Qu'il s'agisse d'une société par actions, d'une société de personnes ou d'une entreprise individuelle avec des employés, un numéro d'identification d'employeur (EIN) est nécessaire. Il vous permet d'effectuer diverses démarches, de l'ouverture d'un compte bancaire d'entreprise aux déclarations fiscales. Cela dit, quel est le délai d'obtention d'un EIN?

Vous trouverez ci-dessous les délais d'obtention d'un EIN, y compris les retards éventuels, ainsi que la marche à suivre pour le processus de demande.

Que contient cet article?

• Qu'est-ce qu'un EIN et pourquoi en avez-vous besoin?
  
• Comment faire une demande d'EIN?
  
• De manière générale, quel est le délai d'obtention d'un EIN?
  
• Quels facteurs peuvent retarder le processus de demande d'EIN?
  
• Comment obtenir un EIN si vous n'avez pas la citoyenneté des États-Unis?
  

Qu'est-ce qu'un EIN et pourquoi en avez-vous besoin?

Un EIN est un numéro à neuf chiffres attribué par l'Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis aux entreprises situées aux États-Unis. Il fonctionne comme un numéro de sécurité sociale (SSN) et permet à l'IRS de suivre l'entreprise à des fins fiscales.

Les propriétaires d'entreprise ont besoin d'un EIN pour remplir leurs déclarations fiscales, embaucher des employés et ouvrir des comptes bancaires d'entreprise. Toute personne qui crée une société par actions ou une société de personnes est tenue d'obtenir un EIN. Les entreprises individuelles ou les sociétés à responsabilité limitée (LLC) n'ont besoin d'EIN que si elles embauchent des employés.

Comment faire une demande d'EIN?

Il existe plusieurs méthodes pour demander un EIN, et chacune d'entre elles prévoit son propre délai de traitement.

En ligne

La demande en ligne est le moyen le plus rapide et le plus simple d'obtenir votre EIN. Si vous faites votre demande directement sur le site Web de l'IRS, vous recevez votre EIN immédiatement après l'envoi de la demande. Pour utiliser le système en ligne, votre entreprise principale ou votre résidence légale doit être située aux États-Unis ou dans l'un de ses territoires. Vous ne pouvez déposer votre demande que du lundi au vendredi, de 7:00 à 22:00 (heure de l'Est), et vous devez compléter la demande en une seule session, car le système expire après 15 minutes d'inactivité. Vous devez ensuite imprimer ou enregistrer immédiatement votre lettre de confirmation d'obtention de l'EIN, car vous ne pourrez pas la télécharger ultérieurement.

Par courrier

Vous pouvez également remplir le formulaire SS-4 et l'envoyer par courrier à l'IRS pour obtenir un EIN. Ce processus prend généralement environ quatre semaines, mais il peut prendre plus de temps en fonction de la charge de travail de l'IRS. Si votre entreprise est basée en dehors des États-Unis ou si vous travaillez avec un représentant légal, l'envoi postal peut être votre meilleure option. L'adresse postale IRS varie en fonction de l'emplacement de votre entreprise. Vérifiez donc les instructions figurant sur le formulaire pour vous assurer que vous envoyez votre demande à la bonne adresse.

Par télécopieur

L'envoi du formulaire SS-4 par télécopieur prend plus de temps que la demande d'EIN en ligne, mais moins que la demande par courrier. Dans la plupart des cas, vous recevrez votre EIN par télécopieur dans un délai de quatre jours ouvrables. Pour faire une demande par télécopieur, il suffit de remplir le formulaire et de l'envoyer par télécopieur à l'IRS. Comme pour le courrier, le numéro de télécopieur à utiliser dépend de l'emplacement de votre entreprise. L'envoi par télécopieur est la solution idéale si vous ne remplissez pas les conditions requises pour la demande en ligne, mais que vous ne voulez pas attendre les quelques semaines de traitement nécessaires avec l'envoi postal.

De manière générale, quel est le délai d'obtention d'un EIN?

Le délai d'obtention d'un EIN dépend de la manière dont vous en faites la demande :

• En ligne : immédiatement après en avoir fait la demande sur le site Web de l'IRS.

• Par télécopieur : environ quatre jours ouvrables.

• Par courrier : environ quatre semaines.

Si vous êtes pressé(e), la demande en ligne est la meilleure option. Toutefois, pour ce faire, votre résidence légale ou votre entreprise principale doit se trouver aux États-Unis ou dans l'un de ses territoires.

Quels facteurs peuvent retarder le processus de demande d'EIN?

Plusieurs facteurs peuvent retarder le processus d'obtention d'un EIN. Voici les plus courants.

• Renseignements erronés : l'envoi d'une demande contenant des renseignements incomplets ou incorrects, tels qu'un nom d'entreprise mal orthographié ou un mauvais SSN, peut ralentir le processus. Dans ce cas, l'IRS peut vous demander des précisions ou des renseignements complémentaires avant d'émettre le numéro EIN.

• Problèmes techniques : si vous faites votre demande en ligne, des pannes de système ou des erreurs sur le site Web de l'IRS peuvent parfois entraîner des retards.

• Délai de traitement du courrier : si vous envoyez votre demande par courrier, des retards peuvent survenir en raison du volume de demandes traitées par l'IRS, en particulier pendant la période de déclaration fiscale. La demande d'EIN par courrier est déjà la méthode la plus lente, mais les jours fériés ou les arriérés de l'IRS peuvent allonger le temps d'attente au-delà des quatre semaines habituelles.

• Demandes internationales : pour les entreprises situées en dehors des États-Unis qui envoient leur demande par courrier, les délais de traitement des demandes peuvent prendre plus de temps pour parvenir à l'IRS en raison des retards des bureaux postaux.

Comment obtenir un EIN si vous n'avez pas la citoyenneté des États-Unis?

Si vous n'avez pas la citoyenneté des États-Unis, mais que vous avez besoin d'un EIN pour votre entreprise, le processus reste assez simple. Comme vous ne pouvez pas faire votre demande en ligne, vous devez remplir le formulaire SS-4 et fournir des renseignements sur la structure et l'emplacement de votre entreprise. L'IRS n'exige pas que vous disposiez d'un SSN ou d'un numéro individuel d'identification fiscale (ITIN) pour demander un EIN; vous pouvez donc laisser cette section du formulaire vide. Voici ce qu'il faut faire ensuite.

• Faire la demande par téléphone : les citoyens non américains peuvent demander un EIN en appelant directement l'IRS au +1 267 941-1099. Il ne s'agit pas d'un numéro gratuit, des frais d'appels internationaux peuvent donc s'appliquer. L'IRS répond aux appels du lundi au vendredi, de 6:00 à 23:00 (heure de l'Est). La personne qui appelle devra répondre à des questions sur le formulaire SS-4 et être désignée comme personne autorisée à recevoir l'EIN par le biais de la section Tiers désigné du formulaire. L'IRS attribue généralement un EIN au cours de l'appel. La personne autorisée doit l'inscrire dans le coin supérieur droit du formulaire, puis le signer et le dater pour le conserver dans les dossiers de son entreprise.

• Faire la demande par courrier ou par télécopieur : envoyez le formulaire SS-4 par courrier ou par télécopieur à l'IRS. Bien que cette méthode prenne plus de temps que la demande par téléphone, c'est une option intéressante si vous préférez garder une trace écrite de la démarche. Rendez-vous sur le site Web de l'IRS pour en savoir plus.

Comment économiser de l’argent lors de la constitution d’une entreprise en entreprise

Bien que certains frais de constitution en entreprise soient inévitables, il est possible de réduire les coûts de votre entreprise en gérant autant que possible en interne et en demandant de l’aide professionnelle lorsque cela est nécessaire. Voici quelques stratégies clés pour économiser de l’argent :

• Se constituer en entreprise par soi-même : si la structure de votre entreprise est simple et que vous êtes à l’aise avec la paperasse, déposer vous-même les documents de constitution peut vous faire économiser des centaines, voire des milliers de dollars en frais juridiques. Des ressources et des guides en ligne sont disponibles pour vous aider tout au long de la procédure.

• Comparer les services d’agents enregistrés : les frais des agents enregistrés varient d’un fournisseur à l’autre. Comparez les prix et les services de différentes entreprises pour trouver la meilleure offre pour vos besoins.

• Envisager de former une SARL : les entreprises à responsabilité limitée (SARL) sont souvent plus simples et moins coûteuses à former que les entreprises par actions, ce qui en fait une option rentable pour les petites entreprises.

• Choisir le bon emplacement : certains endroits ont des frais de dépôt et des taxes de franchise inférieurs à d’autres. Faites des recherches sur différents endroits pour voir lesquels ont l’environnement commercial le plus favorable pour votre secteur et votre budget. Le Delaware est un choix populaire aux États-Unis pour ses lois favorables aux entreprises et ses faibles frais, par exemple.

• Profiter des services juridiques en ligne : les services juridiques en ligne proposent des forfaits abordables qui peuvent vous guider tout au long de la procédure de constitution et fournir des modèles pour les documents nécessaires. Certains peuvent même offrir des rabais et des promotions aux nouveaux clients. Cela peut être moins coûteux que d’engager un avocat.

• Négocier les honoraires professionnels : si vous devez engager un avocat ou un comptable, n’hésitez pas à négocier leurs honoraires. Certains professionnels peuvent offrir des rabais aux jeunes pousses ou aux petites entreprises.

• Planifier les coûts continus : bien qu’il soit important d’économiser sur les coûts initiaux de constitution en entreprise, assurez-vous de prendre en compte les dépenses continues, comme les frais de rapport annuel, les taxes de franchise et les frais d’agent enregistré.