Das Formular SS-4 des Internal Revenue Service (IRS) wird verwendet, um eine Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) in den Vereinigten Staaten zu beantragen. Wenn Sie ein Unternehmen gründen, Personal einstellen oder eine EIN für Steuerzwecke benötigen, müssen Sie dieses Formular einreichen. Im Folgenden erfahren Sie, wo Sie das Formular SS-4 finden, wie Sie es ausfüllen und wie lange es dauert, bis Sie Ihre EIN erhalten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• So erhalten Sie das IRS-Formular SS-4: Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden
  
• Wie füllen Sie das Formular SS-4 aus?
  
• Wie lange dauert es, bis Sie das Formular SS-4 erhalten?
  
• Welche Fehler sollten Sie Beantragung des Formulars SS-4 vermeiden?
  

So erhalten Sie das IRS-Formular SS-4: Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden

Es ist ganz einfach, das IRS-Formular SS-4 zu erhalten und eine EIN zu beantragen. Hier erfahren Sie genau, wie das geht:

• Rufen Sie die offizielle IRS-Website auf und geben Sie „Form SS-4“ in die Suchleiste ein.

• Klicken Sie auf den Link zu „About Form SS-4, Application for Employer Identification Number“. Sie können die PDF-Datei entweder herunterladen oder gleich im Browser öffnen.

• Lesen Sie die Anweisungen auf der Website des IRS und füllen Sie das Formular mit den Informationen Ihres Unternehmens aus.

• Reichen Sie das Formular entweder online, per Post oder per Fax ein.

Wie füllen Sie das Formular SS-4 aus?

Jeder Abschnitt des Formulars erfordert spezifische Informationen zu Ihrem Unternehmen. Hier erfahren Sie, wie Sie die einzelnen Teile korrekt ausfüllen.

Legal name und Trade name (falls zutreffend)

• Zeile 1: Geben Sie den rechtsgültigen Namen der Einzelperson oder des Unternehmens ein, die bzw. das die EIN beantragt. Dieser muss mit Ihren offiziellen Dokumenten übereinstimmen.
  
• Zeile 2: Wenn Ihr Unternehmen unter einem anderen Namen auftritt, z. B. einem Handelsnamen oder einem DBA, geben Sie diesen hier an. Wenn nicht, lassen Sie diese Zeile leer.
  

Executor, administrator, trustee, “care of” name

• Zeile 3: Geben Sie den Namen des Treuhänders ein, wenn Sie die EIN für einen Trust beantragen. Für Nachlässe müssen Sie den Namen des Testamentsvollstreckers, des Verwalters, des persönlichen Vertreters oder eines anderen treuhänderischen Vertreters angeben.
  

Mailing address und Street address

• Zeilen 4a–4b: Geben Sie die Postanschrift ein, an der Sie die offizielle Korrespondenz empfangen möchten. Diese Adresse muss korrekt sein, denn Ihr EIN-Bestätigungsschreiben wird dahin gesendet, falls Sie den Antrag per Post schicken. Wenn Sie einen Antrag für ein Unternehmen außerhalb der USA stellen, müssen Sie die Stadt, die Provinz oder den Bundesstaat, die Postleitzahl und den ungekürzten Namen des Landes angeben. In der Regel ist es diese Postanschrift, die Sie in den Steuererklärungen verwenden werden.
  
• Zeilen 5a–5b: Geben Sie die Adresse des Hauptstandorts des Unternehmens ein, falls er von der Postanschrift abweicht. Andernfalls lassen Sie das Feld leer. Geben Sie hier kein Postfach ein.
  

County und State

• Zeile 6: Geben Sie den County und den Bundesstaat an, in dem sich der Hauptstandort Ihres Unternehmens befindet.
  

Name of responsible party

• Zeilen 7a–7b: Geben Sie den Namen und die Sozialversicherungsnummer (SSN), die persönliche Steuerzahleridentifikationsnummer (ITIN) oder die EIN der Person, die das Unternehmen leitet, ein. Weitere Informationen zur Bestimmung der verantwortlichen Partei finden Sie in der IRS-Anleitung.
  

Informationen über Gesellschaften mit beschränkter Haftung (LLC)

• Zeile 8a: Geben Sie mit „Yes“ bzw. „No“ an, ob Ihr Unternehmen eine LLC ist.

• Zeilen 8b–8c: Wenn Sie einen Antrag für eine LLC stellen, nennen Sie die Anzahl der Gesellschafter und geben Sie an, ob die LLC in den USA registriert wurde.

Type of entity

• Zeile 9a: Kreuzen Sie ein Kästchen an, das auf Ihren Unternehmenstyp zutrifft (z. B. Einzelunternehmer (sole proprietor), Kapitalgesellschaft (corporation), Personengesellschaft (partnership)).

• Zeile 9b: Wenn Sie einen Antrag für eine Kapitalgesellschaft stellen, geben Sie den US-Bundestaat oder den ausländischen Staat an, in dem sie gegründet wurde.

Reason for applying

• Zeile 10: Wählen Sie den Grund für die Beantragung einer EIN aus. Häufige Gründe sind die Gründung eines neuen Unternehmens, die Einstellung von Personal oder auch Bankgeschäfte.
  

Date business started

• Zeile 11: Geben Sie das Datum ein, an dem Ihr Unternehmen gegründet oder von den aktuellen Eigentümern übernommen wurde Bei neuen Unternehmen ist dies in der Regel das Datum, an dem der Betrieb aufgenommen wurde.
  

Closing month of the accounting year

• Zeile 12: Geben Sie den letzten Monat Ihres Steuerjahrs an. Bei den meisten Unternehmen ist dies der Dezember. Wenn für Sie aber ein anderes Steuerjahr gilt, geben Sie den betreffenden letzten Monat an.
  

Highest number of employees

• Zeile 13: Schätzen Sie die höchste Anzahl an Mitarbeitern, die Sie in den nächsten 12 Monaten einstellen werden. Diese Anzahl wird in Personal für Landwirtschaft, Haushalt und andere unterteilt. Wenn Sie keine Mitarbeiter einstellen werden, geben Sie 0 ein und überspringen Sie Zeile 14.
  

Angaben zur Lohnsteuer

• Zeile 14: Wenn Sie davon ausgehen, dass Ihre gesamte Lohnsteuerschuld in einem vollen Kalenderjahr nicht mehr 1.000 USD betragen wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Lohnsteuererklärung einmal im Jahr und nicht jedes Quartal einreichen zu müssen.
  

First date wages paid

• Zeile 15: Wenn Sie Personal beschäftigen, geben Sie das Datum ein, an dem Ihr Unternehmen mit den Lohnzahlungen begonnen hat. Geben Sie „N/A“ ein, wenn Sie derzeit und auch in Zukunft niemanden beschäftigen.
  

Principal activity

• Zeile 16: Kreuzen Sie das Kästchen an, das die Haupttätigkeit Ihres Unternehmens am besten beschreibt. Zu den Optionen zählen u. a. Fertigung (Manufacturing), Finanzen und Versicherungen (Finance & Insurance) sowie Gastronomie und Hotellerie (Accomodation & Food).
  

Weitere Angaben zur Haupttätigkeit

• Zeile 17: Geben Sie Details über das Hauptprodukt bzw. die Hauptdienstleistung Ihres Unternehmens an. Wenn Sie zum Beispiel „Retail“ (Einzelhandel) in Zeile 16 angegeben haben, könnten Sie hier „ecommerce clothing“ (Online-Bekleidungshandel) angeben.
  

Bestehende EIN

• Zeile 18: Wenn der Antragssteller in Zeile 1 bereits einmal eine EIN beantragt und erhalten hat, kreuzen Sie „Yes“ an und tragen Sie sie ein. Andernfalls kreuzen Sie „No“ an.
  

Third-party designee

• Wenn Sie eine andere Person (z. B. einen Buchhalter) zum Erhalt der EIN autorisieren oder Ihren IRS-Antrag mit jemandem besprechen möchten, geben Sie hier deren Namen und Kontaktinformationen ein. Wenn nicht, lassen Sie das Feld leer.
  

Signature

• Die verantwortliche Partei muss das Formular unterschreiben und datieren. Damit erklären Sie, dass alle Ihre Angaben korrekt sind.
  

Überprüfen Sie vor dem Absenden alle Angaben auf Richtigkeit. Sie können das ausgefüllte Formular per Post, Fax oder über das Online-Antragssystem des IRS einreichen.

Wie lange dauert es, bis Sie das Formular SS-4 erhalten?

Das Formular SS-4 ist sofort verfügbar. Sie können es jederzeit direkt von der Website des IRS herunterladen, es gibt keine Wartezeit. Was die Bearbeitung Ihres ausgefüllten Formulars und den Erhalt der EIN betrifft, so variiert der Zeitrahmen je nach Einreichungsmethode:

• Wenn Sie den Antrag online abschicken, erhalten Sie Ihre EIN sofort, falls es keine Probleme gibt.

• Wenn Sie das Formular faxen, dauert die Bearbeitung in der Regel etwa vier Werktage. Denken Sie aber unbedingt daran, Ihre Faxnummer anzugeben.

• Wenn Sie das Formular per Post versenden, dauert die Bearbeitung in der Regel mindestens vier bis fünf Wochen. Sie erhalten Ihre EIN per Post.

Welche Fehler sollten Sie Beantragung des Formulars SS-4 vermeiden?

Beim Ausfüllen des Formulars SS-4 zur Ausstellung einer EIN gibt es einige häufige Fehlerquellen, die Sie vermeiden sollten. So stellen Sie sicher, dass Ihr Antrag ohne Verzögerung bearbeitet wird. Darauf sollten Sie achten:

Machen Sie keine falschen Angaben

Fehlerhafte Angaben in irgendeinem Teil des Formulars – einschließlich Informationen zur verantwortlichen Partei, rechtsgültigem Namen, Postanschrift, Unternehmenstyp, Startdatum und voraussichtlicher Mitarbeiterzahl – können zu Verzögerungen und Problemen mit Ihrem Antrag führen. Vergleichen Sie Ihre Angaben mit Ihren Unterlagen. Stellen Sie beispielsweise sicher, dass der „Legal name“ ganz genau mit dem rechtsgültigen Namen in Ihren Gründungsunterlagen oder Ihren persönlichen Dokumenten übereinstimmt.

Lassen Sie keine Abschnitte leer

Überspringen Sie keine Abschnitte, nur weil sie Ihnen irrelevant oder unklar erscheinen. Selbst wenn ein Abschnitt nicht auf Ihre Situation zutrifft (z. B. Handelsname, geschätzte Mitarbeiterzahl), prüfen Sie ihn sorgfältig und geben Sie bei Bedarf „N/A“ ein. Je nach Unternehmenstyp können unterschiedliche Felder erforderlich sein.

Geben Sie keinen ungültigen Grund für Ihren Antrag ein

Achten Sie darauf, dass der Grund für Ihren Antrag zu Ihrer Situation passt (wählen Sie z. B. nicht „Banking purposes“ (Bankzwecke) aus, wenn Sie die EIN zur Einstellung von Personal benötigen). Geben Sie ganz klar an, warum Sie eine EIN brauchen. Häufige Gründe sind die Gründung eines Unternehmens, eines Trusts, eines Nachlasses oder auch die Einstellung von Personal.

Stellen Sie keinen Antrag, wenn Sie schon eine EIN haben

Beantragen Sie keine neue EIN, wenn Sie bereits eine haben und eigentlich keine neue EIN benötigen. Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen bereits über eine EIN verfügt, bevor Sie einen Antrag stellen. Denken Sie daran, dass Sie keine neue EIN benötigen, wenn sich lediglich Ihr Firmennamen ändert oder das Unternehmen umzieht.

Unterschreiben Sie das Formular

Vergessen Sie nicht, das Formular zu unterschreiben und zu datieren. Die verantwortliche Partei muss das Formular unterzeichnen und datieren, um den Antrag zu bestätigen. Nicht unterschriebene Formulare werden nicht bearbeitet.

17. Ggf. Geschäftskredite beantragen

Die Aufnahme von Geschäftskrediten in Ihre Finanzstrategie kann ein wichtiger Beitrag zum schnelleren Wachstum Ihres Unternehmens sein. Hier erfahren Sie, wie Sie diesen Prozess angehen:

• Ermitteln Sie Ihren Kreditbedarf: Bevor Sie sich in den Prozess der Kreditbeantragung stürzen, sollten Sie prüfen, ob Sie tatsächlich einen Kredit benötigen. Vielleicht brauchen Sie Kapital für die Erweiterung Ihres Betriebs, den Kauf von Ausrüstung, die Aufstockung des Lagerbestands, die Einstellung von Personal oder die Verbesserung des Cashflows. Wenn Sie sich über den Finanzbedarf Ihres Unternehmens im Klaren sind, können Sie eine fundiertere Entscheidung über die Beantragung eines Kredits treffen.

• Vergleichen Sie die unterschiedlichen Kreditarten: Für Unternehmen stehen verschiedene Arten von Krediten zur Verfügung, von traditionellen Bankkrediten und Darlehen der US-amerikanischen Small Business Administration (SBA) bis hin zu alternativen Online-Krediten und Kreditlinien. Jede Kreditart hat ihre eigenen Bedingungen, Zinssätze und Anforderungen. Welche Art von Kredit für Sie die richtige ist, hängt von Ihren spezifischen Bedürfnissen, Ihrer finanziellen Lage und dem Stadium, in dem sich Ihr Unternehmen befindet, ab.

• Informieren Sie sich über die Voraussetzungen für die Kreditvergabe: Kreditgeber/innen haben unterschiedliche Kriterien für die Kreditvergabe. Dazu gehören Faktoren wie Ihre Kreditwürdigkeit, Ihr Geschäftsumsatz, die Rentabilität Ihres Unternehmens und die Dauer Ihrer Geschäftsaktivität. Bevor Sie einen Kredit beantragen, sollten Sie diese Kriterien sorgfältig prüfen und überlegen, ob Sie sie erfüllen.

• Bereiten Sie den Kreditantrag vor: Sobald Sie sich für eine Kreditart entschieden haben und sicher sind, dass Sie die Kriterien der Kreditgeberin oder des Kreditgebers erfüllen, können Sie im nächsten Schritt den Kreditantrag vorbereiten. Dazu müssen Sie Finanzdokumente wie Ihren Geschäftsplan, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen und Angaben zu Sicherheiten zusammenstellen. Außerdem müssen Sie u. U. einen Plan vorlegen, aus dem hervorgeht, wie Sie den Kredit verwenden und zurückzahlen wollen.

• Vergleichen Sie Kreditangebote: Wird Ihr Kreditantrag genehmigt, erhalten Sie u. U. Angebote von verschiedenen Kreditgebern. Vergleichen Sie die Konditionen der einzelnen Angebote sorgfältig, einschließlich des Zinssatzes, des Kreditbetrags, der Laufzeit und eventueller zusätzlicher Gebühren. Informieren Sie sich gründlich über die Gesamtkosten des Kredits und prüfen Sie sorgfältig, ob die Rückzahlungsbedingungen mit den Finanzprognosen Ihres Unternehmens vereinbar sind.

Die Aufnahme von Schulden ist eine ernsthafte Angelegenheit, die eine sorgfältige Planung und Überlegung erfordert. Lassen Sie sich während des gesamten Prozesses fachlich beraten.

Bei der Gründung eines Unternehmens gibt es keine Abkürzungen. Wenn Sie in der Anfangsphase an der falschen Stelle sparen oder wichtige Schritte auslassen, riskieren Sie unnötige Spannungen, Verwirrung und später sogar rechtliche Konsequenzen. Aber auch wenn ein Großteil des Aufwands, der mit der Gründung eines neuen Unternehmens verbunden ist, mühsam erscheinen mag, ist dieser Prozess eigentlich nicht allzu kompliziert. Wenn Sie durchdacht und methodisch vorgehen und jeden Schritt in der richtigen Reihenfolge angehen, schaffen Sie eine Grundlage, auf der Sie all Ihre Ziele und Träume verwirklichen können – und das ist genau die Motivation, die Sie dazu bewogen hat, diese Reise überhaupt erst anzutreten.