Il modulo SS-4 dell'Internal Revenue Service (IRS) viene utilizzato per richiedere un Employer Identification Number (EIN) negli Stati Uniti. Se stai avviando un'attività, assumendo dipendenti o hai bisogno di un EIN ai fini fiscali, dovrai presentare questo modulo. Di seguito spieghiamo dove trovare il modulo SS-4, come compilarlo e quanto tempo occorre per ricevere il numero EIN.

Di cosa tratta questo articolo?

• Come accedere al modulo SS-4: guida dettagliata
  
• Come compilare il modulo SS-4
  
• Quanto tempo occorre per accedere al modulo SS-4?
  
• Errori di compilazione del modulo SS-4 da evitare
  

Come accedere al modulo SS-4: guida dettagliata

È facile accedere al modulo SS-4 e richiedere un numero EIN. Ecco esattamente cosa devi fare:

• Vai al sito web ufficiale dell'IRS e usa la barra di ricerca per digitare "Form SS-4" (Modulo SS-4).

• Fai clic sul link per accedere a "About Form SS-4, Application for Employer Identification Number" (Informazioni sul modulo SS-4, Richiesta di numero di identificazione del datore di lavoro). Puoi scaricare il PDF sul tuo dispositivo o aprirlo nel browser per accedervi immediatamente.

• Leggi le istruzioni sul sito dell'IRS, poi compila il modulo con le informazioni sulla tua attività.

• Invia il modulo online, per posta o via fax.

Come compilare il modulo SS-4

Ogni sezione del modulo richiede informazioni specifiche sulla tua attività. Ecco come compilare correttamente ogni parte.

Ragione sociale e nome commerciale (ove applicabile)

• Riga 1: inserisci la ragione sociale della persona fisica o giuridica che richiede il numero EIN. Dovrebbe corrispondere ai tuoi documenti ufficiali.
  
• Riga 2: se la tua azienda opera con un nome diverso, ad esempio un nome commerciale (DBA), inseriscilo qui. In caso contrario, lascia vuota questa sezione.
  

Esecutore testamentario, amministratore, fiduciario, nome "responsabile di"

• Riga 3: se stai richiedendo un trust, inserisci il nome del trustee. I patrimoni devono inserire il nome dell'esecutore testamentario, dell'amministratore, del rappresentante personale o di un altro rappresentante fiduciario.
  

Indirizzo postale e indirizzo della sede fisica

• Righe 4a-4b: inserisci l'indirizzo postale a cui vuoi ricevere la corrispondenza ufficiale. Assicurati che sia affidabile, poiché è lì che verrà inviata la lettera di conferma del numero EIN se fai richiesta di riceverlo per posta. Se stai facendo domanda per un'entità al di fuori degli Stati Uniti, dovrai includere la città, la provincia o lo stato, il codice postale e il nome non abbreviato del paese. In genere, l'indirizzo postale viene utilizzato in tutte le dichiarazioni dei redditi.
  
• Righe 5a-5b: inserisci la sede fisica principale dell'attività, se l'indirizzo è diverso dall'indirizzo postale. In caso contrario, lascia il campo vuoto. Non utilizzare una casella postale in questa sezione.
  

Contea e stato

• Riga 6: inserisci la contea e lo stato in cui si trova fisicamente la tua attività.
  

Nome del responsabile

• Righe 7a-7b: inserisci il nome e il Social Security Number (SSN), l'Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) o il numero EIN del funzionario principale o della persona fisica che controlla l'attività. Per ulteriori informazioni per determinare il responsabile, consulta le istruzioni dell'IRS.
  

Informazioni sulle società a responsabilità limitata (LLC)

• Riga 8a: seleziona "yes" o "no" per indicare se la tua azienda è una LLC.

• Righe 8b-8c: se fai domanda per una LLC, inserisci il numero di membri e se la LLC è stata costituita negli Stati Uniti.

Tipo di entità

• Riga 9a: seleziona una casella che descrive la tua persona giuridica (ad es. ditta individuale, società, partnership).

• Riga 9b: se fai domanda per una società di capitali, inserisci lo stato o il paese straniero in cui è stata costituita.

Motivo della richiesta

• Riga 10: scegli il motivo per cui stai richiedendo un numero EIN. I motivi più comuni includono l'avvio di una nuova attività, l'assunzione di dipendenti e scopi bancari.
  

Data di inizio dell'attività

• Riga 11: inserisci la data di inizio dell'attività o di acquisizione della proprietà. Per le nuove attività, di solito è la data in cui iniziano ad operare.
  

Mese di chiusura dell'esercizio contabile

• Riga 12: indica l'ultimo mese dell'esercizio contabile. La maggior parte delle attività utilizza dicembre, ma se la tua pianificazione fiscale è diversa, specifica l'ultimo mese associato.
  

Numero di dipendenti

• Riga 13: stima il numero massimo di dipendenti che prevedi di assumere nei prossimi 12 mesi. Può essere suddiviso in lavoratori agricoli, domestici o altri tipi di dipendenti. Se non stai assumendo dipendenti, inserisci "0" e salta la riga 14.
  

Requisiti di dichiarazione per le imposte sul lavoro

• Riga 14: se prevedi che l'importo annuo per le imposte sul lavoro sia al massimo 1.000 dollari in un intero anno solare, seleziona la casella che indica che la dichiarazione delle imposte sul lavoro sarà annuale anziché trimestrale.
  

Prima data di pagamento degli stipendi

• Riga 15: se hai dei dipendenti, inserisci la data in cui la tua attività ha iniziato a pagarli. Inserisci "N/A" se non hai dipendenti o non prevedi di assumerne.
  

Attività principale

• Riga 16: seleziona la casella che descrive al meglio l'attività principale dell'azienda. Alcune delle opzioni sono produzione, finanza e le assicurazioni e servizi di ristorazione e ricettività.
  

Ulteriori dettagli sull'attività principale

• Riga 17: fornisci ulteriori informazioni sul prodotto o servizio principale della tua attività. Ad esempio, se hai indicato "vendita al dettaglio" alla riga 16, puoi specificare "abbigliamento per l'e-commerce" qui.
  

Hai un altro EIN?

• Riga 18: se tu o la persona giuridica ha precedentemente richiesto e ricevuto un numero EIN, seleziona "yes" e inserisci quell'EIN. In caso contrario, seleziona "no".
  

Persona designata da terze parti

• Se vuoi autorizzare qualcun altro a ricevere l'EIN o discutere la tua richiesta con l'IRS (ad es. un commercialista), inserisci qui il suo nome e le informazioni di contatto. In caso contrario, lascialo vuoto.
  

Firma

• Il responsabile deve firmare e datare il modulo per certificare che tutte le informazioni fornite sono accurate.
  

Prima di inviarlo, ricontrolla l'accuratezza di tutte le voci. Puoi inviare il modulo compilato per posta, fax o tramite il sistema di richiesta dell'EIN online dell'IRS.

Quanto tempo occorre per accedere al modulo SS-4?

Il modulo SS-4 è immediatamente disponibile. Puoi scaricarlo direttamente dal sito web dell'IRS in qualsiasi momento, quindi non ci sono tempi di attesa per accedere al modulo. Per quanto riguarda l'elaborazione del modulo e la ricezione del numero EIN, le tempistiche variano a seconda di come lo invii:

• Se fai domanda online tramite il sistema di richiesta dell'EIN dell'IRS, riceverai l'EIN subito dopo aver compilato il modulo, se non ci sono problemi.

• Se invii il modulo via fax, l'elaborazione richiede in genere circa quattro giorni lavorativi, a condizione che ti ricordi di includere il numero del fax di risposta.

• Se spedisci il modulo, l'elaborazione richiede in genere almeno quattro o cinque settimane. Riceverai il numero EIN per posta.

Errori di compilazione del modulo SS-4 da evitare

Quando compili il modulo SS-4 per richiedere un numero EIN, ci sono diversi errori comuni da evitare per assicurarti che la richiesta venga elaborata senza ritardi. Ecco a cosa prestare attenzione.

Informazioni non corrette

L'inserimento di informazioni errate in qualsiasi parte del modulo, tra cui i dati relativi al responsabile, la ragione sociale, l'indirizzo postale, il tipo di persona giuridica, la data di inizio e la stima dei dipendenti, può causare ritardi e problemi. Ricontrolla le risposte rispetto in base a tutti i documenti in tuo possesso. Ad esempio, assicurati di utilizzare la ragione sociale esatta così come è riportata nei documenti di costituzione o nella documentazione legale personale.

Sezioni lasciate vuote

Fai attenzione a non saltare le sezioni che sembrano irrilevanti o poco chiare. Anche se una sezione non è pertinente alla tua situazione (ad es. nome commerciale, dipendenti stimati), esaminale attentamente e inserisci "N/A" dove necessario. Alcuni campi potrebbero essere obbligatori a seconda del tipo di business.

Inserimento di un motivo non valido per la richiesta

Fai attenzione a non selezionare un motivo per la richiesta non adatto alla tua situazione (ad es. selezioni "scopi bancari" quando richiedi un numero EIN per assumere dipendenti). Chiarisci perché stai facendo domanda. I motivi più comuni sono l'avvio di una nuova attività, l'assunzione di dipendenti e la creazione di un trust o di un patrimonio.

Uso di un EIN vecchio o duplicato

Fai attenzione a non richiedere un nuovo EIN se ne hai già uno oppure se la tua attività non ne ha effettivamente bisogno di uno nuovo. Verifica se la tua attività ha già un EIN prima di fare domanda. Ricorda che non ne hai bisogno di uno nuovo se stai solo cambiando la ragione sociale o ti stai trasferendo in una nuova sede.

Modulo non firmato

Non dimenticare di firmare e datare il modulo. Il responsabile deve firmare e datare il modulo per convalidare la domanda. Un modulo non firmato non verrà elaborato.