El número de identificación del empleador (EIN) es un componente clave para administrar un negocio legítimo. No es solo para que la agencia tributaria estadounidense (IRS) te controle: es la identificación de tu empresa para todo, desde la declaración de impuestos hasta la apertura de una cuenta bancaria, y mantiene las finanzas de su empresa separadas de tus cuentas personales. Si trabajas con proveedores, solicitas crédito o contratas empleados, por lo general, necesitarás un EIN para operar.

El EIN también es útil para hacer crecer tu negocio. Facilita la configuración de la nómina, la obtención de un préstamo, el establecimiento de operaciones en el extranjero y el acceso a ciertos beneficios fiscales. A continuación analizaremos los beneficios que pueden venir con la obtención y el uso de tu EIN, sea cual sea la etapa en la que se encuentre tu empresa.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un EIN?
  
• ¿Por qué las empresas necesitan un EIN?
  
• Cómo un EIN simplifica la declaración de impuestos de la empresa
  
• ¿Cuáles son los beneficios de un EIN para contratar empleados?
  
• Cómo usar tu EIN para abrir cuentas bancarias comerciales
  
• ¿Cuáles son las ventajas de un EIN para generar crédito empresarial?
  
• Cómo un EIN respalda las operaciones comerciales internacionales
  
• Cómo solicitar un EIN
  

¿Qué es un EIN?

Un EIN es un número único de nueve dígitos asignado por el IRS para identificar una entidad comercial a efectos fiscales; es similar a un número del Seguro Social (SSN), pero para tu empresa. Se utiliza para declarar impuestos, solicitar licencias comerciales, abrir una cuenta bancaria comercial y otras actividades financieras y legales.

¿Por qué necesitan el EIN las empresas?

Si tienes previsto contratar empleados, operar como una sociedad anónima o sociedad colectiva, o cumplir con otros requisitos del IRS, necesitarás un EIN. Incluso las compañías de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés) y los propietarios únicos sin empleados pueden necesitar un EIN para separar sus finanzas personales de las comerciales.

Cómo el EIN simplifica la declaración de impuestos de la empresa

Si tu empresa está estructurada como una sociedad anónima, una sociedad colectiva o si tienes empleados, el EIN es obligatorio. Necesitas un EIN para presentar declaraciones de impuestos y gestionar otras obligaciones fiscales, como los impuestos sobre la nómina, las contribuciones a la Seguridad Social y el seguro de desempleo. Algunos estados también exigen el EIN para las declaraciones de impuestos sobre ventas, impuestos especiales o impuestos estatales sobre la nómina.

Incluso las empresas que no tienen un requisito legal de usar un EIN para los impuestos pueden tener motivos para hacerlo. El EIN separa a una empresa de la identidad personal de su propietario, lo que puede ser especialmente importante si el propietario de una empresa gestiona varias entidades o fuentes de ingresos. El uso de un EIN garantiza que cada fuente de ingresos se asigne de manera correcta y diferenciada, y ayuda a mantener organizados los registros fiscales de cada empresa. Vincular todas las declaraciones, pagos y consultas al EIN de una sola entidad (en lugar de agrupar todos los formularios fiscales bajo un SSN) facilita la declaración de ingresos, la declaración de deducciones o la solicitud de créditos para esa empresa. Crea un rastro claro para las auditorías y el cumplimiento normativo, y puede ayudar a evitar posibles problemas en el futuro.

¿Cuáles son las ventajas de un EIN en materia de contratación de empleados?

Si tienes empleados, necesitas un EIN. Un EIN es un requisito legal del IRS y los administradores de prestaciones, y te permite:

• Emitir formularios W-2, configurar sistemas de nómina y gestionar los impuestos federales sobre la nómina

• Presentar el Formulario 941 (Declaración trimestral de impuestos federales del empleador)

• Presentar los impuestos sobre la nómina a nivel estatal

• Ofrecer prestaciones como seguro médico, planes de jubilación u opciones sobre acciones.

Cómo usar el EIN para abrir cuentas bancarias comerciales

Por lo general, necesitas un EIN para abrir una cuenta bancaria comercial. Tener un EIN demuestra que eres una empresa registrada oficialmente y que la cuenta se utilizará con fines comerciales.

Para abrir una cuenta bancaria comercial, deberás proporcionar tu EIN, tus documentos de constitución de la empresa (como los documentos de constitución de LLC o sociedad), cualquier licencia comercial aplicable y documentación que demuestre quién está a cargo si tienes socios.

Una vez que el banco tenga tu EIN en el registro, puedes elegir el tipo de cuenta que mejor se adapte a tu empresa, ya sea una cuenta corriente para gastos diarios o una cuenta de ahorros para acumular tus reservas de efectivo.

Tener una cuenta bancaria comercial es la forma más fácil de separar tus finanzas comerciales y personales, y simplifica el seguimiento financiero en caso de que te sometan a una auditoría. Si solicitas un préstamo o crédito empresarial, la entidad de crédito revisará el historial de tu cuenta comercial para tener una idea de tu salud financiera.

¿Qué ventajas tiene un EIN para generar crédito empresarial?

Cuando utilizas un EIN para las finanzas de tu empresa, puedes empezar a crear un historial de crédito para esa empresa. A continuación te presentamos algunos motivos por los que es una buena idea obtener un EIN en lugar de utilizar tu número de identificación del contribuyente (TIN) personal para tu empresa:

• Separar las finanzas empresariales de las personales: El uso de un EIN mantiene el crédito comercial separado de tu crédito personal. Esto significa que cualquier problema financiero en tu negocio no afectará a tu informe crediticio personal. También limita tu responsabilidad personal en caso de acciones legales.

• Solicitud de crédito: La mayoría de las tarjetas de crédito comerciales requieren un EIN para poder aplicarse. Las tarjetas de crédito de empresa a menudo ofrecen recompensas personalizadas vinculadas a los gastos comerciales, y tener una tarjeta de crédito de empresa vinculada a tu EIN puede ayudar a consolidar el historial crediticio de tu empresa.

• Establecer credibilidad: Los prestamistas, los bancos y las agencias de crédito consideran que el EIN es una señal de que tu empresa es legal y está establecida. También verifican el historial crediticio del EIN cuando solicita préstamos, líneas de crédito o financiamiento de proveedores; un historial crediticio sólido puede generar mejores condiciones o descuentos de proveedores.

Cómo ayuda el EIN a las operaciones comerciales internacionales

Si tu empresa opera a nivel internacional, el EIN puede ser tanto un requisito legal a efectos fiscales como una forma útil de mostrar legitimidad a tus socios comerciales extranjeros. A continuación te explicamos cómo el EIN afecta a la actividad comercial fuera de EE. UU.

Banca internacional

Algunos bancos en el extranjero exigen que las empresas establecidas en EE. UU. tengan un EIN para abrir cuentas bancarias comerciales, como prueba de que tu empresa está registrada ante el gobierno de los EE. UU. Un EIN facilita la realización de transacciones financieras en el extranjero y el establecimiento de relaciones bancarias internacionales.

Normativa fiscal

El IRS exige a las empresas estadounidenses que declaren sus ingresos en el extranjero. El EIN es necesario para presentar formularios fiscales internacionales y declarar activos en el extranjero de conformidad con las obligaciones fiscales nacionales e internacionales.

Licencias de importación y exportación

En el caso de las empresas que se dedican a la importación o exportación de mercancías, a menudo se exige un EIN al solicitar licencias o permisos. El EIN está vinculado a la identidad de la empresa, lo que facilita la aplicación de la normativa aduanera y el cumplimiento de las normas comerciales de EE. UU.

Clientes y proveedores internacionales

Un EIN puede facilitar la gestión de contratos, pagos y otros procesos legales con clientes o proveedores internacionales. Proporciona una capa de legitimidad y formalidad a las operaciones de una empresa, y puede dar a los socios internacionales la confianza de que están tratando con una entidad empresarial reconocida.

Tratados fiscales

EE. UU. tiene tratados fiscales con muchos países y, por lo general, se requiere un EIN para reclamar los beneficios fiscales que podrían aplicarse a tu empresa en virtud de estos acuerdos. Estos tratados pueden ayudar a reducir la doble tributación sobre los ingresos comerciales obtenidos en otros países, pero es probable que necesites un EIN para cumplir con los requisitos.

Cómo solicitar un EIN

Empieza por recopilar información como la razón social de tu empresa, su nombre comercial (si corresponde), la estructura de la empresa (p. ej., sociedad de responsabilidad limitada, sociedad anónima), el motivo de la solicitud (p. ej., al iniciar una nueva empresa, contratar empleados) y la información personal de la parte responsable (por lo general, el propietario o director general).

Puedes solicitar un EIN en línea, por correo, por fax o por teléfono. Si presentas la solicitud en línea, tu empresa principal debe estar ubicada en los EE. UU. o en sus territorios. Asegúrate de seguir las instrucciones y completar la información requerida. Si presentas la solicitud en línea, deberías recibir tu EIN inmediatamente después de completarla si todo está en orden. Para solicitudes por correo o fax, tendrás que descargar y completar el formulario SS-4.

Presentar la solicitud en línea es el método más rápido y práctico. Las solicitudes por correo suelen procesarse en un plazo de cuatro semanas, mientras que, por lo general, recibes tu EIN en un plazo de cuatro días si lo solicitas por fax. Los solicitantes internacionales sin domicilio en EE. UU. o número de identificación tributaria (TIN) pueden solicitarlo llamando al IRS.