La demande d'un numéro d'identification d'employeur (EIN) est l'une des premières étapes pour officialiser votre entreprise. Que vous formiez une corporation, une limited liability company (LLC) ou un partnership, l'EIN est le numéro fiscal fédéral de votre entreprise, sembable au numéro de sécurité sociale (SSN) d'une personne physique. Vous aurez besoin d'un EIN pour embaucher des employés, ouvrir un compte bancaire professionnel et déclarer vos impôts. Le processus d'obtention d'un EIN est relativement simple et vous pouvez généralement l'effectuer en ligne en 10 minutes environ.

Il y a quelques éléments à prendre en compte avant de faire votre demande. Par exemple, vous devrez décider qui sera le « responsable » de votre entreprise, c'est-à-dire la personne figurant sur la demande d'EIN comme principal point de contact avec l'administration fiscale (IRS) des États-Unis. Nous allons vous expliquer comment déposer une demande d'EIN et comment éviter les erreurs courantes qui pourraient ralentir le processus.

Sommaire

• Qu'est-ce qu'un EIN ?
  
• Qui a besoin d'un EIN ?
  
• Préparation d'une demande d'EIN
  
• Faire une demande d'EIN en ligne
  
• Faire une demande d'EIN par fax ou par courrier
  
• Erreurs courantes à éviter lors d'une demande d'EIN
  

Qu'est-ce qu'un EIN ?

Un EIN est un numéro unique à neuf chiffres que l'IRS attribue aux entreprises à des fins fiscales, semblable au numéro de sécurité sociale d'un particulier. Vous utilisez votre EIN pour identifier votre entreprise lorsque vous déclarez des impôts, payez des employés ou demandez certaines licences.

Qui a besoin d'un EIN ?

Vous avez besoin d'un EIN si vous envisagez d'embaucher des employés, de créer une corporation ou un partnership ou d'ouvrir un compte bancaire professionnel. Il est également obligatoire si vous gérez des charges sociales, faites une demande de crédit d'entreprise et à de nombreuses autres fins. Même si vous êtes un entrepreneur individuel, vous pouvez avoir intérêt à obtenir un EIN pour séparer vos finances personnelles de celles de votre entreprise et simplifier vos impôts.

Préparation d'une demande d'EIN

Avant de déposer votre demande d'EIN, voici quelques étapes à suivre pour vous préparer. Tout d'abord, déterminez votre admissibilité : pour faire une demande d'EIN en ligne, votre entreprise doit être physiquement située aux États-Unis ou dans l'un de ses territoires. Vous devez également être en mesure d'identifier une partie responsable, c'est-à-dire la personne qui contrôle, gère ou dirige les opérations courantes de l'entreprise et qui a accès aux fonds de l'entreprise. Cette personne doit disposer d'un numéro fiscal (TIN) valide, p. ex. un numéro de sécurité sociale, un numéro individuel de contribuable (ITIN) ou un EIN existant.

Si vous remplissez ces critères d'admissibilité, vous devez recueillir les informations suivantes :

• La dénomination sociale complète de votre entreprise et toutes ses dénominations commerciales

• L'adresse postale et l'adresse physique de votre entreprise

• Votre type d'entité (p. ex., société, LLC) et la raison de votre demande d'EIN

• Les principales activités de votre entreprise et le nombre d'employés que vous prévoyez d'avoir au cours de la première année

Faire une demande d'EIN en ligne

Pour la plupart des entreprises, le moyen le plus simple de déposer une demande d'EIN est en ligne. Voici les étapes à suivre :

1. Rendez-vous dans la section de demande d'EIN du site Web officiel de l'IRS.

2. Cliquez sur le bouton « Apply online now » (Demande en ligne). Consultez les instructions sur la page d'information, puis cliquez sur « Begin application » (Commencer la demande).

3. Sélectionnez la structure juridique de votre entreprise (p. ex., entreprise individuelle, LLC). L'IRS fournit de brèves descriptions pour chaque type. Appuyez sur « continue » (continuer).

4. Ici, les étapes divergent en fonction de votre type d'entreprise. Si vous êtes une LLC, par exemple, vous devrez saisir le nombre d'associés et l'adresse physique de l'entreprise, tandis qu'un entrepreneur individuel devra fournir plus d'informations, p. ex. le motif de la demande. Indiquez si vous êtes le propriétaire de l'entreprise ou si vous agissez en tant que mandataire tiers.

5. Saisissez la dénomination sociale, la dénomination commerciale (le cas échéant) et l'adresse physique de votre entreprise. Indiquez le comté et l'État dans lesquels votre entreprise exerce ses activités. C'est important d'un point de vue fiscal.

6. Expliquez à l'IRS pourquoi vous faites une demande d'EIN. Par exemple, le démarrage d'une nouvelle entreprise ? Le recrutement d'employés ? La restructuration d'une entreprise existante ?

7. Décrivez les principales activités de votre entreprise. L'IRS vous fournira une liste de catégories parmi lesquelles vous pourrez faire votre choix.

8. Vérifiez que tous les renseignements que vous avez saisis sont corrects, puis soumettez la demande. Vous recevrez votre EIN immédiatement et pourrez télécharger ou imprimer la confirmation pour vos dossiers.

Faire une demande d'EIN par fax ou par courrier

Si vous ne souhaitez pas faire de demande d'EIN en ligne, vous pouvez également le faire par fax ou par courrier. Commencez par télécharger le formulaire SS-4 à partir du site Web du IRS et remplissez-le. Vous devrez y indiquer des informations telles que le nom de votre entreprise, le responsable et la raison de votre demande. Pour éviter tout retard, vérifiez que toutes les informations sont correctes.

• Demande par fax : trouvez le numéro de fax de votre État sur le site Web de l'IRS et faxez votre formulaire rempli à ce numéro. En règle générale, l'IRS vous enverra votre numéro EIN par fax dans un délai de quatre jours ouvrables.

• Demande par courrier : trouvez l'adresse de l'IRS dans votre État sur le site Web de l'IRS et envoyez à celle-ci votre formulaire dûment rempli par la poste. Le traitement des demandes envoyées par la poste est plus long. Vous recevrez votre EIN dans un délai de quatre semaines.

• Candidats internationaux : si vous faites votre demande depuis un autre pays que les États-Unis, vous devrez appeler directement l'IRS au +1 (267) 941-1099 (numéro non gratuit). Munissez-vous de toutes les informations nécessaires. L'IRS s'occupera du processus par téléphone et vous délivrera votre EIN une fois qu'il aura confirmé vos informations. Il s'agit de l'option de prédilection pour les entreprises internationales qui ne peuvent pas accéder facilement aux processus en ligne ou par courrier.

Erreurs courantes à éviter lors d'une demande d'EIN

Lors d'une demande d'EIN, il arrive souvent de négliger certains détails qui peuvent ralentir le processus ou entraîner des problèmes plus importants par la suite. Voici quelques erreurs courantes à éviter.

Plusieurs EIN pour la même entité

De nombreux propriétaires d'entreprise font l'erreur de demander plusieurs EIN, généralement parce qu'ils ne savent pas exactement à quel moment un nouvel EIN est exigé. L'IRS n'impose un nouvel EIN que dans des situations spécifiques, telles qu'un changement de structure de l'entité (p. ex., le passage d'une LLC à une corporation) et lors d'un changement important de propriétaire. Si votre entreprise se développe simplement au sein de la même structure, vous n'aurez pas besoin d'un nouvel EIN. Demander un autre numéro dont vous n'avez pas besoin peut entraîner des complications inutiles avec l'IRS, telles que des déclarations en double et des comptes fiscaux incorrects.

Informations incorrectes ou incohérentes

Des erreurs apparemment mineures, comme une faute d'orthographe dans le nom de l'entreprise, des adresses incorrectes ou la saisie d'un TIN incorrect, peuvent entraîner des retards et des incohérences dans vos dossiers de l'IRS, ce qui peut compliquer les déclarations de revenus, la configuration de la paie ou les comptes bancaires professionnels. Vérifiez toutes vos informations, en particulier les coordonnées de la partie responsable.

Problèmes avec les mandataires tiers

Si vous confiez à une autre personne (p. ex., un comptable ou un avocat) le soin de déposer votre demande d'EIN, la partie responsable doit être formellement habilitée à agir au nom de l'entreprise. L'IRS exige que cette approbation soit enregistrée, et le fait de ne pas fournir d'autorisation en bonne et due forme peut invalider la demande ou engendrer des problèmes de conformité par la suite. Des faux pas peuvent retarder l'obtention de votre EIN et semer la confusion quant à savoir quelle personne est autorisée à traiter des documents fiscaux en votre nom.

17. Évaluez les opportunités de prêts aux entreprises

Utiliser des prêts professionnels dans le cadre de votre stratégie financière peut être un levier puissant pour accélérer la croissance de votre entreprise. Voici comment aborder cette étape :

• Déterminer votre besoin de prêt : avant de vous lancer dans une procédure de demande de prêt, vérifiez si vous avez réellement besoin d’un prêt. Vous avez peut-être besoin de fonds pour développer vos activités, acheter de l’équipement, augmenter vos stocks, embaucher du personnel ou fluidifier vos flux de trésorerie. En définissant clairement les besoins financiers de votre entreprise, vous pourrez prendre une décision plus éclairée.

• Évaluer les différents types de prêts : différents types de prêts sont disponibles pour les entreprises, du prêt bancaire traditionnel au prêt de la Small Business Administration (SBA), en passant par les prêts en ligne et les lignes de crédit. Chaque type de prêt est assorti de conditions, de taux d’intérêt et d’exigences qui lui sont propres. Le choix qui vous convient le mieux dépend de vos besoins spécifiques, de votre situation financière ainsi que du stade de développement de votre entreprise.

• Tenir compte des conditions d’éligibilité : les critères d’approbation des prêts varient d’un prêteur à l’autre. Il peut s’agir de facteurs tels que votre cote de crédit, le chiffre d’affaires de votre entreprise, sa rentabilité et son ancienneté. Avant de demander un prêt, consultez attentivement les critères suivants pour savoir si vous pouvez en bénéficier.

• Préparer votre demande de prêt : une fois que vous avez choisi un type de prêt et confirmé que vous répondez aux critères du prêteur, l’étape suivante consiste à préparer votre demande de prêt. Il s’agit de rassembler des documents financiers tels que votre plan d’entreprise, vos états financiers, vos déclarations fiscales et les détails de votre garantie. Vous devrez peut-être également présenter un plan décrivant l’utilisation que vous comptez faire du prêt et la manière dont vous le rembourserez.

• Comparer les offres de prêt : si votre demande de prêt est approuvée, il se peut que vous receviez des offres de différents prêteurs. Examinez attentivement les conditions de chaque offre, notamment le taux d’intérêt, le montant du prêt, sa durée et les éventuels frais supplémentaires. Assurez-vous de bien comprendre le coût total du prêt et la manière dont les conditions de remboursement s’alignent sur les projections financières de votre entreprise.

Contracter une dette est un engagement sérieux qui nécessite une planification et une réflexion rigoureuses. Pour obtenir des conseils supplémentaires tout au long du processus, consultez un conseiller financier ou un mentor.

Il n’existe pas de raccourci facile pour créer une entreprise. Bâcler les étapes ou en sauter certaines au début peut entraîner des frictions inutiles, de la confusion, voire des responsabilités légales par la suite. Mais bien que beaucoup de travail lié au lancement d’une nouvelle entreprise puisse sembler fastidieux, ce n’est pas excessivement compliqué. Si vous adoptez une approche réfléchie et méthodique, en traitant chaque étape dans le bon ordre, vous construirez une base solide qui pourra soutenir tous les objectifs et rêves que vous avez pour votre entreprise, ce qui vous a justement motivé à entreprendre ce projet dès le départ.