Eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) ist eine wichtige Komponente für die Führung eines legitimen Unternehmens. Sie ist nicht nur für den Internal Revenue Service (IRS) gedacht, um Sie im Auge zu behalten, sondern dient als die ID Ihres Unternehmens für alle möglichen Funktionen, von der Steuererklärung bis zur Eröffnung eines Bankkontos. Außerdem trennt sie Ihre Geschäftsfinanzen von Ihren persönlichen Konten. Wenn Sie mit Anbietern zusammenarbeiten, Kredite beantragen oder Mitarbeiter/innen einstellen, benötigen Sie in der Regel eine EIN.

Eine EIN ist auch für das Wachstum Ihres Unternehmens nützlich. Sie erleichtert die Einrichtung der Gehaltsabrechnung, die Sicherung eines Kredits, die Gründung von Geschäften im Ausland und den Zugang zu bestimmten Steuervorteilen. Im Folgenden gehen wir näher auf die Vorteile ein, die mit der Beantragung und Verwendung Ihrer EIN verbunden sind – unabhängig davon, in welcher Phase sich Ihr Unternehmen befindet.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine EIN?
  
• Warum benötigen Unternehmen eine EIN?
  
• So vereinfacht eine EIN die Steuererklärung für Unternehmen
  
• Was sind die Vorteile einer EIN für die Einstellung von Personal?
  
• So verwenden Sie Ihre EIN zur Eröffnung von Geschäftskonten
  
• Was sind die Vorteile einer EIN für die Verbesserung der Geschäftsbonität?
  
• So unterstützt eine EIN internationale Geschäftsaktivitäten
  
• So beantragen Sie eine EIN
  

Was ist eine EIN?

Eine EIN ist eine eindeutige neunstellige Nummer, die vom IRS vergeben wird, um ein Unternehmen für Steuerzwecke zu identifizieren. Sie ähnelt einer Sozialversicherungsnummer (SSN), ist aber für Ihr Unternehmen gedacht. Sie wird für Steuererklärungen, die Beantragung von Geschäftslizenzen, die Eröffnung eines Geschäftskontos und andere finanzielle und rechtliche Aktivitäten verwendet.

Warum benötigen Unternehmen eine EIN?

Wenn Sie beabsichtigen, Mitarbeiter/innen einzustellen, als Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft zu agieren oder andere IRS-Anforderungen zu erfüllen, benötigen Sie eine EIN. Auch Gesellschaften mit beschränkter Haftung (Limited Liability Companies, LLCs) und Einzelunternehmer/innen ohne Angestellte können eine EIN benötigen, um ihre persönlichen und geschäftlichen Finanzen zu trennen.

So vereinfacht eine EIN die Steuererklärung für Unternehmen

Wenn Ihr Unternehmen als Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft strukturiert ist oder wenn Sie Angestellte haben, ist eine EIN erforderlich. Sie benötigen eine EIN, um Steuererklärungen einzureichen und andere steuerliche Verpflichtungen wie Lohnsteuern, Sozialversicherungsbeiträge und Arbeitslosenversicherung abzuwickeln. Viele Bundesstaaten verlangen außerdem eine EIN für Steuererklärungen für Verkaufssteuer, Verbrauchssteuern oder bundesstaatliche Lohnsteuern.

Auch für Unternehmen, die nicht gesetzlich verpflichtet sind, eine EIN für Steuern zu verwenden, kann es Gründe geben, diese zu beantragen. Eine EIN trennt ein Unternehmen von der persönlichen Identität seiner Inhaber/innen, was besonders wichtig sein kann, wenn Geschäftsinhaber/innen mehrere Unternehmen oder Einnahmequellen verwalten. Die Verwendung einer EIN stellt sicher, dass jede Einnahmequelle korrekt und eindeutig zugeordnet wird, und trägt dazu bei, die Steuerunterlagen jedes Unternehmens zu organisieren. Die Verknüpfung aller Erklärungen, Zahlungen und Anfragen mit der EIN eines einzigen Unternehmens (anstatt jedes Steuerformular unter einer SSN zusammenzufassen) erleichtert die Meldung von Einkünften, die Geltendmachung von Abzügen oder die Beantragung von Gutschriften für dieses Unternehmen. Sie schafft einen klaren Pfad für Audits und Compliance und kann dazu beitragen, potenzielle Probleme in Zukunft zu vermeiden.

Was sind die Vorteile einer EIN für die Einstellung von Personal?

Wenn Sie Mitarbeiter/innen einstellen, benötigen Sie eine EIN. Eine EIN ist eine gesetzliche Anforderung des IRS von Leistungsverwaltern, die Ihnen Folgendes ermöglicht:

• Ausstellung von W-2-Formularen, Einrichtung von Gehaltsabrechnungssystemen und Abwicklung von Bundeslohnsteuern

• Einreichung des Formulars 941 (vierteljährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers)

• Einreichung von Lohnsteuererklärungen auf bundesstaatlicher Ebene

• Angebot von Leistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge oder Aktienoptionen

So verwenden Sie Ihre EIN zur Eröffnung von Geschäftskonten

In der Regel benötigen Sie eine EIN, um ein Geschäftskonto zu eröffnen. Mit einer EIN belegen Sie, dass Sie ein offizielles, registriertes Unternehmen sind und dass das Konto für geschäftliche Zwecke verwendet wird.

Um ein Geschäftskonto zu eröffnen, müssen Sie Ihre EIN, Ihre Gründungsunterlagen (z. B. LLC- oder Gründungsdokumente), alle anwendbaren Geschäftslizenzen und Unterlagen vorlegen, aus denen hervorgeht, wer verantwortlich ist, wenn es mehrere Partner gibt.

Sobald die Bank Ihre EIN hinterlegt hat, können Sie die Art des Kontos wählen, das zu Ihrem Unternehmen passt, sei es ein Girokonto für tägliche Ausgaben oder ein Sparkonto zum Aufbau Ihrer Bargeldreserven.

Ein Geschäftskonto ist der einfachste Weg, Ihre geschäftlichen und persönlichen Finanzen zu trennen, und es vereinfacht die finanzielle Nachverfolgung, falls Sie einer Steuerprüfung unterzogen werden. Wenn Sie ein Darlehen oder einen Geschäftskredit beantragen, überprüft der Kreditgeber Ihre Geschäftskontohistorie, um ein Gefühl für Ihre finanzielle Gesundheit zu bekommen.

Was sind die Vorteile einer EIN für die Verbesserung der Geschäftsbonität?

Wenn Sie eine EIN für die Finanzen Ihres Unternehmens verwenden, können Sie damit beginnen, eine Kredithistorie für dieses Unternehmen aufzubauen. Hier sind einige Gründe, warum es eine gute Idee ist, eine EIN zu beantragen, anstatt Ihre persönliche Steuerzahleridentifikationsnummer (TIN) für Ihr Unternehmen zu verwenden:

• Trennung von geschäftlichen und privaten Finanzen: Durch die Verwendung einer EIN wird die Bonität des Unternehmen von Ihrer persönlichen Bonität getrennt. Dies bedeutet, dass sich finanzielle Probleme in Ihrem Unternehmen nicht auf Ihre persönliche Kreditwürdigkeit auswirken. Das schränkt auch Ihre persönliche Haftung im Falle von Rechtsstreitigkeiten ein.

• Beantragung von Krediten: Für die meisten Geschäftskreditkarten ist eine EIN erforderlich. Geschäftskreditkarten bieten oft individuelle Prämien, die an Geschäftsausgaben gebunden sind. Wenn eine Geschäftskreditkarte mit Ihrer EIN verknüpft ist, kann dies dazu beitragen, die Kreditwürdigkeit Ihres Unternehmens zu verbessern.

• Aufbau von Glaubwürdigkeit: Kreditgeber, Banken und Kreditauskunfteien werten eine EIN als Zeichen dafür, dass Ihr Unternehmen legal und etabliert ist. Sie überprüfen auch die Kredithistorie der EIN, wenn Sie Darlehen, Kreditlinien oder Anbieterfinanzierungen beantragen. Eine starke Bonität kann zu besseren Konditionen oder Anbieterrabatten führen.

So unterstützt eine EIN internationale Geschäftsaktivitäten

Wenn Ihr Unternehmen international tätig ist, kann eine EIN sowohl eine gesetzliche Verpflichtung für steuerliche Zwecke sein als auch eine hilfreiche Möglichkeit, ausländischen Geschäftspartnern Legitimität zu signalisieren. So wirkt sich eine EIN auf Geschäfte außerhalb der USA aus.

Internationales Banking

Einige Banken im Ausland verlangen von in den USA ansässigen Unternehmen eine EIN, um Geschäftskonten zu eröffnen. Dies ist der Nachweis, dass Ihr Unternehmen bei der US-Regierung registriert ist. Eine EIN erleichtert die Durchführung von Finanztransaktionen im Ausland und den Aufbau internationaler Bankbeziehungen.

Steuerliche Bestimmungen

Der IRS verlangt von US-Unternehmen, Auslandseinnahmen zu melden. Eine EIN ist für die Einreichung internationaler Steuerformulare und die Meldung ausländischer Vermögenswerte in Übereinstimmung mit nationalen und internationalen Steuerpflichten erforderlich.

Import- und Exportlizenzen

Für Unternehmen, die an der Einfuhr oder Ausfuhr von Waren beteiligt sind, ist bei der Beantragung von Lizenzen oder Genehmigungen häufig eine EIN erforderlich. Eine EIN ist an die Unternehmensidentität geknüpft, was die Einhaltung von Zollvorschriften und US-Handelsregeln erleichtert.

Internationale Kundschaft und Anbieter

Eine EIN kann die Abwicklung von Verträgen, Zahlungen und anderen rechtlichen Prozessen mit internationalen Kundenunternehmen oder Anbietern erleichtern. Sie bietet eine Ebene der Legitimität und Formalität für die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens und kann internationalen Partnern die Gewissheit geben, dass sie es mit einem anerkannten Unternehmen zu tun haben.

Steuerabkommen

Die USA haben mit vielen Ländern Steuerabkommen geschlossen. In der Regel ist eine EIN erforderlich, um alle Steuervorteile in Anspruch zu nehmen, die im Rahmen dieser Abkommen für Ihr Unternehmen gelten könnten. Diese Abkommen können dazu beitragen, die Doppelbesteuerung von in anderen Ländern erzielten Geschäftseinkünften zu reduzieren. Sie benötigen aber wahrscheinlich eine EIN, um sich zu qualifizieren.

So beantragen Sie eine EIN

Beginnen Sie mit der Erfassung von Informationen wie dem rechtsgültigen Namen Ihres Unternehmens, dem Handelsnamen (falls zutreffend), der Unternehmensstruktur (z. B. LLC, Kapitalgesellschaft), dem Grund für die Beantragung (z. B. Gründung eines neuen Unternehmens, Einstellung von Personal) und den persönlichen Daten der verantwortlichen Partei (in der Regel Inhaber/in oder Geschäftsführer/in).

Sie können eine EIN online, per Post, per Fax oder telefonisch beantragen. Wenn Sie einen Online-Antrag stellen, muss sich Ihr Hauptunternehmen in den USA oder US-Territorien befinden. Folgen Sie den Anweisungen und füllen Sie die erforderlichen Informationen aus. Wenn Sie sich online bewerben, sollten Sie Ihre EIN sofort nach Abschluss erhalten, wenn alles in Ordnung ist. Für Post- oder Faxanträge müssen Sie das Formular SS-4 herunterladen und ausfüllen.

Die Online-Beantragung ist die schnellste und bequemste Methode. Anträge per Post werden in der Regel innerhalb von vier Wochen bearbeitet, bei der Beantragung per Fax erhalten Sie Ihre EIN in der Regel innerhalb von vier Tagen. Internationale Antragsteller/innen ohne US-Adresse oder TIN können einen Antrag stellen, indem Sie den IRS anrufen.