradicionales.

• Grupos y consorcios de inversores ángeles: A diferencia de los inversores ángeles individuales, los grupos o consorcios de inversores ángeles aúnan recursos para invertir en startups. Estos grupos pueden aportar mayores cantidades de capital y combinar la experiencia y las redes de contactos de varios inversores.

Cada tipo de inversor ofrece diferentes ventajas, expectativas y niveles de implicación. Las startups deben analizar detenidamente su fase de desarrollo, su sector, sus necesidades de financiación y el tipo de relaciones estratégicas que desean establecer antes de decidir con qué tipo de inversor quieren trabajar.