Que vous choisissiez de créer une société par actions, une société de personnes ou une entreprise individuelle avec des employés, un numéro d’identification d’employeur (EIN) est nécessaire. Il vous permet d’effectuer diverses démarches, de l’ouverture d’un compte bancaire professionnel aux déclarations fiscales. Cela dit, combien de temps faut-il compter pour obtenir un EIN ?

Nous vous présentons ci-dessous les délais d'obtention d'un EIN, y compris les retards éventuels, ainsi que la marche à suivre pour le processus de demande.

Sommaire de cet article

• Qu’est-ce qu’un EIN et pourquoi en avez-vous besoin ?
  
• Comment faire une demande d'EIN ?
  
• Combien de temps faut-il généralement compter pour obtenir un EIN ?
  
• Quels facteurs peuvent retarder le processus de demande d’EIN ?
  
• Comment obtenir un EIN si vous n’êtes pas citoyen des États-Unis ?
  

Qu’est-ce qu’un EIN et pourquoi en avez-vous besoin ?

Un EIN est un numéro à neuf chiffres attribué par l’Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis aux entreprises situées aux États-Unis. Il fonctionne comme un numéro de sécurité sociale (SSN) et permet à l’IRS de suivre l’entreprise à des fins fiscales.

Les propriétaires d’entreprise ont besoin d’un EIN pour remplir leurs déclarations fiscales, embaucher des employés et ouvrir des comptes bancaires professionnels. Toute personne qui crée une société par actions ou une société de personnes est tenue d’obtenir un EIN. Les entreprises individuelles ou les sociétés à responsabilité limitée (SARL) n’ont besoin d’un EIN que si elles embauchent des employés.

Comment faire une demande d'EIN ?

Il existe plusieurs méthodes pour demander un EIN, et chacune d'entre elles prévoit son propre délai de traitement.

En ligne

La demande en ligne est le moyen le plus rapide et le plus simple d'obtenir votre EIN. Si vous faites votre demande directement sur le site Web de l'IRS, vous recevez votre EIN immédiatement après l’envoi de la demande. Pour utiliser le système en ligne, votre activité principale ou votre résidence légale doit être située aux États-Unis ou dans l’un de ses territoires. Vous ne pouvez déposer votre demande que du lundi au vendredi, de 7 h 00 à 22 h 00 (heure de l'Est), et vous devez compléter la demande en une seule session, car le système expire après 15 minutes d’inactivité. Vous devez ensuite imprimer ou enregistrer immédiatement votre lettre de confirmation d'obtention de l'EIN, car vous ne pourrez pas la télécharger ultérieurement.

Par courrier

Vous pouvez également remplir le formulaire SS-4 et l’envoyer par courrier à l'IRS pour obtenir un EIN. Cette procédure prend généralement environ quatre semaines, mais elle peut prendre plus de temps en fonction de la charge de travail de l'IRS. Si votre entreprise est basée en dehors des États-Unis ou si vous travaillez avec un représentant légal, l’envoi postal peut être votre meilleure option. L'adresse postale de l'IRS varie en fonction de l'emplacement de votre entreprise ; vérifiez les instructions figurant sur le formulaire pour vous assurer que vous envoyez votre demande à la bonne adresse.

Par fax

L’envoi du formulaire SS-4 par fax prend plus de temps que la demande d’EIN en ligne, mais moins que la demande par courrier. Dans la plupart des cas, vous recevrez votre EIN par fax dans un délai de quatre jours ouvrables. Pour faire une demande par fax, il vous suffit de remplir le formulaire et de le faxer à l’IRS. Comme pour le courrier, le numéro de fax à utiliser dépend de l’emplacement de votre activité. L'envoi par fax est la solution idéale si vous ne remplissez pas les conditions requises pour la demande en ligne, mais que vous ne voulez pas attendre les quelques semaines de traitement nécessaires avec l'envoi postal.

Combien de temps faut-il généralement compter pour obtenir un EIN ?

Le délai d’obtention d’un EIN dépend de la manière dont vous en faites la demande :

• En ligne : immédiatement après en avoir fait la demande sur le site Web de l’IRS

• Par fax : environ quatre jours ouvrables

• Par courrier : environ quatre semaines

Si vous êtes pressé, la demande en ligne est la meilleure option. Toutefois, pour ce faire, votre résidence légale ou votre activité principale doit se trouver aux États-Unis ou dans l'un de ses territoires.

Quels facteurs peuvent retarder le processus de demande d’EIN ?

Plusieurs facteurs peuvent retarder le processus d’obtention d’un EIN. Voici les plus courants.

• Informations erronées : l’envoi d’une demande contenant des informations incomplètes ou incorrectes, telles qu’un nom d'entreprise mal orthographié ou un mauvais SSN, peut ralentir le processus. Dans ce cas, l’IRS peut vous demander des précisions ou des informations complémentaires avant d’émettre le numéro EIN.

• Problèmes techniques : si vous optez pour la demande en ligne, des pannes de système ou des erreurs sur le site Web de l’IRS peuvent parfois entraîner des retards.

• Délai de traitement du courrier : si vous envoyez votre demande par courrier, des retards peuvent survenir en raison du volume de demandes traitées par l’IRS, en particulier pendant la période de déclaration fiscale. La demande d’EIN par courrier est déjà la méthode la plus lente, mais les jours fériés ou les arriérés de l’IRS peuvent allonger le temps d’attente au-delà des quatre semaines habituelles.

• Demandes internationales : pour les entreprises situées en dehors des États-Unis qui envoient leur demande par courrier, les délais de traitement des demandes peuvent prendre plus de temps pour parvenir à l’IRS en raison des retards des services postaux.

Comment obtenir un EIN si vous n’êtes pas citoyen des États-Unis ?

Si vous n’êtes pas citoyen américain mais que vous avez besoin d’un EIN pour votre entreprise, la procédure est relativement simple. Comme vous ne pouvez pas faire votre demande en ligne, vous devez remplir le formulaire SS-4 et fournir des informations sur la structure et l'emplacement de votre entreprise. L’IRS n’exige pas que vous disposiez d’un SSN ou d’un numéro de contribuable individuel (ITIN) pour demander un EIN ; vous pouvez donc laisser cette section du formulaire vide. Voici comment procéder.

• Faites la demande par téléphone : les citoyens non américains peuvent demander un EIN en appelant directement l’IRS au +1 267-941-1099. Il ne s’agit pas d’un numéro gratuit, des frais d’appels internationaux peuvent donc s’appliquer. L’IRS répond aux appels du lundi au vendredi, de 6 h 00 à 23 h 00 (heure de l'Est). La personne qui appelle devra répondre à des questions sur le formulaire SS-4 et doit être désignée comme personne autorisée à recevoir l’EIN dans la section « Third-Party Designee » du formulaire. L’IRS attribue généralement un EIN au cours de l’appel. La personne autorisée doit l’inscrire dans le coin supérieur droit du formulaire, puis le signer et le dater pour le conserver dans les dossiers de son entreprise.

• Faites la demande par courrier ou par fax : envoyez le formulaire SS-4 par courrier ou par fax à l’IRS. Bien que cette méthode prenne plus de temps que la demande par téléphone, c'est une option intéressante si vous préférez garder une trace écrite de la procédure. Visitez le site Web de l'IRS pour en savoir plus.

17. Évaluez les opportunités de prêts aux entreprises

Utiliser des prêts professionnels dans le cadre de votre stratégie financière peut être un levier puissant pour accélérer la croissance de votre entreprise. Voici comment aborder cette étape :

• Déterminer votre besoin de prêt : avant de vous lancer dans une procédure de demande de prêt, vérifiez si vous avez réellement besoin d’un prêt. Vous avez peut-être besoin de fonds pour développer vos activités, acheter de l’équipement, augmenter vos stocks, embaucher du personnel ou fluidifier vos flux de trésorerie. En définissant clairement les besoins financiers de votre entreprise, vous pourrez prendre une décision plus éclairée.

• Évaluer les différents types de prêts : différents types de prêts sont disponibles pour les entreprises, du prêt bancaire traditionnel au prêt de la Small Business Administration (SBA), en passant par les prêts en ligne et les lignes de crédit. Chaque type de prêt est assorti de conditions, de taux d’intérêt et d’exigences qui lui sont propres. Le choix qui vous convient le mieux dépend de vos besoins spécifiques, de votre situation financière ainsi que du stade de développement de votre entreprise.

• Tenir compte des conditions d’éligibilité : les critères d’approbation des prêts varient d’un prêteur à l’autre. Il peut s’agir de facteurs tels que votre cote de crédit, le chiffre d’affaires de votre entreprise, sa rentabilité et son ancienneté. Avant de demander un prêt, consultez attentivement les critères suivants pour savoir si vous pouvez en bénéficier.

• Préparer votre demande de prêt : une fois que vous avez choisi un type de prêt et confirmé que vous répondez aux critères du prêteur, l’étape suivante consiste à préparer votre demande de prêt. Il s’agit de rassembler des documents financiers tels que votre plan d’entreprise, vos états financiers, vos déclarations fiscales et les détails de votre garantie. Vous devrez peut-être également présenter un plan décrivant l’utilisation que vous comptez faire du prêt et la manière dont vous le rembourserez.

• Comparer les offres de prêt : si votre demande de prêt est approuvée, il se peut que vous receviez des offres de différents prêteurs. Examinez attentivement les conditions de chaque offre, notamment le taux d’intérêt, le montant du prêt, sa durée et les éventuels frais supplémentaires. Assurez-vous de bien comprendre le coût total du prêt et la manière dont les conditions de remboursement s’alignent sur les projections financières de votre entreprise.

Contracter une dette est un engagement sérieux qui nécessite une planification et une réflexion rigoureuses. Pour obtenir des conseils supplémentaires tout au long du processus, consultez un conseiller financier ou un mentor.

Il n’existe pas de raccourci facile pour créer une entreprise. Bâcler les étapes ou en sauter certaines au début peut entraîner des frictions inutiles, de la confusion, voire des responsabilités légales par la suite. Mais bien que beaucoup de travail lié au lancement d’une nouvelle entreprise puisse sembler fastidieux, ce n’est pas excessivement compliqué. Si vous adoptez une approche réfléchie et méthodique, en traitant chaque étape dans le bon ordre, vous construirez une base solide qui pourra soutenir tous les objectifs et rêves que vous avez pour votre entreprise, ce qui vous a justement motivé à entreprendre ce projet dès le départ.