Les entreprises utilisent le formulaire SS-4 de l'Internal Revenue Service (IRS) pour demander un numéro d'identification de l'employeur (EIN) aux États-Unis. Un EIN est un numéro unique à 9 chiffres attribué par l'IRS pour identifier une entité commerciale à des fins fiscales. Il fonctionne comme un numéro de sécurité sociale pour une entreprise. Si vous lancez une entreprise, embauchez du personnel ou avez besoin d'un EIN à des fins fiscales, vous devrez remplir le formulaire SS-4. Ci-dessous, nous verrons où trouver le formulaire SS-4, comment le remplir et combien de temps il faut pour recevoir votre EIN.

Sommaire

• Comment obtenir le formulaire SS-4 : Guide étape par étape
  
• Comment remplir le formulaire SS-4
  
• Combien de temps faut-il pour obtenir le formulaire SS-4 ?
  
• Erreurs à éviter lors de la demande de formulaire SS-4
  
• Comment Stripe Atlas peut vous aider
  

Comment obtenir le formulaire SS-4 : un guide étape par étape

Il est facile d'obtenir le formulaire SS-4 et de demander un EIN, et cela ne coûte rien. Voici comment en obtenir un :

• Accédez au site Web officiel de l'IRS et utilisez la barre de recherche pour taper « Form SS-4 ».

• Cliquez sur le lien pour accéder à « About Form SS-4, Application for Employer Identification Number ». Vous pouvez soit télécharger le PDF sur votre appareil, soit l'ouvrir dans votre navigateur pour un accès immédiat.

• Lisez les instructions sur le site de l'IRS, puis remplissez le formulaire avec les informations de votre entreprise.

• Soumettez le formulaire à l'IRS en ligne, par courrier ou par fax.

Comment remplir le formulaire SS-4 ?

Chaque section du formulaire requiert des informations spécifiques sur votre entreprise. Voici comment remplir correctement chaque partie.

Dénomination sociale et nom commercial (le cas échéant)

• Ligne 1 : Saisissez la dénomination sociale de l'entrepreneur individuel ou de l'entreprise demandant l'EIN. Celle-ci doit correspondre à vos documents officiels.

• Ligne 2 : Si votre entreprise exerce ses activités sous un nom différent, tel qu'un nom commercial, indiquez-le ici. Sinon, laissez cette section vide.

Nom de l’exécuteur testamentaire, de l’administrateur, du fiduciaire ou de la personne en charge

• Ligne 3 : Saisissez le nom du fiduciaire si vous faites une demande pour une fiducie. Les successions doivent indiquer le nom de l'exécuteur testamentaire, de l'administrateur, du représentant personnel ou de tout autre représentant fiduciaire.
  

Adresse postale et adresse commerciale

• Lignes 4a-4b : Renseignez l'adresse postale à laquelle vous souhaitez recevoir votre correspondance officielle. Assurez-vous que cette adresse est fiable, car c'est là que votre lettre de confirmation d'EIN sera envoyée si vous faites votre demande par courrier. Si vous faites une demande pour une entité située en dehors des États-Unis, vous devrez inclure la ville, la province ou l'état, le code postal et le nom non abrégé du pays. En général, cette adresse postale sera utilisée sur toutes les déclarations d'impôt.

• Lignes 5a-5b : Saisissez l'emplacement physique principal de l'entreprise, ou l'adresse, si elle diffère de l'adresse postale. Sinon, laissez le champ vide. N'utilisez pas de boîte postale dans cette section.

Comté et État

• Ligne 6 : Saisissez le comté et l'état de l'emplacement physique principal de votre entreprise.
  

Nom du responsable

• Lignes 7a-7b : Saisissez le nom et le numéro de sécurité sociale (SSN), le numéro d'identification fiscale individuel (ITIN) ou l'EIN du dirigeant principal ou de l'individu qui contrôle l'entreprise. Si vous êtes un non-résident américain et que vous n'avez pas de SSN ou d'ITIN, saisissez « foreign » ou N/A. Pour plus d'informations sur la détermination de la partie responsable, consultez les instructions de l'IRS.
  

Informations sur les sociétés à responsabilité limitée (LLC)

• Ligne 8a : Cochez « oui » ou « non » pour indiquer si votre entreprise est une SARL.

• Lignes 8b-8c : Si vous faites une demande pour une SARL, saisissez le nombre de membres de la SARL et indiquez si la SARL a été créée aux États-Unis.

Type d’entité

• Ligne 9a : Cochez une case qui décrit votre entité commerciale (par exemple, entreprise individuelle, société, partenariat).

• Ligne 9b : Si vous faites une demande pour une société, saisissez l'état ou le pays étranger où elle est constituée.

Motif de la demande

• Ligne 10 : Choisissez la raison pour laquelle vous demandez un EIN. Les raisons courantes incluent le lancement d'une nouvelle entreprise, l'embauche de personnel et des fins bancaires.
  

Date de début de l’activité

• Ligne 11 : Saisissez la date à laquelle votre entreprise a démarré ou à laquelle la propriété a été acquise. Pour les nouvelles entreprises, il s'agit généralement de la date à laquelle les opérations ont commencé. Pour les candidats non-résidents américains, il s'agit de la date à laquelle vous avez démarré ou acquis une entreprise aux États-Unis.
  

Mois de clôture de l’exercice comptable

• Ligne 12 : Indiquez le dernier mois de votre année comptable. La plupart des entreprises utilisent le mois de décembre, mais si vous avez un calendrier fiscal différent, indiquez le dernier mois correspondant.
  

Nombre de salariés

• Ligne 13 : Estimez le nombre maximum d'employés que vous prévoyez d'embaucher au cours des 12 prochains mois. Ce nombre peut être réparti entre les types d'employés agricoles, domestiques ou autres. Si vous n'embauchez pas de personnel, saisissez « 0 » et passez la ligne 14.
  

Exigences en matière de déclaration de la taxe sur l'emploi

• Ligne 14 : Si vous vous attendez à ce que votre obligation annuelle en matière d'impôt sur l'emploi soit de 1 000 $ ou moins sur une année civile complète, cochez la case indiquant que vous déposerez vos déclarations d'impôt sur l'emploi annuellement plutôt que trimestriellement.
  

Date du premier versement des salaires

• Ligne 15 : Si vous avez du personnel, saisissez la date à laquelle votre entreprise a commencé à les payer. (Pour les candidats étrangers, il s'agit de la date à laquelle vous avez commencé à payer du personnel aux États-Unis.) Saisissez « N/A » si vous n'avez pas ou ne prévoyez pas d'employer de personnel.
  

Activité principale

• Ligne 16 : Cochez la case qui décrit le mieux l'activité principale de l'entreprise. Parmi les options figurent la fabrication, les finances et les assurances, ainsi que l'hébergement et la restauration.
  

Informations supplémentaires sur l'activité principale

• Ligne 17 : Fournissez plus de détails sur le produit ou service principal de votre entreprise. Par exemple, si vous avez indiqué « retail » à la ligne 16, vous pouvez spécifier « vêtements e-commerce » ici.
  

Avez-vous un autre EIN ?

• Ligne 18 : Si vous ou l'entité commerciale avez déjà demandé et reçu un EIN, cochez « oui » et saisissez cet EIN. Sinon, cochez « non ».
  

Mandataire tiers

• Si vous souhaitez autoriser une autre personne à recevoir l'EIN ou à discuter de votre demande avec l'IRS (par exemple, un comptable), saisissez son nom et ses coordonnées ici. Sinon, laissez le champ vide.
  

Signature

• La partie responsable doit signer et dater le formulaire. Cela certifie que toutes les informations fournies sont exactes.
  

Avant de soumettre, revérifiez l'exactitude de toutes les saisies. Vous pouvez soumettre le formulaire rempli par courrier, par fax ou via le système de demande d'EIN en ligne de l'IRS. (Notez que si vous n'êtes pas résident américain, vous ne pouvez soumettre le formulaire que par courrier ou par fax.)

Quel est le délai d'obtention du formulaire SS-4 ?

Le formulaire SS-4 est disponible immédiatement. Vous pouvez le télécharger à tout moment directement depuis le site Web de l’IRS. Aucun délai d’attente n'est nécessaire pour y accéder. En ce qui concerne le traitement du formulaire et la réception d’un EIN, le délai varie en fonction de la façon dont vous l’envoyez :

• Si vous postulez en ligne via le système de demande d'EIN de l'IRS, vous recevrez votre EIN immédiatement après avoir rempli le formulaire, s'il n'y a pas de problème.

• Si vous envoyez le formulaire par fax, le traitement prend généralement environ quatre jours ouvrables, à condition que vous n'oubliiez pas d'inclure votre numéro de fax de retour. Si votre siège social ou votre agence (ou votre résidence légale si vous êtes un particulier) se trouve dans l'un des 50 États ou dans le district de Columbia, envoyez votre fax au 855-641-6935. Si vous n'avez pas de lieu d'affaires ou de résidence légale dans un État américain, envoyez le fax au 855-215-1627 depuis les États-Unis ou au 304-707-9471 depuis l'extérieur des États-Unis.

• Si vous envoyez le formulaire par courrier, le traitement prend généralement au moins quatre à cinq semaines. Vous recevrez votre EIN par courrier. Les candidats ayant un siège social ou une agence (ou une résidence légale s'ils postulent en tant que particulier) aux États-Unis doivent envoyer le formulaire à l'adresse suivante :

Internal Revenue Service
Attn : EIN Operation
Cincinnati, OH 45999 (États-Unis)

Les candidats n'ayant pas de lieu d'affaires ou de résidence légale aux États-Unis doivent envoyer leur formulaire à :

Internal Revenue Service
À l'attention de : EIN International Operation
Cincinnati, OH 45999 (États-Unis)

Erreurs à éviter lors de la demande de formulaire SS-4

Lorsque vous remplissez le formulaire SS-4 pour obtenir un EIN, vous devez éviter certaines erreurs courantes afin que votre demande soit traitée sans délai. Voici les points auxquels vous devez faire attention.

Informations incorrectes

Si vous renseignez des informations inexactes dans n'importe quelle partie de votre formulaire (y compris les informations sur le responsable, la dénomination sociale, l’adresse postale, le type d’entité, la date de début et l’estimation du nombre de salariés), vous risquez d'entraîner des retards et des problèmes dans le traitement de votre demande. Vérifiez attentivement vos réponses. Par exemple, assurez-vous d'utiliser la dénomination sociale exacte telle qu'elle apparaît dans les documents relatifs à la création de votre entreprise ou dans vos documents juridiques personnels.

Sections vides

Veillez à ne pas omettre de remplir les sections qui vous semblent floues ou peu pertinentes. Même si une section ne vous concerne pas (par exemple, le nom commercial, l'estimation du nombre de salariés), examinez attentivement chacune d’entre elles et indiquez « N/A » si nécessaire. Certains champs sont obligatoires en fonction du type de votre entreprise.

Saisie d’un motif de demande non valide

Veillez à ne pas sélectionner un motif de demande qui ne correspond pas à votre situation (par exemple, en sélectionnant « Banking purposes » lors d’une demande d’EIN motivée par l'embauche de salariés). Précisez la raison de votre demande. Les raisons les plus courantes sont la création d'une nouvelle entreprise, l'embauche de salariés et la création d'une fiducie ou d'une succession.

Utilisation d’un EIN existant ou doublon

Veillez à ne pas demander un nouvel EIN lorsque vous en avez déjà un ou lorsque votre entreprise n'en a pas réellement besoin d'un nouveau. Vérifiez si votre entreprise possède déjà un EIN avant de faire une demande. N'oubliez pas que vous n'en avez pas besoin d'un nouveau si vous ne faites que changer le nom de votre entreprise ou déménager vers un nouvel emplacement.

Absence de signature

N’oubliez pas de signer et de dater le formulaire. Le responsable doit signer et dater le formulaire pour que la demande soit valide. Tout formulaire non signé ne sera pas traité.

Comment Stripe Atlas peut vous aider

Stripe Atlas met en place les bases juridiques de votre entreprise pour que vous puissiez collecter des fonds, ouvrir un compte bancaire et accepter des paiements sous deux jours ouvrables depuis n’importe où dans le monde.

Rejoignez plus de 75 000 entreprises constituées via Atlas, dont des startups soutenues par des investisseurs de premier plan tels que Y Combinator, a16z et General Catalyst.

L’inscription sur Atlas

La constitution d’une entreprise avec Atlas prend moins de 10 minutes. Vous choisissez la structure de votre entreprise, vérifiez instantanément la disponibilité de la dénomination sociale et pouvez ajouter jusqu’à quatre cofondateurs. Vous définissez ensuite la répartition du capital, réservez un pool d’actions pour les futurs investisseurs et employés, désignez les dirigeants, puis signez électroniquement l’ensemble des documents. Les cofondateurs reçoivent également un e-mail les invitant à signer électroniquement leurs documents.

Accepter des paiements et effectuer des opérations bancaires avant l’obtention de votre EIN

Une fois votre entreprise constituée, Atlas vous demandera votre numéro EIN. Les fondateurs disposant d’un numéro de sécurité sociale, d’une adresse et d’un numéro de téléphone portable américains peuvent bénéficier d’un traitement accéléré par l’IRS, tandis que les autres suivront le processus standard, ce qui peut nécessiter un délai supplémentaire. De plus, Atlas permet d’accepter des paiements et d’effectuer des opérations bancaires avant l’attribution du numéro EIN pour que vous puissiez commencer à encaisser et à réaliser des transactions immédiatement.

Achat dématérialisé d’actions par le fondateur

Les fondateurs peuvent acquérir leurs actions initiales en apportant leur propriété intellectuelle (par exemple, des droits d’auteur ou des brevets) plutôt qu’en versant des fonds. La preuve de cet apport est conservée dans votre Dashboard Atlas. Pour utiliser cette fonctionnalité, la valeur de votre propriété intellectuelle ne doit pas dépasser 100 $. Si elle est supérieure à ce montant, il est recommandé de consulter un avocat avant de poursuivre les démarches.

Prise en charge automatique de l’option fiscale 83(b)

Les fondateurs peuvent formuler un choix fiscal au titre de l’article 83(b) pour optimiser leur impôt sur le revenu personnel. Atlas se charge de l’expédition de ce formulaire par courrier certifié USPS avec suivi, que vous résidiez ou non aux États-Unis. Votre déclaration signée et la preuve de sa déclaration seront directement accessibles depuis votre Dashboard Stripe.

Des documents juridiques de standing international

Atlas met à votre disposition l’ensemble des documents juridiques indispensables au pilotage de votre entreprise. Les statuts de type C corp proposés par Atlas ont été élaborés en étroite collaboration avec Cooley, l’un des cabinets d’avocats leaders mondiaux dans l’accompagnement du capital-risque. Ces actes sont optimisés pour vous permettre de lancer des levées de fonds immédiatement tout en garantissant la sécurité juridique de votre structure (répartition des parts, gouvernance, conformité fiscale).

Une année gratuite de Stripe Payments, plus de 50 000 $ en crédits et remises partenaires

Atlas collabore avec des partenaires de premier plan pour offrir aux fondateurs des remises et crédits exclusifs. Grâce à des partenaires comme AWS, Carta et Perplexity, vous bénéficiez de réductions sur des outils essentiels en ingénierie, fiscalité, finance, conformité et gestion. Nous vous fournissons également gratuitement, durant votre première année, l’agent agréé requis dans le Delaware. En tant qu’utilisateur Atlas, vous profitez aussi d’avantages Stripe supplémentaires, dont un an de traitement des paiements gratuit jusqu’à 100 000 USD de volume.

Découvrez comment Atlas peut vous aider à créer votre entreprise rapidement et simplement, et démarrez dès aujourd’hui.