O Número de Identificação do Empregador (EIN) é um componente essencial para a gestão de uma empresa legítima. Não é só para o Internal Revenue Service (IRS) poder fiscalizar você: o número é a identificação da sua empresa para declaração de impostos, abertura de uma conta bancária e separação das finanças da empresa das contas pessoais. Para trabalhar com fornecedores, solicitar crédito ou contratar funcionários, o EIN costuma ser necessário.

Ele também é útil para expandir os negócios. Fica mais fácil montar folha de pagamento, obter empréstimos, estabelecer operações no exterior e acessar alguns benefícios fiscais. Veja aqui as vantagens de obter e usar um EIN, independentemente do estágio em que sua empresa esteja.

Neste artigo:

• O que é um EIN?
  
• Por que as empresas precisam de um EIN?
  
• Como o EIN simplifica a declaração de impostos de empresas
  
• Quais as vantagens de um EIN na contratação de funcionários?
  
• Como usar seu EIN para abrir contas bancárias empresariais
  
• Quais são as vantagens de um EIN para estabelecer crédito empresarial?
  
• Qual a vantagem do EIN em operações internacionais
  
• Como solicitar um EIN
  

O que é um EIN?

O EIN é um número exclusivo de nove dígitos atribuído pelo IRS para identificar uma entidade comercial para propósitos fiscais; é similar ao SSN (número de seguridade social), mas para sua empresa. É usado para declarar impostos, solicitar licenças comerciais, abrir uma conta bancária comercial e outras atividades financeiras e jurídicas.

Por que as empresas precisam de um EIN?

Se você pretende contratar funcionários, operar como uma corporação ou sociedade ou cumprir outros requisitos de IRS, precisará de um EIN. Mesmo empresas de responsabilidade limitada (LLCs) e empresários individuais sem funcionários ainda podem querer um EIN para ajudar a separar suas finanças pessoais e empresariais.

Como o EIN simplifica a declaração de impostos de empresas

Se a sua empresa está estruturada como uma corporação, sociedade ou se você tem funcionários, o EIN é obrigatório. Você precisa de um EIN para declarar impostos e processar outras obrigações fiscais, como impostos sobre a folha de pagamentos, contribuições para a Previdência Social e seguro-desemprego. Muitos estados também exigem um EIN para declarações de impostos sobre vendas, impostos sobre consumos específicos ou impostos estaduais sobre a folha de pagamento.

Mesmo empresas que não são legalmente obrigadas a ter um EIN para fins fiscais podem preferir fazê-lo. Um EIN separa uma empresa da identidade pessoal do proprietário, o que pode ser especialmente importante se o proprietário da empresa estiver gerenciando várias entidades ou fluxos de receita. Usar um EIN garante que cada fluxo seja alocado de forma correta e distinta, além de ajudar a organizar os registros fiscais de cada empresa. Vincular todas as declarações, pagamentos e consultas ao EIN de uma única entidade (em vez de agrupar todos os informes fiscais em um SSN) facilita a declaração de receitas, reivindicação de deduções ou solicitação de créditos para essa empresa. Facilita auditorias e conformidade, e pode evitar problemas no futuro.

Quais as vantagens de um EIN na contratação de funcionários?

Se você tem funcionários, precisa de um EIN. O EIN é uma exigência legal do IRS e administradores de benefícios, e permite que você:

• Emita formulários W-2, configure sistemas de folha de pagamento e gerencie impostos trabalhistas federais

• Apresente o Formulário 941 (Declaração Trimestral de Impostos Federais do Empregador)

• Declare impostos laborais estaduais

• Ofereça benefícios como plano de saúde, planos de aposentadoria ou opções de compra de ações

Como usar seu EIN para abrir contas bancárias empresariais

Geralmente, você precisa do EIN para abrir uma conta bancária de pessoa jurídica. O EIN comprova que você é uma empresa oficial e registrada e que a conta será usada para fins comerciais.

Para abrir uma conta bancária empresarial, você precisa do EIN, dos documentos de abertura da empresa (como documentos de LLC ou incorporação), qualquer licença comercial necessária e documentação que mostre quem é o administrador, se houver sócios.

Depois que o banco cadastrar seu EIN, você pode escolher o melhor tipo de conta para a empresa, seja uma conta corrente para despesas diárias ou uma poupança para acumular reservas de caixa.

Uma conta bancária empresarial é a maneira mais fácil de separar as finanças empresariais das pessoais, simplificando o acompanhamento financeiro em caso de auditoria. Se você solicitar um empréstimo ou crédito empresarial, o credor verificará o histórico da sua conta comercial para ter uma noção de sua saúde financeira.

Quais são as vantagens de um EIN para estabelecer crédito empresarial?

Quando você usa um EIN para as finanças da sua empresa, pode começar a construir um histórico de crédito. Algumas razões pelas quais é recomendável obter um EIN em vez de usar seu TIN (número de identificação de contribuinte) pessoal para sua empresa:

• Separar as finanças empresariais das pessoais: o EIN mantém o crédito empresarial separado do seu crédito pessoal. Isso significa que problemas financeiros em sua empresa não afetarão sua pontuação de crédito pessoal. Também limita a sua responsabilidade pessoal em caso de ação legal.

• Solicitação de crédito: a maioria dos cartões de crédito empresariais exige um EIN. Os cartões de crédito corporativos geralmente oferecem recompensas personalizadas vinculadas às despesas comerciais, e ter um cartão de crédito empresarial vinculado ao seu EIN pode ajudar a melhorar a pontuação de crédito da empresa.

• Estabelecer credibilidade: credores, bancos e agências de crédito consideram o EIN como um sinal de que sua empresa é legal e estabelecida. Eles também conferem o histórico de crédito do EIN quando você solicita empréstimos, linhas de crédito ou financiamento de fornecedores. Um bom histórico pode melhorar as condições de empréstimos ou garantir descontos em fornecedores.

Qual a vantagem do EIN em operações internacionais

Se sua empresa opera internacionalmente, o EIN pode obrigatório para fins fiscais e sinaliza legitimidade para parceiros comerciais estrangeiros. Veja como um EIN afeta negócios fora dos EUA.

Bancos internacionais

Alguns bancos no exterior exigem que empresas sediadas nos EUA tenham um EIN para abrir contas bancárias comerciais, como comprovação de que sua empresa foi registrada junto ao governo dos EUA. Um EIN facilita transações financeiras no exterior e o estabelecimento de relacionamentos bancários internacionais.

Regulamentação tributária

O IRS exige que as empresas dos EUA informem receitas no exterior. O EIN é necessário para declarar receitas internacionais e ativos no exterior em conformidade com obrigações fiscais nacionais e internacionais.

Licenças para importação e exportação

Empresas envolvidas na importação ou exportação de bens costumam precisar de um EIN ao solicitar licenças ou autorizações. O EIN fica vinculado à identidade de uma empresa, facilitando a fiscalização alfandegária e o cumprimento das regras comerciais dos EUA.

Clientes e fornecedores internacionais

O EIN pode facilitar a gestão de contratos, pagamentos e outros processos legais com clientes ou fornecedores internacionais. Ele legitimiza e formaliza as operações da empresa, e transmite confiança para parceiros internacionais, que sabem que estão lidando com uma entidade comercial reconhecida.

Tratados fiscais

Os EUA têm tratados fiscais com vários países, e um EIN normalmente é necessário para reivindicar quaisquer benefícios fiscais que possam se aplicar à sua empresa nos termos desses acordos. Esses tratados podem ajudar a reduzir a dupla tributação sobre a renda de empresas obtida em outros países, mas você deve precisar de um EIN para se qualificar.

Como solicitar um EIN

Primeiro, reúna informações como nome jurídico, nome fantasia (se houver), estrutura da empresa (por exemplo, LLC, corporação), motivo da inscrição (por exemplo, abrir uma nova empresa, contratar funcionários) e dados pessoais da parte responsável (normalmente o proprietário ou diretor principal).

Você pode solicitar um EIN online, por correio, fax ou telefone. Se fizer o pedido online, sua empresa principal deve estar localizada nos EUA ou em territórios dos EUA. Siga corretamente as instruções e preencha as informações solicitadas. Se fizer o pedido online, você receberá o EIN imediatamente, se estiver tudo em ordem. Para pedidos por correio ou fax, é preciso baixar e preencher o formulário SS-4.

O pedido online é o mais rápido e conveniente. Os pedidos pelo correio costumam ser processados em quatro semanas. Por fax, você deve receber o EIN em até quatro dias. Solicitantes internacionais sem endereço nos EUA ou TIN podem fazer a solicitação no IRS pelo telefone.