株式会社、組合、個人事業主 (従業員あり) のいずれで事業を開始する場合でも、雇用者識別番号 (EIN) の取得は不可欠です。EIN があれば、事業用銀行口座の開設から納税申告まで、さまざまな手続きを行うことができます。しかし、EIN の取得にはどの程度の時間を要するのでしょうか。

本記事では、遅延のケースを含む EIN 取得スケジュールと、申請プロセスの進め方について解説します。

本記事の内容

• EIN とは？EIN が必要とされる理由
  
• EIN の申請方法
  
• EIN の取得所要時間
  
• EIN 申請プロセスの遅延要因
  
• 非米国市民が EIN を取得する方法
  

EIN とは？EIN が必要とされる理由

EIN は、アメリカ内国歳入庁 (IRS) がアメリカの企業に割り当てる 9 桁の番号です。企業の社会保障番号 (SSN) のように機能し、IRS が税務目的で企業を追跡するために用いられます。

事業主は、事業税の申告、従業員の雇用、事業用銀行口座の開設を行う際に EIN の提示を求められます。また、株式会社や組合を設立する者は誰でも EIN を取得する必要があります。個人事業主または有限責任会社 (LLC) は、従業員を雇用する場合にのみ EIN が必要になります。

EIN の申請方法

EIN を申請する方法はいくつかあり、それぞれ独自の処理スケジュールが設けられています。

オンライン

オンライン申請は、EIN を取得するうえで最も迅速かつ簡単な方法です。IRS のウェブサイトから直接申請する場合は、申請書を提出するとすぐに EIN が届きます。オンラインシステムを利用するには、主たる事業の拠点または法律上の住所がアメリカまたはアメリカ領土に属していなければなりません。月曜日から金曜日の午前 7:00 から午後 10:00 (東部標準時) にのみ申請可能で、15 分間操作がないとシステムがタイムアウトするため、1 回のセッションで申請を完了する必要があります。その後、すぐに EIN が記載されたコンファメーションレターを印刷または保存してください。後でダウンロードすることはできません。

郵送

Form SS-4 に記入して IRS に郵送し、EIN を取得することもできます。このプロセスは通常約 4 週間かかりますが、時期によってはそれ以上かかることもあります。会社の拠点がアメリカ国外である場合、またはアメリカ国内に法定代理人が存在する場合は、郵送が最適な選択肢になることがあります。IRS の郵送先住所は会社の所在地によって異なるため、フォームの指示をよくご覧になり、正しい宛先に届くことを確認してください。

ファックス

ファックスで Form SS-4 を提出して EIN を取得する場合、オンライン申請よりも時間がかかりますが、郵送で申請するよりも早く取得できます。大抵の場合、4 営業日以内にファックスで EIN が届きます。ファックスでの申請は、フォームを記入し IRS にファックスするだけで完了します。郵便と同様、使用するファックス番号も会社の所在地によって異なります。ファックスは、オンライン申請の資格がない企業向けの手段であり、郵送より短い期間で EIN を取得したいような場合に最適です。

EIN の取得所要時間

EIN の取得にかかる時間は、申請方法によって異なります。

• オンライン:IRS のウェブサイトで申請書を提出した直後

• ファックス:約 4 営業日

• 郵送:約 4 週間

取得を急がれる場合は、オンラインで申請するのが最善です。ただし、オンライン申請するには、法律上の住所または主たる事業の拠点がアメリカまたはアメリカ領土に属している必要があります。

EIN 申請プロセスの遅延要因

EIN の取得プロセスは、一部の要因により遅れることがあります。よくある要因としては、以下のようなものがあります。

• 情報の誤り:会社名の誤表記や間違った SSN など、不完全または不正確な情報を含む申請書を提出すると、処理が遅れる可能性があります。このような場合、IRS は EIN を発行する前に、情報を明確にするか、追加情報を要求する措置をとります。

• 技術的な問題:オンラインで申請する場合、システムの停止や IRS 公式サイトのエラーなどにより、遅延が発生することがあります。

• 郵送の処理時間:郵送で申請する場合、特に確定申告期間中は、IRS の申請処理量が多くなるため、遅延が発生する可能性があります。郵送による EIN の申請は、先にも述べたとおり最も遅い方法ですが、休日の関係や IRS のバックログにより、待機期間が通常の 4 週間を超える場合があります。

• 国外申請:アメリカ国外の企業が郵送で申請する場合、郵便局の処理スピードによっては、申請書が IRS 事務書に遅れて届く場合があります。

非米国市民が EIN を取得する方法

アメリカ市民ではない人が事業で EIN を必要とする場合でも、取得のプロセスはかなり簡単です。オンライン申請は認められないため、代わりに Form SS-4 に記入し、会社形態と所在地に関する情報を提供します。IRS は、EIN を申請する際に SSN や個人納税者番号 (ITIN) の提出を義務付けていないため、該当部分は空欄のままで構いません。具体的な申請方法は以下のとおりです。

• 電話での申請:アメリカ市民以外の方は、IRS に直接電話 (+1 267-941-1099) することで EIN を申請できます。この番号はフリーダイヤルではないため、国際電話料金が発生する場合があります。IRS は、毎週月曜日から金曜日の午前 6:00 から午後 11:00 (東部標準時) まで電話対応を受け付けています。申請者は、Form SS-4 に関する質問に答える必要があり、またフォームの第三者被指名人セクションに記載された EIN を受け取る権限のある人物でなければなりません。IRS は通常、通話中に EIN を割り当てます。受領者は、フォームの右上隅に番号を書き留め、会社の記録用に署名と日付を記入する必要があります。

• 郵送またはファックスでの申請:Form SS-4 を IRS に郵送またはファックスしてください。この方法は電話で申請するよりも時間がかかりますが、書面で処理することが可能です。各方法の詳しい情報については、IRS のウェブサイトをご覧ください。

法人設立時のコストを削減する方法

一部の設立コストは避けられませんが、可能な限り社内で処理し、必要な場合に専門家に支援を求めることで、事業者が負担するコストを削減できます。主なコスト削減対策を以下にご紹介します。

• DIY での法人設立: 事業形態がシンプルで、書類作成に対応できる場合は、設立書類を自分で提出することで、弁護士費用を数百ドルから数千ドル節約できる可能性があります。手続きに役立つオンラインのリソースやガイドも用意されています。

• 登録代理人サービスの比較: 登録代理人の手数料は事業者ごとに異なります。複数の会社の料金とサービス内容を比較して、自社のニーズに最も合うものを選べます。

• LLC の設立の検討: 有限責任会社 (LLC) は株式会社よりも設立手続きが簡単で、費用も低く抑えられることが多いため、小規模事業者にとって費用対効果の高い選択肢になります。

• 適切な設立地の選択: 地域によって申請手数料やフランチャイズ税は異なります。業種や予算にとって最も有利な事業環境がどこかを判断するために、複数の地域を調査しましょう。たとえば、デラウェア州は、事業に有利な法律と低い手数料を理由に、アメリカで人気の高い選択肢です。

• オンラインの法律サービスの活用: オンラインの法律サービスでは、法人設立の手続きを案内する手頃な価格のパッケージや、必要書類のテンプレートが提供されています。新規顧客向けの割引やプロモーションが用意されている場合もあります。弁護士に依頼するより費用を抑えられることがあります。

• 専門家報酬の交渉: 弁護士や会計士を雇う必要がある場合は、料金を交渉することで費用を抑えられる可能性があります。専門家によっては、スタートアップや中小企業向けの割引が利用できる場合があります。

• 継続的にかかる費用の計画: 設立時の初期費用を抑えることは重要ですが、年次報告書の提出手数料、フランチャイズ税、登録代理人手数料など、継続的に発生する費用も必ず考慮に入れる必要があります。