El formulario SS-4 de la agencia tributaria estadounidense (IRS) se aplica para solicitar un número de identificación del empleador (EIN) en los Estados Unidos. Si vas a empezar un negocio, contratar empleados o necesitas un EIN a efectos fiscales, tendrás que presentar este archivo. A continuación, te explicaremos dónde encontrar el formulario SS-4, cómo completarlo y cuánto tiempo se tarda en recibir el EIN.

¿De qué trata este artículo?

• Cómo obtener el formulario SS-4: Una guía paso a paso
  
• Cómo rellenar el formulario SS-4
  
• ¿Cuánto tiempo se tarda en obtener el formulario SS-4?
  
• Errores a evitar al solicitar el formulario SS-4
  

Cómo obtener el formulario SS-4: Una guía paso a paso

Es fácil obtener el formulario SS-4 y solicitar un EIN. A continuación, te explicamos exactamente cómo obtener uno:

• Ve al sitio web oficial de la agencia tributaria estadounidense (IRS) y usa la barra de búsqueda para escribir «Form SS-4» (Formulario SS-4).

• Haz clic en el enlace para acceder a «About Form SS-4, Application for Employer Identification Number» (Acerca del formulario SS-4, solicitud del número de identificación del empleador). Puedes descargar el PDF en tu dispositivo o abrirlo en tu navegador para tener acceso inmediato.

• Lee las instrucciones en el sitio de la IRS y después rellena el formulario con la información de tu empresa.

• Envía el formulario por Internet, correo o fax.

Cómo rellenar el formulario SS-4

Cada sección del formulario requiere información específica sobre tu empresa. A continuación, te explicamos cómo rellenar correctamente cada parte.

Razón social y nombre comercial (si corresponde)

• Línea 1: Introduce el nombre legal de la persona física o jurídica que solicita el EIN. Debe coincidir con los documentos oficiales.
  
• Línea 2: Si tu negocio opera bajo un nombre diferente, como un nombre comercial o «haciendo negocios como» (DBA, por sus siglas en inglés), indícalo aquí. Si no es así, deja este apartado en blanco.
  

Nombre del ejecutor, administrador, fideicomisario o «a cargo de»

• Línea 3: Ingresa el nombre del fideicomisario si estás solicitando un fideicomiso. Los patrimonios deben incluir el nombre del albacea, administrador, representante personal u otro representante fiduciario.
  

Dirección postal y física

• Líneas 4a - 4b: Rellena la dirección postal en la que quieres recibir la correspondencia oficial. Asegúrate de que esta dirección sea fiable, ya que aquí es donde irá tu carta de confirmación del EIN si lo solicitas por correo. Si solicitas para una entidad fuera de los EE. UU., deberás incluir la ciudad, la provincia o el estado, el código postal y el nombre del país sin abreviar. Por lo general, esta dirección postal se utilizará en todas las declaraciones de impuestos.
  
• Líneas 5a - 5b: Introduce la dirección física principal de la empresa o la dirección postal, si es diferente de la dirección postal. En caso contrario, déjalo en blanco. No uses un apartado de correos en este apartado.
  

Condado y estado

• Línea 6: Introduce el condado y el estado de la ubicación física principal de tu empresa.
  

Nombre de la parte responsable

• Líneas 7a - 7b: Introduce el nombre y el número del Seguro Social (SSN), el número de identificación personal del contribuyente (ITIN) o el EIN del directivo principal o de la persona que controla la empresa. Para obtener más información sobre cómo determinar la parte responsable, consulta las instrucciones de la IRS.
  

Información sobre sociedades de responsabilidad limitada (LLC)

• Línea 8a: Marca «sí» o «no» a la pregunta de si tu empresa es una LLC.

• Líneas 8b - 8c: Si solicitas para una sociedad de responsabilidad limitada, introduce el número de miembros de la LLC y si se constituyó en EE. UU.

Tipo de entidad

• Línea 9a: Marca una casilla que describa la entidad comercial de tu empresa (p. ej., empresa unipersonal, sociedad anónima, sociedad colectiva).

• Línea 9b: Si solicitas para una sociedad anónima, indica el estado o país extranjero en el que está constituida.

Motivo de la solicitud

• Línea 10: Elige el motivo por el que solicitas el EIN. Las razones comunes incluyen iniciar un nuevo negocio, contratar empleados y fines bancarios.
  

Fecha de inicio de la actividad comercial

• Línea 11: Indica la fecha en que inició la actividad de tu negocio o cuando se adquirió la propiedad. En el caso de las empresas nuevas, esta suele ser la fecha en la que comenzaron las operaciones.
  

Mes de cierre del ejercicio contable

• Línea 12: Indica el último mes de tu ejercicio contable. La mayoría de las empresas usan diciembre, pero si tienes un calendario fiscal diferente, proporciona el último mes asociado.
  

Número de empleados

• Línea 13: Calcula el mayor número de empleados que esperas contratar en los próximos 12 meses. Esto se puede dividir en agrícola, doméstico u otros tipos de empleados. Si no vas a contratar empleados, introduce «0» y omite la línea 14.
  

Requisitos de presentación para impuestos sobre el empleo

• Línea 14: Si esperas que tu obligación fiscal anual por impuestos sobre el empleo sea de 1.000 $ o menos en un año completo, marca la casilla que indica que presentarás los impuestos sobre el empleo de forma anual en lugar de trimestral.
  

Primera fecha de pago de salarios

• Línea 15: Si tienes empleados, introduce la fecha en que tu empresa comenzó a pagarles. Introduce «N/A» si no tienes empleados o no planeas contratar a nadie.
  

Actividad principal

• Línea 16: Marca la casilla que mejor describa la actividad principal de la empresa. Algunas de las opciones son la fabricación, las finanzas y los seguros, así como el alojamiento y los servicios de comida.
  

Más detalles sobre la actividad principal

• Línea 17: Proporciona más detalles sobre el producto o servicio principal de tu empresa. Por ejemplo, si en la línea 16 indicaste «comercio minorista», aquí podrías especificar «e-commerce de ropa».
  

¿Tienes otro EIN?

• Línea 18: Si tú o la entidad comercial solicitaron y recibieron previamente un EIN, marca «sí» e ingresa ese EIN. De lo contrario, marca «no».
  

Persona designada por terceros

• Si quieres autorizar a otra persona para que reciba el EIN o trate tu solicitud con la IRS (por ejemplo, un contable), introduce aquí su nombre y la información de contacto. En caso contrario, déjalo en blanco.
  

Firma

• La parte responsable debe firmar y anotar la fecha en el formulario. Esto certifica que toda la información proporcionada es precisa.
  

Antes de enviar, verifica cuidadosamente que todos los datos sean correctos. Puedes enviar el formulario completado por correo, fax o a través del sistema de solicitud de EIN en Internet de la IRS.

¿Cuánto tiempo se tarda en obtener el formulario SS-4?

El formulario SS-4 está disponible de inmediato. Puedes descargarlo directamente desde el sitio web de la IRS en cualquier momento, por lo que no hay periodo de espera para acceder al formulario. En cuanto al procesamiento del formulario y la recepción del EIN, el plazo varía en función de cómo lo envíes:

• Si lo solicitas por Internet a través del sistema de solicitud del EIN de la IRS, recibirás tu EIN inmediatamente después de rellenar el formulario, siempre que no haya ningún problema.

• Si envías el formulario por fax, el procesamiento suele tardar unos cuatro días hábiles, siempre y cuando recuerdes incluir el número de fax de respuesta.

• Si envías el formulario por correo, el procesamiento suele tardar al menos entre cuatro y cinco semanas. Recibirás tu EIN por correo.

Errores que hay que evitar al solicitar el formulario SS-4

Al completar el formulario SS-4 para obtener un EIN, hay varios errores comunes que debes evitar para asegurarte de que tu solicitud se procese sin demoras. Esto es lo que debes tener en cuenta.

Proporcionar información incorrecta

La información incorrecta en cualquier parte de tu formulario, incluida la información de la parte responsable, nombre legal, dirección postal, tipo de entidad, fecha de inicio y estimación de empleados, puede provocar retrasos y problemas con tu solicitud. Vuelve a cotejar tus respuestas con todos los registros. Por ejemplo, asegúrate de usar el nombre legal exacto tal como aparece en los documentos de constitución de tu empresa o en tus registros legales personales.

Dejar apartados en blanco

Ten cuidado de no omitir apartados que parezcan irrelevantes o poco claros. Aunque un apartado no se aplique a tu situación (p. ej., nombre comercial, estimación de empleados), revisa cada uno con atención anota «N/A» cuando sea necesario. Algunos campos pueden ser obligatorios dependiendo de tu tipo de empresa.

Introducir un motivo no válido para presentar la solicitud

Ten cuidado de no elegir un motivo para realizar la solicitud que no se ajuste a tu situación (p. ej., seleccionar «fines bancarios» al solicitar el EIN para empleados). Aclara por qué lo estás solicitando. Las razones comunes incluyen iniciar un nuevo negocio, contratar empleados y crear un fideicomiso o patrimonio.

Uso de un EIN antiguo o duplicado

Ten cuidado de no solicitar un nuevo EIN cuando ya lo tengas o cuando tu empresa no necesite uno nuevo. Antes de solicitarlo, comprueba si tu empresa ya tiene un número EIN. Recuerda que no necesitas uno nuevo si solo vas a cambiar el nombre de la empresa o a trasladarte a otra ubicación.

No firmar el formulario

No olvides firmar y poner la fecha en el formulario. La parte responsable debe firmar y anotar la fecha en el formulario para validar la solicitud. Un formulario sin firmar no se procesará.

17. Evalúa préstamos empresariales

Usar préstamos empresariales como parte de tu estrategia de financiación puede ser una buena forma de agilizar el crecimiento de tu empresa. Así puedes afrontar este paso:

• Determina si necesitas un préstamo: antes de meterte de lleno en el proceso para solicitar un préstamo, analiza si lo necesitas de verdad. Es posible que te hagan falta fondos para ampliar tus operaciones, comprar equipos, ampliar el inventario, contratar personal o tener un flujo de caja más fluido. Conocer bien las necesidades financieras de tu empresa puede ayudarte a decidir con fundamentos si de verdad necesitas un préstamo.

• Investiga diferentes tipos de préstamos: hay distintos tipos de préstamos a disposición de las empresas, ya sean opciones tradicionales, como los préstamos bancarios o los de la Agencia Federal de Pequeños Negocios (SBA, por sus siglas en inglés), o alternativas, como los préstamos en línea y las líneas de crédito. Cada uno de ellos tiene sus propias condiciones, tipos de interés y requisitos. La opción que mejor se te adecúe dependerá de lo que necesites, de cómo sea tu situación financiera y de la etapa en que se encuentre tu empresa.

• Considera los requisitos de idoneidad: los prestamistas siguen diferentes criterios a la hora de aprobar préstamos, entre los que se incluyen factores como tu calificación crediticia, los ingresos y la rentabilidad de tu empresa, así como el tiempo que esta lleva en funcionamiento. Antes de solicitar un crédito, analiza bien estos criterios para ver si los cumples.

• Prepara la solicitud del préstamo: cuando hayas elegido un tipo de préstamo y hayas confirmado que cumples los criterios del prestamista, debes preparar la solicitud. Para ello, tienes que reunir documentos financieros como tu plan de negocio, estados financieros, declaraciones de impuestos y los detalles de tu garantía. Quizá también tengas que presentar un plan en el que describas cómo pretendes usar el préstamo y cómo lo reembolsarás.

• Compara ofertas de préstamos: si te aprueban la solicitud de préstamo, es posible que recibas ofertas de diferentes prestamistas. Presta mucha atención a las condiciones de cada una de las ofertas, incluidos el tipo de interés, el importe y el plazo del préstamo, así como cualquier comisión adicional que haya. Debes comprender el coste total del préstamo y ver si las condiciones de reembolso encajan con las previsiones financieras de tu empresa.

Asumir una deuda es un compromiso importante que exige una planificación y atención minuciosas. Si necesitas más ayuda a lo largo del proceso, consulta a un asesor o mentor financiero.

No hay ningún atajo sencillo para poner en marcha un negocio. Si saltas pasos en los primeros días de actividad, más adelante podrías encontrarte con situaciones innecesarias, como inconvenientes, confusiones o incluso responsabilidades jurídicas. Si bien muchas de las tareas que debes llevar a cabo para poner en marcha un negocio pueden parecer tediosas, el proceso no es demasiado complicado. Si sigues un enfoque minucioso y metódico, y abordas cada paso en el orden que le corresponda, construirás una base con la que lograr todos los objetivos y sueños que tengas para tu empresa, que es lo que te había motivado a iniciar este proceso en un principio.