Solicitar un número de identificación patronal (EIN) es uno de los primeros pasos para oficializar tu empresa. Tanto si estás creando una sociedad anónima, una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) o una sociedad colectiva, el EIN actúa como ID fiscal federal de tu empresa, de forma muy parecida al número de la Seguridad Social (SSN) de los particulares. Necesitarás un EIN para contratar empleados, abrir una cuenta bancaria de empresa y declarar impuestos. El proceso de solicitud para obtener un EIN es relativamente sencillo, y por lo general se puede completar en línea en unos 10 minutos.

Hay que tener en cuenta algunas cosas antes de presentar la solicitud. Por ejemplo, tendrás que decidir quién será la «parte responsable» de tu empresa, esto es, la persona que figura en la solicitud del EIN como punto de contacto principal con la agencia tributaria estadounidense (IRS). A continuación te explicaremos cómo solicitar un EIN y evitar así errores comunes que podrían ralentizar el proceso.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué es un número de identificación patronal (EIN)?
  
• ¿Quién necesita un EIN?
  
• Preparativos para solicitar un EIN
  
• Cómo solicitar un EIN en línea
  
• Cómo solicitar un EIN por fax o correo postal
  
• Errores comunes que hay que evitar al solicitar un EIN
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Atlas
  

¿Qué es un número de identificación patronal (EIN)?

Un EIN es un número único de nueve dígitos que la IRS asigna a las empresas a efectos fiscales, similar a un SSN para un particular. Utilizas tu EIN para identificar a tu empresa cuando declaras impuestos, pagas a tus empleados o solicitas ciertas licencias.

Puedes solicitar y recibir un EIN en cuestión de minutos mediante la herramienta de solicitud en línea del IRS. Además, solicitar un EIN a través de este portal es totalmente gratuito.

¿Quién necesita un EIN?

Necesitas un EIN si tienes pensado contratar empleados, constituir una sociedad anónima o colectiva, o abrir una cuenta bancaria de empresa. También es obligatorio si te encargas de los impuestos sobre la nómina, si solicitas crédito comercial y para muchos otros fines. Incluso si eres empresario individual, puede que te interese obtener un EIN para separar tus finanzas personales y las de la empresa, así como para simplificar los impuestos.

Preparación para solicitar un EIN

Antes de solicitar un EIN, hay algunas cosas que puedes hacer para prepararte. En primer lugar, determina si cumples los requisitos: para solicitar un EIN en línea, tu empresa debe estar ubicada físicamente en EE. UU. o en sus territorios. También debes poder identificar a una parte responsable, es decir, la persona que controla, gestiona o dirige las operaciones diarias de la empresa y tiene acceso a sus fondos. Dicha persona debe tener un número de identificación del contribuyente (TIN) válido, como un SSN, un número de identificación del contribuyente individual (ITIN) o un EIN ya existente.

Si cumples estos requisitos, tendrás que recopilar los siguientes documentos:

• El nombre legal completo de tu empresa y cualquier nombre comercial o «doing business as» (DBA).

• La dirección postal y física de la empresa.

• El tipo de entidad (p. ej., sociedad anónima o LLC) y el motivo por el que solicitas el EIN.

• Las actividades principales de tu empresa y cuántos empleados tienes previsto tener durante el primer año.

Cómo solicitar un EIN en línea

Para la mayoría de las empresas, la forma más fácil de solicitar un EIN es por Internet. Aquí tienes una guía paso a paso:

1. Ve a la sección de solicitud del EIN del sitio web oficial del IRS.

2. Haz clic en el botón «Solicite en línea ahora». Revisa las pautas en la página de información, luego haz clic en «Comenzar solicitud».

3. Elige la estructura legal de tu empresa (p. ej., empresa unipersonal, SRL). La IRS proporciona descripciones breves para cada tipo. Pulsa Continuar.

4. Aquí, los pasos difieren según tu tipo de empresa. Si, por ejemplo, presentas tu solicitud como SRL, deberás indicar la cantidad de socios y la ubicación física de la empresa, mientras que el propietario único deberá proporcionar más información, como el motivo de la solicitud. Indica si eres el propietario de la empresa o si actúas como una persona designada por un tercero.

5. Introduce la razón social, el nombre comercial (si corresponde) y la dirección física de tu empresa. Especifica el condado y el estado donde opera tu empresa. Esto es importante a efectos fiscales.

6. Explícale a la IRS el motivo por el que solicitas el EIN. Por ejemplo, ¿iniciarás una nueva empresa? ¿Contratarás empleados? ¿Reestructurarás una empresa existente?

7. Describe las actividades principales de tu empresa. La IRS proporcionará una lista de categorías entre las que puedes elegir.

8. Comprueba que toda la información que has introducido es correcta y, a continuación, envía la solicitud. Recibirás tu EIN de inmediato y podrás descargar o imprimir la confirmación para tus registros.

Cómo solicitar un EIN por fax o correo

Si no quieres solicitar un EIN en línea, también puedes hacerlo por fax o correo postal. Para empezar, descarga el Formulario SS-4 del sitio web del IRS y rellénalo. Te pedirá datos como el nombre de la empresa, la parte responsable y el motivo de la solicitud. Para evitar demoras, comprueba que toda la información sea correcta.

• Solicitud por fax: Busca el número de fax de tu estado en el sitio web del IRS y envía el formulario cumplimentado a ese número. Por lo general, el IRS te enviará tu EIN por fax en un plazo de cuatro días hábiles.

• Solicitud por correo postal: Busca la dirección del IRS de tu estado en el sitio web del IRS y envía el formulario cumplimentado a esa dirección. Las solicitudes por correo postal tardan más en procesarse, de manera que podrías tardar hasta cuatro semanas en recibir el EIN.

• Solicitantes internacionales: Si vas a solicitarlo desde fuera de EE. UU., tendrás que llamar directamente al IRS al +1 (267) 941-1099 (no es un número gratuito). Ten preparada toda la información necesaria. El IRS tramitará el proceso por teléfono y emitirá el EIN una vez que confirme la información. Es la opción de referencia para las empresas internacionales que no pueden acceder fácilmente a los procesos en línea o por correo postal.

Para consultar el estado de una solicitud por fax o correo postal, puedes llamar al IRS al 1-800-829-4933 en horario laboral (de 7:00 a 19:00, de lunes a viernes). No hay ninguna herramienta de seguimiento en línea para comprobar si hay un EIN activo.

Errores comunes que hay que evitar al solicitar un EIN

Al solicitar un EIN, es fácil pasar por alto ciertos detalles que pueden ralentizar el proceso o provocar problemas mayores más adelante. Estos son algunos errores comunes que hay que evitar.

Varios EIN para la misma entidad

Muchos propietarios de empresas cometen el error de solicitar varios EIN, generalmente porque no tienen claro cuándo se requiere un nuevo EIN.

El IRS solo exige un nuevo EIN en situaciones específicas, como un cambio en la estructura de la entidad (p. ej., si pasas de una LLC a una sociedad anónima), cuando hay un cambio fundamental en la propiedad o si se cambia el nombre de la empresa.

Si la empresa simplemente se está expandiendo o desarrollando dentro de la misma estructura, no necesitarás un nuevo EIN. Solicitar otro número cuando no lo necesitas puede causar complicaciones innecesarias con el IRS, como duplicidades en la presentación de la documentación y cuentas tributarias incorrectas.

Información incorrecta o contradictoria

Aunque parezcan errores pequeños, como escribir mal el nombre de la empresa, proporcionar direcciones incorrectas o introducir un TIN erróneo, pueden causar retrasos y desajustes en tus registros de la IRS. Esto, en el futuro, podría complicar las declaraciones de impuestos, la configuración de la nómina o las cuentas bancarias de la empresa. Vuelve a verificar todas tus entradas, especialmente los detalles de identificación de la parte responsable.

Carta de confirmación del EIN perdida o extraviada

Si se pierde la carta de confirmación del EIN CP 575, el IRS no emitirá ninguna carta de sustitución. En su lugar, debes solicitar una carta 147C al IRS.

Puedes hacerlo llamando al 1-800-829-4933 en horario laboral ininterrumpido. Las cartas pueden enviarse por fax o por correo postal en un plazo de 10 a 14 días hábiles.

Problemas con personas designadas por terceros

Si designas a otra persona (p. ej., un contador, un abogado) para que solicite tu EIN, la parte responsable debe estar autorizada formalmente para actuar en nombre de la empresa.

El IRS requiere que esta aprobación conste en sus registros, y el hecho de no proporcionar la autorización adecuada puede invalidar la solicitud o crear complicaciones posteriores de cumplimiento de la normativa. Cualquier paso en falso al respecto puede provocar retrasos en la obtención del EIN y crear confusión sobre quién está autorizado a manejar los documentos fiscales en tu nombre.

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Aceptar pagos y operaciones bancarias antes de tener el EIN

Después de formar tu empresa, Atlas presenta tus documentos para obtener tu EIN (Número de Identificación Fiscal de EE. UU.). Los fundadores que cuenten con número de la Seguridad Social, dirección y teléfono estadounidenses son elegibles para el proceso acelerado de la agencia tributaria estadounidense, mientras que otros recibirán el proceso estándar, que puede tardar un poco más. Además, Atlas habilita pagos y operaciones bancarias antes de tener el EIN, para que puedas comenzar a aceptar pagos y realizar transacciones antes de que llegue tu EIN.

Compra de acciones iniciales sin efectivo

Los fundadores pueden comprar acciones iniciales utilizando su propiedad intelectual (por ejemplo, derechos de autor o patentes) en lugar de efectivo, con el comprobante de la transacción almacenado en tu Dashboard de Atlas. Tu IP debe estar valorada en 100 $ o menos para usar esta función; si posees una IP con un valor superior, consulta con un abogado antes de continuar.

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