O informe SS-4 do Internal Revenue Service (IRS) é usado para solicitar um Número de Identificação do Empregador (EIN) nos Estados Unidos. Se você está abrindo uma empresa, contratando funcionários ou precisa de um EIN para finalidades fiscais, precisará declarar esse informe. Abaixo, vamos descrever onde encontrar o informe SS-4, como preenchê-lo e quanto tempo demora para receber seu EIN.

Neste artigo:

• Como obter o informe SS-4: um guia passo a passo
  
• Como preencher o informe SS-4
  
• Quanto tempo demora para obter o informe SS-4?
  
• Erros a evitar na hora de solicitar o informe SS-4
  

Como obter o informe SS-4: um guia passo a passo

É fácil obter o informe SS-4 e solicitar um EIN. Veja exatamente como obtê-lo:

• Acesse o site oficial do IRS e use a barra de pesquisa para digitar "informe SS-4".

• Clique no link para acessar "Sobre o informe SS-4, solicitação de Número de Identificação do Empregador". Você pode baixar o PDF para o seu dispositivo ou abri-lo em seu navegador para ter acesso imediato.

• Leia as instruções do site do IRS e preencha o informe com os dados da sua empresa.

• Envie o informe online, por correio ou por fax.

Como preencher o informe SS-4

Cada seção do informe exige dados específicos sobre sua empresa. Veja como preencher corretamente cada parte.

Nome jurídico e nome comercial (se aplicável)

• Linha 1: informe o nome jurídico da pessoa física ou jurídica que está solicitando o EIN. O nome deve corresponder aos documentos oficiais.
  
• Linha 2: se sua empresa opera com um nome diferente, como nome comercial ou nome fantasia (DBA), informe isso aqui. Caso contrário, deixe esta seção em branco.
  

Nome do executor, administrador, administrador fiduciário ou "aos cuidados de"

• Linha 3: informe o nome do administrador fiduciário se estiver solicitando um fundo fiduciário. Para propriedades, informe o nome do executor, administrador, representante pessoal ou outro representante fiduciário.
  

Endereço de correspondência e endereço

• Linhas 4a a 4b: preencha o endereço de correspondência onde deseja receber correspondências oficiais. Verifique se esse endereço é confiável, pois é para ele que sua carta de confirmação do EIN será enviada se a sua solicitação for por correio. Se a sua solicitação é para uma entidade fora dos EUA, será preciso incluir a cidade, província ou estado, código postal e o nome não abreviado do país. Normalmente, esse endereço de correspondência será usado em todas as declarações de impostos.
  
• Linhas 5a a 5b: informe a localização física principal da empresa, ou o endereço, se for diferente do endereço de correspondência. Caso contrário, deixe em branco. Não use uma caixa postal nesta seção.
  

Condado e estado

• Linha 6: informe o condado e o estado da localização física principal da sua empresa.
  

Nome da parte responsável

• Linhas 7a a 7b: informe o nome e o Número de Seguridade Social (SSN), o Número de Identificação de Pessoa Física Contribuinte (ITIN) ou o EIN do diretor principal ou da pessoa física que controla a empresa. Para obter mais informações sobre a determinação da parte responsável, consulte as instruções do IRS.
  

Informações sobre sociedade de responsabilidade limitada (LLC)

• Linha 8a: marque "sim" ou "não" para informar se a sua empresa é uma LLC.

• Linhas 8b a 8c: se estiver solicitando uma LLC, insira o número de membros na LLC e se a LLC foi organizada nos EUA.

Tipo de entidade

• Linha 9a: marque uma caixa que descreva a pessoa jurídica (por exemplo, empresário individual, corporação, sociedade).

• Linha 9b: se estiver solicitando uma corporação, informe o estado ou país estrangeiro onde ela está incorporada.

Motivo da solicitação

• Linha 10: escolha o motivo da solicitação de EIN. Os motivos comuns incluem abertura de empresa, contratação de funcionários e fins bancários.
  

Data de início da empresa

• Linha 11: informe a data de início da empresa ou de aquisição da propriedade. Para empresas novas, ela costuma ser a data de início das operações.
  

Mês de encerramento do ano contábil

• Linha 12: indique o último mês do seu ano contábil. A maioria das empresas usa dezembro. No entanto, se o seu cronograma fiscal for diferente, informe o mês final associado.
  

Número de funcionários

• Linha 13: estime o número máximo de funcionários que você espera contratar nos próximos 12 meses. O número pode ser dividido em tipos de funcionários, como agricultura, doméstico ou outros. Se não estiver contratando funcionários, informe "0" e ignore a linha 14.
  

Requisitos de declaração de impostos trabalhistas

• Linha 14: se você espera que seu passivo fiscal trabalhista anual seja de US$ 1.000 ou menos em um ano-calendário completo, marque a caixa indicando que declarará os impostos trabalhistas anualmente, em vez de trimestralmente.
  

Primeira data de pagamento de salários

• Linha 15: se você tiver funcionários, informe a data em que a empresa começou a pagar seus salários. Digite "N/D" se você não tem ou não planeja empregar ninguém.
  

Atividade principal

• Linha 16: marque a caixa que melhor descreve a atividade principal da empresa. Algumas das opções são manufatura, finanças e seguros, e serviços de alojamento e alimentação.
  

Mais detalhes sobre a atividade principal

• Linha 17: informe mais dados sobre o principal produto ou serviço da empresa. Por exemplo, se você informou "varejo" na linha 16, pode especificar "e-commerce de vestuário" aqui.
  

Você tem outro EIN?

• Linha 18: se você ou a pessoa jurídica já tiver solicitado e recebido um EIN, marque "sim" e informe esse EIN. Caso contrário, marque "não".
  

Terceiros designados

• Se quiser autorizar outra pessoa a receber o EIN ou discutir a solicitação com o IRS (por exemplo, um contador), insira o nome e os dados de contato da pessoa aqui. Caso contrário, deixe em branco.
  

Assinatura

• A parte responsável deve assinar e datar o informe. Dessa forma, ela certifica que todas as informações fornecidas são precisas.
  

Antes de enviar, verifique a exatidão de todas as entradas. Você pode enviar o informe preenchido por correio, fax ou pelo sistema de solicitação de EIN online do IRS.

Quanto tempo demora para obter o informe SS-4?

O informe SS-4 pode ser obtido de forma imediata. Você pode baixá-lo diretamente do site da IRS a qualquer momento, ou seja, não há período de espera para acessar o informe. Quanto ao processamento do informe e o recebimento de um EIN, o prazo varia de acordo com a forma como você o enviou:

• Se você fizer a solicitação online pelo sistema de solicitação de EIN do IRS, receberá o EIN imediatamente após o preenchimento do informe, se não houver problemas.

• Se você enviar o informe por fax, o processamento costuma levar cerca de quatro dias úteis, desde que você se lembre de incluir seu número de fax para o receber a resposta.

• Se você enviar o informe por correio, o processamento leva normalmente pelo menos quatro a cinco semanas. Você receberá seu EIN pelo correio.

Erros a evitar na solicitação no informe SS-4

Ao preencher o informe SS-4 para obter um EIN, há vários erros comuns que você deve evitar para garantir que sua solicitação seja processada sem demora. Veja o que você deve observar.

Informar dados incorretos

Dados incorretos em qualquer parte do informe, incluindo dados da parte responsável, nome jurídico, endereço de correspondência, tipo de entidade, data de início e estimativa de funcionários, podem causar atrasos e problemas na sua solicitação. Verifique suas respostas em todos os registros. Por exemplo, verifique se você usa o nome jurídico exatamente igual ao que consta nos documentos de abertura da empresa ou de registros jurídicos pessoais.

Deixar seções em branco

Tenha cuidado para não ignorar seções que parecem irrelevantes ou pouco claras. Mesmo que uma seção não se aplique à sua situação (por exemplo, nome comercial, funcionários estimados), revise cada uma com cuidado e preencha "N/D" quando necessário. Alguns campos podem ser obrigatórios, dependendo do tipo de empresa.

Informar um motivo de solicitação inválido

Cuidado para não selecionar um motivo de solicitação inadequado para a situação (por exemplo, selecionar "fins bancários" em uma solicitação de EIN para funcionários). Esclareça o motivo da solicitação. Os motivos comuns incluem a abertura de uma empresa, a contratação de funcionários e a criação de um fundo ou patrimônio.

Usar um EIN antigo ou duplicado

Tenha cuidado para não solicitar outro EIN quando já tiver um ou quando sua empresa não precisar de um novo. Antes de fazer a solicitação, verifique se a sua empresa já tem um EIN. Lembre-se de que não é necessário um novo EIN para alterar o nome da empresa ou mudar para um novo local.

Não assinar o informe

Não se esqueça de assinar e datar o informe. A parte responsável deve assinar e datar o informe para validar a solicitação. Informes não assinados não são processados.