Het aanvragen van een werkgeversidentificatienummer (EIN) is een van de eerste stappen om je onderneming officieel te maken. Of je nu een onderneming, een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (LLC) of een vennootschap opricht, een EIN fungeert als de federale belasting-ID van je onderneming, net zoals een socialezekerheidsnummer (SSN) voor een persoon. Je hebt een EIN nodig om werknemers in dienst te nemen, een zakelijke bankrekening te openen en belastingaangifte te doen. Het proces voor het aanvragen van een EIN is relatief eenvoudig. Je kunt het meestal in ongeveer 10 minuten online voltooien.
Er zijn een paar dingen waar je rekening mee moet houden voordat je een aanvraag indient. Je moet bijvoorbeeld beslissen wie de 'verantwoordelijke partij' voor je onderneming is, de persoon die op de EIN-aanvraag wordt vermeld als het belangrijkste contactpunt met de Internal Revenue Service (IRS) van de Verenigde Staten. Hieronder leggen we uit hoe je een EIN aanvraagt en hoe je veelgemaakte fouten voorkomt die het proces kunnen vertragen.
Wat staat er in dit artikel?
- Wat is een EIN?
- Wie heeft een EIN nodig?
- Voorbereiding op het aanvragen van een EIN
- Online een EIN aanvragen
- Een EIN per fax of post aanvragen
- Veelgemaakte fouten die je moet vermijden bij het aanvragen van een EIN
Wat is een EIN?
Een EIN is een uniek getal van negen cijfers dat door de IRS aan ondernemingen wordt toegewezen voor belastingdoeleinden, vergelijkbaar met een SSN voor een persoon. Je gebruikt je EIN om je onderneming te identificeren bij het doen van belastingaangifte, het betalen van medewerkers of het aanvragen van bepaalde vergunningen.
Wie heeft een EIN nodig?
Je hebt een EIN nodig als je van plan bent werknemers in dienst te nemen, een onderneming of partnerschap op te richten, of een zakelijke bankrekening te openen. Het is ook vereist als je loonbelasting afhandelt, bedrijfskrediet aanvraagt en voor vele andere doeleinden. Zelfs als je een eenmanszaak hebt, wil je misschien een EIN om je persoonlijke en zakelijke financiën te scheiden en je belastingen te vereenvoudigen.
Voorbereiding op het aanvragen van een EIN
Voordat je een EIN aanvraagt, zijn er een paar dingen die je kunt doen om je voor te bereiden. Bepaal eerst of je in aanmerking komt: om online een EIN aan te vragen, moet je onderneming fysiek in de VS of de bijbehorende gebieden gevestigd zijn. Je moet ook een verantwoordelijke partij kunnen identificeren. Dit is de persoon die de dagelijkse activiteiten van de onderneming controleert, beheert of leidt en toegang heeft tot de middelen van de onderneming. Deze persoon moet een geldig belastingidentificatienummer (TIN) hebben, zoals een SSN, individueel belastingidentificatienummer (ITIN) of een bestaand EIN.
Als je aan deze geschiktheidsvereisten voldoet, moet je de volgende informatie verzamelen:
De volledige wettelijke naam van je onderneming en eventuele handelsnamen of DBA-namen (handelend onder de naam)
Het postadres en fysieke adres van je onderneming
Je entiteitstype (bijv. onderneming, LLC) en reden voor het aanvragen van het EIN
De primaire activiteiten van je onderneming en hoeveel medewerkers je verwacht te hebben in het eerste jaar
Online een EIN aanvragen
De eenvoudigste manier voor de meeste ondernemingen om een EIN aan te vragen is online. Hier is een stapsgewijs overzicht:
Ga naar het onderdeel om een EIN aan te vragen op de officiële IRS-website.
Klik op de knop 'Apply online now' (nu online aanvragen). Neem de richtlijnen op de informatiepagina door en klik vervolgens op 'Begin Application' (aanvraag starten).
Kies de juridische structuur van je bedrijf (bijvoorbeeld eenmanszaak, LLC). De IRS geeft korte beschrijvingen voor elk type. Druk op doorgaan.
Hier lopen de stappen uiteen, afhankelijk van je bedrijfstype. Als je bijvoorbeeld een aanvraag indient als LLC, moet je het aantal leden invoeren en waar de onderneming fysiek is gevestigd, terwijl een eenmanszaak meer informatie moet verstrekken, zoals een reden voor de aanvraag. Geef aan of je de bedrijfseigenaar bent of optreedt als derde partij.
Voer de wettelijke naam, handelsnaam (indien van toepassing) en het fysieke adres van je onderneming in. Geef op in welk graafschap en welke staat je onderneming actief is. Dit is belangrijk voor belastingdoeleinden.
Vertel de IRS waarom je het EIN aanvraagt. Start je bijvoorbeeld een nieuwe onderneming? Wil je werknemers in dienst nemen? Een bestaande onderneming herstructureren?
Beschrijf de primaire activiteiten van je onderneming. De IRS heeft een lijst met categorieën waaruit je kunt kiezen.
Controleer nogmaals of alle informatie die je hebt ingevoerd juist is en dien vervolgens de aanvraag in. Je ontvangt direct je EIN en kunt de bevestiging downloaden of printen voor je administratie.
Een EIN per fax of post aanvragen
Als je niet online een EIN wilt aanvragen, kun je ook per fax of post een aanvraag indienen. Begin met het downloaden van het SS-4-formulier van de IRS-website en vul het in. Er wordt om details gevraagd, waaronder je bedrijfsnaam, de verantwoordelijke partij en de reden waarom je de aanvraag indient. Controleer nogmaals of alle informatie correct is om vertragingen te voorkomen.
Aanvragen per fax: Zoek het faxnummer voor je staat op de IRS-website en fax het ingevulde formulier naar dat nummer. De IRS stuurt je je EIN doorgaans binnen vier werkdagen per fax.
Aanvragen per post: Zoek het IRS-postadres voor jouw staat op de website van de IRS en stuur het ingevulde formulier naar dat adres. Aanvragen per post duren langer: het kan tot vier weken duren voordat je je EIN ontvangt.
Internationale aanvragers: Als je van buiten de VS solliciteert, moet je de IRS rechtstreeks bellen op +1 (267) 941-1099 (geen gratis nummer). Wees klaar met alle benodigde informatie. De IRS handelt het proces telefonisch af en geeft je je EIN zodra het je informatie bevestigt. Dit is de beste optie voor internationale ondernemingen die niet gemakkelijk toegang hebben tot het online of postproces.
Veelgemaakte fouten die je moet vermijden bij het aanvragen van een EIN
Bij het aanvragen van een EIN is het gemakkelijk om bepaalde details over het hoofd te zien die het proces kunnen vertragen of later tot grotere problemen kunnen leiden. Hier zijn enkele veelgemaakte fouten die je moet vermijden.
Meerdere EIN's voor dezelfde entiteit
Veel ondernemers maken de fout om meerdere EIN's aan te vragen, meestal omdat ze niet precies weten wanneer een nieuw EIN vereist is. De IRS verplicht een nieuw EIN alleen in specifieke situaties, zoals een verandering in de structuur van de entiteit (bijvoorbeeld de overstap van een LLC naar een onderneming) en wanneer er een fundamentele verschuiving in eigendom plaatsvindt. Als je onderneming gewoon uitbreidt of zich ontwikkelt binnen dezelfde structuur, heb je geen nieuw EIN nodig. Als je een ander nummer aanvraagt terwijl je er geen nodig hebt, kan dat onnodige complicaties met de IRS veroorzaken, zoals dubbele aangiften en onjuiste belastingaangiften.
Onjuiste of inconsistente informatie
Ogenschijnlijk kleine fouten, zoals een verkeerde spelling van de bedrijfsnaam, adressen die niet overeenkomen en het invoeren van een verkeerd TIN-nummer, kunnen vertragingen en afwijkingen bij de IRS veroorzaken, wat de belastingaangifte, het instellen van de salarisadministratie of zakelijke bankrekeningen in de toekomst kan bemoeilijken. Controleer alle ingezonden informatie opnieuw, vooral op de identificatiegegevens van de verantwoordelijke partij.
Problemen met extern aangewezen personen
Als je iemand anders aanwijst (bijvoorbeeld een accountant, advocaat) om je EIN in te dienen, moet de verantwoordelijke partij formeel gemachtigd zijn om namens de onderneming op te treden. De IRS vereist dat deze goedkeuring wordt geregistreerd. Als je niet de juiste autorisatie verstrekt, kan dat de aanvraag ongeldig maken of later complicaties veroorzaken bij de naleving. Een misstap hierbij kan leiden tot vertraging bij het ontvangen van je EIN en tot verwarring over wie bevoegd is om namens jou belastingdocumenten af te handelen.
De inhoud van dit artikel is uitsluitend bedoeld voor algemene informatieve en educatieve doeleinden en mag niet worden opgevat als juridisch of fiscaal advies. Stripe verklaart of garandeert niet dat de informatie in dit artikel nauwkeurig, volledig, adequaat of actueel is. Voor aanbevelingen voor jouw specifieke situatie moet je het advies inwinnen van een bekwame, in je rechtsgebied bevoegde advocaat of accountant.