Le numéro d’identification d’employeur (EIN) est un élément clé de la gestion d’une entreprise légitime. Il ne sert pas seulement à l’administration fiscale (IRS) pour vous surveiller, c’est l’identifiant de votre entreprise pour tout, de la déclaration de revenus à l’ouverture d’un compte bancaire, et il permet de séparer les finances de votre entreprise de vos comptes personnels. Si vous travaillez avec des fournisseurs, faites une demande de crédit ou embauchez des employés, vous aurez généralement besoin d’un EIN pour exercer votre activité.

Un EIN est également utile pour développer votre entreprise. Il facilite la mise en place de la paie, l’obtention d’un prêt, l’implantation à l’étranger et l’accès à certains avantages fiscaux. Nous décrivons ci-dessous plus en détail les avantages liés à l’obtention et à l’utilisation de votre EIN, quel que soit le stade de développement de votre entreprise.

Sommaire de cet article

• Qu’est-ce qu’un EIN ?
  
• Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d’un EIN ?
  
• Comment un EIN simplifie-t-il la déclaration fiscale des entreprises ?
  
• Quels sont les avantages d’un EIN pour l’embauche d’employés ?
  
• Comment utiliser votre EIN pour ouvrir un compte bancaire professionnel ?
  
• Quels sont les avantages d’un EIN pour renforcer la cote de solvabilité de l’entreprise ?
  
• Comment un EIN soutient-il les opérations commerciales internationales ?
  
• Comment faire une demande d’EIN ?
  

Qu’est-ce qu’un EIN ?

Un EIN est un numéro unique à neuf chiffres attribué par l’IRS pour identifier une entité commerciale à des fins fiscales ; il est similaire à un numéro de sécurité sociale (SSN), mais pour votre entreprise. Il est utilisé pour les déclarations fiscales, les demandes de licences d’exploitation, l’ouverture d’un compte bancaire professionnel et pour d’autres activités financières et juridiques.

Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d’un EIN ?

Si vous envisagez d’embaucher des employés, d’exercer vos activités en tant que société ou partenariat ou de répondre à d’autres exigences de l’IRS, vous aurez besoin d’un EIN. Même les sociétés à responsabilité limitée (LLC) et les entrepreneurs individuels qui n’ont pas d’employés peuvent avoir besoin d’un EIN pour séparer leurs finances personnelles de celles de leur entreprise.

Comment un EIN simplifie-t-il la déclaration fiscale des entreprises ?

Si votre entreprise est structurée sous la forme d’une société de capitaux ou de personnes ou si vous avez des employés, un EIN est requis. Vous avez besoin d’un EIN pour remplir vos déclarations fiscales et vous acquitter d’autres obligations fiscales telles que les charges sociales, les cotisations de sécurité sociale et l’assurance chômage. De nombreux États exigent également un EIN pour les déclarations fiscales relatives à la taxe sur les ventes, aux droits d’accise ou aux charges sociales de l’État.

Même les entreprises qui n’ont pas l’obligation légale d’utiliser un EIN pour les impôts peuvent avoir des raisons de le faire. Un EIN sépare une entreprise de l’identité personnelle de son propriétaire, ce qui peut être particulièrement important si un propriétaire d’entreprise gère plusieurs entités ou flux de revenus. L’utilisation d’un EIN permet de s’assurer que chaque flux de revenus est réparti correctement et distinctement, et de garder les dossiers fiscaux de chaque entreprise organisés. Le fait de lier toutes les déclarations, tous les paiements et toutes les demandes de renseignements à l’EIN d’une seule entité (plutôt que de regrouper tous les formulaires fiscaux sous un numéro de sécurité sociale) facilite la déclaration des revenus, la demande de déductions ou la demande de crédits pour cette entreprise. Cela crée une piste claire pour les audits et la conformité, et peut aider à éviter des problèmes potentiels à long terme.

Quels sont les avantages d’un EIN pour l’embauche d’employés ?

Si vous avez des employés, vous avez besoin d’un EIN. L’IRS et les administrateurs des avantages sociaux exigent l’EIN et vous permettent d’effectuer les opérations suivantes :

• Émettre des formulaires W-2, mettre en place des systèmes de paie et gérer les impôts fédéraux sur l’emploi

• Remplir le formulaire 941 (déclaration de revenus fédérale trimestrielle de l’employeur)

• Déclarer les impôts sur l’emploi au niveau de l’État

• Offrir des avantages tels qu’une assurance maladie, des régimes de retraite ou des options d’achat d’actions.

Comment utiliser votre EIN pour ouvrir un compte bancaire professionnel ?

Vous avez généralement besoin d’un EIN pour ouvrir un compte bancaire professionnel. Le fait d’avoir un EIN prouve que vous êtes une entreprise officielle enregistrée et que le compte sera utilisé à des fins commerciales.

Pour ouvrir un compte bancaire professionnel, vous devez fournir votre EIN, les documents de constitution de votre entreprise (tels que les documents relatifs à une LLC ou à la constitution), toute licence commerciale applicable et des documents indiquant qui est responsable si vous avez des partenaires.

Une fois que la banque a enregistré votre EIN, vous pouvez choisir le type de compte qui convient à votre entreprise, qu’il s’agisse d’un compte courant pour les dépenses quotidiennes ou d’un compte d’épargne pour constituer vos réserves de trésorerie.

Avoir un compte bancaire d’entreprise est le moyen le plus simple de séparer vos finances professionnelles de vos finances personnelles, et cela simplifie le suivi financier en cas d’audit. Si vous faites une demande de prêt ou de crédit d’entreprise, le prêteur vérifiera l’historique de votre compte professionnel pour avoir une idée de votre santé financière.

Quels sont les avantages d’un EIN pour renforcer la cote de solvabilité de l’entreprise ?

Lorsque vous utilisez un EIN pour les finances de votre entreprise, vous pouvez commencer à établir les antécédents de solvabilité pour cette entreprise. Voici quelques raisons pour lesquelles il est judicieux d’obtenir un EIN plutôt que d’utiliser votre numéro d’identification fiscale (TIN) personnel pour votre entreprise :

• Séparer les finances de l’entreprise des finances personnelles : l’utilisation d’un EIN permet de séparer le crédit d’entreprise de votre crédit personnel. Cela signifie que tout problème financier dans votre entreprise n’affectera pas votre cote de crédit personnelle. Cela limite également votre responsabilité personnelle en cas d’action en justice.

• Demande de crédit : la plupart des cartes de crédit d’entreprise exigent un EIN pour être appliquées. Les cartes de crédit d’entreprise offrent souvent des récompenses personnalisées liées aux dépenses de l’entreprise, et le fait d’avoir une carte de crédit d’entreprise liée à votre EIN peut aider à augmenter la cote de solvabilité de votre entreprise.

• Établir la crédibilité : les prêteurs, les banques et les organismes de crédit considèrent l’EIN comme le signe que votre entreprise est légale et établie. Ils vérifient également les antécédents de solvabilité de l’EIN lorsque vous demandez des prêts, des lignes de crédit ou un financement fournisseur. De bons antécédents de solvabilité peuvent permettre d’obtenir de meilleures conditions ou des remises de la part des fournisseurs.

Comment un EIN soutient-il les opérations commerciales internationales ?

Si votre entreprise exerce ses activités à l’international, l’EIN peut être à la fois une obligation légale à des fins fiscales et un moyen utile de signaler sa légitimité à des partenaires commerciaux étrangers. Voici l’impact d’un EIN sur les activités commerciales en dehors des États-Unis.

Banque internationale

Certaines banques à l’étranger exigent que les entreprises établies aux États-Unis aient un EIN pour ouvrir des comptes bancaires professionnels, comme preuve que votre entreprise est enregistrée auprès du gouvernement américain. Un EIN facilite les transactions financières à l’étranger et l’établissement de relations bancaires internationales.

Réglementation fiscale

L’IRS exige des entreprises américaines qu’elles déclarent leurs bénéfices à l’étranger. Un EIN est nécessaire pour remplir les formulaires fiscaux internationaux et déclarer les avoirs étrangers conformément aux obligations fiscales nationales et internationales.

Licences d’importation et d’exportation

Pour les entreprises impliquées dans l’importation ou l’exportation de marchandises, un EIN est souvent requis lors de la demande de licences ou de permis. L’EIN est lié à l’identité d’une entreprise, ce qui facilite l’application des lois douanières et le respect des règles commerciales américaines.

Clients et fournisseurs internationaux

Un EIN peut faciliter le traitement des contrats, des paiements et d’autres procédures juridiques avec des clients ou des fournisseurs internationaux. Il fournit une couche de légitimité et de formalité aux opérations d’une entreprise, et il peut donner aux partenaires internationaux l’assurance qu’ils traitent avec une entité commerciale reconnue.

Conventions fiscales

Les États-Unis ont conclu des conventions fiscales avec de nombreux pays, et un EIN est généralement exigé pour bénéficier des avantages fiscaux qui pourraient s’appliquer à votre entreprise dans le cadre de ces accords. Ces conventions peuvent notamment réduire la double imposition sur les revenus perçus dans d’autres pays, mais vous devrez probablement présenter un EIN pour pouvoir y prétendre.

Comment faire une demande d’EIN ?

Commencez par recueillir des informations telles que la dénomination sociale de votre entreprise, son nom commercial (le cas échéant), sa structure (par exemple, LLC, société), la raison de votre demande (par exemple, création d’une nouvelle entreprise, embauche de salariés) et les informations personnelles du responsable (généralement le propriétaire ou le dirigeant principal).

Vous pouvez faire votre demande d’EIN en ligne, par courrier, par fax ou par téléphone. Si vous faites votre demande en ligne, votre activité principale doit être située aux États-Unis ou dans des territoires américains. Veillez à suivre les instructions et à fournir toutes les informations requises. Si vous faites votre demande en ligne, vous devriez recevoir votre EIN à l’issue du processus. Pour les demandes par courrier ou par fax, vous devrez télécharger et remplir le formulaire SS-4.

La demande en ligne est la méthode la plus rapide et la plus pratique. Les demandes par courrier sont généralement traitées dans un délai de quatre semaines. Pour les demandes par fax, comptez quatre jours pour recevoir votre EIN. Les demandeurs internationaux qui n’ont pas d’adresse aux États-Unis ou de TIN peuvent faire leur demande en appelant l’IRS.