Las empresas usan el Formulario SS-4 de la agencia tributaria estadounidense (IRS) para solicitar un Número de Identificación del Empleador (EIN) en Estados Unidos. Un EIN es un número único de 9 dígitos asignado por el IRS para identificar una entidad comercial a efectos de impuestos. Funciona como un número de la Seguridad Social para una empresa. Si vas a crear una empresa, contratar empleados o necesitas un EIN a efectos de impuestos, tendrás que presentar el Formulario SS-4. A continuación, veremos dónde encontrar el Formulario SS-4, cómo rellenarlo y cuánto tiempo se tarda en recibir tu EIN.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• Cómo conseguir el Formulario SS-4: guía paso a paso
  
• Cómo rellenar el Formulario SS-4
  
• ¿Cuánto tiempo se tarda en conseguir el Formulario SS-4?
  
• Errores que debes evitar al solicitar el Formulario SS-4
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Atlas
  

Cómo obtener el formulario SS-4: Una guía paso a paso

Es fácil conseguir el Formulario SS-4 y solicitar un EIN, y hacerlo no cuesta nada. A continuación te explicamos cómo conseguir uno:

• Ve al sitio web oficial del IRS y usa la barra de búsqueda para escribir «Form SS-4».

• Haz clic en el enlace para acceder a «About Form SS-4, Application for Employer Identification Number». Puedes descargar el PDF en tu dispositivo o abrirlo en tu navegador para acceder de forma inmediata.

• Lee las instrucciones en el sitio del IRS y luego rellena el formulario con la información de tu empresa.

• Envía el formulario al IRS en línea, por correo postal o por fax.

Cómo rellenar el formulario SS-4

Cada sección del formulario requiere información específica sobre tu empresa. A continuación, te explicamos cómo rellenar correctamente cada parte.

Razón social y nombre comercial (si corresponde)

• Línea 1: Introduce el nombre legal del particular o de la entidad comercial que solicita el EIN. Esto debe coincidir con tus documentos oficiales.

• Línea 2: Si tu empresa opera bajo un nombre distinto, como un nombre comercial, indícalo aquí. Si no es así, deja esta sección en blanco.

Nombre del ejecutor, administrador, fideicomisario o «a cargo de»

• Línea 3: Introduce el nombre del administrador si presentas la solicitud para un fideicomiso. Las sucesiones deben introducir el nombre del albacea, administrador, representante personal u otro representante fiduciario.
  

Dirección postal y física

• Líneas 4a–4b: Rellena la dirección postal en la que quieres recibir la correspondencia oficial. Asegúrate de que esta dirección sea fiable, porque es donde se enviará tu carta de confirmación del EIN si presentas la solicitud por correo postal. Si presentas la solicitud para una entidad fuera de EE. UU., tendrás que incluir la ciudad, la provincia o el estado, el código postal y el nombre del país sin abreviar. Normalmente, esta dirección postal se usará en todas las declaraciones de impuestos.

• Líneas 5a–5b: Introduce la ubicación física principal o la dirección de la empresa, si es distinta a la de correo postal. De lo contrario, déjalo en blanco. No uses un apartado de correos en esta sección.

Condado y estado

• Línea 6: Introduce el condado y el estado de la ubicación física principal de tu empresa.
  

Nombre de la parte responsable

• Líneas 7a–7b: Introduce el nombre y el número de la Seguridad Social (SSN), el Número de Identificación Personal del Contribuyente (ITIN) o el EIN del directivo principal o el particular que controla la empresa. Si no eres residente de EE. UU. y no tienes un SSN o ITIN, introduce «foreign» o «N/A». Para obtener más información sobre cómo determinar la parte responsable, consulta las instrucciones del IRS.
  

Información sobre sociedades de responsabilidad limitada (LLC)

• Línea 8a: Marca «sí» o «no» para indicar si tu empresa es una LLC.

• Líneas 8b–8c: Si presentas la solicitud para una LLC, introduce el número de miembros de la LLC y si esta se organizó en EE. UU.

Tipo de entidad

• Línea 9a: Marca una casilla que describa la entidad de tu empresa (p. ej., propietario único, sociedad anónima, asociación).

• Línea 9b: Si presentas la solicitud para una sociedad anónima, introduce el estado o el país extranjero donde está constituida.

Motivo de la solicitud

• Línea 10: Elige el motivo por el que solicitas un EIN. Entre los motivos más comunes se incluyen crear una nueva empresa, contratar empleados y fines bancarios.
  

Fecha de inicio de la actividad comercial

• Línea 11: Introduce la fecha en la que se creó tu empresa o en la que se adquirió la propiedad. Para las empresas nuevas, esta suele ser la fecha en que comenzaron las operaciones. Para los solicitantes no residentes en EE. UU., este es el momento en que iniciaste o adquiriste una empresa en EE. UU.
  

Mes de cierre del ejercicio contable

• Línea 12: Indica el mes final de tu ejercicio contable. La mayoría de las empresas usan diciembre, pero si tienes un calendario fiscal diferente, indica el mes final asociado.
  

Número de empleados

• Línea 13: Calcula el número máximo de empleados que tienes previsto contratar en los próximos 12 meses. Esto se puede desglosar en agrícola, del hogar u otros tipos de empleados. Si no vas a contratar empleados, introduce «0» y pasa por alto la Línea 14.
  

Requisitos de presentación para impuestos sobre el empleo

• Línea 14: Si prevés que tu obligación por impuestos sobre el empleo sea de 1000 $ o menos en un año natural completo, marca la casilla que indica que presentarás los impuestos sobre el empleo anualmente en lugar de trimestralmente.
  

Primera fecha de pago de salarios

• Línea 15: Si tienes empleados, introduce la fecha en que tu empresa empezó a pagarles. (Para los solicitantes extranjeros, esta es la fecha en que empezaste a pagar a los empleados en EE. UU.). Introduce «N/A» si no tienes a nadie contratado o no tienes previsto contratar a nadie.
  

Actividad principal

• Línea 16: Marca la casilla que mejor describa la actividad principal de la empresa. Algunas de las opciones son fabricación, finanzas y seguros, y servicios de alojamiento y alimentación.
  

Más detalles sobre la actividad principal

• Línea 17: Proporciona más detalles sobre el producto o servicio principal de tu empresa. Por ejemplo, si indicaste «comercio minorista» en la Línea 16, podrías especificar «e-commerce de ropa» aquí.
  

¿Tienes otro EIN?

• Línea 18: Si tú o la entidad comercial habéis solicitado y recibido anteriormente un EIN, marca «sí» e introduce ese EIN. De lo contrario, marca «no».
  

Persona designada por terceros

• Si quieres autorizar a otra persona para que reciba el EIN o para que hable de tu solicitud con el IRS (p. ej., un contable), introduce su nombre y su información de contacto aquí. Si no es así, déjalo en blanco.
  

Firma

• La parte responsable debe firmar y fechar el formulario. Esto certifica que toda la información proporcionada es precisa.
  

Antes de enviarlo, comprueba que todas las entradas sean correctas. Puedes enviar el formulario completado por correo postal, fax o a través del sistema de solicitud de EIN en línea del IRS. (Ten en cuenta que si no eres residente de EE. UU., solo puedes enviar el formulario por correo postal o fax).

¿Cuánto tiempo se tarda en obtener el formulario SS-4?

El formulario SS-4 está disponible de inmediato. Puedes descargarlo directamente desde el sitio web de la IRS en cualquier momento, por lo que no hay periodo de espera para acceder al formulario. En cuanto al procesamiento del formulario y la recepción del EIN, el plazo varía en función de cómo lo envíes:

• Si presentas la solicitud en línea a través del sistema de solicitud de EIN del IRS, recibirás tu EIN de forma inmediata tras rellenar el formulario, si no hay ningún problema.

• Si envías el formulario por fax, el procesamiento suele tardar unos cuatro días hábiles, siempre que recuerdes incluir tu número de fax de vuelta. Si tu lugar principal de actividad comercial o agencia (o tu residencia legal si eres un particular) se encuentra en uno de los 50 estados o en el Distrito de Columbia, envía el fax al 855-641-6935. Si no tienes un lugar de actividad comercial o residencia legal en ningún estado de EE. UU., envía el fax al 855-215-1627 desde dentro de EE. UU. o al 304-707-9471 desde fuera de EE. UU.

• Si envías el formulario por correo postal, el procesamiento suele tardar al menos entre cuatro y cinco semanas. Recibirás tu EIN por correo postal. Los solicitantes con un lugar principal de actividad comercial o agencia (o residencia legal si lo solicitan como particular) dentro de EE. UU. deben enviar el formulario por correo a:

Internal Revenue Service
Attn: EIN Operation
Cincinnati, OH 45999

Los solicitantes que no tengan un lugar de actividad comercial ni residencia legal en EE. UU. deben enviar su formulario por correo a:

Internal Revenue Service
A/A: EIN International Operation
Cincinnati, OH 45999

Errores que hay que evitar al solicitar el formulario SS-4

Al completar el formulario SS-4 para obtener un EIN, hay varios errores comunes que debes evitar para asegurarte de que tu solicitud se procese sin demoras. Esto es lo que debes tener en cuenta.

Proporcionar información incorrecta

La información incorrecta en cualquier parte de tu formulario, incluida la información de la parte responsable, nombre legal, dirección postal, tipo de entidad, fecha de inicio y estimación de empleados, puede provocar retrasos y problemas con tu solicitud. Vuelve a cotejar tus respuestas con todos los registros. Por ejemplo, asegúrate de usar el nombre legal exacto tal como aparece en los documentos de constitución de tu empresa o en tus registros legales personales.

Dejar apartados en blanco

Ten cuidado de no omitir apartados que parezcan irrelevantes o poco claros. Aunque un apartado no se aplique a tu situación (p. ej., nombre comercial, estimación de empleados), revisa cada uno con atención anota «N/A» cuando sea necesario. Algunos campos pueden ser obligatorios dependiendo de tu tipo de empresa.

Introducir un motivo no válido para presentar la solicitud

Ten cuidado de no elegir un motivo para realizar la solicitud que no se ajuste a tu situación (p. ej., seleccionar «fines bancarios» al solicitar el EIN para empleados). Aclara por qué lo estás solicitando. Las razones comunes incluyen iniciar un nuevo negocio, contratar empleados y crear un fideicomiso o patrimonio.

Uso de un EIN antiguo o duplicado

Ten cuidado de no solicitar un EIN nuevo cuando ya tengas uno o cuando tu empresa no lo necesite realmente. Comprueba si tu empresa ya tiene un EIN antes de solicitarlo. Recuerda que no necesitas uno nuevo si solo vas a cambiar el nombre de tu empresa o a mudarte a una nueva ubicación.

No firmar el formulario

No olvides firmar y poner la fecha en el formulario. La parte responsable debe firmar y anotar la fecha en el formulario para validar la solicitud. Un formulario sin firmar no se procesará.

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Aceptar pagos y operaciones bancarias antes de tener el EIN

Después de formar tu empresa, Atlas presenta tus documentos para obtener tu EIN (Número de Identificación Fiscal de EE. UU.). Los fundadores que cuenten con número de la Seguridad Social, dirección y teléfono estadounidenses son elegibles para el proceso acelerado de la agencia tributaria estadounidense, mientras que otros recibirán el proceso estándar, que puede tardar un poco más. Además, Atlas habilita pagos y operaciones bancarias antes de tener el EIN, para que puedas comenzar a aceptar pagos y realizar transacciones antes de que llegue tu EIN.

Compra de acciones iniciales sin efectivo

Los fundadores pueden comprar acciones iniciales utilizando su propiedad intelectual (por ejemplo, derechos de autor o patentes) en lugar de efectivo, con el comprobante de la transacción almacenado en tu Dashboard de Atlas. Tu IP debe estar valorada en 100 $ o menos para usar esta función; si posees una IP con un valor superior, consulta con un abogado antes de continuar.

Presentación automática de la elección fiscal 83(b)

Los fundadores pueden presentar una elección fiscal 83(b) para reducir los impuestos sobre la renta personal. Atlas la presentará por ti, tanto si eres fundador de EE. UU. como no de EE. UU., mediante correo certificado USPS con seguimiento. Recibirás una elección 83(b) firmada y una prueba de presentación directamente en el Dashboard de Stripe.

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