La richiesta di un Employer Identification Number (EIN) è uno dei primi passi per rendere ufficiale la tua attività. Che tu stia costituendo una società di capitali, una società a responsabilità limitata (LLC) o una società di persone, un EIN funge da ID fiscale federale della tua attività, proprio come un Social Security number (SSN) per una persona fisica. Avrai bisogno di un EIN per assumere dipendenti, aprire un conto bancario aziendale e dichiarare le imposte. La procedura per ottenere un EIN è relativamente semplice e di solito puoi completarla online in circa 10 minuti.

Ci sono alcune cose da considerare prima di effettuare la dichiarazione. Ad esempio, dovrai decidere chi sarà la "parte responsabile" per la tua attività, ovvero la persona elencata nella richiesta dell'EIN come principale punto di contatto con l'Internal Revenue Service (IRS) degli Stati Uniti. Di seguito, spiegheremo come richiedere un EIN e come evitare errori comuni che potrebbero rallentare la procedura.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è un Employee Identification Number (EIN)?
  
• Chi ha bisogno di un EIN?
  
• Preparazione alla richiesta di un EIN
  
• Come richiedere un EIN online
  
• Come richiedere un EIN via fax o posta
  
• Errori comuni da evitare quando si richiede un EIN
  
• In che modo Stripe Atlas può essere d'aiuto
  

Che cos'è un Employee Identification Number (EIN)?

L'EIN (Employer Identification Number) è un numero univoco di nove cifre che l'IRS assegna alle attività a fini fiscali, simile al numero SSN per una persona fisica. L'EIN identifica un'attività al momento della dichiarazione dei redditi, del pagamento dei dipendenti o della richiesta di determinate licenze.

Puoi richiedere e ricevere un EIN in pochi minuti utilizzando lo strumento di richiesta online dell'IRS. Anche la richiesta di un EIN tramite questo portale è completamente gratuita.

A chi serve l'EIN?

Hai bisogno di un EIN se intendi assumere dipendenti, costituire una società di capitali o di persone, oppure aprire un conto bancario aziendale. È richiesto anche se gestisci le imposte sui salari, richiedi credito aziendale e per molti altri scopi. Anche se sei una ditta individuale, potresti voler ottenere un EIN per separare le tue finanze personali da quelle aziendali e semplificare le imposte.

Preparazione della richiesta dell'EIN

Prima di richiedere un EIN, ci sono alcune cose che puoi fare per prepararti. Innanzitutto, determina la tua idoneità: per richiedere un EIN online, la tua attività deve essere fisicamente situata negli Stati Uniti o nei suoi territori. Devi inoltre essere in grado di identificare una parte responsabile, ovvero la persona che controlla, gestisce o dirige le operazioni quotidiane dell'attività e ha accesso ai fondi dell'attività stessa. Questa persona deve avere un Taxpayer Identification Number (TIN) valido, come un SSN, un Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) o un EIN esistente.

Se soddisfi questi requisiti di idoneità, dovrai raccogliere i seguenti documenti:

• La ragione sociale completa della tua attività ed eventuali nomi commerciali o nomi "doing business as" (DBA).

• L'indirizzo postale e l'indirizzo fisico della tua attività.

• Il tipo di entità (ad es., società di capitali, LLC) e il motivo della richiesta dell'EIN.

• Le attività principali della tua attività e quanti dipendenti prevedi di avere nel primo anno.

Come richiedere l'EIN online

Per la maggior parte delle attività il modo più semplice di richiedere l'EIN è online. Ecco una guida dettagliata:

1. Vai alla sezione per la richiesta dell'EIN del sito web ufficiale dell'IRS.

2. Fare clic sul pulsante "Apply online now" (Richiedi online ora). Esamina le linee guida nella pagina delle informazioni, poi fai clic su "Begin Application" (Inizia richiesta).

3. Seleziona la struttura giuridica della tua attività (ad es. ditta individuale, LLC). L'IRS fornisce una breve descrizione per ciascun tipo. Premi "Continue" (Continua).

4. In questo caso, i passaggi variano a seconda del tipo di business. Se presenti la domanda come LLC, ad esempio, dovrai inserire il numero di soci e dove si trova fisicamente l'attività, mentre il titolare di una ditta individuale dovrà fornire ulteriori informazioni come il motivo della richiesta. Indica se sei il titolare dell'attività o se sei un rappresentante terzo designato.

5. Inserisci la ragione sociale, il nome commerciale (se applicabile) e l'indirizzo fisico della tua attività. Specifica la contea e lo stato in cui opera la tua attività. Questa informazione è importante ai fini fiscali.

6. Spiega all'IRS perché richiedi l'EIN. Ad esempio, stai avviando una nuova attività? Stai assumendo dipendenti? Stai ristrutturando un'attività esistente?

7. Descrivi le attività principali svolte. L'IRS ti fornirà un elenco di categorie tra cui scegliere.

8. Ricontrolla l'accuratezza di tutte le informazioni inserite, poi invia la richiesta. Riceverai subito l'EIN e potrai scaricare o stampare la conferma per tuo riferimento.

Come richiedere l'EIN via fax o per posta

Se non desideri richiedere un EIN online, puoi anche presentare la richiesta via fax o posta. Inizia scaricando il Modulo SS-4 dal sito web dell'IRS e compilandolo. Ti verranno richiesti dettagli, tra cui la ragione sociale, la parte responsabile e il motivo della richiesta. Per evitare ritardi, verifica due volte che tutte le informazioni siano corrette.

• Richiesta via fax: trova il numero di fax per il tuo stato sul sito web dell'IRS e invia il modulo compilato a quel numero. L'IRS in genere ti invierà l'EIN via fax entro quattro giorni lavorativi.

• Richiesta per posta: trova l'indirizzo dell'IRS per il tuo stato sul sito web dell'IRS e invia il modulo compilato a tale indirizzo. L'elaborazione delle richieste via posta richiede più tempo e possono essere necessarie fino a quattro settimane per ricevere il tuo EIN.

• Richiedenti internazionali: se presenti la richiesta da fuori degli Stati Uniti, dovrai chiamare direttamente l'IRS al numero +1 (267) 941-1099 (non è un numero verde). Tieni a portata di mano tutte le informazioni necessarie. L'IRS gestirà la procedura per telefono ed emetterà il tuo EIN una volta confermate le tue informazioni. Questa è l'opzione di riferimento per le attività internazionali che non possono accedere facilmente alle procedure online o via posta.

Per verificare lo stato di una richiesta inviata via fax o posta, puoi chiamare l'IRS al numero 1-800-829-4933 negli orari di lavoro dalle 7:00 alle 19:00, dal lunedì al venerdì. Non esiste uno strumento di tracciamento online per verificare l'esistenza di un EIN attivo.

Errori comuni da evitare quando richiedi l'EIN

Quando richiedi l'EIN, è facile trascurare alcuni dettagli che possono rallentare la procedura o portare a problemi più complessi in seguito. Ecco alcuni errori comuni da evitare.

Più EIN per la stessa entità

Molti titolari di attività commettono l'errore di richiedere più EIN, di solito perché non sanno chiaramente quando è richiesto un nuovo EIN.

L'IRS impone un nuovo EIN solo in situazioni specifiche, come un cambiamento nella struttura dell'entità (ad es., passaggio da una LLC a una società di capitali), in caso di cambiamento fondamentale della proprietà o se viene modificata la ragione sociale.

Se la tua attività si sta semplicemente espandendo o sviluppando all'interno della stessa struttura, non avrai bisogno di un nuovo EIN. Richiedere un altro numero quando non ne hai bisogno può causare inutili complicazioni con l'IRS, come doppie presentazioni o account fiscali errati.

Informazioni errate o incoerenti

Errori apparentemente insignificanti, come l'errata ortografia della ragione sociale, la mancata corrispondenza degli indirizzi e l'inserimento del TIN errato, possono causare ritardi e disallineamenti nei registri dell'IRS, complicando le dichiarazioni dei redditi, la configurazione delle buste paga o i conti bancari aziendali in futuro. Ricontrolla tutti i dati inseriti, in particolare quelli che identificano il responsabile.

Lettera di conferma dell'EIN smarrita o mancante

Se perdi la lettera di conferma dell'EIN CP 575, l'IRS non emetterà una CP 575 sostitutiva. Dovresti invece richiedere all'IRS una lettera 147C.

Puoi farlo chiamando il numero 1-800-829-4933 durante il normale orario di lavoro. Le lettere possono essere inviate via fax o per posta entro 10-14 giorni lavorativi.

Problemi con persone terze incaricate

Se deleghi a qualcun altro (ad es. un commercialista o un avvocato) la richiesta dell'EIN, la parte responsabile deve essere formalmente autorizzata ad agire per conto dell'attività.

L'IRS richiede che questa approvazione venga registrata e la mancata fornitura di un'autorizzazione adeguata può invalidare la richiesta o creare complicazioni in seguito per la compliance. Gli errori in questa fase possono causare ritardi nell'ottenimento dell'EIN e portare a confusione su chi è autorizzato a gestire i documenti fiscali per tuo conto.

In che modo Stripe Atlas può essere d'aiuto

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Come presentare una richiesta di costituzione su Atlas

Per richiedere la costituzione di una società con Atlas bastano meno di 10 minuti. È sufficiente scegliere la struttura della società, verificare immediatamente la disponibilità della ragione sociale e aggiungere fino a quattro cofondatori. Puoi anche decidere come ripartire il capitale sociale, scegliere di riservarne una quota per futuri investitori e dipendenti, nominare i dirigenti e firmare elettronicamente tutti i documenti. I cofondatori riceveranno un'email con l'invito a firmare anche loro i documenti elettronicamente.

Accettare pagamenti e operazioni bancarie prima della ricezione del codice EIN

Dopo aver costituito la tua società, Atlas richiede il codice EIN. I fondatori con numero di previdenza sociale, indirizzo e numero di cellulare statunitensi sono idonei per l'elaborazione accelerata da parte dell'IRS, mentre per gli altri viene eseguita l'elaborazione standard che può richiedere un po' più di tempo. Inoltre, Atlas consente di effettuare pagamenti e operazioni bancarie prima ancora di ricevere l'EIN.

Acquistare azioni in qualità di fondatori senza utilizzo di contanti

I fondatori possono acquistare le azioni iniziali utilizzando la loro proprietà intellettuale (ad esempio, diritti d'autore o brevetti) anziché denaro contante, conservando la prova dell'acquisto direttamente nella dashboard di Atlas. Per poter utilizzare questa funzione, il valore della proprietà intellettuale non deve superare 100 $; se la tua proprietà intellettuale ha un valore superiore, consulta un avvocato prima di procedere.

Presentare automaticamente la richiesta per l'opzione 83(b)

I fondatori possono presentare la richiesta per l'opzione 83(b) per ridurre le imposte sul reddito personale. Atlas la presenterà per te, indipendentemente dal fatto che tu sia un fondatore statunitense o non statunitense, tramite posta certificata USPS con tracciabilità. Riceverai l'opzione 83(b) firmata e la prova dell'avvenuta presentazione direttamente nella tua Dashboard Stripe.

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