Solicitar un número de identificación de Eempleador (EIN) es uno de los primeros pasos para oficializar tu negocio. Ya sea que estés formando una corporación, una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) o una sociedad colectiva, un EIN sirve como la identificación fiscal federal de tu empresa, al igual que un número de Seguro Social (SSN) para un particular. Necesitarás un EIN para contratar empleados, abrir una cuenta bancaria comercial y declarar impuestos. El proceso para obtener un EIN es relativamente simple y, por lo general, puedes completarlo en línea en unos 10 minutos.

Hay algunas cosas que debe considerar antes de presentar la solicitud. Por ejemplo, tendrás que decidir quién será la «parte responsable» de tu empresa, que es la persona que figura en la solicitud del EIN como el principal punto de contacto con el Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos (IRS). A continuación, te explicaremos cómo solicitar un EIN y cómo evitar errores comunes que podrían ralentizar el proceso.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un EIN?
  
• ¿Quién necesita un EIN?
  
• Preparación para solicitar un EIN
  
• Cómo solicitar un EIN en línea
  
• Cómo solicitar un EIN por fax o correo
  
• Errores comunes que se deben evitar cuando se solicita un EIN
  

¿Qué es un EIN?

Un EIN es un número único de nueve dígitos que el IRS asigna a las empresas a efectos fiscales, similar a un SSN para un particular. Usas tu EIN para identificar a tu empresa en las declaraciones fiscales, cuando pagas a los empleados o cuando solicitas ciertas licencias.

¿Quién necesita un EIN?

Necesitas un EIN si planeas contratar empleados, formar una sociedad anónima o colectiva, o abrir una cuenta bancaria comercial. También lo necesitas necesario si manejas impuestos sobre la plantilla, solicitas un crédito comercial y para muchos otros propósitos. Incluso si eres propietario único, es posible que desees obtener un EIN para separar tus finanzas personales de las de la empresa y simplificar tus impuestos.

Preparación para solicitar un EIN

Antes de solicitar un EIN, hay algunas cosas que puedes hacer para prepararte. Primero, determina si reúnes los requisitos: para solicitar un EIN en línea, tu empresa debe estar ubicada físicamente dentro de los EE. UU. o sus territorios. También debes ser capaz de identificar a una parte responsable, que es la persona que controla, administra o dirige las operaciones diarias de la empresa y tiene acceso a los fondos de la empresa. Esta persona debe tener un número de identificación del contribuyente (TIN) válido, como un SSN, un número de identificación personal del contribuyente (ITIN) o un EIN existente.

Si cumples con estos requisitos de elegibilidad, deberás recopilar la siguiente información:

• El nombre legal completo de tu empresa y cualquier nombre comercial o nombre de «hacer negocios como» (DBA)

• La dirección postal y la dirección física de tu empresa

• Tu tipo de entidad (p. ej., corporación o sociedad de responsabilidad limitada) y el motivo por el que solicitas el EIN

• Las actividades principales de tu empresa y cuántos empleados esperas tener en el primer año

Cómo solicitar un EIN en línea

La forma más fácil para que la mayoría de las empresas soliciten un EIN es en línea. Aquí tienes una guía paso a paso:

1. Ve a la sección de solicitud de EIN del sitio web oficial del IRS.

2. Haz clic en el botón «Solicitar en línea ahora». Revisa las pautas en la página de información, luego haz clic en «Comenzar solicitud».

3. Selecciona la estructura legal de tu empresa (p. ej., empresa unipersonal o LLC). El IRS proporciona descripciones breves para cada tipo. Presiona continuar.

4. Aquí, los pasos difieren según el tipo de empresa. Si presentas la solicitud como LLC, por ejemplo, deberás introducir el número de miembros y dónde se encuentra físicamente la empresa, mientras que un propietario único deberá proporcionar más información, como una razón para presentar la solicitud. Indica si eres el titular de la empresa o si actúas como persona designada por un tercero.

5. Introduce el nombre legal, el nombre comercial (si corresponde) y la dirección física de tu empresa. Especifica el condado y el estado donde opera tu empresa. Esto es importante a efectos fiscales.

6. Dile al IRS por qué estás solicitando el EIN. Por ejemplo, ¿estás iniciando una empresa nueva? ¿Estás contratando empleados? ¿Reestructuras una empresa existente?

7. Describe las actividades principales de tu empresa. El IRS te proporcionará una lista de categorías entre las que puedes elegir.

8. Verifica que toda la información que introdujiste sea correcta y luego envía la solicitud. Recibirás tu EIN de inmediato y podrás descargar o imprimir la confirmación para tus registros.

Cómo solicitar un EIN por fax o correo

Si no quieres solicitar un EIN en línea, también puedes solicitarlo por fax o correo. Comienza por descargar el formulario SS-4 del sitio web del IRS y completarlo. Te pedirá detalles como el nombre de la empresa, la parte responsable y el motivo de la solicitud. Para evitar retrasos, comprueba que toda la información es correcta.

• Solicitud por fax: busca el número de fax de tu estado en el sitio web del IRS y envía por fax tu formulario completo a ese número. Por lo general, el IRS te enviará el EIN por fax en el transcurso de cuatro días hábiles.

• Solicitud por correo: encuentra la dirección del IRS de tu estado en el sitio web del IRS y envía por correo el formulario completo a esa dirección. Las solicitudes por correo tardan más en procesarse y pueden demorar hasta cuatro semanas en enviar tu EIN.

• Solicitantes internacionales: si presentas la solicitud desde fuera de los EE. UU., deberás llamar directamente al IRS al +1 (267) 941-1099 (no es un número gratuito). Prepárate con toda la información necesaria. El IRS se encargará del proceso por teléfono y emitirá tu EIN una vez que confirme tus datos. Esta es la opción preferida por empresas internacionales que no pueden acceder fácilmente a los procesos en línea o por correo.

Errores comunes que se deben evitar cuando se solicita un EIN

Al solicitar un EIN, es fácil pasar por alto ciertos detalles que pueden ralentizar el proceso o provocar problemas mayores más adelante. Estos son algunos de los errores más comunes que se deben evitar.

EIN múltiples para la misma entidad

Muchos dueños de negocios cometen el error de solicitar varios EIN, generalmente porque no tienen claro cuándo se requiere un EIN nuevo. El IRS exige un nuevo EIN solo en situaciones específicas, como un cambio en la estructura de la entidad (por ejemplo, pasar de una LLC a una corporación) y cuando hay un cambio fundamental en la titularidad. Si tu empresa simplemente se está expandiendo o desarrollando dentro de la misma estructura, no necesitarás un EIN nuevo. Solicitar otro número cuando no lo necesitas puede causar complicaciones innecesarias con el IRS, como presentaciones duplicadas y cuentas de impuestos incorrectas.

Información incorrecta o incoherente

Los errores aparentemente pequeños, como escribir mal el nombre de la empresa, las direcciones que no coinciden e introducir el TIN incorrecto, pueden causar retrasos y desajustes en tus registros del IRS, lo que puede complicar las declaraciones de impuestos, la configuración de la plantilla o las cuentas bancarias comerciales en el futuro. Vuelve a verificar todas las entradas, especialmente los datos de identificación de la parte responsable.

Problemas con personas designadas por terceros

Si designas a otra persona (por ejemplo, contador, abogado) para que solicite tu EIN, la parte responsable debe estar formalmente autorizada para actuar en nombre de la empresa. El IRS requiere que esta aprobación esté registrada, y no proporcionar la autorización adecuada puede invalidar la solicitud o crear complicaciones con el cumplimiento de la normativa más adelante. Los pasos en falso aquí pueden causar demoras en la obtención del EIN y generar confusión sobre quién está autorizado para manejar los documentos fiscales en tu nombre.