Tanto si vas a constituir una corporación, una sociedad o una empresa unipersonal con empleados, vas a necesitar un número de identificación del empleador (EIN). Este número te permite llevar a cabo diversas acciones, desde abrir una cuenta bancaria comercial hasta declarar impuestos. Pero, ¿cuánto tiempo se tarda en adquirir un EIN?

A continuación, explicaremos los plazos para obtener el EIN, incluidos los posibles retrasos, y cómo llevar a cabo el proceso de solicitud.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un EIN y por qué necesitas uno?
  
• Cómo solicitar un EIN
  
• ¿Cuánto tiempo suele tardar en obtenerse un EIN?
  
• ¿Qué puede retrasar el proceso de solicitud del EIN?
  
• Cómo obtener un EIN si no eres ciudadano estadounidense
  

¿Qué es un EIN y por qué lo necesitas?

Un EIN es un número de nueve dígitos que la agencia tributaria estadounidense (el IRS) otorga a las empresas en los Estados Unidos. Funciona como un número del Seguro Social (SSN) para la empresa y permite al IRS rastrear la empresa con fines fiscales.

Los propietarios de empresas necesitan los EIN para declarar los impuestos de la empresa, contratar empleados y abrir cuentas bancarias empresariales. Cualquier persona que forme una corporación o sociedad debe obtener un EIN. Los empresarios individuales o las sociedades de responsabilidad limitada (LLC) solo necesitan un EIN si contratan empleados.

Cómo solicitar un EIN

Hay varias formas de solicitar el EIN, y cada una tiene su propio cronograma de procesamiento.

En línea

Presentar una solicitud en línea es la forma más rápida y sencilla que tienes de obtener el EIN. Si lo solicitas directamente a través del sitio web del IRS, recibirás tu EIN inmediatamente después de enviar la solicitud. Para utilizar el sistema en línea, tu negocio principal o residencia legal debe estar ubicada en los EE. UU. o sus territorios. Solo puedes presentar tu solicitud de lunes a viernes, de 7:00 a. m. a 10:00 p. m., hora del este; además, deberás completar la solicitud en una sola sesión, ya que el sistema agota el tiempo de espera después de 15 minutos de inactividad. Después, deberás imprimir o guardar tu carta de confirmación de EIN inmediatamente, ya que no la podrás descargar más tarde.

Correo

También puedes completar el formulario SS-4 y enviarlo por correo al IRS para obtener un EIN. Este proceso generalmente tarda alrededor de cuatro semanas, aunque podría ser más largo dependiendo de la carga de trabajo del IRS. Si tu empresa se encuentra fuera de los EE. UU. o si trabajas con un representante legal, el envío por correo postal puede ser tu mejor opción. La dirección postal del IRS varía según la ubicación de tu empresa, así que revisa las instrucciones del formulario para asegurarte de que van al lugar correcto.

Fax

Enviar el formulario SS-4 por fax lleva más tiempo que solicitar un EIN en línea, pero menos que hacerlo por correo. Por lo general, recibirás tu EIN por fax en un plazo de cuatro días hábiles. Para solicitar por fax, solo tienes que completar el formulario y enviarlo por fax al IRS. Al igual que con el correo, el número de fax que utilices depende de la ubicación de tu empresa. El envío de faxes es ideal si no cumples las condiciones para el método en línea pero no puedes esperar varias semanas a recibir el envío por correo.

¿Cuánto tiempo se tarda normalmente en obtener el EIN?

El tiempo que se tarda en obtener un EIN depende de cómo se solicite:

• En línea: Inmediatamente después de enviar la solicitud a través del sitio web del IRS

• Fax: Alrededor de cuatro días hábiles

• Correo: Alrededor de cuatro semanas

Si tienes prisa, la mejor opción es solicitarlo en línea. Sin embargo, para hacerlo, tu residencia legal o empresa principal debe estar en los EE. UU. o sus territorios.

¿Qué puede retrasar el proceso de solicitud del EIN?

Varios factores pueden retrasar el proceso de obtención de un EIN. Estos son los más comunes.

• Información incorrecta: Enviar una solicitud con datos incompletos o incorrectos, como un nombre de la empresa mal escrito o un número de la Seguridad Social (SSN) incorrecto, puede retrasar las cosas. En tales casos, el IRS podría obligarte a aclarar datos o solicitarte información adicional antes de emitir el EIN.

• Problemas técnicos: Si presentas la solicitud en línea, las interrupciones del sistema o los errores en el sitio web del IRS pueden causar demoras ocasionalmente.

• Tiempo de procesamiento del correo: Si presentas la solicitud por correo, pueden ocurrir retrasos debido al volumen de solicitudes que procesa el IRS, especialmente durante la temporada alta de impuestos. Solicitar un EIN por correo ya es de por sí es el método más lento, pero los días festivos o los retrasos del IRS pueden extender el tiempo de espera más allá de las cuatro semanas habituales.

• Solicitudes internacionales: Para las empresas fuera de los EE. UU. que presenten las solicitudes por correo, estas pueden tardar más en llegar a la oficina del IRS debido a retrasos en la oficina de correos.

Cómo obtener el EIN si no eres ciudadano estadounidense

Si no tienes la ciudadanía estadounidense, pero necesitas un EIN para tu empresa, el proceso sigue siendo bastante sencillo. Debido a que no puedes presentar la solicitud en línea, tendrás que completar el formulario SS-4 y proporcionar información sobre la estructura y ubicación de tu empresa. El IRS no requiere que tengas un SSN o un número de identificación personal del contribuyente (ITIN) para solicitar un EIN, por lo que puedes dejar esa sección del formulario en blanco. A continuación te explicamos qué puedes hacer.

• Presentar la solicitud por teléfono: Los ciudadanos no estadounidenses pueden solicitar un EIN llamando directamente al IRS al +1 267-941-1099. Este no es un número gratuito, por lo que es posible que se apliquen tarifas de llamadas internacionales. El IRS recibe llamadas de lunes a viernes, de 6:00 a. m. a 11:00 p. m., hora del este. La persona que llame tendrá que responder a preguntas sobre el formulario SS-4 y debe ser designada como persona autorizada para recibir el EIN a través de la sección de personas designadas por terceros del formulario. El IRS generalmente asignará un EIN durante la llamada. La persona autorizada debe anotarlo en la esquina superior derecha del formulario, luego firmarlo y ponerle la fecha para conservarlo en los registros de su empresa.

• Presenta la solicitud por correo o fax: Envía por correo o fax el formulario SS-4 al IRS. Si bien este método lleva más tiempo que solicitarlo por teléfono, es una opción viable si prefieres manejar las cosas por escrito. Visita el sitio web de IRS para obtener la información respectiva.

Cómo ahorrar dinero en la constitución de una empresa

Aunque algunas tasas de constitución son inevitables, es posible reducir los costes para la empresa gestionando todo lo que se pueda con recursos internos y recurriendo a asistencia profesional cuando sea necesario. Analicemos ahora algunas estrategias clave para ahorrar.

• Constitución independiente: si la estructura de tu negocio es sencilla y te desenvuelves bien con los trámites, puedes presentar los documentos de constitución por tu cuenta y ahorrar cientos o incluso miles de dólares en tasas legales. Existen recursos y guías en línea que te ayudarán a lo largo del proceso.

• Comparar servicios de agente registrado: los honorarios de los agentes registrados varían de un proveedor a otro. Compara los precios y los servicios de varias empresas para encontrar la mejor opción según tus necesidades y el coste.

• Considera la posibilidad de formar una sociedad de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés: las sociedades de responsabilidad limitada suelen ser más sencillas y baratas que las sociedades anónimas, por lo que se trata de una opción rentable para las pequeñas empresas.

• Elige la ubicación adecuada: en algunos lugares se pagan tasas de presentación e impuestos de franquicia más bajos que en otros. Investiga al respecto para averiguar qué sitios ofrecen los entornos empresariales más favorables para tu sector y presupuesto. Por ejemplo, Delaware es una elección habitual en EE. UU. debido a que cuenta con una legislación favorable para las empresas y aplica tasas bajas.

• Aprovecha los servicios legales en línea: los servicios legales en línea ofrecen paquetes asequibles que pueden servirte de guía en el proceso de constitución e incluyen plantillas de los documentos necesarios. Algunos incluso pueden ofrecer descuentos y promociones para nuevos clientes. Esta opción puede ser más barata que contratar a un abogado.

• Negocia los honorarios profesionales: si necesitas contratar a un abogado o a un contable, no dudes en negociar sus honorarios. Es posible que algunos profesionales ofrezcan descuentos para startups o pequeñas empresas.

• Planifica los costes fijos: aunque ahorrar en los costes iniciales de constitución es importante, asegúrate de tener en cuenta los gastos fijos, como las tasas por los informes anuales, los impuestos de franquicia y los honorarios del agente registrado.