Oavsett om du etablerar ett aktiebolag, ett handels- eller kommanditbolag (partnership) eller en enskild firma med anställda är ett arbetsgivarnummer (Employer Identification Number, EIN) nödvändigt. Med ett EIN kan du utföra olika åtgärder, som att öppna ett bankkonto för ditt företag till att deklarera. Men hur lång tid tar det att skaffa ett EIN?

Nedan går vi igenom tidslinjen för att få ett EIN, inklusive eventuella fördröjningar, samt hur man hanterar ansökningsprocessen.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett EIN och varför behöver man ett?
  
• Hur ansöker man om ett EIN?
  
• Hur lång tid tar det vanligtvis att få ett EIN?
  
• Vad kan fördröja processen när man ansöker om ett EIN?
  
• Så får man ett EIN om man inte är amerikansk medborgare
  

Vad är ett EIN och varför behöver man ett?

Ett EIN är ett niosiffrigt nummer som USA:s skattemyndighet (Internal Revenue Service, IRS) ger till företag i USA. Det fungerar som ett personnummer för företaget och gör det möjligt för IRS att övervaka verksamheten för skatteändamål.

Företagare behöver ett EIN för att deklarera bolagsskatt, anställa personal och öppna bankkonton för företaget. Alla som bildar ett företag (corporation) eller ett handels- eller kommanditbolag (partnership) måste skaffa ett EIN. Enskilda firmor eller aktiebolag (LLC) behöver bara ett EIN om de anställer personal.

Hur ansöker man om ett EIN?

Det finns några olika sätt att ansöka om ett EIN, och vart och ett har sin egen handläggningstid.

Online

Att ansöka online är det snabbaste och enklaste sättet att få sitt EIN. Om du ansöker direkt via IRS webbplats får du ditt EIN omedelbart efter att du har skickat in ansökan. För att kunna använda onlinesystemet måste företagets huvudsakliga adress för verksamheten eller juridiska hemvist vara i USA eller dess territorier. Du kan bara ansöka måndag–fredag, 07:00–22:00 ET, och du måste fylla i ansökan i en session, eftersom systemet automatiskt når timeout efter 15 minuters inaktivitet. När du har slutfört ansökan måste du skriva ut eller spara ditt EIN-bekräftelsebrev omedelbart – det kommer inte att vara tillgängligt för nedladdning senare.

Per post

Du kan också fylla i formulär SS-4 och skicka det till IRS för att få ett EIN. Denna process tar vanligtvis cirka fyra veckor, men det kan ta längre tid beroende på hur lång handläggningstiden på IRS är för tillfället. Om ditt företag är baserat utanför USA eller om du samarbetar med ett juridiskt ombud kan ansökan per post vara det bästa alternativet. Vilken postadress du ska använda för IRS varierar beroende på var ditt företag är baserat, så dubbelkolla instruktionerna i formuläret för att säkerställa att det kommer till rätt ställe.

Fax

Att faxa formulär SS-4 tar längre tid än att ansöka online om ett EIN, men går snabbare än att ansöka via post. Du får ofta ditt EIN via fax inom fyra arbetsdagar. För att ansöka via fax, fyll bara i formuläret och faxa det till IRS. Precis som med post beror faxnumret du ska använda på var ditt företag är baserat. Att faxa är perfekt om du inte uppfyller kraven för att ansöka online, men inte kan vänta flera veckor som postmetoden tar.

Hur lång tid tar det vanligtvis att få ett EIN?

Hur lång tid det tar att få ett EIN beror på hur du ansöker:

• Online: Omedelbart efter att du skickat in ansökan via IRS webbplats

• Fax: Cirka fyra arbetsdagar

• Post: Cirka fyra veckor

Om du har bråttom är det bästa alternativet att ansöka online. För att göra det måste dock företagets registrerade hemvist eller huvudsakliga verksamhet vara i USA eller dess territorier.

Vad kan fördröja processen när man ansöker om ett EIN?

Flera faktorer kan fördröja processen för att få ett EIN. Här är de vanligaste.

• Felaktiga uppgifter: Att skicka in en ansökan med ofullständiga eller felaktiga uppgifter, till exempel ett felstavat företagsnamn eller fel SSN, kan göra saker och ting långsammare. I sådana fall kan IRS behöva förtydliga detaljer eller begära ytterligare information från dig innan de utfärdar EIN.

• Tekniska problem: Om du ansöker online kan systemstörningar eller fel på IRS webbplats ibland orsaka fördröjningar.

• Handläggningstid för post: Om du ansöker via post kan det dröja längre på grund av mängden ansökningar som IRS behandlar, särskilt under högsäsongen för skatt. Att ansöka om ett EIN via post är redan den långsammaste metoden, men storhelger eller hög belastning hos IRS kan förlänga väntetiden utöver de typiska fyra veckorna.

• Internationella ansökningar: För företag utanför USA som ansöker via post kan det ta längre tid för ansökningarna att nå IRS-kontoret på grund av postförseningar.

Så får man ett EIN om man inte är amerikansk medborgare

Om du inte är amerikansk medborgare men behöver ett EIN för ditt företag är processen fortfarande ganska enkel. Eftersom du inte kan ansöka online måste du fylla i formulär SS-4 och ange information om din företagsstruktur och plats. IRS kräver inte att du har ett SSN eller ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) för att ansöka om ett EIN, så du kan lämna den delen av formuläret tom. Här är vad du ska göra härnäst.

• Ansök via telefon: Icke-amerikanska medborgare kan ansöka om ett EIN genom att ringa IRS direkt på +1 267 941 1099. Det här är inte ett avgiftsfritt nummer, så avgifter för internationella samtal kan tillkomma. IRS tar emot samtal måndag–fredag, 06:00–23:00 ET. Personen som ringer kommer att behöva svara på frågor om formulär SS-4, och de måste utses som en behörig person för att ta emot EIN genom avsnittet Third-Party Designee (nominerad tredje part) i formuläret. IRS kommer vanligtvis att tilldela ett EIN under samtalet. Den auktoriserade personen ska skriva ner det i det övre högra hörnet av formuläret, sedan underteckna och datera det för att spara det i företagets register.

• Ansök via post eller fax: Skicka eller faxa formulär SS-4 till IRS. Även om den här metoden tar längre tid än att ansöka via telefon är det ett fungerande alternativ om du föredrar att hantera saker skriftligt. Besök IRS webbplats för information om respektive metod.