Een werkgeversidentificatienummer (EIN) is een belangrijk onderdeel voor het runnen van een legitieme onderneming. Met het nummer kan niet alleen de Internal Revenue Service (IRS) je in de gaten houden, ook is het de ID van je onderneming voor alles: van het indienen van belastingaangiften tot het openen van een bankrekening. En het nummer houdt je bedrijfsfinanciën gescheiden van je persoonlijke rekeningen. Als je met leveranciers werkt, krediet aanvraagt of werknemers in dienst neemt, heb je over het algemeen een EIN nodig.

Een EIN is ook handig om je onderneming te laten groeien. Je kunt gemakkelijker een salarisadministratie opzetten, een lening afsluiten, activiteiten in het buitenland beginnen en toegang krijgen tot bepaalde belastingvoordelen. Hieronder bespreken we de voordelen van het verkrijgen en gebruiken van je EIN, ongeacht de fase waarin je onderneming zich bevindt.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een EIN?
  
• Waarom hebben ondernemingen een EIN nodig?
  
• Hoe een EIN de belastingaangifte van een onderneming vereenvoudigt
  
• Wat zijn de voordelen van een EIN voor het aannemen van werknemers?
  
• Hoe je met een EIN zakelijke bankrekeningen kunt openen
  
• Wat zijn de voordelen van een EIN voor het opbouwen van bedrijfskrediet?
  
• Hoe een EIN de internationale bedrijfsvoering ondersteunt
  
• Een EIN aanvragen
  

Wat is een EIN?

Een EIN is een uniek negencijferig nummer dat door de IRS wordt toegewezen om een bedrijfsentiteit voor belastingdoeleinden te identificeren. Het is vergelijkbaar met een socialezekerheidsnummer (SSN), maar dan voor je onderneming. Het nummer wordt gebruikt voor het doen van belastingaangifte, het aanvragen van bedrijfslicenties, het openen van een zakelijke bankrekening en andere financiële en juridische activiteiten.

Waarom hebben ondernemingen een EIN nodig?

Als je van plan bent werknemers in dienst te nemen, als onderneming of vennootschap te opereren, of aan andere IRS vereisten moet voldoen, heb je een EIN nodig. Zelfs vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (LLC's) en eenmanszaken zonder werknemers willen misschien wel een EIN om hun persoonlijke en zakelijke financiën te scheiden.

Hoe een EIN de belastingaangifte van een onderneming vereenvoudigt

Als je bedrijf is gestructureerd als een onderneming, maatschap of als je werknemers hebt, is een EIN vereist. Je hebt een EIN nodig om belastingaangifte te doen en andere belastingverplichtingen af te handelen, zoals loonheffingen, socialezekerheidsbijdragen en werkloosheidsverzekeringen. Veel staten vereisen ook een EIN voor belastingaangiften voor omzetbelasting, accijnzen of loonbelasting van de staat.

Zelfs ondernemingen die niet wettelijk verplicht zijn een EIN te gebruiken voor belastingen, kunnen redenen hebben om dat wel te doen. Een EIN scheidt een onderneming van de persoonlijke identiteit van de eigenaar, wat vooral belangrijk kan zijn als een bedrijfseigenaar meerdere entiteiten of inkomstenstromen beheert. Het gebruik van een EIN zorgt ervoor dat elke inkomstenstroom correct en duidelijk wordt toegewezen. Ook helpt het nummer de belastingadministratie van elke onderneming georganiseerd te houden. Door alle aangiften, betalingen en vragen te koppelen aan het EIN van één entiteit (in plaats van alle belastingformulieren op één hoop te gooien onder een SSN), wordt het eenvoudiger om inkomsten te melden, aftrekposten te claimen of kredieten voor die onderneming aan te vragen. Het creëert een duidelijk spoor voor audits en naleving, en het kan potentiële problemen in de loop van de tijd helpen voorkomen.

Wat zijn de voordelen van een EIN voor het aannemen van werknemers?

Als je werknemers hebt, heb je een EIN nodig. Een EIN is een wettelijke vereiste van de IRS en instanties voor arbeidsvoorwaarden. Met het nummer kun je:

• W-2-formulieren uitgeven, salarissystemen opzetten en federale arbeidsbelastingen afhandelen

• Formulier 941 indienen (driemaandelijkse federale belastingaangifte van de werkgever)

• Belastingaangifte doen op staatsniveau

• Arbeidsvoorwaarden regelen, zoals een ziektekostenverzekering, pensioenplannen of aandelenopties

Hoe je met een EIN zakelijke bankrekeningen kunt openen

Je hebt meestal een EIN nodig om een zakelijke bankrekening te openen. Een EIN bewijst dat je een officiële, geregistreerde onderneming bent en dat de rekening voor zakelijke doeleinden zal worden gebruikt.

Wil je een zakelijke bankrekening openen, dan moet je je EIN, je bedrijfsoprichtingspapieren (zoals LLC of oprichtingsdocumenten), eventuele toepasselijke bedrijfsvergunningen en documentatie verstrekken waaruit blijkt wie de leiding heeft als je partners hebt.

Zodra de bank je EIN heeft geregistreerd, kun je het type rekening kiezen dat bij je onderneming past, of dat nu een betaalrekening is voor dagelijkse uitgaven of een spaarrekening om je kasreserves op te bouwen.

Een zakelijke bankrekening is de gemakkelijkste manier om je zakelijke en persoonlijke financiën te scheiden. En zo'n rekening vereenvoudigt het bijhouden van financiën voor het geval je wordt gecontroleerd. Als je een lening of zakelijk krediet aanvraagt, controleert de geldschieter de geschiedenis van je zakelijke rekening om een idee te krijgen van je financiële gezondheid.

Wat zijn de voordelen van een EIN voor het opbouwen van bedrijfskrediet?

Als je een EIN gebruikt voor de financiën van je onderneming, kun je beginnen met het opbouwen van een kredietgeschiedenis. Hier volgen enkele redenen waarom het een goed idee is om een EIN aan te vragen in plaats van je persoonlijke belastingidentificatienummer (TIN) voor je onderneming te gebruiken:

• Zakelijke financiën scheiden van persoonlijke: Met een EIN houd je zakelijk krediet gescheiden van je persoonlijke krediet. Dit betekent dat eventuele financiële problemen bij je onderneming geen invloed hebben op je persoonlijke kredietscore. Het beperkt ook je persoonlijke aansprakelijkheid in geval van juridische stappen.

• Krediet aanvragen: Voor de meeste zakelijke creditcards is een EIN vereist om een aanvraag in te dienen. Zakelijke creditcards bieden vaak aangepaste beloningen die zijn gekoppeld aan zakelijke uitgaven. Een zakelijke creditcard gekoppeld aan je EIN kan helpen bij het opbouwen van de kredietscore van je onderneming.

• Geloofwaardigheid opbouwen: Kredietverstrekkers, banken en kredietbureaus beschouwen een EIN als een teken dat je onderneming legaal en gevestigd is. Ze controleren ook de kredietgeschiedenis van het EIN wanneer je leningen, kredietlijnen of leveranciersfinanciering aanvraagt. Een goede kredietgeschiedenis kan leiden tot betere voorwaarden of leverancierskortingen.

Hoe een EIN de internationale bedrijfsvoering ondersteunt

Als je onderneming internationaal opereert, kan een EIN zowel een wettelijke vereiste zijn voor belastingdoeleinden als een nuttige manier om legitimiteit aan te tonen aan buitenlandse zakenpartners. Dit is de invloed van een EIN op zakendoen buiten de VS.

Internationaal bankieren

Sommige banken in het buitenland vereisen dat in de VS gevestigde ondernemingen een EIN hebben om zakelijke bankrekeningen te openen, als bewijs dat je onderneming is geregistreerd bij de Amerikaanse overheid. Met een EIN kun je gemakkelijker financiële transacties in het buitenland uitvoeren en internationale bankrelaties aangaan.

Belastingregelgeving

De IRS vereist dat Amerikaanse ondernemingen buitenlandse inkomsten rapporteren. Een EIN is nodig voor het indienen van internationale belastingformulieren en het rapporteren van buitenlandse activa in overeenstemming met zowel binnenlandse als internationale belastingverplichtingen.

Import- en exportvergunningen

Voor ondernemingen die betrokken zijn bij het importeren of exporteren van goederen, is vaak een EIN vereist bij het aanvragen van licenties of vergunningen. Een EIN is gekoppeld aan de identiteit van een onderneming, waardoor het gemakkelijker wordt om door de douane te navigeren en aan de Amerikaanse handelsregels te voldoen.

Internationale klanten en leveranciers

Een EIN kan het gemakkelijker maken om contracten, betalingen en andere juridische processen met internationale klanten of leveranciers af te handelen. Het nummer vergroot de legitimiteit en formaliteit rondom de activiteiten van een onderneming, en het kan internationale partners het vertrouwen geven dat ze te maken hebben met een erkende bedrijfsentiteit.

Belastingverdragen

De VS heeft belastingverdragen met veel landen. Een EIN is meestal vereist om aanspraak te kunnen maken op belastingvoordelen die op grond van deze overeenkomsten op je onderneming van toepassing zijn. Deze verdragen kunnen helpen bij het verminderen van dubbele belasting op bedrijfsinkomsten die in andere landen worden verdiend. Maar je hebt waarschijnlijk een EIN nodig om in aanmerking te komen.

Een EIN aanvragen

Begin met het verzamelen van informatie zoals de wettelijke naam van je onderneming, handelsnaam (indien van toepassing), bedrijfsstructuur (bijv. LLC, onderneming), reden voor aanmelding (bijv. een nieuw bedrijf starten, werknemers in dienst nemen) en de persoonlijke gegevens van de verantwoordelijke partij (meestal de eigenaar of hoofdfunctionaris).

Je kunt online, per post, per fax of telefonisch een EIN aanvragen. Als je online een aanvraag indient, moet je hoofdvestiging in de VS of de Amerikaanse territoria zijn. Volg de aanwijzingen op en vul de vereiste informatie in. Als je het nummer online aanvraagt, ontvangt je het EIN onmiddellijk na voltooiing als alles in orde is. Als je je wilt aanmelden per e-mail of fax, moet je het SS-4-formulier downloaden en invullen.

De online aanvraag is de snelste en handigste methode. Aanvragen per post worden doorgaans binnen vier weken verwerkt, terwijl je het EIN over het algemeen binnen vier dagen ontvangt als je per fax doet. Internationale aanvragers zonder adres of TIN in de VS kunnen een aanvraag indienen door de IRS te bellen.