การยื่นขอหมายเลขประจําตัวนายจ้าง (EIN) เป็นหนึ่งในขั้นตอนแรกๆ ในการจัดตั้งธุรกิจอย่างเป็นทางการ ไม่ว่าคุณจะก่อตั้งบริษัท บริษัทจํากัด (LLC) หรือห้างหุ้นส่วน EIN จะทําหน้าที่เป็นหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีรัฐบาลกลางของธุรกิจ เช่นเดียวกับหมายเลขประกันสังคม (SSN) สําหรับบุคคลทั่วไป คุณต้องใช้ EIN เพื่อการว่าจ้างพนักงาน เปิดบัญชีธนาคารของธุรกิจ และยื่นภาษี ขั้นตอนการขอรับ EIN นั้นค่อนข้างง่ายและคุณสามารถดำเนินการทางออนไลน์ได้ภายในประมาณ 10 นาที

ทั้งนี้ โปรดคํานึงถึงข้อควรพิจารณาบางประการก่อนที่จะยื่นเอกสาร ตัวอย่างเช่น คุณต้องตัดสินใจว่าใครจะเป็น "ผู้ที่รับผิดชอบ" สําหรับธุรกิจของคุณ ซึ่งเป็นบุคคลที่ระบุไว้ในใบสมัครเพื่อขอรับ EIN โดยจะทำหน้าที่เป็นผู้ติดต่อหลักกับหน่วยงานกรมสรรพากร (IRS) ของสหรัฐอเมริกา ด้านล่างนี้เราจะอธิบายวิธียื่น EIN และวิธีหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปที่อาจทําให้กระบวนการช้าลง

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• EIN คืออะไร
  
• ใครต้องใช้ EIN บ้าง
  
• การเตรียมยื่นเอกสารเพื่อขอรับ EIN
  
• วิธีการยื่น EIN ทางออนไลน์
  
• วิธีการขอ EIN ทางโทรสารหรือไปรษณีย์
  
• ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยซึ่งควรหลีกเลี่ยงเมื่อทำการยื่นขอ EIN
  

EIN คืออะไร

EIN คือหมายเลข 9 หลักที่ไม่ซ้ํากัน ซึ่ง IRS ออกให้ธุรกิจเพื่อจุดประสงค์ทางภาษี ซึ่งคล้ายกับ SSN ของบุคคลทั่วไป คุณจะใช้ EIN เพื่อระบุธุรกิจของคุณเมื่อยื่นภาษี จ่ายเงินให้แก่พนักงาน หรือขอใบอนุญาตบางอย่าง

ใครต้องใช้ EIN บ้าง

คุณต้องมี EIN หากต้องการว่าจ้างพนักงาน ก่อตั้งบริษัทหรือห้างหุ้นส่วน หรือเปิดบัญชีธนาคารของธุรกิจ นอกจากนี้ยังมีความจําเป็น หากคุณจัดการภาษีเงินเดือนการสมัครขอรับสินเชื่อสำหรับธุรกิจและเพื่อวัตถุประสงค์อื่นๆ แม้ว่าคุณจะเป็นกิจการที่มีเจ้าของคนเดียว แต่คุณอาจต้องขอ EIN เพื่อแยกการเงินส่วนบุคคลและการเงินของธุรกิจออกจากกัน และลดความซับซ้อนในการจัดการภาษี

การเตรียมยื่นเอกสารเพื่อขอรับ EIN

ก่อนที่คุณจะยื่น EIN มีบางสิ่งที่คุณสามารถทําได้เพื่อเตรียมความพร้อม ขั้นแรกให้พิจารณาคุณสมบัติของคุณ: ในการสมัครขอรับ EIN ทางออนไลน์ ธุรกิจของคุณจะต้องอยู่ในสหรัฐอเมริกาหรือดินแดนของสหรัฐอเมริกา นอกจากนี้ยังต้องสามารถระบุผู้ที่รับผิดชอบ ซึ่งเป็นบุคคลที่ควบคุม จัดการ หรือกํากับการดําเนินงานทั่วไปของธุรกิจ และมีสิทธิ์เข้าถึงเงินทุนของธุรกิจนั้นได้ บุคคลนี้จะต้องมีหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษี (TIN) ที่ถูกต้อง เช่น SSN, หมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีส่วนบุคคล (ITIN) หรือ EIN

หากมีคุณสมบัติตรงตามข้อกําหนดต่างๆ คุณจะต้องรวบรวมข้อมูลต่อไปนี้

• ชื่อเต็มทางกฎหมายของธุรกิจคุณและชื่อทางการค้า หรือชื่อ "ที่ใช้ดําเนินงานของธุรกิจ" (DBA)

• ที่อยู่สําหรับส่งไปรษณีย์และที่อยู่จริงของธุรกิจคุณ

• ประเภทนิติบุคคลของคุณ (เช่น บริษัทจํากัด, LLC) และเหตุผลในการขอ EIN

• กิจกรรมหลักของธุรกิจและจํานวนพนักงานที่คุณคาดว่าจะมีในปีแรก

วิธีการยื่น EIN ทางออนไลน์

วิธีที่ง่ายที่สุดสําหรับธุรกิจส่วนใหญ่ในการยื่น EIN ก็คือช่องทางออนไลน์ ต่อไปนี้คือคําแนะนําแบบทีละขั้นตอน

1. ไปที่ส่วนใบสมัคร EIN ในเว็บไซต์ทางการของ IRS

2. คลิกที่ปุ่ม "Apply online now" (สมัครออนไลน์ทันที) ทบทวนหลักเกณฑ์ในหน้าข้อมูล แล้วคลิก "Begin Application" (เริ่มการสมัคร)

3. เลือกโครงสร้างทางกฎหมายของธุรกิจ (เช่น กิจการที่มีเจ้าของคนเดียว, LLC) IRS ระบุคำอธิบายสั้นๆ สําหรับแต่ละประเภทเอาไว้ กดดําเนินการต่อ

4. ส่วนนี้จะแตกต่างกันไปตามประเภทธุรกิจของคุณ หากสมัครในฐานะ LLC คุณจะต้องระบุจํานวนสมาชิกและสถานที่ที่ธุรกิจตั้งอยู่ ในขณะที่กิจการที่มีเจ้าของคนเดียวจะต้องให้ข้อมูลเพิ่มเติม เช่น เหตุผลในการสมัคร ระบุว่าคุณเป็นเจ้าของธุรกิจหรือดําเนินการในฐานะผู้ได้รับมอบหมายบุคคลที่สาม

5. ป้อนชื่อทางกฎหมาย ชื่อทางการค้า (หากมี) และที่อยู่จริงของธุรกิจ ระบุเคาน์ตีและรัฐที่ธุรกิจของคุณดําเนินงาน ข้อมูลนี้มีความสําคัญต่อวัตถุประสงค์ด้านภาษี

6. แจ้ง IRS ว่าเพราะเหตุใดคุณจึงขอรับ EIN เช่น คุณกําลังเริ่มทําธุรกิจใหม่ใช่หรือไม่ จ้างพนักงานหรือไม่ กําลังปรับโครงสร้างบริษัทที่มีอยู่หรือไม่

7. อธิบายเกี่ยวกับกิจกรรมหลักของธุรกิจ IRS จะระบุรายการหมวดหมู่ต่างๆ ที่คุณสามารถเลือกได้

8. ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทั้งหมดที่คุณป้อนอีกครั้ง แล้วส่งใบสมัคร คุณจะได้รับ EIN ทันที และสามารถดาวน์โหลดหรือพิมพ์เอกสารยืนยันเพื่อจัดเก็บไว้ได้

วิธีการขอ EIN ทางโทรสารหรือไปรษณีย์

หากไม่ต้องการขอ EIN ทางออนไลน์ คุณก็สามารถยื่นเอกสารทางโทรสารหรือไปรษณีย์ได้ เริ่มต้นด้วยการดาวน์โหลดแบบฟอร์ม SS-4 จากเว็บไซต์ของ IRS และกรอกข้อมูลในแบบฟอร์ม โดยระบบจะขอรายละเอียดรวมถึงชื่อธุรกิจของคุณ ผู้ที่รับผิดชอบ และเหตุผลในการสมัคร โปรดตรวจสอบว่าข้อมูลทั้งหมดถูกต้องเพื่อไม่ให้เกิดความล่าช้า

• สมัครทางโทรสาร: ค้นหาหมายเลขโทรสารสําหรับรัฐของคุณบนเว็บไซต์ IRS และส่งแบบฟอร์มที่กรอกแล้วไปยังหมายเลขโทรสารดังกล่าว โดยปกติแล้ว IRS จะส่ง EIN ให้คุณทางโทรสารภายใน 4 วันทําการ

• สมัครทางไปรษณีย์: ค้นหาที่อยู่ IRS สําหรับรัฐของคุณในเว็บไซต์ของ IRS และส่งแบบฟอร์มที่กรอกแล้วไปยังที่อยู่ดังกล่าวทางไปรษณีย์ ใบสมัครทางไปรษณีย์ใช้เวลาดําเนินการนานกว่า และคุณอาจใช้เวลาสูงสุด 4 สัปดาห์จึงจะได้รับ EIN

• ผู้สมัครจากต่างประเทศ: หากสมัครจากนอกสหรัฐอเมริกา คุณจะต้องโทรติดต่อ IRS โดยตรงที่หมายเลข +1 (267) 941-1099 (ไม่ใช่หมายเลขโทรฟรี) เตรียมข้อมูลที่จําเป็นทั้งหมดให้พร้อม IRS จะจัดการกระบวนการทางโทรศัพท์และออก EIN เมื่อยืนยันข้อมูลของคุณแล้ว นี่คือตัวเลือกยอดนิยมสําหรับธุรกิจต่างประเทศที่ไม่สามารถเข้าถึงกระบวนการทางออนไลน์หรือไปรษณีย์ได้อย่างง่ายดาย

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยซึ่งควรหลีกเลี่ยงเมื่อทำการยื่นขอ EIN

เมื่อยื่นขอ EIN คุณก็อาจมองข้ามรายละเอียดบางประการได้ง่าย ซึ่งอาจทำให้ขั้นตอนล่าช้าหรืออาจก่อให้เกิดปัญหาใหญ่ในภายหลัง ต่อไปนี้เป็นข้อผิดพลาดที่พบบ่อยซึ่งควรหลีกเลี่ยง

EIN หลายรายการสําหรับนิติบุคคลเดียวกัน

เจ้าของธุรกิจหลายรายทำผิดพลาดโดยสมัคร EIN หลายครั้ง ซึ่งโดยปกติแล้วเป็นเพราะไม่แน่ใจว่าจำเป็นต้องขอ EIN ใหม่เมื่อใด IRS กำหนดให้ต้องขอ EIN ใหม่เฉพาะในบางสถานการณ์เท่านั้น เช่น การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างนิติบุคคล (เช่น การย้ายจาก LLC ไปเป็นบริษัท) และเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงความเป็นเจ้าของในระดับพื้นฐาน หากธุรกิจของคุณเพียงแค่ขยายธุรกิจหรือพัฒนาภายในโครงสร้างเดียวกัน ก็ไม่จําเป็นต้องขอ EIN ใหม่แต่อย่างใด การยื่นขอหมายเลขใหม่ในขณะที่คุณไม่ต้องการ อาจทำให้เกิดความยุ่งยากที่ไม่จำเป็นกับ IRS เช่น การยื่นภาษีซ้ำซ้อนและบัญชีภาษีไม่ถูกต้อง

ข้อมูลไม่ถูกต้องหรือไม่สอดคล้องกัน

ข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ เช่น การสะกดชื่อธุรกิจผิด ที่อยู่ไม่ตรงกัน และการกรอก TIN ผิด อาจทำให้เกิดความล่าช้าและไม่สอดคล้องในบันทึกของ IRS ซึ่งอาจทำให้การยื่นภาษี การตั้งค่าบัญชีเงินเดือน หรือบัญชีธนาคารของธุรกิจมีความซับซ้อนในอนาคต ตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดของคุณอีกครั้ง โดยเฉพาะรายละเอียดข้อมูลระบุตัวตนของผู้ที่รับผิดชอบ

ปัญหาเกี่ยวกับผู้ได้รับมอบหมายบุคคลที่สาม

หากคุณมอบหมายให้บุคคลอื่น (เช่น นักบัญชี ทนายความ) ยื่นขอหมายเลข EIN ของคุณ ผู้ที่รับผิดชอบจะต้องมอบการอนุญาตอย่างเป็นทางการให้บุคคลดังกล่าวดําเนินการในนามของธุรกิจ IRS ต้องการให้มีการลงบันทึกการอนุมัตินี้ และการไม่ให้การอนุมัติที่ถูกต้องอาจทำให้ใบสมัครเป็นโมฆะ หรือทำให้เกิดความยุ่งยากในการปฏิบัติตามข้อกำหนดในภายหลัง ข้อผิดพลาดในส่วนนี้สามารถทำให้เกิดความล่าช้าในการขอรับ EIN ของคุณและนำไปสู่ความสับสนว่าใครเป็นผู้มีอำนาจจัดการเอกสารด้านภาษีในนามของคุณ