O informe SS-4 do Internal Revenue Service (IRS) é usado para solicitar um Número de Identificação do Empregador (EIN) nos Estados Unidos. Se você está abrindo uma empresa, contratando funcionários ou precisa de um EIN para finalidades fiscais, precisará declarar esse informe. Abaixo, vamos descrever onde encontrar o informe SS-4, como preenchê-lo e quanto tempo demora para receber seu EIN.

Neste artigo:

• Como obter o informe SS-4: um guia passo a passo
  
• Como preencher o informe SS-4
  
• Quanto tempo demora para obter o informe SS-4?
  
• Erros a evitar na hora de solicitar o informe SS-4
  

Como obter o informe SS-4: um guia passo a passo

É fácil obter o informe SS-4 e solicitar um EIN. Veja exatamente como obtê-lo:

• Acesse o site oficial do IRS e use a barra de pesquisa para digitar "informe SS-4".

• Clique no link para acessar "Sobre o informe SS-4, solicitação de Número de Identificação do Empregador". Você pode baixar o PDF para o seu dispositivo ou abri-lo em seu navegador para ter acesso imediato.

• Leia as instruções do site do IRS e preencha o informe com os dados da sua empresa.

• Envie o informe online, por correio ou por fax.

Como preencher o informe SS-4

Cada seção do informe exige dados específicos sobre sua empresa. Veja como preencher corretamente cada parte.

Nome jurídico e nome comercial (se aplicável)

• Linha 1: informe o nome jurídico da pessoa física ou jurídica que está solicitando o EIN. O nome deve corresponder aos documentos oficiais.
  
• Linha 2: se sua empresa opera com um nome diferente, como nome comercial ou nome fantasia (DBA), informe isso aqui. Caso contrário, deixe esta seção em branco.
  

Nome do executor, administrador, administrador fiduciário ou "aos cuidados de"

• Linha 3: informe o nome do administrador fiduciário se estiver solicitando um fundo fiduciário. Para propriedades, informe o nome do executor, administrador, representante pessoal ou outro representante fiduciário.
  

Endereço de correspondência e endereço

• Linhas 4a a 4b: preencha o endereço de correspondência onde deseja receber correspondências oficiais. Verifique se esse endereço é confiável, pois é para ele que sua carta de confirmação do EIN será enviada se a sua solicitação for por correio. Se a sua solicitação é para uma entidade fora dos EUA, será preciso incluir a cidade, província ou estado, código postal e o nome não abreviado do país. Normalmente, esse endereço de correspondência será usado em todas as declarações de impostos.
  
• Linhas 5a a 5b: informe a localização física principal da empresa, ou o endereço, se for diferente do endereço de correspondência. Caso contrário, deixe em branco. Não use uma caixa postal nesta seção.
  

Condado e estado

• Linha 6: informe o condado e o estado da localização física principal da sua empresa.
  

Nome da parte responsável

• Linhas 7a a 7b: informe o nome e o Número de Seguridade Social (SSN), o Número de Identificação de Pessoa Física Contribuinte (ITIN) ou o EIN do diretor principal ou da pessoa física que controla a empresa. Para obter mais informações sobre a determinação da parte responsável, consulte as instruções do IRS.
  

Informações sobre sociedade de responsabilidade limitada (LLC)

• Linha 8a: marque "sim" ou "não" para informar se a sua empresa é uma LLC.

• Linhas 8b a 8c: se estiver solicitando uma LLC, insira o número de membros na LLC e se a LLC foi organizada nos EUA.

Tipo de entidade

• Linha 9a: marque uma caixa que descreva a pessoa jurídica (por exemplo, empresário individual, corporação, sociedade).

• Linha 9b: se estiver solicitando uma corporação, informe o estado ou país estrangeiro onde ela está incorporada.

Motivo da solicitação

• Linha 10: escolha o motivo da solicitação de EIN. Os motivos comuns incluem abertura de empresa, contratação de funcionários e fins bancários.
  

Data de início da empresa

• Linha 11: informe a data de início da empresa ou de aquisição da propriedade. Para empresas novas, ela costuma ser a data de início das operações.
  

Mês de encerramento do ano contábil

• Linha 12: indique o último mês do seu ano contábil. A maioria das empresas usa dezembro. No entanto, se o seu cronograma fiscal for diferente, informe o mês final associado.
  

Número de funcionários

• Linha 13: estime o número máximo de funcionários que você espera contratar nos próximos 12 meses. O número pode ser dividido em tipos de funcionários, como agricultura, doméstico ou outros. Se não estiver contratando funcionários, informe "0" e ignore a linha 14.
  

Requisitos de declaração de impostos trabalhistas

• Linha 14: se você espera que seu passivo fiscal trabalhista anual seja de US$ 1.000 ou menos em um ano-calendário completo, marque a caixa indicando que declarará os impostos trabalhistas anualmente, em vez de trimestralmente.
  

Primeira data de pagamento de salários

• Linha 15: se você tiver funcionários, informe a data em que a empresa começou a pagar seus salários. Digite "N/D" se você não tem ou não planeja empregar ninguém.
  

Atividade principal

• Linha 16: marque a caixa que melhor descreve a atividade principal da empresa. Algumas das opções são manufatura, finanças e seguros, e serviços de alojamento e alimentação.
  

Mais detalhes sobre a atividade principal

• Linha 17: informe mais dados sobre o principal produto ou serviço da empresa. Por exemplo, se você informou "varejo" na linha 16, pode especificar "e-commerce de vestuário" aqui.
  

Você tem outro EIN?

• Linha 18: se você ou a pessoa jurídica já tiver solicitado e recebido um EIN, marque "sim" e informe esse EIN. Caso contrário, marque "não".
  

Terceiros designados

• Se quiser autorizar outra pessoa a receber o EIN ou discutir a solicitação com o IRS (por exemplo, um contador), insira o nome e os dados de contato da pessoa aqui. Caso contrário, deixe em branco.
  

Assinatura

• A parte responsável deve assinar e datar o informe. Dessa forma, ela certifica que todas as informações fornecidas são precisas.
  

Antes de enviar, verifique a exatidão de todas as entradas. Você pode enviar o informe preenchido por correio, fax ou pelo sistema de solicitação de EIN online do IRS.

Quanto tempo demora para obter o informe SS-4?

O informe SS-4 pode ser obtido de forma imediata. Você pode baixá-lo diretamente do site da IRS a qualquer momento, ou seja, não há período de espera para acessar o informe. Quanto ao processamento do informe e o recebimento de um EIN, o prazo varia de acordo com a forma como você o enviou:

• Se você fizer a solicitação online pelo sistema de solicitação de EIN do IRS, receberá o EIN imediatamente após o preenchimento do informe, se não houver problemas.

• Se você enviar o informe por fax, o processamento costuma levar cerca de quatro dias úteis, desde que você se lembre de incluir seu número de fax para o receber a resposta.

• Se você enviar o informe por correio, o processamento leva normalmente pelo menos quatro a cinco semanas. Você receberá seu EIN pelo correio.

Erros a evitar na solicitação no informe SS-4

Ao preencher o informe SS-4 para obter um EIN, há vários erros comuns que você deve evitar para garantir que sua solicitação seja processada sem demora. Veja o que você deve observar.

Informar dados incorretos

Dados incorretos em qualquer parte do informe, incluindo dados da parte responsável, nome jurídico, endereço de correspondência, tipo de entidade, data de início e estimativa de funcionários, podem causar atrasos e problemas na sua solicitação. Verifique suas respostas em todos os registros. Por exemplo, verifique se você usa o nome jurídico exatamente igual ao que consta nos documentos de abertura da empresa ou de registros jurídicos pessoais.

Deixar seções em branco

Tenha cuidado para não ignorar seções que parecem irrelevantes ou pouco claras. Mesmo que uma seção não se aplique à sua situação (por exemplo, nome comercial, funcionários estimados), revise cada uma com cuidado e preencha "N/D" quando necessário. Alguns campos podem ser obrigatórios, dependendo do tipo de empresa.

Informar um motivo de solicitação inválido

Cuidado para não selecionar um motivo de solicitação inadequado para a situação (por exemplo, selecionar "fins bancários" em uma solicitação de EIN para funcionários). Esclareça o motivo da solicitação. Os motivos comuns incluem a abertura de uma empresa, a contratação de funcionários e a criação de um fundo ou patrimônio.

Usar um EIN antigo ou duplicado

Tenha cuidado para não solicitar outro EIN quando já tiver um ou quando sua empresa não precisar de um novo. Antes de fazer a solicitação, verifique se a sua empresa já tem um EIN. Lembre-se de que não é necessário um novo EIN para alterar o nome da empresa ou mudar para um novo local.

Não assinar o informe

Não se esqueça de assinar e datar o informe. A parte responsável deve assinar e datar o informe para validar a solicitação. Informes não assinados não são processados.

Recursos para ajudar você a lançar uma Startup ou pequena empresa

Lançar uma empresa exige navegar por tudo, desde o orçamento financeiro até as estruturas regulatórias locais. Para ajudar você a passar da fase de idealização para um lançamento ativo, use estas ferramentas federais verificadas, cursos educacionais e recursos táticos da indústria:

Principais ferramentas de planejamento do governo

• Guia de negócios de 10 passos da SBA: O roteiro oficial da Administração de Pequenas Empresas dos EUA que detalha como mapear um plano de negócios, registrar sua pessoa jurídica e financiar as operações.

• Guia de inicialização de negócios do USA.gov: Uma central federal de informações que descreve os mandatos de registro estado por estado, os requisitos do empregador e as obrigações iniciais de impostos.

• Calculadora de custos iniciais da SBA: Uma planilha para download e um mecanismo de planejamento para ajudar você a identificar as necessidades de capital de lançamento único em relação às despesas operacionais contínuas.

• Orientação de conformidade regulatória da SBA: Uma estrutura operacional que abrange renovações contínuas de declarações estaduais, regras de registros internos corporativos e leis trabalhistas federais.

Redes locais de consultoria e suporte a negócios

• Roteiro para Startups da SCORE: Um modelo interativo passo a passo que conecta você a mentores de negócios gratuitos e hiperlocalizados, além de coaches executivos.

• Rede SBDC da América: Uma rede nacional de Centros de Desenvolvimento de Pequenas Empresas que oferece assistência técnica presencial gratuita, pesquisa de mercado e orientação sobre licenças locais.

• Hub de pequenas empresas da Câmara de Comércio dos EUA: Um diretório de dados operacionais, relatórios de tendências econômicas regionais e grupos de networking de colegas localizados.

• Associação Nacional de Organizações de Empregadores Profissionais (NAPEO): Um banco de dados dedicado de associação comercial para ajudar as Startups em crescimento a encontrar parceiros de recursos humanos e administração de folha de pagamento.

Estruturas especializadas de impostos e marketing

• Central de Impostos para pequenas empresas do IRS: O principal hub para configurar processos contábeis, entender as classificações de terceirizado em relação a funcionários e solicitar IDs de impostos.

• Google Business Essentials: Conjuntos de ferramentas gratuitos e portais de verificação para estabelecer a visibilidade da pesquisa local e otimização de mapas para presenças físicas de serviços.

• HubSpot Academy: Cursos de certificação gratuitos e padrão da indústria que abrangem marketing de entrada digital, pipelines de vendas e arquitetura de geração de leads.

• LinkedIn para pequenas empresas: Um guia que descreve como aproveitar os perfis de rede social para atrair leads iniciais de clientes e estabelecer autoridade de marca B2B.

• Programas para parceiros de vendas da Amazon: Projetos de logística e infraestrutura para marcas baseadas em produtos que buscam dimensionar canais de distribuição multicanal.

Análises estratégicas da Stripe

• Como escolher o nome de uma Startup: Um guia prático sobre como navegar por pesquisas de marcas corporativas, proteger domínios da web e alinhar seu nome ao seu público-alvo.

• O que torna as Startups bem-sucedidas: Uma análise empírica de organizações de alto crescimento, analisando a adequação do produto ao mercado, a economia da unidade e a eficiência de capital.

• Pesquisa de mercado para Startups: Uma metodologia passo a passo detalhando como executar análises competitivas, avaliar dados de demanda do consumidor e precificar suas ofertas de forma eficaz.