Que vous créiez une société de capitaux, un partenariat ou une entreprise individuelle employant des salariés, l’obtention d’un numéro d’identification d’employeur (EIN) est obligatoire. Ce numéro est indispensable pour effectuer les démarches essentielles de votre entreprise, qu’il s’agisse d’ouvrir un compte bancaire professionnel ou de souscrire vos déclarations fiscales. Selon le mode de transmission choisi, le délai de délivrance de l’EIN peut varier de quelques minutes à près de cinq semaines.

Nous vous présentons ci-dessous les délais d’obtention d’un EIN, y compris les retards éventuels, ainsi que la marche à suivre pour le processus de demande.

Au sommaire de cet article

• Qu’est-ce qu’un EIN et pourquoi en avez-vous besoin ?
  
• Comment demander un EIN
  
• Combien de temps faut-il généralement compter pour obtenir un EIN ?
  
• Quels facteurs peuvent retarder le processus de demande d’EIN ?
  
• Comment obtenir un EIN si vous n’êtes pas citoyen des États-Unis ?
  
• Comment Stripe Atlas peut vous aider
  

Qu’est-ce qu’un EIN et pourquoi en avez-vous besoin ?

L’EIN est un identifiant à neuf chiffres attribué gratuitement par l’Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis aux entreprises opérant aux USA. Il fonctionne comme un numéro de sécurité sociale (SSN) et permet à l’IRS de suivre l’entreprise à des fins fiscales.

Les propriétaires d’entreprise ont besoin d’un EIN pour remplir leurs déclarations fiscales, embaucher des employés et ouvrir des comptes bancaires professionnels. Toute personne qui crée une société par actions ou une société de personnes est tenue d’obtenir un EIN. Les entreprises individuelles ou les sociétés à responsabilité limitée (SARL) n’ont besoin d’un EIN que si elles embauchent du personnel.

Comment faire une demande d’EIN ?

En plus de remplir et de soumettre les documents requis, vous devez adresser une demande à l’IRS afin d’obtenir un EIN. Il existe plusieurs façons de faire une demande d’EIN, chacune ayant son propre délai de traitement.

En ligne

La procédure en ligne est la solution la plus rapide et la plus simple. En effectuant la démarche directement sur le site web de l’IRS, votre EIN vous est attribué immédiatement après la validation du formulaire d’inscription.

Pour être éligible à ce service en ligne, le siège principal de votre activité ou votre adresse légale doit être situé aux États-Unis ou dans l’un de leurs territoires. Le système est accessible uniquement du lundi au vendredi, de 7 h 00 à 22 h 00 (heure de New York / côte Est). Par ailleurs, vous devez terminer la demande en une seule session, car le site interrompt la session après 15 minutes d’inactivité..

Une fois le numéro attribué, veillez à imprimer ou à enregistrer immédiatement votre lettre de confirmation, car il sera impossible de la télécharger ultérieurement.

Par courrier

Vous pouvez également remplir le Formulaire SS-4 et l’envoyer par courrier à l’IRS. Ce processus prend généralement environ quatre semaines, mais les délais peuvent s’allonger.

Si votre entreprise est établie hors des États-Unis ou si vous mandatez un représentant légal, le courrier postal s’avère souvent être l’option la plus adaptée. L’adresse postale de l’IRS varie selon l’emplacement de votre entreprise, veuillez donc vérifier les instructions du formulaire pour vous assurer qu’il est envoyé au bon endroit.

Par fax

L’envoi du Formulaire SS-4 par fax s’avère plus long que la démarche en ligne, mais reste plus rapide que la voie postale. Le numéro EIN est généralement communiqué en retour sous quatre jours ouvrables.

Pour ce faire, il vous suffit de remplir le formulaire et de l’envoyer par télécopie à l’IRS. Tout comme pour le courrier, le numéro de destination dépend de l’adresse de votre entreprise. Cette méthode est idéale si vous ne remplissez pas les critères pour la procédure en ligne, mais que vous ne pouvez pas vous permettre d’attendre les nombreuses semaines du traitement postal.

Combien de temps faut-il généralement compter pour obtenir un EIN ?

Le délai de traitement pour l’obtention d’un EIN dépend de la manière dont vous en faites la demande :

• En ligne : immédiatement après en avoir fait la demande sur le site web de l’IRS

• Par fax : environ quatre jours ouvrables

• Par courrier : environ quatre semaines

Si votre démarche est urgente, la procédure en ligne reste la solution la plus rapide. Notez toutefois que cette option vous est réservée uniquement si votre adresse légale ou le siège principal de votre entreprise se situe aux États-Unis ou dans l’un de leurs territoires.

À l’heure actuelle, il n’existe aucun moyen de vérifier l’état d’un EIN en ligne. Vous devrez donc attendre la réception de votre avis de confirmation ou contacter directement l’IRS par téléphone.

Quels facteurs peuvent retarder le processus de demande de l’EIN ?

Plusieurs facteurs peuvent retarder le processus d’obtention d’un EIN. Voici les plus courants.

• Informations erronées : L’envoi d’une demande contenant des informations incomplètes ou incorrectes, telles qu’un nom d’entreprise mal orthographié ou un mauvais SSN, peut ralentir le processus. Dans ce cas, l’IRS peut vous demander des précisions ou des informations supplémentaires avant d’émettre le numéro EIN.

• Problèmes techniques : Si vous optez pour la demande en ligne, des pannes de système ou des erreurs sur le site web de l’IRS peuvent parfois entraîner des retards.

• Délai de traitement du courrier : Si vous envoyez votre demande par courrier, des retards peuvent survenir en raison du volume de demandes traitées par l’IRS, en particulier pendant la période de déclaration fiscale. La demande d’EIN par courrier est déjà la méthode la plus lente, mais les jours fériés ou les arriérés de l’IRS peuvent allonger le temps d’attente au-delà des quatre semaines habituelles.

• Demandes internationales : Pour les entreprises situées en dehors des États-Unis qui envoient leur demande par courrier, les délais de traitement des demandes peuvent prendre plus de temps pour parvenir à l’IRS en raison des retards des services postaux.

Comment obtenir un EIN si vous n’êtes pas citoyen des États-Unis ?

Si vous n’êtes pas citoyen des États-Unis, mais que votre activité requiert un EIN, le processus reste relativement simple. La démarche en ligne ne vous étant pas accessible, vous devrez remplir le formulaire SS-4 en y renseignant la forme juridique de votre entreprise et son emplacement.

L’IRS n’exige pas que vous disposiez d’un SSN ou d’un numéro de contribuable individuel (ITIN) pour demander un EIN ; vous pouvez donc laisser cette section du formulaire vide.

Voici les options qui s’offrent à vous :

• Faites la demande par téléphone : Les citoyens non américains peuvent demander un EIN en appelant directement l’IRS au +1 267 941-1099. Il ne s’agit pas d’un numéro gratuit, des frais d’appels internationaux peuvent donc s’appliquer. L’IRS répond aux appels du lundi au vendredi, de 6 h 00 à 23 h 00 (heure de l’Est). La personne qui appelle devra répondre à des questions sur le Formulaire SS-4 et doit être désignée comme personne autorisée à recevoir l’EIN dans la section « Third-Party Designee » du formulaire. L’IRS attribue généralement un EIN au cours de l’appel. La personne autorisée doit l’inscrire dans le coin supérieur droit du formulaire, puis le signer et le dater pour le conserver dans les dossiers de son entreprise.

• Faire la demande par courrier ou par fax : Veuillez envoyer le Formulaire SS-4 à l’IRS par voie postale ou par télécopie. Bien que cette méthode prenne plus de temps qu’une demande par téléphone, elle reste une option viable. Consultez le site web de l’IRS pour obtenir les informations correspondantes.

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Accepter des paiements et effectuer des opérations bancaires avant l’obtention de votre numéro EIN

Après avoir créé votre entreprise, Atlas vous demande votre numéro EIN. Les fondateurs disposant d’un numéro de sécurité sociale, d’une adresse et d’un numéro de téléphone portable originaires des États-Unis peuvent bénéficier d’un processus de traitement accéléré par l’IRS, tandis que les autres bénéficieront d’un processus de traitement standard qui peut prendre un peu plus de temps. De plus, Atlas permet d’effectuer des paiements et des opérations bancaires avant l’obtention du numéro EIN, afin que vous puissiez commencer à accepter des paiements et à effectuer des transactions avant que votre numéro EIN ne vous soit attribué.

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