Unternehmen verwenden das Formular SS-4 des Internal Revenue Service (IRS), um in den Vereinigten Staaten eine Employer Identification Number (EIN) zu beantragen. Eine EIN ist eine eindeutige 9-stellige Nummer, die vom IRS vergeben wird, um ein Unternehmen für Steuerzwecke zu identifizieren. Sie funktioniert für ein Unternehmen wie eine Sozialversicherungsnummer. Wenn Sie ein Unternehmen gründen, Personal einstellen oder eine EIN für steuerliche Zwecke benötigen, müssen Sie das Formular SS-4 einreichen. Im Folgenden erläutern wir, wo Sie das Formular SS-4 finden, wie Sie es ausfüllen und wie lange es dauert, bis Sie Ihre EIN erhalten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• So erhalten Sie das Formular SS-4: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
  
• So füllen Sie das Formular SS-4 aus
  
• Wie lange dauert es, bis man das Formular SS-4 erhält?
  
• Fehler, die Sie bei der Beantragung des Formulars SS-4 vermeiden sollten
  
• So kann Stripe Atlas Sie unterstützen
  

So erhalten Sie das IRS-Formular SS-4: Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden

Es ist einfach, das Formular SS-4 zu erhalten und eine EIN zu beantragen, und es fallen keine Kosten dafür an. So erhalten Sie eine EIN:

• Gehen Sie auf die offizielle Website des IRS und geben Sie in der Suchleiste „Form SS-4“ ein.

• Klicken Sie auf den Link, um zu „About Form SS-4, Application for Employer Identification Number“ (Informationen zum Formular SS-4, Antrag auf Zuteilung einer Arbeitgeberidentifikationsnummer) zu gelangen. Sie können die PDF-Datei entweder auf Ihr Gerät herunterladen oder in Ihrem Browser öffnen, um sofort darauf zuzugreifen.

• Lesen Sie sich die Anweisungen auf der IRS-Website durch und füllen Sie das Formular anschließend mit den Informationen Ihres Unternehmens aus.

• Reichen Sie das Formular beim IRS online, per Post oder per Fax ein.

Wie füllen Sie das Formular SS-4 aus?

Jeder Abschnitt des Formulars erfordert spezifische Informationen zu Ihrem Unternehmen. Hier erfahren Sie, wie Sie die einzelnen Teile korrekt ausfüllen.

Legal name und Trade name (falls zutreffend)

• Zeile 1: Geben Sie den rechtsgültigen Namen der Einzelperson oder des Unternehmens ein, die/das die EIN beantragt. Dieser Name sollte mit Ihren offiziellen Dokumenten übereinstimmen.

• Zeile 2: Wenn Ihr Unternehmen unter einem anderen Namen firmiert, wie z. B. einem Handelsnamen oder einem DBA-Namen (Doing Business As), geben Sie diesen hier an. Andernfalls lassen Sie diesen Bereich leer.

Executor, administrator, trustee, “care of” name

• Zeile 3: Geben Sie den Namen der Treuhänderin oder des Treuhänders ein, wenn Sie einen Trust beantragen. Bei Nachlässen ist der Name der Testamentsvollstreckerin/des Testamentsvollstreckers, der Verwalterin/des Verwalters, der persönlichen Vertreterin/des persönlichen Vertreters oder einer anderen treuhänderischen Vertretung einzugeben.
  

Mailing address und Street address

• Zeilen 4a–4b: Tragen Sie die Postanschrift ein, an die Sie offizielle Schreiben erhalten möchten. Stellen Sie sicher, dass diese Adresse zuverlässig ist, da Ihr EIN-Bestätigungsschreiben dorthin gesendet wird, wenn Sie den Antrag per Post stellen. Wenn Sie einen Antrag für ein Unternehmen außerhalb der USA stellen, müssen Sie die Stadt, die Provinz oder den Bundesstaat, die Postleitzahl und den vollständigen Namen des Landes angeben. In der Regel wird diese Postanschrift auf allen Steuererklärungen verwendet.

• Zeilen 5a–5b: Geben Sie den primären physischen Standort des Unternehmens oder die Straßenadresse ein, falls diese von der Postanschrift abweicht. Lassen Sie das Feld andernfalls leer. Verwenden Sie in diesem Abschnitt kein Postfach.

County und State

• Zeile 6: Geben Sie den Landkreis und den Bundesstaat des primären physischen Standorts Ihres Unternehmens ein.
  

Name of responsible party

• Zeilen 7a–7b: Geben Sie den Namen und die Sozialversicherungsnummer (SSN), die Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) oder die EIN der/des leitenden Angestellten oder der Person ein, die das Unternehmen kontrolliert. Wenn Sie Ihren Wohnsitz nicht in den USA haben und keine SSN oder ITIN besitzen, geben Sie „ausländisch“ oder N/A (nicht zutreffend) ein. Weitere Informationen zur Bestimmung der verantwortlichen Partei finden Sie in den Anweisungen des IRS.
  

Informationen über Gesellschaften mit beschränkter Haftung (LLC)

• Zeile 8a: Kreuzen Sie „Ja“ oder „Nein“ an, um anzugeben, ob es sich bei Ihrem Unternehmen um eine LLC (Limited Liability Company) handelt.

• Zeilen 8b–8c: Wenn Sie einen Antrag für eine LLC stellen, geben Sie die Anzahl der Mitglieder in der LLC an und ob die LLC in den USA gegründet wurde.

Type of entity

• Zeile 9a: Kreuzen Sie das Kästchen an, das Ihre Unternehmensform am besten beschreibt (z. B. Einzelunternehmen, Kapitalgesellschaft, Personengesellschaft).

• Zeile 9b: Wenn Sie einen Antrag für eine Kapitalgesellschaft stellen, geben Sie den Bundesstaat oder das fremde Land an, in dem diese eingetragen ist.

Reason for applying

• Zeile 10: Wählen Sie den Grund, warum Sie eine EIN beantragen. Häufige Gründe sind die Gründung eines neuen Unternehmens, die Einstellung von Personal sowie Bankzwecke.
  

Date business started

• Zeile 11: Geben Sie das Datum ein, an dem Ihr Unternehmen gegründet oder an dem das Eigentum erworben wurde. Bei neuen Unternehmen ist dies in der Regel das Datum der Aufnahme des Geschäftsbetriebs. Für Antragsteller/innen mit Wohnsitz außerhalb der USA ist dies der Zeitpunkt, an dem Sie ein Unternehmen in den USA gegründet oder erworben haben.
  

Closing month of the accounting year

• Zeile 12: Geben Sie den letzten Monat Ihres Geschäftsjahres an. Die meisten Unternehmen verwenden den Dezember. Wenn Sie jedoch einen abweichenden Zeitplan haben, geben Sie den entsprechenden letzten Monat an.
  

Highest number of employees

• Zeile 13: Schätzen Sie die höchste Anzahl an Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die Sie voraussichtlich in den nächsten 12 Monaten einstellen werden. Dies kann in landwirtschaftliche, hauswirtschaftliche oder andere Beschäftigungsarten unterteilt werden. Wenn Sie kein Personal einstellen, geben Sie „0“ ein und überspringen Sie Zeile 14.
  

Angaben zur Lohnsteuer

• Zeile 14: Wenn Sie voraussichtlich eine Lohnsteuerschuld von höchstens 1.000 USD in einem vollen Kalenderjahr haben werden, kreuzen Sie das Kästchen an, um anzugeben, dass Sie Ihre Lohnsteuern jährlich statt vierteljährlich einreichen werden.
  

First date wages paid

• Zeile 15: Wenn Sie Mitarbeiter/innen haben, geben Sie das Datum ein, ab dem Ihr Unternehmen begonnen hat, diese zu bezahlen. (Für ausländische Antragsteller/innen ist dies das Datum, ab dem Sie begonnen haben, Mitarbeiter/innen in den USA zu bezahlen.) Geben Sie „N/A“ (nicht zutreffend) ein, wenn Sie niemanden beschäftigen oder nicht vorhaben, dies zu tun.
  

Principal activity

• Zeile 16: Kreuzen Sie das Kästchen an, das die Haupttätigkeit Ihres Unternehmens am besten beschreibt. Zu den Optionen gehören beispielsweise Fertigung, Finanzen & Versicherungen sowie Beherbergung & Gastronomie.
  

Weitere Angaben zur Haupttätigkeit

• Zeile 17: Geben Sie weitere Details zum primären Produkt oder zur primären Dienstleistung Ihres Unternehmens an. Wenn Sie beispielsweise in Zeile 16 „Einzelhändler/in“ (Retail) angegeben haben, könnten Sie hier „E-Commerce für Bekleidung“ angeben.
  

Bestehende EIN

• Zeile 18: Wenn Sie oder Ihr Unternehmen zuvor bereits eine EIN beantragt und erhalten haben, kreuzen Sie „Ja“ an und geben Sie diese EIN ein. Andernfalls kreuzen Sie „Nein“ an.
  

Third-party designee

• Wenn Sie eine andere Person bevollmächtigen möchten, die EIN in Empfang zu nehmen oder Ihren Antrag mit dem IRS zu besprechen (z. B. eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater), geben Sie deren/dessen Namen und Kontaktinformationen hier an. Andernfalls lassen Sie das Feld leer.
  

Unterschrift

• Die verantwortliche Partei muss das Formular unterschreiben und datieren. Dadurch wird bestätigt, dass alle gemachten Angaben der Wahrheit entsprechen.
  

Überprüfen Sie vor der Einreichung nochmals alle Eingaben auf ihre Richtigkeit. Sie können das ausgefüllte Formular per Post, per Fax oder über das Online-EIN-Antragssystem des IRS einreichen. (Hinweis: Wenn Sie keinen Wohnsitz in den USA haben, können Sie das Formular nur per Post oder per Fax einreichen.)

Wie lange dauert es, bis Sie das Formular SS-4 erhalten?

Das Formular SS-4 ist sofort verfügbar. Sie können es jederzeit direkt von der Website des IRS herunterladen, es gibt keine Wartezeit. Was die Bearbeitung Ihres ausgefüllten Formulars und den Erhalt der EIN betrifft, so variiert der Zeitrahmen je nach Einreichungsmethode:

• Wenn Sie Ihren Antrag online über das EIN-Antragssystem des IRS stellen, erhalten Sie Ihre EIN sofort nach dem Ausfüllen des Formulars, sofern keine Probleme auftreten.

• Wenn Sie das Formular faxen, dauert die Bearbeitung in der Regel etwa vier Werktage, vorausgesetzt, Sie denken daran, Ihre Faxnummer für die Antwort anzugeben. Befindet sich Ihr Hauptgeschäftssitz oder Ihre Agentur (bzw. Ihr gesetzlicher Wohnsitz bei Einzelpersonen) in einem der 50 Bundesstaaten oder im District of Columbia, senden Sie Ihr Fax an die Nummer +1-855-641-6935. Wenn Sie keinen Geschäftssitz oder gesetzlichen Wohnsitz in einem US-Bundesstaat haben, senden Sie das Fax innerhalb der USA an die Nummer +1-855-215-1627 oder von außerhalb der USA an die Nummer +1-304-707-9471.

• Wenn Sie das Formular per Post senden, dauert die Bearbeitung in der Regel mindestens vier bis fünf Wochen. Sie erhalten Ihre EIN auf dem Postweg. Antragsteller/innen mit einem Hauptgeschäftssitz oder einer Agentur (bzw. einem gesetzlichen Wohnsitz bei Einzelpersonen) in den USA sollten das Formular an die folgende Adresse senden:

Internal Revenue Service
Attn: EIN Operation
Cincinnati, OH 45999

Antragsteller/innen ohne Geschäftssitz oder gesetzlichen Wohnsitz in den USA sollten ihr Formular an die folgende Adresse senden:

Internal Revenue Service
Attn: EIN International Operation
Cincinnati, OH 45999

Welche Fehler sollten Sie Beantragung des Formulars SS-4 vermeiden?

Beim Ausfüllen des Formulars SS-4 zur Ausstellung einer EIN gibt es einige häufige Fehlerquellen, die Sie vermeiden sollten. So stellen Sie sicher, dass Ihr Antrag ohne Verzögerung bearbeitet wird. Darauf sollten Sie achten:

Machen Sie keine falschen Angaben

Fehlerhafte Angaben in irgendeinem Teil des Formulars – einschließlich Informationen zur verantwortlichen Partei, rechtsgültigem Namen, Postanschrift, Unternehmenstyp, Startdatum und voraussichtlicher Mitarbeiterzahl – können zu Verzögerungen und Problemen mit Ihrem Antrag führen. Vergleichen Sie Ihre Angaben mit Ihren Unterlagen. Stellen Sie beispielsweise sicher, dass der „Legal name“ ganz genau mit dem rechtsgültigen Namen in Ihren Gründungsunterlagen oder Ihren persönlichen Dokumenten übereinstimmt.

Lassen Sie keine Abschnitte leer

Überspringen Sie keine Abschnitte, nur weil sie Ihnen irrelevant oder unklar erscheinen. Selbst wenn ein Abschnitt nicht auf Ihre Situation zutrifft (z. B. Handelsname, geschätzte Mitarbeiterzahl), prüfen Sie ihn sorgfältig und geben Sie bei Bedarf „N/A“ ein. Je nach Unternehmenstyp können unterschiedliche Felder erforderlich sein.

Geben Sie keinen ungültigen Grund für Ihren Antrag ein

Achten Sie darauf, dass der Grund für Ihren Antrag zu Ihrer Situation passt (wählen Sie z. B. nicht „Banking purposes“ (Bankzwecke) aus, wenn Sie die EIN zur Einstellung von Personal benötigen). Geben Sie ganz klar an, warum Sie eine EIN brauchen. Häufige Gründe sind die Gründung eines Unternehmens, eines Trusts, eines Nachlasses oder auch die Einstellung von Personal.

Stellen Sie keinen Antrag, wenn Sie schon eine EIN haben

Achten Sie darauf, dass Sie keine neue EIN beantragen, wenn Sie bereits eine haben oder wenn Ihr Unternehmen eigentlich gar keine neue benötigt. Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen bereits über eine EIN verfügt, bevor Sie den Antrag stellen. Denken Sie daran, dass Sie keine neue EIN benötigen, wenn Sie lediglich den Namen Ihres Unternehmens ändern oder an einen neuen Standort umziehen.

Unterschreiben Sie das Formular

Vergessen Sie nicht, das Formular zu unterschreiben und zu datieren. Die verantwortliche Partei muss das Formular unterzeichnen und datieren, um den Antrag zu bestätigen. Nicht unterschriebene Formulare werden nicht bearbeitet.

So kann Stripe Atlas Sie unterstützen

Stripe Atlas legt das rechtliche Fundament für Ihr Unternehmen, damit Sie innerhalb von zwei Werktagen von überall auf der Welt Kapital aufnehmen, ein Bankkonto eröffnen und Zahlungen akzeptieren können.

Schließen Sie sich mehr als 75.000 Unternehmen an, die mit Atlas gegründet wurden, darunter Start-ups, die von Top-Investoren wie Y Combinator, a16z und General Catalyst unterstützt werden.

Beantragung bei Atlas

Das Beantragen einer Unternehmensgründung mit Atlas dauert weniger als 10 Minuten. Sie wählen Ihre Unternehmensstruktur aus, erfahren sofort, ob Ihr Unternehmensname verfügbar ist, und fügen bis zu vier Mitgründer/innen hinzu. Sie entscheiden auch über die Aufteilung Ihres Eigenkapitals und die Rückstellung eines Eigenkapitalpools für zukünftige Investorinnen und Investoren sowie Mitarbeitende, benennen Mitglieder der Geschäftsführung und unterzeichnen dann alle Ihre Dokumente per E-Signatur. Alle Mitgründer/innen erhalten E-Mails mit der Aufforderung, ihre Dokumente ebenfalls per E-Signatur zu unterzeichnen.

Zahlungen und Bankgeschäfte vor Erhalt der EIN-Nummer akzeptieren

Nach der Gründung Ihres Unternehmens beantragt Atlas Ihre EIN. Gründer/innen mit einer US-amerikanischen Sozialversicherungsnummer, Adresse und Handynummer sind für die beschleunigte IRS- Bearbeitung qualifiziert. Für alle anderen erfolgt die Bearbeitung nach dem Standardverfahren, was etwas länger dauern kann. Zusätzlich ermöglicht Atlas Zahlungen und Banking bereits vor Erhalt der EIN, sodass Sie mit dem Akzeptieren von Zahlungen und Transaktionen beginnen können, bevor Ihre EIN ankommt.

Erwerb von Gründeranteilen ohne Barmittel

Gründer/innen können ihre ersten Anteile auch mit geistigem Eigentum statt mit Geld erwerben. Dies können beispielsweise Urheberrechte oder Patente sein. Der Erwerbsnachweis wird in Ihrem Atlas-Dashboard gespeichert. Diese Option steht zur Verfügung, wenn das geistige Eigentum einen Wert von 100 USD oder weniger hat. Bei höherem Wert empfiehlt sich die Rücksprache mit einem Rechtsbeistand.

Automatische Einreichung des 83(b)-Steuerformulars

Gründer/innen können das 83(b)-Steuerformular einreichen, um ihre persönliche Einkommensteuerlast zu senken. Atlas übernimmt die Einreichung für Sie – unabhängig davon, ob Sie in den USA oder im Ausland ansässig sind – per USPS Certified Mail mit Sendungsverfolgung. Das unterschriebene 83(b)-Formular und den Nachweis der Einreichung erhalten Sie direkt im Stripe-Dashboard.

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Atlas stellt alle notwendigen rechtlichen Dokumente bereit, damit Sie sofort mit Ihrem Unternehmen starten können. Die Unterlagen für eine C-Corporation wurden gemeinsam mit der weltweit renommierten Kanzlei Cooley erstellt, die im Bereich Venture Capital führend ist. Die Dokumente enthalten unter anderem die Regelungen zu Eigentumsstruktur, Anteilsausgabe und Steuerkonformität. Damit können Sie schnell investieren und sind rechtlich abgesichert.

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Atlas arbeitet mit führenden Partnern zusammen, um Gründerinnen und Gründern exklusive Rabatte und Guthaben zu bieten. Dazu zählen Vorteile für unverzichtbare Tools aus den Bereichen Technik, Steuern, Finanzen, Compliance und Geschäftsbetrieb, unter anderem von AWS, Carta und Perplexity. Zusätzlich erhalten Sie im ersten Jahr einen kostenlosen Delaware Registered Agent. Als Atlas-Nutzer/in profitieren Sie darüber hinaus von zusätzlichen Vorteilen von Stripe, darunter gebührenfreier Zahlungsverkehr über Stripe – für bis zu 100.000 USD Umsatz im ersten Jahr.

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