Solicitar un número de identificación del empleador (EIN) es uno de los primeros pasos para oficializar tu empresa. Ya sea que estés formando una corporación, una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) o una asociación, un EIN sirve como identificación fiscal federal de tu empresa, de forma muy parecida a un número de Seguro Social (SSN) para un particular. Necesitarás un EIN para contratar empleados, abrir una cuenta bancaria de empresa y declarar impuestos. El proceso de solicitud para obtener un EIN es relativamente sencillo y, por lo general, puedes completarlo en línea en unos 10 minutos.

Hay algunas cosas que debes tener en cuenta antes de presentar la solicitud. Por ejemplo, tendrás que decidir quién será la “parte responsable” de tu empresa, que es la persona que figura en la solicitud del EIN como el principal punto de contacto con el Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos (IRS). A continuación, explicaremos cómo solicitar un EIN y cómo evitar errores comunes que podrían ralentizar el proceso.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un número de identificación del empleador (EIN)?
  
• ¿Quién necesita un EIN?
  
• Preparativos para solicitar un EIN
  
• Cómo solicitar un EIN en línea
  
• Cómo solicitar un EIN por fax o por correo
  
• Errores comunes que se deben evitar al solicitar un EIN
  
• ¿Cómo puede ayudar Stripe Atlas?
  

¿Qué es un número de identificación del empleador (EIN)?

Un EIN es un número único de nueve dígitos que el IRS asigna a las empresas a efectos fiscales, similar a un SSN para un particular. Usas tu EIN para identificar a tu empresa en las declaraciones fiscales, cuando pagas a los empleados o cuando solicitas ciertas licencias.

Puedes solicitar y recibir un EIN en minutos si utilizas la herramienta de solicitud en línea del IRS. Solicitar un EIN a través de este portal también es completamente gratis.

¿Quién necesita un EIN?

Necesitas un EIN si planeas contratar empleados, formar una corporación o asociación, o abrir una cuenta bancaria de empresa. También es obligatorio si te encargas de los impuestos sobre la nómina, si solicitas crédito comercial y para muchos otros fines. Incluso si eres un propietario único, es posible que quieras obtener un EIN para separar tus finanzas personales y comerciales y simplificar tus impuestos.

Preparación para solicitar un EIN

Antes de presentar la solicitud de un EIN, hay algunas cosas que puedes hacer para prepararte. En primer lugar, determina tu elegibilidad: para solicitar un EIN en línea, tu empresa debe estar ubicada físicamente dentro de EE. UU. o sus territorios. También debes poder identificar a una parte responsable, que es la persona que controla, gestiona o dirige las operaciones diarias de la empresa y tiene acceso a los fondos de la empresa. Esta persona debe tener una identificación fiscal (TIN) válida, como un SSN, un Número de Identificación Personal del Contribuyente (ITIN) o un EIN existente.

Si cumples con estos requisitos de elegibilidad, tendrás que reunir los siguientes documentos:

• El nombre legal completo de tu empresa y cualquier nombre comercial o nombre con el que “opere como” (DBA).

• La dirección postal y la dirección física de tu empresa.

• El tipo de entidad (p. ej., corporación, LLC) y el motivo por el que solicitas el EIN.

• Las actividades principales de tu empresa y cuántos empleados esperas tener en el primer año.

Cómo solicitar un EIN en línea

La forma más fácil para que la mayoría de las empresas soliciten un EIN es en línea. Aquí tienes una guía paso a paso:

1. Ve a la sección de solicitud del EIN del sitio web oficial del IRS.

2. Haz clic en el botón «Solicitar en línea ahora». Revisa las pautas en la página de información, luego haz clic en «Comenzar solicitud».

3. Selecciona la estructura legal de tu empresa (p. ej., empresa unipersonal o LLC). El IRS proporciona descripciones breves para cada tipo. Presiona continuar.

4. Aquí, los pasos difieren según el tipo de empresa. Si presentas la solicitud como LLC, por ejemplo, deberás introducir el número de miembros y dónde se encuentra físicamente la empresa, mientras que un propietario único deberá proporcionar más información, como una razón para presentar la solicitud. Indica si eres el titular de la empresa o si actúas como persona designada por un tercero.

5. Introduce el nombre legal, el nombre comercial (si corresponde) y la dirección física de tu empresa. Especifica el condado y el estado donde opera tu empresa. Esto es importante a efectos fiscales.

6. Dile al IRS por qué estás solicitando el EIN. Por ejemplo, ¿estás iniciando una empresa nueva? ¿Estás contratando empleados? ¿Reestructuras una empresa existente?

7. Describe las actividades principales de tu empresa. El IRS te proporcionará una lista de categorías entre las que puedes elegir.

8. Verifica que toda la información que introdujiste sea correcta y luego envía la solicitud. Recibirás tu EIN de inmediato y podrás descargar o imprimir la confirmación para tus registros.

Cómo solicitar un EIN por fax o correo

Si no quieres solicitar un EIN en línea, también puedes presentar la solicitud por fax o por correo. Empieza por descargar el formulario SS-4 del sitio web del IRS y complétalo. Se te pedirán detalles que incluyen el nombre de tu empresa, la parte responsable y el motivo por el que estás realizando la solicitud. Para evitar retrasos, vuelve a comprobar que toda la información sea correcta.

• Solicitar por fax: Busca el número de fax de tu estado en el sitio web del IRS y envía el formulario completo a ese número. El IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) normalmente te enviará tu EIN por fax dentro de los cuatro días hábiles.

• Solicitar por correo: Busca la dirección del IRS para tu estado en el sitio web del IRS y envía el formulario completo a esa dirección. Las solicitudes por correo tardan más en procesarse y puede llevar hasta cuatro semanas recibir tu EIN.

• Solicitantes internacionales: Si solicitas desde fuera de EE. UU., deberás llamar al IRS directamente al +1 (267) 941-1099 (no es un número gratuito). Ten lista toda la información necesaria. El IRS gestionará el proceso por teléfono y emitirá tu EIN una vez que confirme tu información. Esta es la opción a la que deben recurrir las empresas internacionales que no pueden acceder fácilmente a los procesos en línea o por correo.

Para consultar el estado de una solicitud por fax o correo, puedes llamar al IRS al 1-800-829-4933 durante el horario comercial de 7:00 a. m. a 7:00 p. m., de lunes a viernes. No hay una herramienta de seguimiento en línea para comprobar si hay un EIN activo.

Errores comunes que se deben evitar cuando se solicita un EIN

Al solicitar un EIN, es fácil pasar por alto ciertos detalles que pueden ralentizar el proceso o provocar problemas mayores más adelante. Estos son algunos de los errores más comunes que se deben evitar.

EIN múltiples para la misma entidad

Muchos dueños de negocios cometen el error de solicitar varios EIN, generalmente porque no tienen claro cuándo se requiere un EIN nuevo.

El IRS exige un nuevo EIN solo en situaciones específicas, como un cambio en la estructura de la entidad (p. ej., pasar de una LLC a una corporación), cuando hay un cambio fundamental en la propiedad o si se cambia el nombre de la empresa.

Si tu empresa simplemente se está expandiendo o desarrollando dentro de la misma estructura, no necesitarás un nuevo EIN. Solicitar otro número cuando no lo necesitas puede causar complicaciones innecesarias con el IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos), como declaraciones duplicadas y cuentas fiscales incorrectas.

Información incorrecta o incoherente

Los errores aparentemente pequeños, como escribir mal el nombre de la empresa, las direcciones que no coinciden e introducir el TIN incorrecto, pueden causar retrasos y desajustes en tus registros del IRS, lo que puede complicar las declaraciones de impuestos, la configuración de la plantilla o las cuentas bancarias comerciales en el futuro. Vuelve a verificar todas las entradas, especialmente los datos de identificación de la parte responsable.

Carta de confirmación del EIN perdida o extraviada

Si pierdes tu carta de confirmación del EIN CP 575, el IRS no emitirá una CP 575 de reemplazo. En su lugar, debes solicitar una carta 147C del IRS.

Puedes hacerlo llamando al 1-800-829-4933 durante el horario comercial normal. Las cartas se pueden enviar por fax o por correo en un plazo de 10 a 14 días hábiles.

Problemas con personas designadas por terceros

Si designas a otra persona (por ejemplo, contador, abogado) para que solicite tu EIN, la parte responsable debe estar formalmente autorizada para actuar en nombre de la empresa.

El IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) exige que esta aprobación quede registrada y, si no se proporciona la autorización adecuada, se puede invalidar la solicitud o crear complicaciones con el cumplimiento de la normativa más adelante. Los errores en este punto pueden provocar retrasos en la obtención de tu EIN y generar confusión sobre quién está autorizado a gestionar documentos fiscales en tu nombre.

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Solicitud de ingreso a Atlas

Solicitar la creación de una empresa con Atlas toma menos de 10 minutos. Elegirás la estructura de tu empresa, confirmarás al instante si el nombre de tu empresa está disponible y añadirás hasta cuatro cofundadores. También decidirás cómo dividir el capital, reservar un fondo común para futuros inversores y empleados, nombrar directivos y, finalmente, firmar de forma electrónica todos tus documentos. Los cofundadores también recibirán correos electrónicos invitándolos a firmar de manera electrónica sus documentos.

Acepta pagos y operaciones bancarias antes de que llegue tu EIN

Después de constituir tu empresa, Atlas solicita tu EIN. Los fundadores con número de Seguro Social, dirección y número de teléfono celular de EE. UU. pueden optar por el trámite acelerado del IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos), mientras que otros recibirán el trámite estándar, que puede tardar un poco más. Además, Atlas permite realizar pagos y operaciones bancarias antes de obtener tu EIN para que puedas empezar a aceptar pagos y realizar transacciones antes de recibir tu EIN.

Compra de acciones del fundador sin efectivo

Los fundadores pueden adquirir acciones iniciales mediante su propiedad intelectual (por ejemplo, derechos de autor o patentes) en lugar de efectivo, con el comprobante de compra almacenado en tu Dashboard de Atlas. Tu propiedad intelectual debe tener un valor de $100 o menos para usar esta funcionalidad; si posees una propiedad intelectual por encima de ese valor, consulta con un abogado antes de proceder.

Declaración automática de la elección de impuestos 83(b)

Los fundadores pueden presentar una solicitud de elección de impuestos 83(b) para reducir el impuesto sobre la renta personal. Atlas la presentará por ti, ya seas un fundador estadounidense o extranjero, con correo certificado de USPS y seguimiento. Recibirás una solicitud de elección 83(b) firmada y un comprobante de presentación directamente en el Dashboard de Stripe.

Documentos legales de empresas de primer nivel

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