Die Beantragung einer Employer Identification Number (EIN) ist einer der ersten Schritte, um Ihr Unternehmen offiziell anzumelden. Unabhängig davon, ob Sie eine Kapitalgesellschaft, eine Limited Liability Company (LLC) oder eine Personengesellschaft gründen, dient eine EIN als bundesstaatliche Steueridentifikationsnummer Ihres Unternehmens, ähnlich wie eine Social Security Number (SSN) für eine Einzelperson. Sie benötigen eine EIN, um Mitarbeitende einzustellen, ein Geschäftskonto zu eröffnen und Steuern einzureichen. Der Antragsprozess für eine EIN ist relativ einfach und Sie können ihn normalerweise in etwa 10 Minuten online abschließen.

Vor der Einreichung gibt es einige Dinge zu beachten. Sie müssen beispielsweise entscheiden, wer die „verantwortliche Partei“ für Ihr Unternehmen sein soll. Dies ist die Person, die im EIN-Antrag als Hauptansprechperson für den United States Internal Revenue Service (IRS) aufgeführt ist. Im Folgenden erklären wir, wie Sie eine EIN beantragen und wie Sie häufige Fehler vermeiden können, die den Prozess verlangsamen könnten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Employee Identification Number (EIN)?
  
• Wer benötigt eine EIN?
  
• Vorbereitung auf die Beantragung einer EIN
  
• So beantragen Sie eine EIN online
  
• So beantragen Sie eine EIN per Fax oder Post
  
• Häufige Fehler, die bei der Beantragung einer EIN zu vermeiden sind
  
• So kann Stripe Atlas Sie unterstützen
  

Was ist eine Employee Identification Number (EIN)?

Eine EIN ist eine eindeutige neunstellige Zahl, die der IRS Unternehmen für Steuerzwecke zuweist, ähnlich einer SSN für eine Einzelperson. Sie verwenden Ihre EIN, um Ihr Unternehmen zu identifizieren, wenn Sie Steuererklärungen einreichen, Mitarbeiter/innen bezahlen oder bestimmte Lizenzen beantragen.

Sie können eine EIN in wenigen Minuten über das IRS-Online-Anmeldeformular beantragen und erhalten. Die Beantragung einer EIN über dieses Portal ist zudem völlig kostenlos.

Wer benötigt eine EIN?

Sie benötigen eine EIN, wenn Sie planen, Mitarbeitende einzustellen, eine Kapital- oder Personengesellschaft zu gründen oder ein Bankkonto für Ihr Unternehmen zu eröffnen. Sie ist auch erforderlich, wenn Sie Lohnsteuern abwickeln, einen Geschäftskredit beantragen und für viele weitere Zwecke. Auch wenn Sie ein Einzelunternehmen führen, empfiehlt sich möglicherweise eine EIN, um Ihre privaten und geschäftlichen Finanzen zu trennen und Ihre Steuern zu vereinfachen.

Vorbereitung der Beantragung einer EIN

Bevor Sie eine EIN beantragen, können Sie sich auf einige Dinge vorbereiten. Überprüfen Sie zunächst Ihre Berechtigung: Um eine EIN online zu beantragen, muss sich Ihr Unternehmen physisch in den USA oder deren Außengebieten befinden. Sie müssen außerdem eine verantwortliche Partei benennen können. Dies ist die Person, die das Tagesgeschäft des Unternehmens kontrolliert, leitet oder führt und Zugriff auf die Gelder des Unternehmens hat. Diese Person muss über eine gültige Steueridentifikationsnummer (TIN) verfügen, z. B. eine SSN, eine Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) oder eine bereits bestehende EIN.

Wenn Sie diese Teilnahmebedingungen erfüllen, müssen Sie die folgenden Dokumente zusammentragen:

• Der vollständige rechtsgültige Name Ihres Unternehmens und alle Handelsnamen oder DBA-Namen („Doing Business As“).

• Die Postanschrift und die physische Adresse Ihres Unternehmens.

• Ihre Rechtsform (z. B. Kapitalgesellschaft, LLC) und der Grund für die Beantragung der EIN.

• Die Hauptaktivitäten Ihres Unternehmens und wie viele Mitarbeitende Sie voraussichtlich im ersten Jahr haben werden.

So beantragen Sie eine EIN online

Für die meisten Unternehmen ist es am einfachsten, eine EIN online zu beantragen. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Gehen Sie zum Bereich für die Beantragung einer EIN auf der offiziellen IRS-Website.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Jetzt online beantragen“. Lesen Sie die Richtlinien auf der Informationsseite und klicken Sie dann auf „Antrag starten“.

3. Wählen Sie die Rechtsform Ihres Unternehmens aus (z. B. Einzelunternehmen, LLC). Der IRS stellt kurze Beschreibungen für jeden Typ zur Verfügung. Klicken Sie auf „Weiter“.

4. Hier unterscheiden sich die Schritte je nach Unternehmenstyp. Wenn Sie beispielsweise als LLC einen Antrag stellen, müssen Sie die Anzahl der Mitglieder und den physischen Standort des Unternehmens angeben, während ein/e Einzelunternehmer/in weitere Angaben machen muss (zum Beispiel einen Grund). Geben Sie an, ob Sie der/die Inhaber/in des Unternehmens sind oder als Beauftragte/r handeln.

5. Geben Sie den rechtsgültigen Namen, gegebenenfalls den Handelsnamen und die physische Adresse Ihres Unternehmens ein. Geben Sie den Bezirk und das Bundesland an, in dem Ihr Unternehmen tätig ist. Dies ist für steuerliche Zwecke wichtig.

6. Teilen Sie dem IRS mit, warum Sie die EIN beantragen. Gründen Sie zum Beispiel ein neues Unternehmen? Stellen Sie Mitarbeiter/innen ein? Führen Sie die Restrukturierung eines bestehenden Unternehmens durch?

7. Beschreiben Sie die Hauptaktivitäten Ihres Unternehmens. Der IRS stellt eine Liste der Kategorien zur Verfügung, aus denen Sie auswählen können.

8. Überprüfen Sie alle von Ihnen eingegebenen Informationen auf Richtigkeit und senden Sie den Antrag dann ab. Sie erhalten umgehend Ihre EIN und können die Bestätigung für Ihre Unterlagen herunterladen oder ausdrucken.

So beantragen Sie eine EIN per Fax oder Post

Wenn Sie eine EIN nicht online beantragen möchten, können Sie die Einreichung auch per Fax oder Post vornehmen. Laden Sie zunächst das Formular SS-4 von der IRS-Website herunter und füllen Sie es aus. Darin werden Details wie Ihr Unternehmensname, die verantwortliche Partei und der Grund für Ihren Antrag abgefragt. Um Verzögerungen zu vermeiden, überprüfen Sie sorgfältig, ob alle Informationen korrekt sind.

• Beantragung per Fax: Suchen Sie auf der IRS-Website nach der Faxnummer für Ihren Bundesstaat und faxen Sie Ihr ausgefülltes Formular an diese Nummer. Der IRS sendet Ihnen Ihre EIN in der Regel innerhalb von vier Werktagen per Fax zu.

• Beantragung per Post: Suchen Sie auf der IRS-Website nach der IRS-Adresse für Ihren Bundesstaat und senden Sie Ihr ausgefülltes Formular per Post an diese Adresse. Die Bearbeitung von per Post eingereichten Anträgen dauert länger und es kann bis zu vier Wochen dauern, bis Sie Ihre EIN erhalten.

• Internationale Antragsteller: Wenn Sie den Antrag von außerhalb der USA stellen, müssen Sie den IRS direkt unter +1 267 941-1099 (keine gebührenfreie Nummer) anrufen. Halten Sie alle erforderlichen Informationen bereit. Der IRS wickelt den Prozess telefonisch ab und stellt Ihre EIN aus, sobald Ihre Informationen bestätigt wurden. Dies ist die beste Option für internationale Unternehmen, die nicht problemlos auf die Online- oder Postverfahren zugreifen können.

Um den Status eines Fax- oder Postantrags zu überprüfen, können Sie den IRS unter 1-800-829-4933 während der Geschäftszeiten von Montag bis Freitag zwischen 07:00 und 19:00 Uhr anrufen. Es gibt kein Online-Tracking-Tool, um eine aktive EIN zu überprüfen.

Häufige Fehler, die Sie bei der Beantragung einer EIN vermeiden sollten

Bei der Einreichung einer EIN können bestimmte Details, die das Verfahren verlangsamen oder später zu größeren Problemen führen können, leicht übersehen werden. Hier sind einige häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten.

Mehrere EINs für dieselbe juristische Person

Viele Geschäftsinhaber/innen machen den Fehler, mehrere EINs zu beantragen, in der Regel, weil ihnen nicht klar ist, wann eine neue EIN erforderlich ist.

Der IRS schreibt eine neue EIN nur in bestimmten Situationen vor, z. B. bei einer Änderung der Rechtsform (z. B. Wechsel von einer LLC zu einer Kapitalgesellschaft), bei einer grundlegenden Änderung der Eigentumsverhältnisse oder wenn der Unternehmensname geändert wird.

Wenn Ihr Unternehmen lediglich wächst oder sich innerhalb derselben Struktur weiterentwickelt, benötigen Sie keine neue EIN. Die Beantragung einer weiteren Nummer, wenn Sie diese nicht benötigen, kann zu unnötigen Komplikationen mit dem IRS führen, wie z. B. zu doppelten Einreichungen und falschen Steuerkonten.

Falsche oder widersprüchliche Angaben

Scheinbar kleine Fehler wie eine falsche Schreibweise des Unternehmensnamens, nicht übereinstimmende Adressen und die Eingabe der falschen TIN können zu Verzögerungen und Fehlzuordnungen bei Ihren beim IRS hinterlegten Daten führen, was zukünftig zu Komplikationen bei Steuererklärungen, Gehaltsabrechnungen oder Geschäftskonten führen kann. Überprüfen Sie alle Ihre Angaben, insbesondere die Angaben zur Identifizierung des/der Verantwortlichen.

Verlorenes oder fehlendes EIN-Bestätigungsschreiben

Wenn Ihr CP 575-EIN-Bestätigungsschreiben verloren gegangen ist, stellt der IRS kein Ersatzschreiben für CP 575 aus. Stattdessen sollten Sie ein 147C-Schreiben des IRS anfordern.

Dies können Sie tun, indem Sie während der normalen Geschäftszeiten die Nummer 1-800-829-4933 anrufen. Schreiben können innerhalb von 10 bis 14 Werktagen gefaxt oder per Post versendet werden.

Probleme mit von Dritten benannten Personen

Wenn Sie eine andere Person (z. B. eine/n Buchhalter/in oder eine Anwaltskanzlei) mit der Beantragung Ihrer EIN beauftragen, muss die verantwortliche Partei formell bevollmächtigt sein, im Namen des Unternehmens zu handeln.

Der IRS verlangt, dass diese Genehmigung aktenkundig ist, und wenn keine ordnungsgemäße Autorisierung erteilt wird, kann dies den Antrag ungültig machen oder später zu Komplikationen bei der Compliance führen. Fehler an dieser Stelle können zu Verzögerungen beim Erhalt Ihrer EIN führen und Unklarheiten darüber schaffen, wer autorisiert ist, Steuerdokumente in Ihrem Namen zu bearbeiten.

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Beantragung bei Atlas

Das Beantragen einer Unternehmensgründung mit Atlas dauert weniger als 10 Minuten. Sie wählen Ihre Unternehmensstruktur aus, erfahren sofort, ob Ihr Unternehmensname verfügbar ist, und fügen bis zu vier Mitgründer/innen hinzu. Sie entscheiden auch über die Aufteilung Ihres Eigenkapitals und die Rückstellung eines Eigenkapitalpools für zukünftige Investorinnen und Investoren sowie Mitarbeitende, benennen Mitglieder der Geschäftsführung und unterzeichnen dann alle Ihre Dokumente per E-Signatur. Alle Mitgründer/innen erhalten E-Mails mit der Aufforderung, ihre Dokumente ebenfalls per E-Signatur zu unterzeichnen.

Zahlungen und Bankgeschäfte vor Erhalt der EIN-Nummer akzeptieren

Nach der Gründung Ihres Unternehmens beantragt Atlas Ihre EIN. Gründer/innen mit einer US-amerikanischen Sozialversicherungsnummer, Adresse und Handynummer sind für die beschleunigte IRS- Bearbeitung qualifiziert. Für alle anderen erfolgt die Bearbeitung nach dem Standardverfahren, was etwas länger dauern kann. Zusätzlich ermöglicht Atlas Zahlungen und Banking bereits vor Erhalt der EIN, sodass Sie mit dem Akzeptieren von Zahlungen und Transaktionen beginnen können, bevor Ihre EIN ankommt.

Erwerb von Gründeranteilen ohne Barmittel

Gründer/innen können ihre ersten Anteile auch mit geistigem Eigentum statt mit Geld erwerben. Dies können beispielsweise Urheberrechte oder Patente sein. Der Erwerbsnachweis wird in Ihrem Atlas-Dashboard gespeichert. Diese Option steht zur Verfügung, wenn das geistige Eigentum einen Wert von 100 USD oder weniger hat. Bei höherem Wert empfiehlt sich die Rücksprache mit einem Rechtsbeistand.

Automatische Einreichung des 83(b)-Steuerformulars

Gründer/innen können das 83(b)-Steuerformular einreichen, um ihre persönliche Einkommensteuerlast zu senken. Atlas übernimmt die Einreichung für Sie – unabhängig davon, ob Sie in den USA oder im Ausland ansässig sind – per USPS Certified Mail mit Sendungsverfolgung. Das unterschriebene 83(b)-Formular und den Nachweis der Einreichung erhalten Sie direkt im Stripe-Dashboard.

Hochwertige rechtliche Unternehmensdokumente

Atlas stellt alle notwendigen rechtlichen Dokumente bereit, damit Sie sofort mit Ihrem Unternehmen starten können. Die Unterlagen für eine C-Corporation wurden gemeinsam mit der weltweit renommierten Kanzlei Cooley erstellt, die im Bereich Venture Capital führend ist. Die Dokumente enthalten unter anderem die Regelungen zu Eigentumsstruktur, Anteilsausgabe und Steuerkonformität. Damit können Sie schnell investieren und sind rechtlich abgesichert.

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Atlas arbeitet mit führenden Partnern zusammen, um Gründerinnen und Gründern exklusive Rabatte und Guthaben zu bieten. Dazu zählen Vorteile für unverzichtbare Tools aus den Bereichen Technik, Steuern, Finanzen, Compliance und Geschäftsbetrieb, unter anderem von AWS, Carta und Perplexity. Zusätzlich erhalten Sie im ersten Jahr einen kostenlosen Delaware Registered Agent. Als Atlas-Nutzer/in profitieren Sie darüber hinaus von zusätzlichen Vorteilen von Stripe, darunter gebührenfreier Zahlungsverkehr über Stripe – für bis zu 100.000 USD Umsatz im ersten Jahr.

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