El formulario SS-4 del Servicio de Impuestos Internos (IRS) de los Estados Unidos se utiliza para solicitar un número de identificación de empleador (EIN) en los Estados Unidos. Si estás constituyendo una empresa, contratando a empleados, o necesitas un EIN a efectos fiscales, deberás presentar este formulario. A continuación, te explicaremos dónde encontrar el formulario SS-4, cómo completarlo y cuánto tiempo se tarda en recibir tu EIN.

¿Qué contiene este artículo?

• Cómo obtener el formulario SS-4: una guía paso a paso
  
• Cómo completar el formulario SS-4
  
• ¿Cuánto tiempo se tarda en obtener el formulario SS-4?
  
• Errores que se deben evitar al solicitar el formulario SS-4
  

Cómo obtener el formulario SS-4: una guía paso a paso

Es fácil obtener el formulario SS-4 y solicitar un EIN. A continuación, te explicamos exactamente cómo obtenerlo:

• Ve al sitio web oficial del IRS y usa la barra de búsqueda para escribir «Form SS-4».

• Haz clic en el enlace para acceder a «About Form SS-4, Application for Employer Identification Number» (Información sobre el Formulario SS-4 (sp), Solicitud de Número de Identificación del Empleador). Puedes descargar el PDF en tu dispositivo o abrirlo en tu navegador para acceder a él de inmediato.

• Lee las instrucciones en el sitio web del IRS y, luego, completa el formulario con la información de tu empresa.

• Envía el formulario en línea, por correo o por fax.

Cómo completar el formulario SS-4

Cada sección del formulario requiere información específica sobre tu empresa. A continuación, te explicamos cómo completar correctamente cada parte.

Nombre legal y nombre comercial (si corresponde)

• Línea 1: escribe el nombre legal de la persona o entidad comercial que solicita el EIN. Debe coincidir con tus documentos oficiales.
  
• Línea 2: si tu empresa opera con un nombre diferente, como un nombre comercial o un nombre de negocios, indícalo aquí. Si no es así, deja esta sección en blanco.
  

Nombre del albacea, administrador, fideicomisario, responsable

• Línea 3: escribe el nombre del fideicomisario si estás solicitando un fideicomiso. Para los patrimonios, se deben escribir el nombre del albacea, del administrador, del representante personal o de otro representante fiduciario.
  

Correo postal y dirección postal

• Líneas 4a y 4b: completa la dirección postal en la que deseas recibir correspondencia oficial. Asegúrate de que esta dirección sea confiable, ya que aquí es donde llegará tu carta de confirmación de EIN si lo solicitas por correo. Si estás presentando la solicitud para una entidad fuera de los EE. UU., deberás incluir la ciudad, la provincia o el estado, el código postal y el nombre no abreviado del país. Por lo general, esta dirección postal se utilizará en todas las declaraciones de impuestos.
  
• Líneas 5a y 5b: escribe la ubicación física principal de la empresa o la dirección postal si es diferente de la dirección postal. De lo contrario, deja la línea en blanco. No utilices un apartado postal en esta sección.
  

Condado y estado

• Línea 6: escribe el condado y el estado de la ubicación física principal de tu empresa.
  

Nombre de la parte responsable

• Líneas 7a y 7b: escribe el nombre y el número de seguro social (SSN), el número de identificación personal del contribuyente (ITIN) o el EIN del funcionario principal o de la persona que controla la empresa. Para obtener más información sobre cómo determinar a la parte responsable, consulta las instrucciones del IRS.
  

Información de la sociedad de responsabilidad limitada (LLC)

• Línea 8a: marca «sí» o «no» respecto de si tu empresa es una LLC.

• Líneas 8b y 8c: si estás presentando una solicitud para una LLC, escribe la cantidad de miembros de la LLC y si la LLC se constituyó en los EE. UU.

Tipo de entidad

• Línea 9a: marca una casilla que describa tu entidad comercial (p. ej., sociedad unipersonal, sociedad anónima, sociedad colectiva).

• Línea 9b: si presentas la solicitud para una sociedad anónima, introduce el estado o país extranjero donde está constituida.

Motivo de la solicitud

• Línea 10: elige el motivo por el que solicitas el EIN. Las razones comunes incluyen constituir una nueva empresa, contratar a empleados y fines bancarios.
  

Fecha de constitución de la empresa

• Línea 11: escribe la fecha en que se constituyó tu empresa o en que se adquirió la propiedad. En el caso de las empresas nuevas, esta suele ser la fecha en que comenzaron las operaciones.
  

Mes de cierre del ejercicio contable

• Línea 12: indica el último mes de tu ejercicio contable. La mayoría de las empresas usan el mes de diciembre, pero, si estás en un calendario fiscal diferente, proporciona el último mes asociado.
  

Cantidad de empleados

• Línea 13: calcula la mayor cantidad de empleados que esperas contratar en los próximos 12 meses. Esta se puede dividir en agrícolas, encargados de tareas domésticas u otros tipos de empleados. Si no estás contratando a empleados, escribe «0» y omite la línea 14.
  

Requisitos de declaración de impuestos sobre la nómina

• Línea 14: si esperas que tu obligación fiscal anual del impuesto sobre la nómina sea de $1.000 o menos en un año calendario completo, marca la casilla que indica que declararás los impuestos sobre la nómina de forma anual en lugar de trimestral.
  

Primera fecha en que se han pagado salarios

• Línea 15: si tienes empleados, escribe la fecha en que tu empresa comenzó a pagarles. Escribe «N/C» si no tienes empleados o no planeas contratar a nadie.
  

Actividad principal

• Línea 16: marca una casilla que describa mejor la actividad principal de la empresa. Algunas de las opciones son la fabricación, las finanzas y los seguros, y los servicios de alojamiento y comida.
  

Más detalles sobre la actividad principal

• Línea 17: proporciona más detalles sobre el producto o servicio principal de tu empresa. Por ejemplo, si indicaste «venta minorista» en la línea 16, puedes especificar aquí «indumentaria mediante comercio electrónico».
  

¿Tienes otro EIN?

• Línea 18: si tú o la entidad comercial solicitaron y recibieron un EIN anteriormente, marca «sí» y escribe ese EIN. De lo contrario, marca «no».
  

Persona designada por terceros

• Si quieres autorizar a otra persona a recibir el EIN o analizar tu solicitud con el IRS (por ejemplo, un contador), escribe aquí su nombre e información de contacto. Si no es así, deja la línea en blanco.
  

Firma

• La parte responsable debe firmar y fechar el formulario. Esto certifica que toda la información proporcionada sea precisa.
  

Antes de enviar el formulario, revisa varias veces que todas las entradas sean correctas. Puedes enviar el formulario completo por correo, fax o a través del sistema de solicitud de EIN en línea del IRS.

¿Cuánto tiempo se tarda en obtener el formulario SS-4?

El formulario SS-4 está disponible de inmediato. Puedes descargarlo directamente desde el sitio web del IRS en cualquier momento, por lo que no hay período de espera para acceder al formulario. En cuanto al procesamiento del formulario y a la recepción del EIN, el plazo varía en función de cómo lo envíes:

• Si presentas la solicitud en línea a través del sistema de solicitud de EIN del IRS, recibirás tu EIN inmediatamente después de completar el formulario si no hay problemas.

• Si envías el formulario por fax, el procesamiento suele tardar unos cuatro días hábiles, siempre y cuando recuerdes incluir tu número de fax de respuesta.

• Si envías el formulario por correo, el procesamiento suele tardar al menos cuatro o cinco semanas. Recibirás tu EIN por correo.

Errores que se deben evitar al solicitar el formulario SS-4

Al completar el formulario SS-4 para obtener un EIN, hay varios errores comunes que debes evitar para asegurarte de que tu solicitud se procese sin demora. Esto es lo que debes tener en cuenta.

Proporcionar información incorrecta

La información incorrecta en cualquier parte de tu formulario, incluidos la información de la parte responsable, el nombre legal, la dirección postal, el tipo de entidad, la fecha de constitución y la cantidad estimada de empleados, puede provocar retrasos y problemas con tu solicitud. Verifica tus respuestas con todos los registros. Por ejemplo, asegúrate de utilizar el nombre legal exacto tal y como aparece en los documentos de constitución de tu empresa o en tus registros legales personales.

Dejar secciones en blanco

Ten cuidado de no omitir secciones que parezcan irrelevantes o poco claras. Incluso si una sección no corresponde a su situación (por ejemplo, nombre comercial, cantidad estimada de empleados), revisa cada una cuidadosamente y completa «N/C» cuando sea necesario. Algunos campos pueden ser obligatorios según tu tipo de empresa.

Introducir un motivo no válido para presentar la solicitud

Ten cuidado de no seleccionar un motivo para presentar la solicitud que no corresponda a tu situación (p. ej., seleccionar «fines bancarios» al solicitar un EIN para empleados). Explica por qué estás presentando la solicitud. Las razones comunes incluyen constituir una nueva empresa, contratar a empleados y crear un fideicomiso o patrimonio.

Usar un EIN antiguo o duplicado

Ten cuidado de no solicitar un nuevo EIN cuando ya tengas uno o cuando tu empresa no necesite uno nuevo. Verifica si tu empresa ya tiene un EIN antes de solicitarlo. Recuerda que no necesitas uno nuevo si acabas de cambiar el nombre de tu empresa o mudarte a una nueva ubicación.

No firmar el formulario

No olvides firmar y fechar el formulario. La parte responsable deberá firmar y fechar el formulario para validar la solicitud. No se procesará un formulario sin firmar.