O pedido de um Employer Identification Number (EIN) é um dos primeiros passos para oficializar a sua empresa. Se você está formando uma sociedade anônima, uma sociedade de responsabilidade limitada (LLC) ou uma sociedade em nome coletivo, um EIN servirá como a ID fiscal federal de sua empresa, de modo semelhante ao Social Security Number (SSN) para uma pessoa física. Você precisará de um EIN para contratar funcionários, abrir conta bancária de empresa e declarar impostos. O processo de inscrição para a obtenção de um EIN é relativamente simples e, em geral, pode ser concluído on-line em cerca de 10 minutos.
Há alguns aspectos a considerar antes de iniciar a solicitação. Por exemplo, você precisará decidir quem será a "parte responsável" de sua empresa, ou seja, a pessoa listada no formulário do EIN como o principal ponto de contato com o United States Internal Revenue Service (IRS). A seguir, explicaremos como solicitar um EIN e como evitar erros comuns que podem atrasar o processo.
O que vamos abordar neste artigo?
- O que é um Employee Identification Number (EIN)?
- Quem precisa de um EIN?
- Preparação para a solicitação de um EIN
- Como solicitar um EIN on-line
- Como solicitar um EIN por fax ou correio
- Erros comuns que você deve evitar ao solicitar um EIN
- Como o Stripe Atlas pode ajudar
O que é um Employee Identification Number (EIN)?
Um EIN é um número único de nove dígitos que o IRS atribui às empresas para propósitos fiscais, semelhante a um SSN para um indivíduo. Você usa seu EIN para identificar sua empresa ao declarar impostos, pagar funcionários ou solicitar determinadas licenças.
Você pode solicitar e receber um EIN em poucos minutos usando a ferramenta de inscrição on-line do IRS. Solicitar um EIN por meio desse portal também é totalmente gratuito.
Quem precisa de um EIN?
Você precisará de um EIN se planeja contratar funcionários, abrir uma sociedade anônima ou sociedade em nome coletivo, ou abrir uma conta bancária de empresa. Ele também é exigido caso você cuide de tributos sobre a folha de pagamento, solicite crédito de empresa e para muitas outras finalidades. Mesmo se você for empresário individual, talvez queira obter um EIN para separar suas finanças pessoais e de empresa e simplificar os impostos.
Preparação para a solicitação de um EIN
Antes de solicitar um EIN, há algumas coisas que você pode fazer para se preparar. Primeiro, determine sua qualificação: para solicitar um EIN on-line, sua empresa deve estar localizada fisicamente nos EUA ou em seus territórios. Você também deve poder identificar uma parte responsável, que é a pessoa que controla, gerencia ou direciona as operações diárias da empresa e tem acesso aos fundos da empresa. Essa pessoa deve ter um Taxpayer Identification Number (TIN) válido, como um SSN, Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) ou um EIN existente.
Se você atender a esses requisitos de elegibilidade, precisará reunir os seguintes documentos:
O nome jurídico completo da sua empresa e quaisquer nomes comerciais ou nomes fantasia (DBA).
O endereço para correspondência e o endereço físico da sua empresa.
O tipo de entidade (por exemplo, sociedade anônima, LLC) e o motivo da solicitação do EIN.
As atividades principais da sua empresa e o número de funcionários que você espera ter no primeiro ano.
Como solicitar um EIN online
A maneira mais fácil para a maioria das empresas solicitar um EIN é online. Veja um guia passo a passo:
Vá até a seção de inscrição do EIN no site oficial do IRS.
Clique no botão ""Solicitar online agora" (Apply online now). Revise as diretrizes na página de informações e clique em "Begin Application" (Iniciar Inscrição).
Selecione a estrutura jurídica da sua empresa (por exemplo, empresário individual, LLC). O IRS fornece descrições breves para cada tipo. Pressione "Continue" (Continuar).
Aqui, as etapas divergem dependendo do seu tipo de negócio. Se você estiver se inscrevendo como uma LLC, por exemplo, precisará informar o número de membros e onde a empresa está fisicamente localizada, enquanto um empresário individual precisará fornecer mais informações, como um motivo para fazer o pedido. Indique se você é o proprietário da empresa ou atua como terceiro designado.
Insira o nome jurídico, o nome comercial (se aplicável) e o endereço físico da empresa. Especifique o município e o estado onde sua empresa opera. Isso é importante para fins fiscais.
Informe ao IRS por que você está solicitando o EIN. Por exemplo, você está começando um novo negócio? Contratando funcionários? Reestruturando uma empresa existente?
Descreva as principais atividades da sua empresa. O IRS fornecerá uma lista de categorias que você pode selecionar.
Verifique novamente a exatidão de todas as informações inseridas e envie a inscrição. Você receberá seu EIN imediatamente e poderá baixar ou imprimir a confirmação de seu registro.
Como solicitar um EIN por fax ou correio
Se não quiser solicitar um EIN on-line, você também pode enviá-lo por fax ou correio. Comece baixando o Formulário SS-4 do site do IRS e preenchendo-o. Ele solicitará detalhes como o nome da empresa, a parte responsável e o motivo pelo qual você está se inscrevendo. Para evitar atrasos, verifique novamente se todas as informações estão corretas.
Inscrição por fax: encontre o número de fax do seu estado no site do IRS e envie por fax o formulário preenchido para esse número. O IRS normalmente enviará seu EIN por fax dentro de quatro dias úteis.
Inscrição por correio: encontre o endereço do IRS do seu estado no site do IRS e envie por correio o formulário preenchido para esse endereço. Inscrições enviadas por correio levam mais tempo para serem processadas e pode levar até quatro semanas para que você receba o EIN.
Inscritos internacionais: se você estiver fazendo a inscrição de fora dos EUA, precisará ligar diretamente para o IRS através do número +1 (267) 941-1099 (não é um número gratuito). Tenha em mãos todas as informações necessárias. O IRS cuidará do processo por telefone e emitirá seu EIN assim que confirmar suas informações. Essa é a opção ideal para empresas internacionais que não têm acesso fácil aos processos on-line ou por correio.
Para verificar o status de uma inscrição enviada por fax ou correio, ligue para o IRS pelo número 1-800-829-4933 durante o horário comercial de 7h às 19h, de segunda a sexta-feira. Não há ferramenta de rastreamento on-line para verificar a existência de um EIN ativo.
Erros comuns a serem evitados ao solicitar um EIN
Ao solicitar um EIN, é fácil ignorar certos detalhes que podem atrasar o processo ou levar a problemas maiores posteriormente. Veja alguns erros comuns a serem evitados.
Vários EINs para a mesma entidade
Muitos proprietários de empresas cometem o erro de solicitar vários EINs, normalmente porque não sabem ao certo quando um novo EIN é necessário.
O IRS exige um novo EIN apenas em situações específicas, como mudança na estrutura da entidade (por exemplo, de uma LLC para uma sociedade anônima), quando há uma mudança fundamental na propriedade ou se houver alteração no nome da empresa.
Se sua empresa estiver simplesmente se expandindo ou desenvolvendo dentro da mesma estrutura, não será necessário obter um novo EIN. A solicitação de outro número quando não for necessário poderá causar complicações desnecessárias com o IRS, como declarações duplicadas e contas de impostos incorretas.
Informações incorretas ou inconsistentes
Erros aparentemente pequenos, como erros na ortografia do nome da empresa, endereços incompatíveis e TIN errado, podem causar atrasos e desalinhamentos nos registros do IRS, o que pode complicar as declarações de impostos, a configuração da folha de pagamento ou as contas bancárias da empresa no futuro. Verifique todas as suas informações, especialmente os detalhes de identificação do responsável.
Carta de confirmação de EIN perdida ou não recebida
Se sua carta de confirmação do EIN CP 575 for perdida, o IRS não emitirá um CP 575 de substituição. Nesse caso, você deverá solicitar uma Carta 147C do IRS.
Você pode fazer isso ligando para 1-800-829-4933 durante o horário comercial normal. As cartas podem ser enviadas por fax ou correio dentro de 10 a 14 dias úteis.
Problemas com terceiros designados
Se você estiver designando outra pessoa (por exemplo, contador, advogado) para solicitar seu EIN, a parte responsável deve estar formalmente autorizada a agir em nome da empresa.
O IRS exige que essa aprovação seja registrada e a não apresentação da devida autorização poderá invalidar a inscrição ou criar complicações com conformidade no futuro. Equívocos nesse aspecto podem causar atrasos na obtenção do EIN e levar à confusão sobre quem está autorizado a lidar com os documentos fiscais em seu nome.
Como o Stripe Atlas pode ajudar
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Junte-se a mais de 75 mil empresas constituídas com o Atlas, incluindo startups apoiadas por investidores de destaque como Y Combinator, a16z e General Catalyst.
Como se inscrever no Atlas
O processo de inscrição para constituir uma empresa com o Atlas leva menos de 10 minutos. Você escolherá a estrutura da sua empresa, confirmará instantaneamente se o nome da empresa está disponível e poderá adicionar até quatro cofundadores. Você também decidirá como dividir a participação societária, reservará uma parcela de participação para futuros investidores e funcionários, nomeará administradores e assinará eletronicamente todos os documentos. Os cofundadores também receberão e-mails convidando-os a assinar seus documentos eletronicamente.
Aceitação de pagamentos e serviços bancários antes da emissão do EIN
Depois de constituir sua empresa, o Atlas faz a solicitação do seu EIN. Fundadores com número de Seguro Social, endereço e número de celular dos EUA são elegíveis para o processamento acelerado do IRS, enquanto os demais receberão o processamento padrão, que pode levar um pouco mais de tempo. Além disso, o Atlas permite pagamentos e serviços bancários antes do EIN, para que você possa começar a aceitar pagamentos e fazer transações antes da chegada do seu EIN.
Compra de ações pelos fundadores sem dinheiro em espécie
Fundadores podem comprar ações iniciais usando sua propriedade intelectual (PI), como direitos autorais ou patentes, em vez de dinheiro, com o comprovante de compra armazenado no Dashboard do Atlas. Sua PI precisa ser avaliada em US$ 100 ou menos para usar este recurso. Se você detiver PI acima desse valor, consulte um advogado antes de prosseguir.
Declaração automática da opção 83(b)
Fundadores podem declarar uma opção 83(b) para reduzir impostos de renda pessoais. O Atlas fará a declaração por você, seja você um fundador dos EUA ou de fora dos EUA, usando USPS Certified Mail e rastreamento. Você receberá uma opção 83(b) assinada e um comprovante de declaração diretamente no Dashboard da Stripe.
Documentos legais de padrão internacional para empresas
O Atlas fornece todos os documentos legais necessários para começar a operar sua empresa. Os documentos de empresa Tipo C do Atlas são desenvolvidos em colaboração com a Cooley, um dos principais escritórios de advocacia de venture capital do mundo. Esses documentos são projetados para ajudar na captação de recursos desde o início e garantir proteção jurídica, abrangendo aspectos como estrutura societária, distribuição de participação e conformidade fiscal.
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O Atlas colabora com parceiros de alto nível para oferecer aos fundadores descontos e créditos exclusivos. Isso inclui descontos em ferramentas essenciais para engenharia, impostos, finanças, conformidade e operações de líderes do setor como AWS, Carta e Perplexity. Também fornecemos gratuitamente, no primeiro ano, o seu agente registrado obrigatório em Delaware. Além disso, como usuário do Atlas, você terá acesso a benefícios adicionais da Stripe, incluindo até um ano de processamento de pagamentos gratuito para um volume de pagamentos de até US$ 100 mil.
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O conteúdo deste artigo é apenas para fins gerais de informação e educação e não deve ser interpretado como aconselhamento jurídico ou tributário. A Stripe não garante a exatidão, integridade, adequação ou atualidade das informações contidas no artigo. Você deve procurar a ajuda de um advogado competente ou contador licenciado para atuar em sua jurisdição para aconselhamento sobre sua situação particular.