Of je nu een corporatie, partnerschap of eenmanszaak met werknemers opricht, een Employer Identification Number (EIN) is noodzakelijk. Hiermee kun je verschillende acties uitvoeren, van het openen van een zakelijke bankrekening tot het doen van belastingaangifte. Maar hoelang duurt het om een EIN te krijgen?

Hieronder bespreken we de tijdlijn voor het krijgen van een EIN, inclusief mogelijke vertragingen en hoe je door het aanvraagproces moet navigeren.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een EIN en waarom heb je er een nodig?
  
• Een EIN aanvragen
  
• Hoelang duurt het doorgaans om een EIN te krijgen?
  
• Wat kan het EIN-aanvraagproces vertragen?
  
• EIN krijgen als je geen Amerikaans staatsburger bent
  

Wat is een EIN en waarom heb je er een nodig?

Een EIN is negencijferig nummer dat de Amerikaanse Internal Revenue Service (IRS) aan bedrijven in de VS toekent. Het functioneert als een Social Security number (SSN) voor het bedrijf en stelt de IRS in staat het bedrijf te volgen voor belastingdoeleinden.

Bedrijfseigenaren hebben een EIN-nummer nodig voor zakelijke bedrijfsbelasting, werknemers in dienst te nemen en zakelijke bankrekeningen te openen. Iedereen die een corporatie of partnerschap opricht, moet een EIN aanvragen. Eenmanszaken of limited liability companies (LLC's) hebben alleen een EIN-nummer nodig als ze werknemers in dienst nemen.

Een EIN aanvragen

Er zijn een paar verschillende manieren waarop je een EIN kunt aanvragen. Elk heeft zijn eigen verwerkingstijdlijn.

Online

Online aanvragen is de snelste en eenvoudigste manier om je EIN te krijgen. Als je rechtstreeks via de IRS-website aanvraagt, ontvang je je EIN direct na het indienen van de aanvraag. Om het online systeem te gebruiken moet je hoofdkantoor in de VS Staten of de bijbehorende gebieden gevestigd zijn. Je kunt alleen een aanvraag indienen van maandag tot en met vrijdag van 7:00 tot 10:00 uur ET en je moet de aanvraag in één sessie voltooien, aangezien het systeem na 15 minuten inactiviteit een time-out geeft. Daarna moet je je EIN-bevestigingsbrief onmiddellijk afdrukken of opslaan. Deze is later niet meer beschikbaar om te downloaden.

Post

Je kunt ook een SS-4-formulier invullen en per post naar de IRS sturen om een EIN te krijgen. Dit proces duurt doorgaans ongeveer vier weken, maar afhankelijk van hoe druk de IRS is kan het langer duren. Als je bedrijf buiten de VS is gevestigd of als je met een wettelijke vertegenwoordiger werkt, is post wellicht de beste optie. Het IRS-postadres hangt af van de locatie van je bedrijf, dus controleer de instructies op het formulier om er zeker van te zijn dat het op de juiste plaats terechtkomt.

Fax

Het faxen van een SS-4-formulier duurt langer dan het online aanvragen van een EIN, maar korter dan het aanvragen per post. Vaak ontvang je je EIN binnen vier werkdagen per fax. Om per fax aan te vragen hoef je alleen maar het formulier in te vullen en naar de IRS te faxen. Net als bij post is het faxnummer dat je gebruikt afhankelijk van de locatie van je bedrijf. Faxen is ideaal als je niet in aanmerking komt voor de online methode, maar niet meerdere weken kunt wachten op de post.

Hoelang duurt het doorgaans om een EIN te krijgen?

De tijd die nodig is om een EIN te krijgen is afhankelijk van hoe je een aanvraag indient:

• Online: direct na het indienen van de aanvraag via de IRS-website

• Fax: ongeveer vier werkdagen

• E-mail: ongeveer vier weken

Als je haast hebt, is online aanvragne de beste optie. Hiervoor moet je je wettelijke verblijfplaats of hoofdbedrijf echter in de VS of de bijbehorende gebieden bevinden.

Wat kan het EIN-aanvraagproces vertragen?

Verschillende factoren kunnen het proces van het krijgen van een EIN vertragen. Dit zijn de meest voorkomende.

• Onjuiste informatie: als je een aanvraag indient met onvolledige of onjuiste gegevens, zoals een verkeerd gespelde bedrijfsnaam of het verkeerde SSN, kan dat de boel vertragen. In dergelijke gevallen moet de IRS mogelijk gegevens verduidelijken of je om aanvullende informatie vragen voordat deze het EIN uitgeeft.

• Technische aspecten: als je online aanvraagt, kunnen systeemstoringen of fouten op de IRS-website soms voor vertraging zorgen.

• Verwerkingstijd van de post: als je een aanvraag per post indient, kan er vertraging optreden door het aantal aanvragen dat de IRS verwerkt, vooral tijdens het hoogseizoen. Het aanvragen van een EIN per post is al de langzaamste methode, maar vakanties of achterstanden bij de IRS kunnen de wachttijd verlengen tot meer dan de typische vier weken.

• Internationale aanvragen: voor bedrijven buiten de VS die per post een aanvraag indienen, kan het langer duren voordat aanvragen het IRS-kantoor bereiken vanwege vertragingen bij het postkantoor.

EIN krijgen als je geen Amerikaans staatsburger bent

Als je geen Amerikaans staatsburger bent, maar een EIN voor je bedrijf nodig hebt, is het proces nog steeds vrij eenvoudig. Omdat je geen online aanvraag kunt indienen, moet je een SS-4-formulier invullen en informatie verstrekken over je bedrijfsstructuur en -locatie. De IRS vereist geen SSN of Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) om een EIN aan te vragen, dus je kunt dat gedeelte van het formulier leeg laten. Dit is wat je vervolgens moet doen.

• Telefonisch aanvragen: niet-Amerikaanse staatsburgers kunnen een EIN aanvragen door rechtstreeks de IRS te bellen op +1 267-941-1099. Dit is geen gratis nummer, dus internationale beltarieven kunnen van toepassing zijn. De IRS is telefonisch bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 6:00 tot 11:00 uur ET. De persoon die belt, moet vragen over het SS-4-formulier beantwoorden en moet worden aangewezen als een bevoegd persoon om het EIN te ontvangen via het gedeelte Third-Party Designee van het formulier. De IRS zal tijdens het gesprek meestal een EIN toewijzen. De bevoegde persoon moet het in de rechterbovenhoek van het formulier noteren, het vervolgens ondertekenen en dateren om het te bewaren voor de administratie van zijn bedrijf.

• Per post of fax aanvragen: mail of fax een SS-4-formulier naar de IRS. Hoewel deze methode langer duurt dan een telefonische aanvraag, is het een haalbare optie als je zaken liever schriftelijk doet. Ga naar de IRS-website voor de betreffende informatie.