Ondernemingen gebruiken Formulier SS-4 van de Internal Revenue Service (IRS) om een Employer Identification Number (EIN) in de VS aan te vragen. Een EIN is een uniek 9-cijferig nummer dat door de IRS is toegewezen om een bedrijfsentiteit voor belastingdoeleinden te identificeren. Het functioneert als een burgerservicenummer voor een onderneming. Als je een onderneming start, personeel aanneemt of een EIN voor belastingdoeleinden nodig hebt, moet je Formulier SS-4 indienen. Hieronder behandelen we waar je Formulier SS-4 kunt vinden, hoe je dit invult en hoe lang het duurt voordat je je EIN ontvangt.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe je Formulier SS-4 krijgt: een stapsgewijze handleiding
  
• Hoe je Formulier SS-4 invult
  
• Hoe lang duurt het voordat je Formulier SS-4 krijgt?
  
• Te vermijden fouten bij de aanvraag voor Formulier SS-4
  
• Hoe Stripe Atlas kan helpen
  

Formulier SS-4 aanvragen: stapsgewijze instructies

Je kunt Formulier SS-4 eenvoudig verkrijgen en een EIN aanvragen, en het kost geen geld. Zo kom je er aan:

• Ga naar de officiële IRS-website en typ 'Formulier SS-4' in de zoekbalk.

• Klik op de link om toegang te krijgen tot 'Over Formulier SS-4, Aanvraag voor werkgeversidentificatienummer'. Je kunt de pdf downloaden naar je apparaat of deze in je browser openen voor onmiddellijke toegang.

• Lees de instructies op de IRS-site en vul vervolgens het formulier in met de informatie van je onderneming.

• Dien het formulier online, per post of per fax in bij de IRS.

Formulier SS-4 invullen

In elke sectie van het formulier moet je specifieke informatie over je onderneming invullen. Dat doe je als volgt.

Wettelijke naam en handelsnaam (indien van toepassing)

• Regel 1: Voer de wettelijke naam in van de particulier of bedrijfsentiteit die de EIN aanvraagt. Dit moet overeenkomen met je officiële documenten.

• Regel 2: Als je bedrijf onder een andere naam opereert, zoals een handelsnaam of 'doing business as' (DBA)-naam, geef je deze hier op. Zo niet, laat je dit gedeelte leeg.

Executeur, beheerder, beheerder, naam 'zorg voor'

• Regel 3: Voer de naam van de trustee in als je een trust aanvraagt. Nalatenschappen moeten de naam van de executeur, beheerder, persoonlijke vertegenwoordiger of andere fiduciaire vertegenwoordiger invoeren.
  

Postadres en adres

• Regels 4a-4b: Vul het postadres in waarop je officiële correspondentie wilt ontvangen. Zorg ervoor dat dit adres betrouwbaar is, want hiernaartoe wordt de bevestigingsbrief voor je EIN gestuurd als je je aanvraag per post indient. Als je een entiteit buiten de VS aanvraagt, moet je de plaats, provincie of staat, postcode en de niet-afgekorte naam van het land opgeven. Meestal wordt dit postadres gebruikt voor alle belastingaangiften.

• Regels 5a-5b: Voer de primaire fysieke locatie of het adres van de onderneming in als dit afwijkt van het postadres. Laat dit anders leeg. Gebruik in dit gedeelte geen postbus.

County en staat

• Regel 6: Voer de provincie en staat van de primaire fysieke locatie van je onderneming in.
  

Naam van verantwoordelijke partij

• Regels 7a-7b: Voer de naam en het burgerservicenummer (SSN), Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) of de EIN in van de hoofddirecteur of particulier die de onderneming beheert. Als je geen inwoner van de VS bent en geen SSN of ITIN hebt, voer je 'foreign' of 'n.v.t.' in. Raadpleeg de instructies van de IRS voor meer informatie over het bepalen van de verantwoordelijke partij.
  

Informatie over een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (LLC)

• Regel 8a: Vink 'ja' of 'nee' aan of je onderneming een LLC is.

• Regels 8b-8c: Als je een LLC aanvraagt, voer je het aantal leden van de LLC in en of de LLC in de VS is georganiseerd.

Type entiteit

• Regel 9a: Vink één vakje aan dat je bedrijfsentiteit beschrijft (bijv. eenmanszaak, bedrijf, partnerschap).

• Regel 9b: Als je een bedrijf aanvraagt, voer je de staat of het vreemde land in waar het is opgericht.

Reden van aanvraag

• Regel 10: Kies de reden waarom je een EIN aanvraagt. Veelvoorkomende redenen zijn het starten van een nieuwe onderneming, personeel aannemen en bankdoeleinden.
  

Begindatum van onderneming

• Regel 11: Voer de datum in waarop je onderneming is gestart of wanneer je de eigendom hebt verworven. Voor nieuwe ondernemingen is dit meestal de datum waarop de activiteiten zijn begonnen. Voor aanvragers die geen inwoner van de VS zijn, is dit wanneer je een onderneming in de VS bent gestart of hebt overgenomen.
  

Sluitingsmaand van het boekjaar

• Regel 12: Geef de laatste maand van je boekjaar aan. De meeste ondernemingen gebruiken december, maar als je een ander fiscaal schema hebt, geef je de bijbehorende laatste maand op.
  

Aantal medewerkers

• Regel 13: Schat het hoogste aantal werknemers in dat je de komende 12 maanden verwacht in dienst te nemen. Dit kan worden opgesplitst in agrarische, huishoudelijke of andere werknemerstypen. Als je geen personeel aanneemt, voer je '0' in en sla je Regel 14 over.
  

Vereisten voor aangifte loonbelasting

• Regel 14: Als je verwacht dat je jaarlijkse werkgeversbelastingplicht in een volledig kalenderjaar $ 1000,00 of minder bedraagt, vink je het vakje aan waarmee je aangeeft dat je je werkgeversbelasting jaarlijks in plaats van driemaandelijks indient.
  

Eerste datum van uitbetaling van loon

• Regel 15: Als je personeel hebt, voer je de datum in waarop je onderneming hen is gaan betalen. (Voor buitenlandse aanvragers is dit de datum waarop je bent begonnen met het betalen van werknemers in de VS.) Voer 'n.v.t.' in als je niemand in dienst hebt of van plan bent in dienst te nemen.
  

Hoofdactiviteit

• Regel 16: Vink één vakje aan dat de hoofdactiviteit van de onderneming het beste beschrijft. Enkele opties zijn productie, financiën en verzekeringen, en accommodatie en maaltijdvoorziening.
  

Meer informatie over de hoofdactiviteit

• Regel 17: Geef meer details over het primaire product of de dienst van je onderneming. Als je bijvoorbeeld 'detailhandel' hebt vermeld op Regel 16, kun je hier mogelijk 'e-commerce-kleding' specificeren.
  

Heb je nog een ander EIN?

• Regel 18: Als jij of de bedrijfsentiteit eerder een EIN heeft aangevraagd en ontvangen, vink je 'ja' aan en voer je die EIN in. Vink anders 'nee' aan.
  

Aangewezen door een derde partij

• Als je iemand anders wilt machtigen om de EIN te ontvangen of je aanvraag met de IRS te bespreken (bijv. een accountant), voer je hier diens naam en contactgegevens in. Laat dit anders leeg.
  

Handtekening

• De verantwoordelijke partij moet het formulier ondertekenen en dateren. Hiermee verklaar je dat alle verstrekte informatie klopt.
  

Controleer voor verzending of alle ingevoerde gegevens juist zijn. Je kunt het ingevulde formulier per post, fax of via het online EIN-aanvraagsysteem van de IRS indienen. (Houd er rekening mee dat als je geen inwoner van de VS bent, je het formulier alleen per post of fax kunt indienen.)

Hoelang duurt het voordat ik formulier SS-4 ontvang?

Formulier SS-4 is onmiddellijk beschikbaar. Je kunt het op elk moment rechtstreeks van de website van de IRS downloaden, dus er is geen wachttijd om toegang te krijgen tot het formulier. Wat betreft de verwerking van het formulier en de ontvangst van een EIN, varieert het tijdsbestek. Dit hangt af van de manier waarop je formulier indient:

• Als je je aanvraag online doet via het EIN-aanvraagsysteem van de IRS, ontvang je onmiddellijk je EIN nadat je het formulier hebt ingevuld, als er geen problemen zijn.

• Als je het formulier faxt, duurt de verwerking doorgaans ongeveer vier werkdagen, mits je eraan denkt je retourafzendnummer te vermelden. Als je hoofdvestiging of agentschap (of je wettelijke woonplaats als je een particulier bent) in een van de 50 staten of in het District of Columbia ligt, fax je de aanvraag naar 855-641-6935. Als je geen vestigingsplaats of wettelijke woonplaats in een Amerikaanse staat hebt, fax je het formulier vanuit de VS naar 855-215-1627 en vanuit buiten de VS naar 304-707-9471.

• Als je het formulier opstuurt, duurt de verwerking doorgaans minimaal vier tot vijf weken. Je ontvangt je EIN per post. Aanvragers met een hoofdvestiging of agentschap (of wettelijke woonplaats indien de aanvraag als particulier is gedaan) in de VS moeten het formulier sturen naar:

Internal Revenue Service
Attn: EIN Operation
Cincinnati, Verenigde Staten 45999

Aanvragers zonder vestigingsplaats of wettelijke woonplaats in de VS moeten hun formulier sturen naar:

Internal Revenue Service
T.a.v. EIN International Operation
Cincinnati, Verenigde Staten 45999

Fouten die je moet voorkomen bij het aanvragen van formulier SS-4

Er worden vaak fouten gemaakt bij het invullen van formulier SS-4 voor het aanvragen van een EIN. Voorkom deze fouten om ervoor te zorgen dat je aanvraag zonder vertraging wordt verwerkt. Let op het volgende.

Verstrek geen onjuiste informatie

Onjuiste informatie in een bepaald onderdeel van het formulier, zoals over de verantwoordelijke partij, wettelijke naam, postadres, entiteitstype, begindatum en schatting van het aantal medewerkers, kan leiden tot vertragingen en problemen bij je aanvraag. Loop je antwoorden na aan de hand van je administratie. Controleer bijvoorbeeld of je de exacte wettelijke naam hebt gebruikt die staat vermeld in de oprichtingsdocumenten van je onderneming of in je persoonlijke juridische documenten.

Laat geen secties leeg

Pas op dat je geen secties overslaat die irrelevant of onduidelijk lijken. Zelfs als een sectie niet van toepassing is op jouw situatie (bijv. handelsnaam, geschatte aantal medewerkers), bekijk ze dan allemaal zorgvuldig en vul waar nodig "N.v.t." in. Afhankelijk van je bedrijfstype zijn sommige velden mogelijk vereist.

Voer een geldige reden voor je aanvraag in

Kies geen reden voor je aanvraag die niet bij je situatie past (bijv. het selecteren van "bankieren" bij het aanvragen van een EIN voor medewerkers). Maak duidelijk waarom je een aanvraag doet. Veelvoorkomende redenen zijn het starten van een nieuwe onderneming, het aannemen van medewerkers of het opzetten van een trust.

Gebruik geen oud of dubbel EIN

Zorg ervoor dat je geen nieuwe EIN aanvraagt als je er al een hebt of als je onderneming geen nieuwe nodig heeft. Controleer of je onderneming al een EIN heeft voordat je deze aanvraagt. Onthoud dat je geen nieuwe nodig hebt als je alleen je bedrijfsnaam wijzigt of naar een nieuwe locatie verhuist.

Onderteken het formulier

Vergeet niet het formulier te ondertekenen en van een datum te voorzien. De verantwoordelijke partij moet het formulier ondertekenen en van een datum voorzien om de aanvraag te valideren. Een niet-ondertekend formulier wordt niet in behandeling genomen.

Hoe Stripe Atlas je kan helpen

Stripe Atlas legt de juridische basis voor je bedrijf, zodat je binnen twee werkdagen overal ter wereld geld kunt inzamelen, een bankrekening kunt openen en betalingen kunt accepteren.

Sluit je aan bij de meer dan 75.000 bedrijven die zijn opgericht met behulp van Atlas, waaronder start-ups die worden ondersteund door topinvesteerders zoals Y Combinator, a16z en General Catalyst.

Aanmelden bij Atlas

Het aanvragen van een oprichting van een bedrijf via Atlas duurt minder dan 10 minuten. Je kiest je bedrijfsstructuur, controleert direct of je bedrijfsnaam beschikbaar is en voegt maximaal vier medeoprichters toe. Je bepaalt ook hoe je het aandelenkapitaal verdeelt, reserveert een deel van het aandelenkapitaal voor toekomstige investeerders en medewerkers, benoemt bestuurders en ondertekent vervolgens al je documenten digitaal. Eventuele medeoprichters ontvangen ook e-mails waarin ze worden uitgenodigd om hun documenten digitaal te ondertekenen.

Betalingen accepteren en bankieren voordat je EIN-nummer arriveert

Na het opzetten van je bedrijf vraagt Atlas je EIN-nummer aan. Oprichters met een Amerikaans Sociale Zekerheidsnummer, adres en mobiel telefoonnummer komen in aanmerking voor versnelde verwerking door de IRS, terwijl anderen de standaardverwerking ontvangen, die iets langer kan duren. Bovendien maakt Atlas pre-EIN-betalingen en bankieren mogelijk, zodat je kunt beginnen met het ontvangen van betalingen en het uitvoeren van transacties voordat je EIN-nummer arriveert.

Aankoop van aandelen door de oprichter zonder contant geld

Oprichters kunnen initiële aandelen kopen met behulp van hun intellectuele eigendom (IE; bijvoorbeeld auteursrechten of patenten) in plaats van contant geld, met een aankoopbewijs opgeslagen op je Atlas-dashboard. Je IE moet een waarde hebben van 100 dollar of minder om hiervan gebruik te kunnen maken; wanneer je IE bezit met een hogere waarde, raadpleeg dan een advocaat voordat je verder gaat.

Automatische indiening van belastingkeuzeformulier 83(b)

Oprichters kunnen een 83(b)-belastingkeuze indienen om de inkomstenbelasting te verlagen. Atlas dient dit voor je in, of je nu een Amerikaanse of niet-Amerikaanse oprichter bent, via USPS Certified Mail met tracking. Je ontvangt een ondertekende 83(b)-keuze en een bewijs van indiening rechtstreeks in het Stripe-dashboard.

Juridische documenten van wereldklasse

Atlas heeft alle juridische documenten die je nodig hebt om je bedrijf te starten. De documenten van Atlas C corp zijn gemaakt in samenwerking met Cooley, een van de toonaangevende advocatenkantoren op het gebied van durfkapitaal. Deze documenten zijn ontworpen om je te helpen direct geld in te zamelen en ervoor te zorgen dat je onderneming juridisch beschermd is, met aandacht voor aspecten als eigendomsstructuur, aandelenverdeling en fiscale compliance.

Een gratis jaar Stripe Payments, plus 50.000 dollar aan partnervoordelen en kortingen

Atlas werkt samen met toppartners om oprichters exclusieve kortingen en tegoeden te geven. Dit zijn onder andere kortingen op belangrijke tools voor engineering, belastingen, financiën, compliance en ondernemingsvoering van marktleiders zoals AWS, Carta en Perplexity. We zorgen ook gratis voor je vereiste geregistreerde agent in Delaware tijdens je eerste jaar. Bovendien krijg je als Atlas-gebruiker toegang tot extra Stripe-voordelen, waaronder maximaal een jaar gratis betalingsverwerking voor betalingen tot 100.000 dollar.

Lees meer over hoe Atlas je kan helpen bij het snel en eenvoudig opzetten van je nieuwe onderneming en je vandaag nog aan de slag kan gaan.