Que vous choisissiez de créer une société par actions, une société de personnes ou une entreprise individuelle avec des employés, un numéro d’identification d’employeur (EIN) est nécessaire. Il vous permet d’effectuer diverses démarches, de l’ouverture d’un compte bancaire professionnel aux déclarations fiscales. Cela dit, combien de temps faut-il compter pour obtenir un EIN ?

Nous vous présentons ci-dessous les délais d'obtention d'un EIN, y compris les retards éventuels, ainsi que la marche à suivre pour le processus de demande.

Sommaire de cet article

• Qu’est-ce qu’un EIN et pourquoi en avez-vous besoin ?
  
• Comment faire une demande d'EIN ?
  
• Combien de temps faut-il généralement compter pour obtenir un EIN ?
  
• Quels facteurs peuvent retarder le processus de demande d’EIN ?
  
• Comment obtenir un EIN si vous n’êtes pas citoyen des États-Unis ?
  

Qu’est-ce qu’un EIN et pourquoi en avez-vous besoin ?

Un EIN est un numéro à neuf chiffres attribué par l’Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis aux entreprises situées aux États-Unis. Il fonctionne comme un numéro de sécurité sociale (SSN) et permet à l’IRS de suivre l’entreprise à des fins fiscales.

Les propriétaires d’entreprise ont besoin d’un EIN pour remplir leurs déclarations fiscales, embaucher des employés et ouvrir des comptes bancaires professionnels. Toute personne qui crée une société par actions ou une société de personnes est tenue d’obtenir un EIN. Les entreprises individuelles ou les sociétés à responsabilité limitée (SARL) n’ont besoin d’un EIN que si elles embauchent des employés.

Comment faire une demande d'EIN ?

Il existe plusieurs méthodes pour demander un EIN, et chacune d'entre elles prévoit son propre délai de traitement.

En ligne

La demande en ligne est le moyen le plus rapide et le plus simple d'obtenir votre EIN. Si vous faites votre demande directement sur le site Web de l'IRS, vous recevez votre EIN immédiatement après l’envoi de la demande. Pour utiliser le système en ligne, votre activité principale ou votre résidence légale doit être située aux États-Unis ou dans l’un de ses territoires. Vous ne pouvez déposer votre demande que du lundi au vendredi, de 7 h 00 à 22 h 00 (heure de l'Est), et vous devez compléter la demande en une seule session, car le système expire après 15 minutes d’inactivité. Vous devez ensuite imprimer ou enregistrer immédiatement votre lettre de confirmation d'obtention de l'EIN, car vous ne pourrez pas la télécharger ultérieurement.

Par courrier

Vous pouvez également remplir le formulaire SS-4 et l’envoyer par courrier à l'IRS pour obtenir un EIN. Cette procédure prend généralement environ quatre semaines, mais elle peut prendre plus de temps en fonction de la charge de travail de l'IRS. Si votre entreprise est basée en dehors des États-Unis ou si vous travaillez avec un représentant légal, l’envoi postal peut être votre meilleure option. L'adresse postale de l'IRS varie en fonction de l'emplacement de votre entreprise ; vérifiez les instructions figurant sur le formulaire pour vous assurer que vous envoyez votre demande à la bonne adresse.

Par fax

L’envoi du formulaire SS-4 par fax prend plus de temps que la demande d’EIN en ligne, mais moins que la demande par courrier. Dans la plupart des cas, vous recevrez votre EIN par fax dans un délai de quatre jours ouvrables. Pour faire une demande par fax, il vous suffit de remplir le formulaire et de le faxer à l’IRS. Comme pour le courrier, le numéro de fax à utiliser dépend de l’emplacement de votre activité. L'envoi par fax est la solution idéale si vous ne remplissez pas les conditions requises pour la demande en ligne, mais que vous ne voulez pas attendre les quelques semaines de traitement nécessaires avec l'envoi postal.

Combien de temps faut-il généralement compter pour obtenir un EIN ?

Le délai d’obtention d’un EIN dépend de la manière dont vous en faites la demande :

• En ligne : immédiatement après en avoir fait la demande sur le site Web de l’IRS

• Par fax : environ quatre jours ouvrables

• Par courrier : environ quatre semaines

Si vous êtes pressé, la demande en ligne est la meilleure option. Toutefois, pour ce faire, votre résidence légale ou votre activité principale doit se trouver aux États-Unis ou dans l'un de ses territoires.

Quels facteurs peuvent retarder le processus de demande d’EIN ?

Plusieurs facteurs peuvent retarder le processus d’obtention d’un EIN. Voici les plus courants.

• Informations erronées : l’envoi d’une demande contenant des informations incomplètes ou incorrectes, telles qu’un nom d'entreprise mal orthographié ou un mauvais SSN, peut ralentir le processus. Dans ce cas, l’IRS peut vous demander des précisions ou des informations complémentaires avant d’émettre le numéro EIN.

• Problèmes techniques : si vous optez pour la demande en ligne, des pannes de système ou des erreurs sur le site Web de l’IRS peuvent parfois entraîner des retards.

• Délai de traitement du courrier : si vous envoyez votre demande par courrier, des retards peuvent survenir en raison du volume de demandes traitées par l’IRS, en particulier pendant la période de déclaration fiscale. La demande d’EIN par courrier est déjà la méthode la plus lente, mais les jours fériés ou les arriérés de l’IRS peuvent allonger le temps d’attente au-delà des quatre semaines habituelles.

• Demandes internationales : pour les entreprises situées en dehors des États-Unis qui envoient leur demande par courrier, les délais de traitement des demandes peuvent prendre plus de temps pour parvenir à l’IRS en raison des retards des services postaux.

Comment obtenir un EIN si vous n’êtes pas citoyen des États-Unis ?

Si vous n’êtes pas citoyen américain mais que vous avez besoin d’un EIN pour votre entreprise, la procédure est relativement simple. Comme vous ne pouvez pas faire votre demande en ligne, vous devez remplir le formulaire SS-4 et fournir des informations sur la structure et l'emplacement de votre entreprise. L’IRS n’exige pas que vous disposiez d’un SSN ou d’un numéro de contribuable individuel (ITIN) pour demander un EIN ; vous pouvez donc laisser cette section du formulaire vide. Voici comment procéder.

• Faites la demande par téléphone : les citoyens non américains peuvent demander un EIN en appelant directement l’IRS au +1 267-941-1099. Il ne s’agit pas d’un numéro gratuit, des frais d’appels internationaux peuvent donc s’appliquer. L’IRS répond aux appels du lundi au vendredi, de 6 h 00 à 23 h 00 (heure de l'Est). La personne qui appelle devra répondre à des questions sur le formulaire SS-4 et doit être désignée comme personne autorisée à recevoir l’EIN dans la section « Third-Party Designee » du formulaire. L’IRS attribue généralement un EIN au cours de l’appel. La personne autorisée doit l’inscrire dans le coin supérieur droit du formulaire, puis le signer et le dater pour le conserver dans les dossiers de son entreprise.

• Faites la demande par courrier ou par fax : envoyez le formulaire SS-4 par courrier ou par fax à l’IRS. Bien que cette méthode prenne plus de temps que la demande par téléphone, c'est une option intéressante si vous préférez garder une trace écrite de la procédure. Visitez le site Web de l'IRS pour en savoir plus.