La demande d'un numéro d'identification d'employeur (EIN) est l'une des premières étapes pour officialiser votre entreprise. Que vous formiez une corporation, une limited liability company (LLC) ou un partnership, l'EIN est le numéro fiscal fédéral de votre entreprise, sembable au numéro de sécurité sociale (SSN) d'une personne physique. Vous aurez besoin d'un EIN pour embaucher des employés, ouvrir un compte bancaire professionnel et déclarer vos impôts. Le processus d'obtention d'un EIN est relativement simple et vous pouvez généralement l'effectuer en ligne en 10 minutes environ.

Il y a quelques éléments à prendre en compte avant de faire votre demande. Par exemple, vous devrez décider qui sera le « responsable » de votre entreprise, c'est-à-dire la personne figurant sur la demande d'EIN comme principal point de contact avec l'administration fiscale (IRS) des États-Unis. Nous allons vous expliquer comment déposer une demande d'EIN et comment éviter les erreurs courantes qui pourraient ralentir le processus.

Sommaire

• Qu'est-ce qu'un EIN ?
  
• Qui a besoin d'un EIN ?
  
• Préparation d'une demande d'EIN
  
• Faire une demande d'EIN en ligne
  
• Faire une demande d'EIN par fax ou par courrier
  
• Erreurs courantes à éviter lors d'une demande d'EIN
  

Qu'est-ce qu'un EIN ?

Un EIN est un numéro unique à neuf chiffres que l'IRS attribue aux entreprises à des fins fiscales, semblable au numéro de sécurité sociale d'un particulier. Vous utilisez votre EIN pour identifier votre entreprise lorsque vous déclarez des impôts, payez des employés ou demandez certaines licences.

Qui a besoin d'un EIN ?

Vous avez besoin d'un EIN si vous envisagez d'embaucher des employés, de créer une corporation ou un partnership ou d'ouvrir un compte bancaire professionnel. Il est également obligatoire si vous gérez des charges sociales, faites une demande de crédit d'entreprise et à de nombreuses autres fins. Même si vous êtes un entrepreneur individuel, vous pouvez avoir intérêt à obtenir un EIN pour séparer vos finances personnelles de celles de votre entreprise et simplifier vos impôts.

Préparation d'une demande d'EIN

Avant de déposer votre demande d'EIN, voici quelques étapes à suivre pour vous préparer. Tout d'abord, déterminez votre admissibilité : pour faire une demande d'EIN en ligne, votre entreprise doit être physiquement située aux États-Unis ou dans l'un de ses territoires. Vous devez également être en mesure d'identifier une partie responsable, c'est-à-dire la personne qui contrôle, gère ou dirige les opérations courantes de l'entreprise et qui a accès aux fonds de l'entreprise. Cette personne doit disposer d'un numéro fiscal (TIN) valide, p. ex. un numéro de sécurité sociale, un numéro individuel de contribuable (ITIN) ou un EIN existant.

Si vous remplissez ces critères d'admissibilité, vous devez recueillir les informations suivantes :

• La dénomination sociale complète de votre entreprise et toutes ses dénominations commerciales

• L'adresse postale et l'adresse physique de votre entreprise

• Votre type d'entité (p. ex., société, LLC) et la raison de votre demande d'EIN

• Les principales activités de votre entreprise et le nombre d'employés que vous prévoyez d'avoir au cours de la première année

Faire une demande d'EIN en ligne

Pour la plupart des entreprises, le moyen le plus simple de déposer une demande d'EIN est en ligne. Voici les étapes à suivre :

1. Rendez-vous dans la section de demande d'EIN du site Web officiel de l'IRS.

2. Cliquez sur le bouton « Apply online now » (Demande en ligne). Consultez les instructions sur la page d'information, puis cliquez sur « Begin application » (Commencer la demande).

3. Sélectionnez la structure juridique de votre entreprise (p. ex., entreprise individuelle, LLC). L'IRS fournit de brèves descriptions pour chaque type. Appuyez sur « continue » (continuer).

4. Ici, les étapes divergent en fonction de votre type d'entreprise. Si vous êtes une LLC, par exemple, vous devrez saisir le nombre d'associés et l'adresse physique de l'entreprise, tandis qu'un entrepreneur individuel devra fournir plus d'informations, p. ex. le motif de la demande. Indiquez si vous êtes le propriétaire de l'entreprise ou si vous agissez en tant que mandataire tiers.

5. Saisissez la dénomination sociale, la dénomination commerciale (le cas échéant) et l'adresse physique de votre entreprise. Indiquez le comté et l'État dans lesquels votre entreprise exerce ses activités. C'est important d'un point de vue fiscal.

6. Expliquez à l'IRS pourquoi vous faites une demande d'EIN. Par exemple, le démarrage d'une nouvelle entreprise ? Le recrutement d'employés ? La restructuration d'une entreprise existante ?

7. Décrivez les principales activités de votre entreprise. L'IRS vous fournira une liste de catégories parmi lesquelles vous pourrez faire votre choix.

8. Vérifiez que tous les renseignements que vous avez saisis sont corrects, puis soumettez la demande. Vous recevrez votre EIN immédiatement et pourrez télécharger ou imprimer la confirmation pour vos dossiers.

Faire une demande d'EIN par fax ou par courrier

Si vous ne souhaitez pas faire de demande d'EIN en ligne, vous pouvez également le faire par fax ou par courrier. Commencez par télécharger le formulaire SS-4 à partir du site Web du IRS et remplissez-le. Vous devrez y indiquer des informations telles que le nom de votre entreprise, le responsable et la raison de votre demande. Pour éviter tout retard, vérifiez que toutes les informations sont correctes.

• Demande par fax : trouvez le numéro de fax de votre État sur le site Web de l'IRS et faxez votre formulaire rempli à ce numéro. En règle générale, l'IRS vous enverra votre numéro EIN par fax dans un délai de quatre jours ouvrables.

• Demande par courrier : trouvez l'adresse de l'IRS dans votre État sur le site Web de l'IRS et envoyez à celle-ci votre formulaire dûment rempli par la poste. Le traitement des demandes envoyées par la poste est plus long. Vous recevrez votre EIN dans un délai de quatre semaines.

• Candidats internationaux : si vous faites votre demande depuis un autre pays que les États-Unis, vous devrez appeler directement l'IRS au +1 (267) 941-1099 (numéro non gratuit). Munissez-vous de toutes les informations nécessaires. L'IRS s'occupera du processus par téléphone et vous délivrera votre EIN une fois qu'il aura confirmé vos informations. Il s'agit de l'option de prédilection pour les entreprises internationales qui ne peuvent pas accéder facilement aux processus en ligne ou par courrier.

Erreurs courantes à éviter lors d'une demande d'EIN

Lors d'une demande d'EIN, il arrive souvent de négliger certains détails qui peuvent ralentir le processus ou entraîner des problèmes plus importants par la suite. Voici quelques erreurs courantes à éviter.

Plusieurs EIN pour la même entité

De nombreux propriétaires d'entreprise font l'erreur de demander plusieurs EIN, généralement parce qu'ils ne savent pas exactement à quel moment un nouvel EIN est exigé. L'IRS n'impose un nouvel EIN que dans des situations spécifiques, telles qu'un changement de structure de l'entité (p. ex., le passage d'une LLC à une corporation) et lors d'un changement important de propriétaire. Si votre entreprise se développe simplement au sein de la même structure, vous n'aurez pas besoin d'un nouvel EIN. Demander un autre numéro dont vous n'avez pas besoin peut entraîner des complications inutiles avec l'IRS, telles que des déclarations en double et des comptes fiscaux incorrects.

Informations incorrectes ou incohérentes

Des erreurs apparemment mineures, comme une faute d'orthographe dans le nom de l'entreprise, des adresses incorrectes ou la saisie d'un TIN incorrect, peuvent entraîner des retards et des incohérences dans vos dossiers de l'IRS, ce qui peut compliquer les déclarations de revenus, la configuration de la paie ou les comptes bancaires professionnels. Vérifiez toutes vos informations, en particulier les coordonnées de la partie responsable.

Problèmes avec les mandataires tiers

Si vous confiez à une autre personne (p. ex., un comptable ou un avocat) le soin de déposer votre demande d'EIN, la partie responsable doit être formellement habilitée à agir au nom de l'entreprise. L'IRS exige que cette approbation soit enregistrée, et le fait de ne pas fournir d'autorisation en bonne et due forme peut invalider la demande ou engendrer des problèmes de conformité par la suite. Des faux pas peuvent retarder l'obtention de votre EIN et semer la confusion quant à savoir quelle personne est autorisée à traiter des documents fiscaux en votre nom.

Investisseurs providentiels et autres types d’investisseurs

Avant de rechercher un financement auprès d’investisseurs providentiels, familiarisez-vous avec les autres types d’investisseurs pour startups. Voici un aperçu des options de financement :

• Investisseurs en capital-risque : les investisseurs en capital-risque (VC) sont des sociétés ou des investisseurs individuels qui investissent dans des startups présentant un fort potentiel de croissance, généralement en échange de parts de capital. Contrairement aux investisseurs providentiels, ils interviennent souvent à des stades plus avancés du développement d’une startup, une fois que l’entreprise a déjà démontré une certaine traction sur le marché. Les investisseurs en capital-risque investissent des montants plus importants que les investisseurs providentiels et sont généralement plus impliqués dans l’orientation de l’entreprise. Ils recherchent des rendements élevés et adoptent en général une approche plus agressive de la croissance et de la réalisation d’une sortie d’investissement dans un délai défini.

• Fonds d’amorçage : les fonds d’amorçage sont des fonds de capital-risque spécialisés dans les investissements très précoces, souvent avant des investissements providentiels et des investissements en capital-risque plus importants. Ils financent des startups qui ont dépassé la phase de conception et disposent d’un produit minimum viable (MVP) ou d’une première traction.

• Incubateurs et accélérateurs : ces programmes soutiennent les entreprises en phase de démarrage grâce à la formation, au mentorat et au financement. Les incubateurs se concentrent le plus souvent sur la phase initiale de développement, en aidant les entrepreneurs à transformer leurs idées en une entreprise viable. Les accélérateurs, quant à eux, visent à accélérer la croissance d’entreprises déjà existantes sur une courte période.

• Investisseurs d’entreprise : certaines entreprises investissent dans des startups pour accéder à des technologies innovantes, de pénétrer de nouveaux marchés ou de développer des partenariats stratégiques. Ces investisseurs peuvent offrir des ressources importantes, mais ils peuvent aussi rechercher davantage qu’un simple rendement financier, comme une participation dans la technologie ou un certain contrôle sur l’orientation de l’entreprise.

• Financement participatif : il s’agit de lever de petites sommes d’argent auprès d’un grand nombre de personnes, généralement via des plateformes en ligne. Le financement participatif peut être une bonne option pour les startups qui souhaitent valider leur produit auprès d’un large public, interagir avec de potentiels clients et lever des fonds sans céder de capital ni contracter de dette.

• Subventions et aides publiques : dans certains secteurs, notamment ceux liés à la recherche scientifique, aux technologies propres ou à l’impact social, les subventions et aides publiques peuvent fournir un financement sans dilution du capital.

• Prêts entre particuliers et financement par la dette : le financement par la dette comprend les prêts accordés par des institutions financières ou via des plateformes de prêt entre particuliers. Ce type de financement est généralement plus difficile à obtenir pour les startups en phase de démarrage et oblige l’entreprise à rembourser le prêt avec intérêts, sans toutefois diluer la participation des propriétaires.

• Gestionnaires de grandes fortunes : les familles fortunées font souvent appel à des sociétés de conseil privées en gestion de patrimoine, appelées gestionnaires de grandes fortunes, qui investissent directement dans des startups. Par rapport aux investisseurs en capital-risque traditionnels, ces investisseurs peuvent fournir un financement substantiel, et ils peuvent être intéressés par des investissements à plus long terme.

• Groupes et syndicats d’investisseurs providentiels : contrairement aux investisseurs providentiels individuels, les groupes ou syndicats d’investisseurs providentiels mutualisent leurs ressources pour investir dans des startups. Ces structures peuvent apporter des montants de financement plus importants et combinent l’expertise ainsi que les réseaux de plusieurs investisseurs.

Chaque type d’investisseur présente des avantages, des attentes et des niveaux d’implication différents. Les startups doivent soigneusement prendre en compte leur stade de développement, leur secteur d’activité, leurs besoins de financement et le type de relations stratégiques qu’elles souhaitent développer avant de choisir le type d’investisseur avec lequel collaborer.