As empresas usam o Formulário SS-4 do Internal Revenue Service (IRS) para solicitar um Número de Identificação do Empregador (EIN) nos Estados Unidos. O EIN é um número exclusivo de 9 dígitos atribuído pelo IRS para identificar uma entidade empresarial para fins de impostos. Ele funciona como um número de Seguro Social para uma empresa. Se estiver abrindo uma empresa, contratando funcionários ou precisando de um EIN para fins de impostos, você precisará enviar o Formulário SS-4. A seguir, abordaremos onde encontrar o Formulário SS-4, como preenchê-lo e quanto tempo leva para receber o seu EIN.

O que vamos abordar neste artigo?

• Como obter o Formulário SS-4: um guia passo a passo
  
• Como preencher o Formulário SS-4
  
• Quanto tempo leva para obter o Formulário SS-4?
  
• Erros a evitar ao solicitar o Formulário SS-4
  
• Como o Stripe Atlas pode ajudar
  

Como obter o informe SS-4: um guia passo a passo

É fácil obter o Formulário SS-4 e solicitar um EIN, e isso não tem custo algum. Veja como conseguir um:

• Acesse o site oficial do IRS e use a barra de pesquisa para digitar "Form SS-4".

• Clique no link para acessar "About Form SS-4, Application for Employer Identification Number". Você pode baixar o PDF no seu dispositivo ou abri-lo no seu navegador para acesso imediato.

• Leia as instruções no site do IRS e, em seguida, preencha o formulário com as informações da sua empresa.

• Envie o formulário para o IRS online, pelo correio ou por fax.

Como preencher o informe SS-4

Cada seção do informe exige dados específicos sobre sua empresa. Veja como preencher corretamente cada parte.

Nome jurídico e nome comercial (se aplicável)

• Linha 1: Insira o nome jurídico da pessoa física ou empresa que está solicitando o EIN. Ele deve corresponder aos seus documentos oficiais.

• Linha 2: Se a sua empresa operar com um nome diferente, como um nome comercial ou nome fantasia (DBA), informe-o aqui. Caso contrário, deixe esta seção em branco.

Nome do executor, administrador, administrador fiduciário ou "aos cuidados de"

• Linha 3: Insira o nome do administrador fiduciário se estiver solicitando para um trust. Espólios devem informar o nome do testamenteiro, administrador, representante pessoal ou outro representante fiduciário.
  

Endereço de correspondência e endereço

• Linhas 4a e 4b: Preencha o endereço de correspondência onde você deseja receber correspondências oficiais. Certifique-se de que o endereço seja confiável, pois é para lá que a carta de confirmação do EIN será enviada se você fizer a solicitação pelo correio. Se a solicitação for para uma entidade fora dos EUA, será necessário incluir cidade, província ou estado, código postal e o nome do país sem abreviações. Geralmente, esse endereço de correspondência será usado em todas as declarações de impostos.

• Linhas 5a e 5b: Insira a localização física principal ou o endereço da rua da empresa, se for diferente do endereço de correspondência. Caso contrário, deixe em branco. Não use caixa postal nesta seção.

Condado e estado

• Linha 6: Insira o município e o estado da localização física principal da sua empresa.
  

Nome da parte responsável

• Linhas 7a e 7b: Insira o nome e o SSN (Social Security Number), ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) ou EIN do diretor principal ou da pessoa física que controla a empresa. Se você não for residente nos EUA e não tiver um SSN ou ITIN, insira "foreign" (estrangeiro) ou N/A. Para obter mais informações sobre como determinar a parte responsável, consulte as instruções do IRS.
  

Informações sobre sociedade de responsabilidade limitada (LLC)

• Linha 8a: Marque "yes" (sim) ou "no" (não) para indicar se a sua empresa é uma LLC.

• Linhas 8b e 8c: Se estiver solicitando para uma LLC, insira o número de membros da LLC e se ela foi organizada nos EUA.

Tipo de entidade

• Linha 9a: Marque uma caixa que descreva a entidade da sua empresa (por exemplo, proprietário único, corporação, parceria).

• Linha 9b: Se a solicitação for para uma corporação, insira o estado ou país estrangeiro onde ela está incorporada.

Motivo da solicitação

• Linha 10: Escolha o motivo da solicitação de um EIN. Os motivos comuns incluem a abertura de uma nova empresa, a contratação de funcionários e fins bancários.
  

Data de início da empresa

• Linha 11: Insira a data em que a sua empresa foi iniciada ou quando a propriedade foi adquirida. Para novas empresas, geralmente é a data em que as operações começaram. Para solicitantes não residentes nos EUA, é quando você iniciou ou adquiriu uma empresa nos EUA.
  

Mês de encerramento do ano contábil

• Linha 12: Indique o último mês do seu ano contábil. A maioria das empresas usa dezembro, mas se você tiver um calendário fiscal diferente, informe o mês final associado.
  

Número de funcionários

• Linha 13: Estime o número máximo de funcionários que você espera contratar nos próximos 12 meses. Isso pode ser dividido em tipos de funcionários agrícolas, domésticos ou outros. Se não for contratar funcionários, insira "0" e pule a Linha 14.
  

Requisitos de declaração de impostos trabalhistas

• Linha 14: Se você espera que sua obrigação de imposto sobre a folha de pagamento anual seja de US$ 1.000,00 ou menos em um ano civil completo, marque a caixa indicando que você declarará os impostos sobre a folha de pagamento anualmente, em vez de trimestralmente.
  

Primeira data de pagamento de salários

• Linha 15: Se você tiver funcionários, insira a data em que a sua empresa começou a pagá-los. (Para solicitantes estrangeiros, essa é a data em que você começou a pagar funcionários nos EUA). Insira "N/A" se não tiver ou não planeja empregar ninguém.
  

Atividade principal

• Linha 16: Marque uma caixa que melhor descreva a principal atividade da empresa. Algumas das opções são fabricação, finanças e seguros, e serviços de acomodação e alimentação.
  

Mais detalhes sobre a atividade principal

• Linha 17: Forneça mais detalhes sobre o principal produto ou serviço da sua empresa. Por exemplo, se você listou "retail" (varejo) na Linha 16, poderá especificar "ecommerce clothing" (roupas de e-commerce) aqui.
  

Você tem outro EIN?

• Linha 18: Se você ou a empresa já solicitou e recebeu um EIN anteriormente, marque "yes" (sim) e insira esse EIN. Caso contrário, marque "no" (não).
  

Terceiros designados

• Se você quiser autorizar outra pessoa a receber o EIN ou discutir sua inscrição com o IRS (por exemplo, um contador), insira o nome e os dados de contato dela aqui. Caso contrário, deixe em branco.
  

Assinatura

• A parte responsável deve assinar e datar o formulário. Isso atesta que todas as informações fornecidas são precisas.
  

Antes de enviar, verifique todas as entradas para confirmar a precisão. Você pode enviar o formulário preenchido pelo correio, por fax ou pelo sistema online de solicitação de EIN do IRS. (Observe que, se não for residente nos EUA, você só poderá enviar o formulário pelo correio ou por fax).

Quanto tempo demora para obter o informe SS-4?

O informe SS-4 pode ser obtido de forma imediata. Você pode baixá-lo diretamente do site da IRS a qualquer momento, ou seja, não há período de espera para acessar o informe. Quanto ao processamento do informe e o recebimento de um EIN, o prazo varia de acordo com a forma como você o enviou:

• Se você fizer a solicitação online por meio do sistema de solicitação de EIN do IRS, você receberá seu EIN imediatamente após preencher o formulário, caso não haja problemas.

• Se enviar o formulário por fax, o processamento geralmente leva cerca de quatro dias úteis, desde que você se lembre de incluir o número de fax de retorno. Se o seu local principal de negócios ou agência (ou residência legal, se for uma pessoa física) for em um dos 50 estados ou no Distrito de Colúmbia, envie seu fax para 855-641-6935. Se não tiver um local de negócios ou residência legal em nenhum estado dos EUA, envie o fax para 855-215-1627 dentro dos EUA ou para 304-707-9471 fora dos EUA.

• Se você enviar o formulário por correio, o processamento geralmente leva de quatro a cinco semanas. Você receberá o seu EIN pelo correio. Os solicitantes com um local principal de negócios ou agência (ou residência legal, se estiverem solicitando como pessoa física) nos EUA devem enviar o formulário para:

Receita Federal
Attn: Operação EIN
Cincinnati, OH 45999

Os solicitantes sem local de negócios ou residência legal nos EUA devem enviar o formulário para:

Receita Federal
A/C: EIN International Operation
Cincinnati, OH 45999

Erros a evitar na solicitação no informe SS-4

Ao preencher o informe SS-4 para obter um EIN, há vários erros comuns que você deve evitar para garantir que sua solicitação seja processada sem demora. Veja o que você deve observar.

Informar dados incorretos

Dados incorretos em qualquer parte do informe, incluindo dados da parte responsável, nome jurídico, endereço de correspondência, tipo de entidade, data de início e estimativa de funcionários, podem causar atrasos e problemas na sua solicitação. Verifique suas respostas em todos os registros. Por exemplo, verifique se você usa o nome jurídico exatamente igual ao que consta nos documentos de abertura da empresa ou de registros jurídicos pessoais.

Deixar seções em branco

Tenha cuidado para não ignorar seções que parecem irrelevantes ou pouco claras. Mesmo que uma seção não se aplique à sua situação (por exemplo, nome comercial, funcionários estimados), revise cada uma com cuidado e preencha "N/D" quando necessário. Alguns campos podem ser obrigatórios, dependendo do tipo de empresa.

Informar um motivo de solicitação inválido

Cuidado para não selecionar um motivo de solicitação inadequado para a situação (por exemplo, selecionar "fins bancários" em uma solicitação de EIN para funcionários). Esclareça o motivo da solicitação. Os motivos comuns incluem a abertura de uma empresa, a contratação de funcionários e a criação de um fundo ou patrimônio.

Usar um EIN antigo ou duplicado

Tenha cuidado para não solicitar um novo EIN quando você já tem um ou quando a sua empresa não precisa realmente de um novo. Verifique se a sua empresa já tem um EIN antes de solicitar. Lembre-se de que você não precisa de um novo se estiver apenas mudando o nome da sua empresa ou se mudando para um novo endereço.

Não assinar o informe

Não se esqueça de assinar e datar o informe. A parte responsável deve assinar e datar o informe para validar a solicitação. Informes não assinados não são processados.

Como o Stripe Atlas pode ajudar

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Como se inscrever no Atlas

O processo de inscrição para constituir uma empresa com o Atlas leva menos de 10 minutos. Você escolherá a estrutura da sua empresa, confirmará instantaneamente se o nome da empresa está disponível e poderá adicionar até quatro cofundadores. Você também decidirá como dividir a participação societária, reservará uma parcela de participação para futuros investidores e funcionários, nomeará administradores e assinará eletronicamente todos os documentos. Os cofundadores também receberão e-mails convidando-os a assinar seus documentos eletronicamente.

Aceitação de pagamentos e serviços bancários antes da emissão do EIN

Depois de constituir sua empresa, o Atlas faz a solicitação do seu EIN. Fundadores com número de Seguro Social, endereço e número de celular dos EUA são elegíveis para o processamento acelerado do IRS, enquanto os demais receberão o processamento padrão, que pode levar um pouco mais de tempo. Além disso, o Atlas permite pagamentos e serviços bancários antes do EIN, para que você possa começar a aceitar pagamentos e fazer transações antes da chegada do seu EIN.

Compra de ações pelos fundadores sem dinheiro em espécie

Fundadores podem comprar ações iniciais usando sua propriedade intelectual (PI), como direitos autorais ou patentes, em vez de dinheiro, com o comprovante de compra armazenado no Dashboard do Atlas. Sua PI precisa ser avaliada em US$ 100 ou menos para usar este recurso. Se você detiver PI acima desse valor, consulte um advogado antes de prosseguir.

Declaração automática da opção 83(b)

Fundadores podem declarar uma opção 83(b) para reduzir impostos de renda pessoais. O Atlas fará a declaração por você, seja você um fundador dos EUA ou de fora dos EUA, usando USPS Certified Mail e rastreamento. Você receberá uma opção 83(b) assinada e um comprovante de declaração diretamente no Dashboard da Stripe.

Documentos legais de padrão internacional para empresas

O Atlas fornece todos os documentos legais necessários para começar a operar sua empresa. Os documentos de empresa Tipo C do Atlas são desenvolvidos em colaboração com a Cooley, um dos principais escritórios de advocacia de venture capital do mundo. Esses documentos são projetados para ajudar na captação de recursos desde o início e garantir proteção jurídica, abrangendo aspectos como estrutura societária, distribuição de participação e conformidade fiscal.

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O Atlas colabora com parceiros de alto nível para oferecer aos fundadores descontos e créditos exclusivos. Isso inclui descontos em ferramentas essenciais para engenharia, impostos, finanças, conformidade e operações de líderes do setor como AWS, Carta e Perplexity. Também fornecemos gratuitamente, no primeiro ano, o seu agente registrado obrigatório em Delaware. Além disso, como usuário do Atlas, você terá acesso a benefícios adicionais da Stripe, incluindo até um ano de processamento de pagamentos gratuito para um volume de pagamentos de até US$ 100 mil.

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