El número de identificación del empleador (EIN) es un componente clave para dirigir una empresa legítima. No se necesita solo para el control del Servicio de Impuestos Internos (IRS) de los Estados Unidos; es la identificación de tu empresa para todo, desde la declaración de impuestos hasta la apertura de una cuenta bancaria, y mantiene las finanzas de tu empresa separadas de tus cuentas personales. Si trabajas con proveedores, solicitas crédito o contratas a empleados, por lo general, necesitarás un EIN para operar.

El EIN también es útil para hacer crecer tu empresa. Facilita la configuración de la nómina, la obtención de un préstamo, el establecimiento de operaciones en el extranjero y el acceso a ciertos beneficios fiscales. A continuación, exploraremos más sobre los beneficios que pueden conllevar la obtención y el uso del EIN, independientemente de la etapa en la que se encuentre tu empresa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un EIN?
  
• ¿Por qué las empresas necesitan un EIN?
  
• Cómo un EIN simplifica la declaración de impuestos de la empresa
  
• ¿Cuáles son los beneficios de un EIN para contratar a empleados?
  
• Cómo usar tu EIN para abrir cuentas bancarias comerciales
  
• ¿Cuáles son las ventajas de un EIN para generar crédito comercial?
  
• Cómo un EIN respalda las operaciones comerciales internacionales
  
• Cómo solicitar un EIN
  

¿Qué es un EIN?

Un EIN es un número único de nueve dígitos asignado por el IRS para identificar a una entidad comercial a efectos fiscales; es similar a un número de seguro social (SSN), pero es para tu empresa. Se utiliza para declarar impuestos, solicitar licencias comerciales, abrir una cuenta bancaria comercial y otras actividades financieras y legales.

¿Por qué las empresas necesitan un EIN?

Si planeas contratar a empleados, operar como una sociedad anónima o colectiva, o cumplir con otros requisitos del IRS, necesitarás un EIN. Incluso las sociedades de responsabilidad limitada (LLC) y las empresas unipersonales sin empleados pueden querer un EIN para ayudar a separar sus finanzas personales de las de la empresa.

Cómo un EIN simplifica la declaración de impuestos comerciales

Si tu empresa está estructurada como una sociedad anónima, una sociedad colectiva, o si tienes empleados, se requiere un EIN. Necesitas un EIN para presentar declaraciones de impuestos y manejar otras obligaciones tributarias, como los impuestos sobre la nómina, los aportes al Seguro Social y el seguro de desempleo. Muchos estados también exigen un EIN para las declaraciones de impuestos sobre las ventas, impuestos especiales o impuestos estatales sobre la nómina.

Incluso las empresas que no tienen un requisito legal de usar un EIN para los impuestos pueden tener razones para hacerlo. Un EIN separa a una empresa de la identidad personal de su titular, lo que puede ser especialmente importante si el titular de una empresa gestiona varias entidades o fuentes de ingresos. El uso de un EIN garantiza que cada flujo de ingresos se asigne de manera correcta y diferenciada, y ayuda a mantener organizados los registros fiscales de cada empresa. Vincular todas las declaraciones, los pagos y las consultas al EIN de una sola entidad (en lugar de agrupar todos los formularios de impuestos con un número de seguro social) facilita la declaración de ingresos, el reclamo de deducciones o la solicitud de créditos para esa empresa. Crea un camino claro para las auditorías y el cumplimiento de la normativa, y puede ayudar a evitar posibles problemas en el futuro.

¿Cuáles son los beneficios de un EIN para contratar a empleados?

Si tienes empleados, necesitas un EIN. Un EIN es un requisito legal del IRS y de los administradores de beneficios que te permite lo siguiente:

• Emitir formularios W-2, configurar sistemas de nómina y manejar los impuestos federales sobre la nómina.

• Presentar el formulario 941 (Declaración del Impuesto Federal Trimestral del Empleador).

• Declarar impuestos sobre la nómina a nivel estatal.

• Ofrecer beneficios como seguro médico, planes de jubilación u opciones sobre acciones.

Cómo usar tu EIN para abrir cuentas bancarias comerciales

Por lo general, necesitas un EIN para abrir una cuenta bancaria comercial. Tener un EIN demuestra que eres una empresa oficial y registrada, y que la cuenta se utilizará con fines comerciales.

Para abrir una cuenta bancaria comercial, deberás proporcionar tu EIN, los documentos de constitución de tu empresa (como los estatutos constitutivos de una LLC o el acta constitutiva de una sociedad anónima), toda licencia comercial vigente y documentación que muestre quién está a cargo si tienes socios.

Una vez que el banco tenga tu EIN registrado, puedes elegir el tipo de cuenta que mejor se adapte a tu empresa, ya sea una cuenta corriente para los gastos diarios o una cuenta de ahorros para acumular tus reservas de dinero en efectivo.

Tener una cuenta bancaria comercial es la forma más fácil de separar las finanzas comerciales de las personales, y simplifica el seguimiento financiero en caso de que te auditen. Si solicitas un préstamo o crédito comercial, el prestamista revisará el historial de la cuenta de empresa para tener una idea de tu salud financiera.

¿Cuáles son las ventajas de un EIN para generar crédito comercial?

Cuando usas un EIN para las finanzas de tu empresa, puedes comenzar a construir un historial crediticio para esa empresa. Estas son algunas de las razones por las que es una buena idea obtener un EIN en lugar de utilizar tu número de identificación del contribuyente (TIN) personal para tu empresa:

• Separar las finanzas empresariales de las personales: el uso de un EIN mantiene el crédito comercial separado de tu crédito personal. Esto significa que cualquier problema financiero en tu empresa no afectará tu calificación crediticia personal. También limita tu responsabilidad personal en caso de acciones legales.

• Solicitar crédito: la mayoría de las tarjetas de crédito comerciales requieren un EIN para solicitarlas. Las tarjetas de crédito comerciales a menudo ofrecen recompensas personalizadas vinculadas a los gastos de la empresa, y tener una tarjeta de crédito comercial vinculada con tu EIN puede ayudar a aumentar la calificación crediticia de tu empresa.

• Establecer credibilidad: los prestamistas, los bancos y las agencias de crédito consideran que el EIN es una señal de que tu empresa es legal y está establecida. También verifican el historial crediticio del EIN cuando solicitas préstamos, líneas de crédito o financiamiento de proveedores. Un historial crediticio sólido puede conducir a mejores condiciones o descuentos de proveedores.

Cómo un EIN respalda las operaciones comerciales internacionales

Si tu empresa opera a nivel internacional, el EIN puede ser tanto un requisito legal a efectos fiscales como una forma útil de indicar legitimidad a los socios comerciales extranjeros. Así es como un EIN afecta la manera de hacer negocios fuera de los EE. UU.

Banca internacional

Algunos bancos en el extranjero exigen que las empresas establecidas en los EE. UU. tengan un EIN para poder abrir cuentas bancarias comerciales, como prueba de que tu empresa está registrada ante el Gobierno de los EE. UU. Un EIN facilita la realización de transacciones financieras en el extranjero y el establecimiento de relaciones bancarias internacionales.

Normativa fiscal

El IRS exige a las empresas estadounidenses que informen sus ganancias en el extranjero. Un EIN es necesario para presentar formularios de impuestos internacionales y declarar activos en el extranjero de conformidad con las obligaciones fiscales nacionales e internacionales.

Licencias de importación y exportación

Para las empresas que participan en la importación o exportación de bienes, a menudo se requiere un EIN al solicitar licencias o permisos. Un EIN está vinculado con la identidad de una empresa, lo que facilita la aplicación de la ley de aduanas y el cumplimiento de las normas comerciales de los EE. UU.

Clientes y proveedores internacionales

Un EIN puede facilitar la gestión de contratos, pagos y otros procesos legales con clientes o proveedores internacionales. Proporciona una capa de legitimidad y formalidad a las operaciones de una empresa y puede dar a los socios internacionales la confianza de que están tratando con una entidad comercial reconocida.

Tratados fiscales

Los EE. UU. tienen tratados fiscales con muchos países, y, por lo general, se requiere un EIN para reclamar cualquier beneficio fiscal que pueda corresponder a tu empresa en virtud de estos acuerdos. Estos tratados pueden ayudar a reducir la doble tributación sobre las ganancias empresariales obtenidas en otros países, pero es probable que necesites un EIN para calificar.

Cómo solicitar un EIN

Empieza por recopilar información como el nombre legal de tu empresa, el nombre comercial (si corresponde), la estructura de la empresa (p. ej., LLC, sociedad anónima), el motivo de la solicitud (p. ej., iniciar una nueva empresa, contratar a empleados) y los datos personales de la parte responsable (por lo general, el propietario o el director ejecutivo).

Puedes solicitar un EIN en línea, por correo, por fax o por teléfono. Si realizas la solicitud en línea, tu empresa principal debe estar ubicada en los EE. UU. o en sus territorios. Asegúrate de seguir las indicaciones y completar la información requerida. Si presentas la solicitud en línea, deberías recibir tu EIN inmediatamente después de completar la información si todo está en orden. Para las solicitudes por correo o fax, tendrás que descargar y completar el formulario SS-4.

Presentar la solicitud en línea es el método más rápido y conveniente. Por lo general, las solicitudes por correo se procesan en un plazo de cuatro semanas, mientras que, si la solicitud se presenta por fax, generalmente se recibe el EIN en un plazo de cuatro días. Los solicitantes internacionales sin una dirección en los EE. UU. o un TIN pueden solicitar el EIN llamando al IRS.