Le formulaire SS-4 de l’Internal Revenue Service (IRS) sert à demander un numéro d’identification d’employeur (EIN) aux États-Unis. Si vous créez une entreprise, si vous embauchez des salariés ou si vous avez besoin d'un EIN à des fins fiscales, vous devez remplir ce formulaire. Vous trouverez ci-dessous une description détaillée de la manière dont vous pouvez obtenir le formulaire SS-4, de la façon dont vous devez le remplir et du délai nécessaire pour recevoir votre EIN.

Sommaire de cet article

• Comment obtenir le formulaire SS-4 : un guide étape par étape
  
• Comment remplir le formulaire SS-4 ?
  
• Quel est le délai d'obtention du formulaire SS-4 ?
  
• Erreurs à éviter lors de la demande de formulaire SS-4
  

Comment obtenir le formulaire SS-4 : un guide étape par étape

Il est facile d’obtenir le formulaire SS-4 et de demander un EIN. Voici la marche à suivre :

• Rendez-vous sur le site officiel de l'IRS et saisissez « Form SS-4 » dans la barre de recherche.

• Cliquez sur le lien pour accéder à la page « About Form SS-4, Application for Employer Identification Number ». Vous pouvez télécharger le PDF sur votre appareil ou y accéder immédiatement en l’ouvrant dans votre navigateur.

• Lisez les instructions sur le site de l’IRS, puis remplissez le formulaire en renseignant les informations sur votre entreprise.

• Soumettez le formulaire en ligne, par courrier ou par fax.

Comment remplir le formulaire SS-4 ?

Chaque section du formulaire requiert des informations spécifiques sur votre entreprise. Voici comment remplir correctement chaque partie.

Dénomination sociale et nom commercial (le cas échéant)

• Ligne 1 : saisissez la dénomination sociale de la personne physique ou de l’entité commerciale qui demande l'EIN. Cette dénomination doit correspondre à celle figurant sur vos documents officiels.
  
• Ligne 2 : si votre entreprise exerce ses activités sous un nom différent, tel qu’un nom commercial, indiquez-le ici. Dans le cas contraire, laissez cette section vide.
  

Nom de l’exécuteur testamentaire, de l’administrateur, du fiduciaire ou de la personne en charge

• Ligne 3 : renseignez le nom du fiduciaire si vous présentez une demande pour une fiducie. Les successions doivent indiquer le nom de l’exécuteur testamentaire, de l’administrateur, du représentant personnel ou d’un autre représentant fiduciaire.
  

Adresse postale et adresse commerciale

• Lignes 4a à 4b : indiquez l’adresse postale à laquelle vous souhaitez recevoir la correspondance officielle. Veillez à ce que cette adresse soit fiable, car c'est à cette adresse que sera envoyée votre lettre de confirmation pour l'EIN si vous déposez votre demande par courrier. Si vous déposez une demande pour une entité située en dehors des États-Unis, vous devez indiquer la ville, la province ou l'État, le code postal et le nom non abrégé du pays. En règle générale, cette adresse postale sera utilisée pour toutes les déclarations fiscales.
  
• Lignes 5a à 5b : renseignez l’emplacement géographique principal de l’entreprise, ou l’adresse commerciale, si elle est différente de l’adresse postale. Sinon, laissez ce champ vide. Ne mentionnez pas de boîte postale dans cette section.
  

Comté et État

• Ligne 6 : inscrivez le comté et l’État de l’emplacement géographique principal de votre entreprise.
  

Nom du responsable

• Lignes 7a à 7b : indiquez le nom et le numéro de sécurité sociale (SSN), le numéro de contribuable individuel (ITIN) ou l’EIN du dirigeant principal ou de la personne qui contrôle l’entreprise. Pour de plus amples informations sur la façon de déterminer la partie responsable, consultez les instructions de l'IRS.
  

Informations sur les sociétés à responsabilité limitée (LLC)

• Ligne 8a : cochez « yes » ou « no » pour indiquer si votre entreprise est une LLC.

• Lignes 8b à 8c : si vous présentez une demande pour une LLC, indiquez le nombre d'associés de la LLC et précisez si la LLC a été constituée aux États-Unis.

Type d’entité

• Ligne 9a : cochez la case correspondant à votre entité commerciale (par exemple, entreprise individuelle, société de capitaux, société de personnes).

• Ligne 9b : si vous présentez une demande pour une société de capitaux, indiquez l’État ou le pays étranger où elle a été constituée.

Motif de la demande

• Ligne 10 : choisissez la raison pour laquelle vous demandez un EIN. Les motifs les plus courants sont la création d’une nouvelle entreprise, l’embauche de salariés et les opérations bancaires.
  

Date de début de l’activité

• Ligne 11 : indiquez la date de création de votre entreprise ou la date à laquelle vous en avez acquis la propriété. Pour les nouvelles entreprises, il s'agit généralement de la date de début des activités.
  

Mois de clôture de l’exercice comptable

• Ligne 12 : indiquez le dernier mois de votre exercice comptable. La plupart des entreprises optent pour le mois de décembre ; toutefois, si votre calendrier fiscal est différent, indiquez le mois de clôture correspondant.
  

Nombre de salariés

• Ligne 13 : Estimez le nombre le plus élevé de salariés que vous prévoyez d’embaucher au cours des 12 prochains mois. Ce nombre peut être décomposé en salariés agricoles, salariés domestiques ou autres types de salariés. Si vous n’embauchez pas de salariés, indiquez « 0 », puis passez à la ligne 14.
  

Exigences en matière de déclaration de la taxe sur l'emploi

• Ligne 14 : si vous prévoyez que votre taxe annuelle sur l'emploi sera inférieure ou égale à 1 000 $ au cours d’une année civile complète, cochez la case indiquant que vous déclarerez la taxe sur l'emploi chaque année plutôt que tous les trimestres.
  

Date du premier versement des salaires

• Ligne 15 : si vous employez des salariés, renseignez la date à laquelle votre entreprise a commencé à les rémunérer. Inscrivez « N/A » si votre entreprise ne compte pas de salariés ou que ne prévoyez pas d’en embaucher.
  

Activité principale

• Ligne 16 : cochez la case qui décrit le mieux l'activité principale de l'entreprise. Les options proposées sont, entre autres, l'industrie manufacturière, la finance et l'assurance, et les services d'hébergement et de restauration.
  

Informations supplémentaires sur l'activité principale

• Ligne 17 : donnez plus de détails sur le produit ou service principal de votre entreprise. Par exemple, si vous avez coché « Retail » à la ligne 16, vous pouvez spécifier « ecommerce clothing » ici.
  

Avez-vous un autre EIN ?

• Ligne 18 : si vous ou l’entité commerciale avez déjà demandé et obtenu un EIN, cochez « yes » et saisissez cet EIN. Sinon, cochez « no ».
  

Mandataire tiers

• Si vous souhaitez autoriser quelqu’un d’autre à recevoir l’EIN ou traiter votre demande auprès de l'IRS (par exemple, un comptable), indiquez ici son nom et ses coordonnées. Dans le cas contraire, laissez le champ vide.
  

Signature

• La partie responsable doit signer et dater le formulaire. Elle certifie que toutes les informations fournies sont exactes.
  

Avant d'envoyer le formulaire, vérifiez l'exactitude de toutes les informations renseignées. Vous pouvez envoyer le formulaire dûment complété par courrier, par fax ou via le système de demande d’EIN en ligne de l’IRS.

Quel est le délai d'obtention du formulaire SS-4 ?

Le formulaire SS-4 est disponible immédiatement. Vous pouvez le télécharger à tout moment directement depuis le site Web de l’IRS. Aucun délai d’attente n'est nécessaire pour y accéder. En ce qui concerne le traitement du formulaire et la réception d’un EIN, le délai varie en fonction de la façon dont vous l’envoyez :

• Si vous faites votre demande en ligne via le système de demande d’EIN de l’IRS, vous recevrez votre EIN immédiatement après avoir rempli le formulaire, s’il n’y a aucun problème.

• Si vous envoyez le formulaire par fax, le traitement prend généralement quatre jours ouvrables, à condition que vous n’oubliiez pas d’indiquer votre numéro de fax auquel répondre.

• Si vous envoyez le formulaire par courrier, le traitement prend généralement au moins quatre à cinq semaines. Vous recevrez votre numéro EIN par voie postale.

Erreurs à éviter lors de la demande de formulaire SS-4

Lorsque vous remplissez le formulaire SS-4 pour obtenir un EIN, vous devez éviter certaines erreurs courantes afin que votre demande soit traitée sans délai. Voici les points auxquels vous devez faire attention.

Informations incorrectes

Si vous renseignez des informations inexactes dans n'importe quelle partie de votre formulaire (y compris les informations sur le responsable, la dénomination sociale, l’adresse postale, le type d’entité, la date de début et l’estimation du nombre de salariés), vous risquez d'entraîner des retards et des problèmes dans le traitement de votre demande. Vérifiez attentivement vos réponses. Par exemple, assurez-vous d'utiliser la dénomination sociale exacte telle qu'elle apparaît dans les documents relatifs à la création de votre entreprise ou dans vos documents juridiques personnels.

Sections vides

Veillez à ne pas omettre de remplir les sections qui vous semblent floues ou peu pertinentes. Même si une section ne vous concerne pas (par exemple, le nom commercial, l'estimation du nombre de salariés), examinez attentivement chacune d’entre elles et indiquez « N/A » si nécessaire. Certains champs sont obligatoires en fonction du type de votre entreprise.

Saisie d’un motif de demande non valide

Veillez à ne pas sélectionner un motif de demande qui ne correspond pas à votre situation (par exemple, en sélectionnant « Banking purposes » lors d’une demande d’EIN motivée par l'embauche de salariés). Précisez la raison de votre demande. Les raisons les plus courantes sont la création d'une nouvelle entreprise, l'embauche de salariés et la création d'une fiducie ou d'une succession.

Utilisation d’un EIN existant ou doublon

Veillez à ne pas demander un nouveau numéro EIN alors que vous en avez déjà un ou que votre entreprise n'en a pas réellement besoin. Vérifiez si votre entreprise dispose déjà d'un EIN avant de déposer votre demande. Rappelez-vous que vous n'avez pas besoin d'un nouvel EIN si vous changez simplement le nom de votre entreprise ou si vous déménagez.

Absence de signature

N’oubliez pas de signer et de dater le formulaire. Le responsable doit signer et dater le formulaire pour que la demande soit valide. Tout formulaire non signé ne sera pas traité.

Investisseurs providentiels et autres types d’investisseurs

Avant de rechercher un financement auprès d’investisseurs providentiels, familiarisez-vous avec les autres types d’investisseurs pour startups. Voici un aperçu des options de financement :

• Investisseurs en capital-risque : les investisseurs en capital-risque (VC) sont des sociétés ou des investisseurs individuels qui investissent dans des startups présentant un fort potentiel de croissance, généralement en échange de parts de capital. Contrairement aux investisseurs providentiels, ils interviennent souvent à des stades plus avancés du développement d’une startup, une fois que l’entreprise a déjà démontré une certaine traction sur le marché. Les investisseurs en capital-risque investissent des montants plus importants que les investisseurs providentiels et sont généralement plus impliqués dans l’orientation de l’entreprise. Ils recherchent des rendements élevés et adoptent en général une approche plus agressive de la croissance et de la réalisation d’une sortie d’investissement dans un délai défini.

• Fonds d’amorçage : les fonds d’amorçage sont des fonds de capital-risque spécialisés dans les investissements très précoces, souvent avant des investissements providentiels et des investissements en capital-risque plus importants. Ils financent des startups qui ont dépassé la phase de conception et disposent d’un produit minimum viable (MVP) ou d’une première traction.

• Incubateurs et accélérateurs : ces programmes soutiennent les entreprises en phase de démarrage grâce à la formation, au mentorat et au financement. Les incubateurs se concentrent le plus souvent sur la phase initiale de développement, en aidant les entrepreneurs à transformer leurs idées en une entreprise viable. Les accélérateurs, quant à eux, visent à accélérer la croissance d’entreprises déjà existantes sur une courte période.

• Investisseurs d’entreprise : certaines entreprises investissent dans des startups pour accéder à des technologies innovantes, de pénétrer de nouveaux marchés ou de développer des partenariats stratégiques. Ces investisseurs peuvent offrir des ressources importantes, mais ils peuvent aussi rechercher davantage qu’un simple rendement financier, comme une participation dans la technologie ou un certain contrôle sur l’orientation de l’entreprise.

• Financement participatif : il s’agit de lever de petites sommes d’argent auprès d’un grand nombre de personnes, généralement via des plateformes en ligne. Le financement participatif peut être une bonne option pour les startups qui souhaitent valider leur produit auprès d’un large public, interagir avec de potentiels clients et lever des fonds sans céder de capital ni contracter de dette.

• Subventions et aides publiques : dans certains secteurs, notamment ceux liés à la recherche scientifique, aux technologies propres ou à l’impact social, les subventions et aides publiques peuvent fournir un financement sans dilution du capital.

• Prêts entre particuliers et financement par la dette : le financement par la dette comprend les prêts accordés par des institutions financières ou via des plateformes de prêt entre particuliers. Ce type de financement est généralement plus difficile à obtenir pour les startups en phase de démarrage et oblige l’entreprise à rembourser le prêt avec intérêts, sans toutefois diluer la participation des propriétaires.

• Gestionnaires de grandes fortunes : les familles fortunées font souvent appel à des sociétés de conseil privées en gestion de patrimoine, appelées gestionnaires de grandes fortunes, qui investissent directement dans des startups. Par rapport aux investisseurs en capital-risque traditionnels, ces investisseurs peuvent fournir un financement substantiel, et ils peuvent être intéressés par des investissements à plus long terme.

• Groupes et syndicats d’investisseurs providentiels : contrairement aux investisseurs providentiels individuels, les groupes ou syndicats d’investisseurs providentiels mutualisent leurs ressources pour investir dans des startups. Ces structures peuvent apporter des montants de financement plus importants et combinent l’expertise ainsi que les réseaux de plusieurs investisseurs.

Chaque type d’investisseur présente des avantages, des attentes et des niveaux d’implication différents. Les startups doivent soigneusement prendre en compte leur stade de développement, leur secteur d’activité, leurs besoins de financement et le type de relations stratégiques qu’elles souhaitent développer avant de choisir le type d’investisseur avec lequel collaborer.