Het aanvragen van een Employer Identification Number (EIN) is een van de eerste stappen om je onderneming officieel te maken. Of je nu een vennootschap, een limited liability company (LLC) of een maatschap opricht, een EIN dient als de federale belasting-ID van je onderneming, vergelijkbaar met een Social Security number (SSN) voor een particulier. Je hebt een EIN nodig om werknemers aan te nemen, een zakelijke bankrekening te openen en belastingen in te dienen. Het aanvraagproces voor het verkrijgen van een EIN is relatief eenvoudig en kun je doorgaans in ongeveer 10 minuten online voltooien.

Er zijn een paar dingen waar je rekening mee moet houden voordat je de aanvraag indient. Je moet bijvoorbeeld beslissen wie de 'verantwoordelijke partij' voor je onderneming wordt. Dit is de persoon die op de EIN-aanvraag wordt vermeld als het belangrijkste aanspreekpunt voor de Amerikaanse Internal Revenue Service (IRS). Hieronder leggen we uit hoe je een EIN aanvraagt en hoe je veelvoorkomende fouten kunt voorkomen die het proces zouden kunnen vertragen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een Employee Identification Number (EIN)?
  
• Wie heeft een EIN nodig?
  
• Voorbereiden op een EIN-aanvraag
  
• Een EIN online aanvragen
  
• Een EIN per fax of post aanvragen
  
• Veelvoorkomende fouten om te voorkomen bij een EIN-aanvraag
  
• Hoe Stripe Atlas kan helpen
  

Wat is een Employee Identification Number (EIN)?

Een EIN is een uniek getal van negen cijfers dat door de IRS aan ondernemingen wordt toegewezen voor belastingdoeleinden, vergelijkbaar met een SSN voor een persoon. Je gebruikt je EIN om je onderneming te identificeren bij het doen van belastingaangifte, het betalen van medewerkers of het aanvragen van bepaalde vergunningen.

Je kunt binnen enkele minuten een EIN aanvragen en ontvangen via de online aanvraagtool van de IRS. Een EIN aanvragen via deze portal is bovendien volledig gratis.

Wie heeft een EIN nodig?

Je hebt een EIN nodig als je van plan bent werknemers aan te nemen, een vennootschap of maatschap op te richten of een zakelijke bankrekening te openen. Het is ook vereist als je loonbelasting verwerkt, zakelijk krediet aanvraagt en voor vele andere doeleinden. Zelfs als je een eenmanszaak bent, wil je misschien een EIN aanvragen om je persoonlijke en zakelijke financiën gescheiden te houden en je belastingen te vereenvoudigen.

Voorbereiding op het aanvragen van een EIN

Voordat je een EIN aanvraagt, zijn er een paar dingen die je kunt doen om je voor te bereiden. Bepaal eerst of je in aanmerking komt: om online een EIN aan te vragen, moet je onderneming fysiek gevestigd zijn in de VS of de bijbehorende territoria. Je moet ook een verantwoordelijke partij kunnen aanwijzen, de persoon die de dagelijkse operationele activiteiten van de onderneming beheert, stuurt of leidt en toegang heeft tot het geld van de onderneming. Deze persoon moet een geldige Taxpayer Identification Number (TIN) hebben, zoals een SSN, Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) of een bestaande EIN.

Als je aan deze vereisten voldoet, moet je de volgende documenten verzamelen:

• De volledige wettelijke naam van je onderneming en eventuele handelsnamen of DBA-namen.

• Het postadres en fysieke adres van je onderneming.

• Je entiteitstype (bijv. vennootschap, LLC) en reden voor de EIN-aanvraag.

• De primaire activiteiten van je onderneming en hoeveel werknemers je in het eerste jaar verwacht te hebben.

Online een EIN aanvragen

De eenvoudigste manier voor de meeste ondernemingen om een EIN aan te vragen is online. Hier is een stapsgewijs overzicht:

1. Ga naar het gedeelte voor EIN-aanvragen op de officiële IRS-website.

2. Klik op de knop 'Apply online now' (nu online aanvragen). Neem de richtlijnen op de informatiepagina door en klik vervolgens op 'Begin Application' (aanvraag starten).

3. Kies de juridische structuur van je bedrijf (bijvoorbeeld eenmanszaak, LLC). De IRS geeft korte beschrijvingen voor elk type. Druk op doorgaan.

4. Hier lopen de stappen uiteen, afhankelijk van je bedrijfstype. Als je bijvoorbeeld een aanvraag indient als LLC, moet je het aantal leden invoeren en waar de onderneming fysiek is gevestigd, terwijl een eenmanszaak meer informatie moet verstrekken, zoals een reden voor de aanvraag. Geef aan of je de bedrijfseigenaar bent of optreedt als derde partij.

5. Voer de wettelijke naam, handelsnaam (indien van toepassing) en het fysieke adres van je onderneming in. Geef op in welk graafschap en welke staat je onderneming actief is. Dit is belangrijk voor belastingdoeleinden.

6. Vertel de IRS waarom je het EIN aanvraagt. Start je bijvoorbeeld een nieuwe onderneming? Wil je werknemers in dienst nemen? Een bestaande onderneming herstructureren?

7. Beschrijf de primaire activiteiten van je onderneming. De IRS heeft een lijst met categorieën waaruit je kunt kiezen.

8. Controleer nogmaals of alle informatie die je hebt ingevoerd juist is en dien vervolgens de aanvraag in. Je ontvangt direct je EIN en kunt de bevestiging downloaden of printen voor je administratie.

Een EIN per fax of post aanvragen

Als je niet online een EIN wilt aanvragen, kun je de aanvraag ook per fax of post indienen. Begin met het downloaden en invullen van Formulier SS-4 op de IRS-website. Hierin wordt gevraagd om gegevens, zoals je bedrijfsnaam, de verantwoordelijke partij en de reden van je aanvraag. Controleer of alle informatie correct is om vertragingen te voorkomen.

• Aanvragen per fax: zoek het faxnummer voor jouw staat op de IRS-website en fax het ingevulde formulier naar dat nummer. De IRS stuurt je EIN doorgaans binnen vier werkdagen per fax.

• Aanvragen per post: zoek het adres van de IRS voor jouw staat op de IRS-website en stuur het ingevulde formulier per post naar dat adres. Aanvragen per post duren langer om te verwerken en het kan tot vier weken duren voordat je je EIN ontvangt.

• Internationale aanvragers: als je vanuit buiten de VS een aanvraag indient, moet je de IRS rechtstreeks bellen op +1 (267) 941-1099 (geen gratis nummer). Zorg dat je alle benodigde informatie bij de hand hebt. De IRS verwerkt het proces telefonisch en geeft je EIN uit zodra je informatie is bevestigd. Dit is de aanbevolen optie voor internationale ondernemingen die geen eenvoudige toegang hebben tot de online of postprocessen.

Om de status van een aanvraag per fax of post te controleren, kun je de IRS bellen op 1-800-829-4933 tijdens kantooruren van 07.00 uur tot 19.00 uur, van maandag tot en met vrijdag. Er is geen online trackingtool om te controleren op een actieve EIN.

Veelgemaakte fouten die je moet vermijden bij het aanvragen van een EIN

Bij het aanvragen van een EIN is het gemakkelijk om bepaalde details over het hoofd te zien die het proces kunnen vertragen of later tot grotere problemen kunnen leiden. Hier zijn enkele veelgemaakte fouten die je moet vermijden.

Meerdere EIN's voor dezelfde entiteit

Veel ondernemers maken de fout om meerdere EIN's aan te vragen, meestal omdat ze niet precies weten wanneer een nieuw EIN vereist is.

De IRS vereist alleen een nieuwe EIN in specifieke situaties, zoals een wijziging in de entiteitsstructuur (bijv. een overgang van een LLC naar een vennootschap), een fundamentele verandering in eigendom of als de bedrijfsnaam is gewijzigd.

Als je onderneming simpelweg uitbreidt of zich ontwikkelt binnen dezelfde structuur, heb je geen nieuwe EIN nodig. Een ander nummer aanvragen terwijl dit niet nodig is, kan leiden tot onnodige complicaties met de IRS, zoals dubbele aangiftes en onjuiste belastingaccounts.

Onjuiste of inconsistente informatie

Ogenschijnlijk kleine fouten, zoals een verkeerde spelling van de bedrijfsnaam, adressen die niet overeenkomen en het invoeren van een verkeerd TIN-nummer, kunnen vertragingen en afwijkingen bij de IRS veroorzaken, wat de belastingaangifte, het instellen van de salarisadministratie of zakelijke bankrekeningen in de toekomst kan bemoeilijken. Controleer alle ingezonden informatie opnieuw, vooral op de identificatiegegevens van de verantwoordelijke partij.

Verloren of ontbrekende EIN-bevestigingsbrief

Als je CP 575 EIN-bevestigingsbrief verloren is gegaan, geeft de IRS geen vervangende CP 575 uit. In plaats daarvan moet je een IRS 147C-brief aanvragen.

Je kunt dit doen door tijdens kantooruren te bellen naar 1-800-829-4933. Brieven kunnen binnen 10 tot 14 werkdagen worden gefaxt of per post worden verstuurd.

Problemen met extern aangewezen personen

Als je iemand anders aanwijst (bijvoorbeeld een accountant, advocaat) om je EIN in te dienen, moet de verantwoordelijke partij formeel gemachtigd zijn om namens de onderneming op te treden.

De IRS vereist dat deze autorisatie wordt geregistreerd, en het niet verstrekken van de juiste autorisatie kan de aanvraag ongeldig maken of later tot complicaties met de compliance leiden. Fouten hierbij kunnen vertragingen bij het verkrijgen van je EIN veroorzaken en leiden tot verwarring over wie bevoegd is om namens jou belastingdocumenten af te handelen.

Hoe Stripe Atlas je kan helpen

Stripe Atlas legt de juridische basis voor je bedrijf, zodat je binnen twee werkdagen overal ter wereld geld kunt inzamelen, een bankrekening kunt openen en betalingen kunt accepteren.

Sluit je aan bij de meer dan 75.000 bedrijven die zijn opgericht met behulp van Atlas, waaronder start-ups die worden ondersteund door topinvesteerders zoals Y Combinator, a16z en General Catalyst.

Aanmelden bij Atlas

Het aanvragen van een oprichting van een bedrijf via Atlas duurt minder dan 10 minuten. Je kiest je bedrijfsstructuur, controleert direct of je bedrijfsnaam beschikbaar is en voegt maximaal vier medeoprichters toe. Je bepaalt ook hoe je het aandelenkapitaal verdeelt, reserveert een deel van het aandelenkapitaal voor toekomstige investeerders en medewerkers, benoemt bestuurders en ondertekent vervolgens al je documenten digitaal. Eventuele medeoprichters ontvangen ook e-mails waarin ze worden uitgenodigd om hun documenten digitaal te ondertekenen.

Betalingen accepteren en bankieren voordat je EIN-nummer arriveert

Na het opzetten van je bedrijf vraagt Atlas je EIN-nummer aan. Oprichters met een Amerikaans Sociale Zekerheidsnummer, adres en mobiel telefoonnummer komen in aanmerking voor versnelde verwerking door de IRS, terwijl anderen de standaardverwerking ontvangen, die iets langer kan duren. Bovendien maakt Atlas pre-EIN-betalingen en bankieren mogelijk, zodat je kunt beginnen met het ontvangen van betalingen en het uitvoeren van transacties voordat je EIN-nummer arriveert.

Aankoop van aandelen door de oprichter zonder contant geld

Oprichters kunnen initiële aandelen kopen met behulp van hun intellectuele eigendom (IE; bijvoorbeeld auteursrechten of patenten) in plaats van contant geld, met een aankoopbewijs opgeslagen op je Atlas-dashboard. Je IE moet een waarde hebben van 100 dollar of minder om hiervan gebruik te kunnen maken; wanneer je IE bezit met een hogere waarde, raadpleeg dan een advocaat voordat je verder gaat.

Automatische indiening van belastingkeuzeformulier 83(b)

Oprichters kunnen een 83(b)-belastingkeuze indienen om de inkomstenbelasting te verlagen. Atlas dient dit voor je in, of je nu een Amerikaanse of niet-Amerikaanse oprichter bent, via USPS Certified Mail met tracking. Je ontvangt een ondertekende 83(b)-keuze en een bewijs van indiening rechtstreeks in het Stripe-dashboard.

Juridische documenten van wereldklasse

Atlas heeft alle juridische documenten die je nodig hebt om je bedrijf te starten. De documenten van Atlas C corp zijn gemaakt in samenwerking met Cooley, een van de toonaangevende advocatenkantoren op het gebied van durfkapitaal. Deze documenten zijn ontworpen om je te helpen direct geld in te zamelen en ervoor te zorgen dat je onderneming juridisch beschermd is, met aandacht voor aspecten als eigendomsstructuur, aandelenverdeling en fiscale compliance.

Een gratis jaar Stripe Payments, plus 50.000 dollar aan partnervoordelen en kortingen

Atlas werkt samen met toppartners om oprichters exclusieve kortingen en tegoeden te geven. Dit zijn onder andere kortingen op belangrijke tools voor engineering, belastingen, financiën, compliance en ondernemingsvoering van marktleiders zoals AWS, Carta en Perplexity. We zorgen ook gratis voor je vereiste geregistreerde agent in Delaware tijdens je eerste jaar. Bovendien krijg je als Atlas-gebruiker toegang tot extra Stripe-voordelen, waaronder maximaal een jaar gratis betalingsverwerking voor betalingen tot 100.000 dollar.

Lees meer over hoe Atlas je kan helpen bij het snel en eenvoudig opzetten van je nieuwe onderneming en je vandaag nog aan de slag kan gaan.