La demande d'un numéro d'identification d'employeur (EIN) constitue l'une des premières étapes pour officialiser votre entreprise. Que vous créiez une société par actions, une société à responsabilité limitée (SARL) ou une société de personnes, un numéro EIN sert de numéro fiscal fédéral à votre entreprise, tout comme un numéro de sécurité sociale (SSN) pour un particulier. Vous aurez besoin d'un numéro EIN pour embaucher des employés, ouvrir un compte bancaire professionnel et déclarer vos impôts. Le processus de demande pour obtenir un numéro EIN est relativement simple, et vous pouvez généralement le réaliser en ligne en 10 minutes environ.

Il y a un certain nombre de points à prendre en compte avant d'effectuer une déclaration. Par exemple, vous devrez décider qui sera la « partie responsable » de votre entreprise, à savoir la personne indiquée sur le formulaire de demande de numéro EIN comme principal point de contact avec le service des impôts américain (IRS). Ci-dessous, nous expliquerons comment déclarer un numéro EIN et comment éviter les erreurs courantes qui pourraient ralentir le processus.

Sommaire

• Qu'est-ce qu'un numéro d'identification d'employeur (EIN) ?
  
• Qui a besoin d'un numéro EIN ?
  
• Préparation à la déclaration d'un numéro EIN
  
• Comment déclarer un numéro EIN en ligne
  
• Comment faire une demande de numéro EIN par fax ou par courrier
  
• Erreurs courantes à éviter lors de la déclaration d'un numéro EIN
  
• Comment Stripe Atlas peut vous aider
  

Qu'est-ce qu'un numéro d'identification d'employeur (EIN) ?

Un EIN est un numéro unique à neuf chiffres que l'IRS attribue aux entreprises à des fins fiscales, semblable au numéro de sécurité sociale d'un particulier. Vous utilisez votre EIN pour identifier votre entreprise lorsque vous déclarez des impôts, payez des employés ou demandez certaines licences.

Vous pouvez demander et recevoir un numéro EIN en quelques minutes grâce au formulaire d'inscription en ligne de l'IRS. La demande d'un numéro EIN via ce portail est également entièrement gratuite.

Qui a besoin d'un EIN ?

Vous avez besoin d'un numéro EIN si vous prévoyez d'embaucher des employés, de créer une société ou une société de personnes, ou d'ouvrir un compte bancaire professionnel. Il est également obligatoire si vous gérez des charges sociales, si vous demandez un crédit commercial et à bien d'autres fins. Même si vous êtes un entrepreneur individuel, vous voudrez peut-être obtenir un numéro EIN pour séparer vos finances personnelles et professionnelles et simplifier vos impôts.

Préparation d'une demande d'EIN

Avant d'effectuer une déclaration pour obtenir un numéro EIN, vous pouvez prendre quelques mesures pour vous préparer. Tout d'abord, déterminez votre éligibilité : pour demander un numéro EIN en ligne, votre entreprise doit être située physiquement aux États-Unis ou sur ses territoires. Vous devez également être en mesure d'identifier une partie responsable, à savoir la personne qui contrôle, gère ou dirige les opérations quotidiennes de l'entreprise et qui a accès à ses fonds. Cette personne doit posséder un numéro fiscal (TIN) valide tel qu'un numéro SSN, un numéro d'identification individuel de contribuable (ITIN) ou un numéro EIN existant.

Si vous remplissez ces critères d'éligibilité, vous devrez rassembler les documents suivants :

• La dénomination sociale complète de votre entreprise et tous les noms commerciaux ou sigles commerciaux (DBA).

• L'adresse postale et l'adresse physique de votre entreprise.

• Votre type d'entité (par exemple, société par actions, SARL) et le motif de votre demande de numéro EIN.

• Les activités principales de votre entreprise et le nombre d'employés que vous prévoyez d'embaucher au cours de la première année.

Faire une demande d'EIN en ligne

Pour la plupart des entreprises, le moyen le plus simple de déposer une demande d'EIN est en ligne. Voici les étapes à suivre :

1. Accédez à la section de demande de numéro EIN sur le site web de l'IRS.

2. Cliquez sur le bouton « Apply online now » (Demande en ligne). Consultez les instructions sur la page d'information, puis cliquez sur « Begin application » (Commencer la demande).

3. Sélectionnez la structure juridique de votre entreprise (p. ex., entreprise individuelle, LLC). L'IRS fournit de brèves descriptions pour chaque type. Appuyez sur « continue » (continuer).

4. Ici, les étapes divergent en fonction de votre type d'entreprise. Si vous êtes une LLC, par exemple, vous devrez saisir le nombre d'associés et l'adresse physique de l'entreprise, tandis qu'un entrepreneur individuel devra fournir plus d'informations, p. ex. le motif de la demande. Indiquez si vous êtes le propriétaire de l'entreprise ou si vous agissez en tant que mandataire tiers.

5. Saisissez la dénomination sociale, la dénomination commerciale (le cas échéant) et l'adresse physique de votre entreprise. Indiquez le comté et l'État dans lesquels votre entreprise exerce ses activités. C'est important d'un point de vue fiscal.

6. Expliquez à l'IRS pourquoi vous faites une demande d'EIN. Par exemple, le démarrage d'une nouvelle entreprise ? Le recrutement d'employés ? La restructuration d'une entreprise existante ?

7. Décrivez les principales activités de votre entreprise. L'IRS vous fournira une liste de catégories parmi lesquelles vous pourrez faire votre choix.

8. Vérifiez que tous les renseignements que vous avez saisis sont corrects, puis soumettez la demande. Vous recevrez votre EIN immédiatement et pourrez télécharger ou imprimer la confirmation pour vos dossiers.

Faire une demande d'EIN par fax ou par courrier

Si vous ne souhaitez pas demander de numéro EIN en ligne, vous pouvez également effectuer votre déclaration par fax ou par courrier. Commencez par télécharger le formulaire SS-4 sur le site web de l'IRS et remplissez-le. Des informations vous seront demandées, notamment le nom de votre entreprise, la partie responsable et le motif de votre demande. Pour éviter tout retard, vérifiez que toutes les informations sont exactes.

• Demande par fax : trouvez le numéro de fax de votre État sur le site web de l'IRS et faxez-y le formulaire dûment rempli. L'IRS vous enverra généralement votre numéro EIN par fax dans un délai de quatre jours ouvrables.

• Demande par courrier : trouvez l'adresse de l'IRS de votre État sur le site web de l'IRS et envoyez-y le formulaire rempli par courrier. Les demandes par courrier prennent plus de temps à être traitées, et vous pouvez patienter jusqu'à quatre semaines avant de recevoir votre numéro EIN.

• Candidats internationaux : si vous effectuez une demande depuis l'extérieur des États-Unis, vous devrez appeler directement l'IRS au +1 (267) 941-1099 (numéro non gratuit). Préparez toutes les informations nécessaires. L'IRS traitera le processus par téléphone et émettra votre numéro EIN une fois vos informations confirmées. Il s'agit de l'option de référence pour les entreprises internationales qui ne peuvent pas facilement accéder aux processus en ligne ou par courrier.

Pour vérifier l'état d'une demande par fax ou par courrier, vous pouvez appeler l'IRS au 1-800-829-4933 pendant les heures ouvrables, de 7 h à 19 h, du lundi au vendredi. Il n'existe aucun outil de suivi en ligne permettant de vérifier la validité d'un numéro EIN.

Erreurs courantes à éviter lors d'une demande d'EIN

Lors d'une demande d'EIN, il arrive souvent de négliger certains détails qui peuvent ralentir le processus ou entraîner des problèmes plus importants par la suite. Voici quelques erreurs courantes à éviter.

Plusieurs EIN pour la même entité

De nombreux propriétaires d'entreprise font l'erreur de demander plusieurs EIN, généralement parce qu'ils ne savent pas exactement à quel moment un nouvel EIN est exigé.

L'IRS exige un nouveau numéro EIN uniquement dans des situations spécifiques, telles qu'un changement de structure d'entité (par exemple, passage d'une SARL à une société par actions), un changement fondamental de propriétaire ou si le nom de l'entreprise est modifié.

Si votre entreprise est simplement en pleine expansion ou se développe au sein de la même structure, vous n'aurez pas besoin d'un nouveau numéro EIN. Demander un autre numéro lorsque vous n'en avez pas besoin peut entraîner des complications inutiles auprès de l'IRS, comme des déclarations en double et des comptes fiscaux incorrects.

Informations incorrectes ou incohérentes

Des erreurs apparemment mineures, comme une faute d'orthographe dans le nom de l'entreprise, des adresses incorrectes ou la saisie d'un TIN incorrect, peuvent entraîner des retards et des incohérences dans vos dossiers de l'IRS, ce qui peut compliquer les déclarations de revenus, la configuration de la paie ou les comptes bancaires professionnels. Vérifiez toutes vos informations, en particulier les coordonnées de la partie responsable.

Lettre de confirmation de numéro EIN perdue ou manquante

Si votre lettre de confirmation de numéro EIN CP 575 est perdue, l'IRS ne délivrera pas de lettre CP 575 de remplacement. À la place, vous devez demander une lettre 147C de l'IRS.

Pour ce faire, vous pouvez appeler le 1-800-829-4933 pendant les heures ouvrables habituelles. Les lettres peuvent être envoyées par fax ou par courrier dans un délai de 10 à 14 jours ouvrables.

Problèmes avec les mandataires tiers

Si vous confiez à une autre personne (p. ex., un comptable ou un avocat) le soin de déposer votre demande d'EIN, la partie responsable doit être formellement habilitée à agir au nom de l'entreprise.

L'IRS exige que cette approbation soit enregistrée, et l'incapacité à fournir une autorisation appropriée peut rendre la demande non valide ou créer des complications ultérieures en matière de conformité. Les erreurs à ce niveau peuvent retarder l'obtention de votre numéro EIN et créer une confusion quant à la personne autorisée à gérer les documents fiscaux en votre nom.

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Accepter des paiements et effectuer des opérations bancaires avant l’obtention de votre EIN

Une fois votre entreprise constituée, Atlas vous demandera votre numéro EIN. Les fondateurs disposant d’un numéro de sécurité sociale, d’une adresse et d’un numéro de téléphone portable américains peuvent bénéficier d’un traitement accéléré par l’IRS, tandis que les autres suivront le processus standard, ce qui peut nécessiter un délai supplémentaire. De plus, Atlas permet d’accepter des paiements et d’effectuer des opérations bancaires avant l’attribution du numéro EIN pour que vous puissiez commencer à encaisser et à réaliser des transactions immédiatement.

Achat dématérialisé d’actions par le fondateur

Les fondateurs peuvent acquérir leurs actions initiales en apportant leur propriété intellectuelle (par exemple, des droits d’auteur ou des brevets) plutôt qu’en versant des fonds. La preuve de cet apport est conservée dans votre Dashboard Atlas. Pour utiliser cette fonctionnalité, la valeur de votre propriété intellectuelle ne doit pas dépasser 100 $. Si elle est supérieure à ce montant, il est recommandé de consulter un avocat avant de poursuivre les démarches.

Prise en charge automatique de l’option fiscale 83(b)

Les fondateurs peuvent formuler un choix fiscal au titre de l’article 83(b) pour optimiser leur impôt sur le revenu personnel. Atlas se charge de l’expédition de ce formulaire par courrier certifié USPS avec suivi, que vous résidiez ou non aux États-Unis. Votre déclaration signée et la preuve de sa déclaration seront directement accessibles depuis votre Dashboard Stripe.

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