Les entreprises utilisent le formulaire SS-4 de l'Internal Revenue Service (IRS) pour faire une demande de numéro d'identification de l'employeur (EIN) aux États-Unis. Un EIN est un numéro unique à 9 chiffres que l'IRS attribue pour identifier une entité d'entreprise à des fins fiscales. Ce numéro est un peu comme un numéro d'assurance sociale pour entreprise. Si vous lancez une entreprise, si vous embauchez du personnel ou si vous devez obtenir un EIN à des fins fiscales, vous devez remplir le formulaire SS-4. Nous indiquons ci-dessous la façon de trouver le formulaire SS-4, de le remplir et le délai requis pour recevoir votre EIN.

Que contient cet article?

• Comment obtenir le formulaire SS-4 : marche à suivre
  
• Comment remplir le formulaire SS-4
  
• Quel est le délai d'obtention du formulaire SS-4?
  
• Erreurs à éviter au moment de faire la demande pour obtenir le formulaire SS-4
  
• Comment Stripe Atlas peut vous aider
  

Comment obtenir le formulaire SS-4 : un guide étape par étape

Il est facile d'obtenir un formulaire SS-4 et de faire une demande d'EIN. En outre, la demande est entièrement gratuite. Voici la marche à suivre :

• Consultez le site Web officiel de l'IRS et cherchez « Form SS-4 » à l'aide de la barre de recherche.

• Cliquez sur le lien « About Form SS-4, Application for Employer Identification Number ». Vous pouvez soit télécharger le fichier PDF sur votre appareil, soit l'ouvrir dans votre navigateur, auquel cas vous pourrez le consulter immédiatement.

• Prenez connaissance des instructions qui se trouvent sur le site de l'IRS, puis remplissez le formulaire avec les renseignements de votre entreprise.

• Soumettez le formulaire à l'IRS. Vous pouvez le faire en ligne, par la poste ou par télécopieur.

Comment remplir le formulaire SS-4

Chaque section du formulaire requiert des informations spécifiques sur votre entreprise. Voici comment remplir correctement chaque partie.

Dénomination sociale et nom commercial (s'il y a lieu)

• Ligne 1 : Saisissez la dénomination sociale du particulier ou de l'entité de l'entreprise qui fait la demande de numéro d'identification de l'employeur (EIN). Elle doit correspondre à celle de vos documents officiels.

• Ligne 2 : Si votre entreprise est exploitée sous un nom différent, comme un nom commercial, indiquez-le ici. Sinon, laissez cette section vide.

Nom de l'exécuteur testamentaire, de l'administrateur, du fiduciaire, nom « aux soins de »

• Ligne 3 : Saisissez le nom du fiduciaire si vous faites une demande pour une fiducie. Pour les successions, il faut saisir le nom de l'exécuteur testamentaire, de l'administrateur, du représentant personnel ou de l'autre représentant à titre fiduciaire.
  

Adresse postale et adresse municipale

• Lignes 4a à 4b : Remplissez l'adresse postale à laquelle vous souhaitez recevoir votre correspondance officielle. Assurez-vous que cette adresse est fiable, car c'est à cette adresse que votre lettre de confirmation d'EIN sera envoyée si vous faites une demande par la poste. Si vous faites une demande pour une entité située à l'extérieur des États-Unis, vous devrez indiquer la ville, la province ou l'état, le code postal et le nom complet du pays. Normalement, cette adresse postale sera utilisée pour toutes les déclarations d'impôt.

• Lignes 5a à 5b : Saisissez l'emplacement principal, ou l'adresse municipale, de l'entreprise, s'il diffère de l'adresse postale. Sinon, laissez ces lignes vides. N'utilisez pas de case postale pour cette section.

Comté et État

• Ligne 6 : Saisissez le comté et l'état de l'emplacement principal de votre entreprise.
  

Nom du responsable

• Lignes 7a à 7b : Saisissez le nom et le numéro d'assurance sociale (SSN), le numéro d'identification du contribuable individuel (ITIN) ou l'EIN du dirigeant principal ou du particulier qui contrôle l'entreprise. Si vous êtes un non-résident américain et ne possédez pas de SSN ou d'ITIN, saisissez « foreign » ou N/A. Pour obtenir plus d'informations sur la détermination de la partie responsable, veuillez consulter les instructions de l'IRS.
  

Informations sur les sociétés à responsabilité limitée (SARL)

• Ligne 8a : Cochez « yes » ou « no » à la question de savoir si votre entreprise est une LLC.

• Lignes 8b à 8c : Si vous faites une demande pour une LLC, saisissez le nombre de membres qu'elle comprend et indiquez si elle a été créée aux États-Unis.

Type d'entité

• Ligne 9a : Cochez la case qui décrit votre entité d'entreprise (p. ex., entreprise individuelle, société, société de personnes).

• Ligne 9b : Si la demande concerne une société, saisissez l'état ou le pays étranger où elle a été constituée en personne morale.

Raison de la demande

• Ligne 10 : Choisissez le motif pour lequel vous faites la demande d'un EIN. Parmi les raisons les plus courantes, on note le lancement d'une entreprise, l'embauche d'employés ou de fins reliées au secteur bancaire.
  

Date de début de l'activité

• Ligne 11 : Saisissez la date de début de l'exploitation de l'entreprise, ou de son rachat. Pour les nouvelles entreprises, cela correspond généralement à la date de début de l'exploitation. Pour les demandeurs non résidents américains, cela correspond au moment où l'entreprise a débuté ou a été acquise.
  

Mois de clôture de l'exercice financier

• Ligne 12 : Indiquez le dernier mois de votre exercice comptable. La plupart des entreprises utilisent le mois de décembre, mais dans le cas où votre calendrier financier est différent, indiquez le dernier mois de celui-ci.
  

Nombre d'employés

• Ligne 13 : Estimez le nombre le plus élevé de membres du personnel que vous prévoyez d'embaucher au cours des 12 prochains mois. Ce nombre peut être ventilé selon divers types, comme employé d'exploitation agricole, employé de maison ou autre. Si vous n'embauchez aucun personnel, inscrivez « 0 » et passez à la ligne 14.
  

Exigences de déclaration pour les impôts sur l'emploi

• Ligne 14 : Si vous prévoyez une dette pour l'impôt sur la paie égale ou inférieure à 1 000 $ par année civile complète, cochez la case qui indique que vous déposerez les formulaires concernant l'impôt sur la paie sur une base annuelle, plutôt que trimestrielle.
  

Première date de paiement des salaires

• Ligne 15 : Si vous avez des membres de personnel à votre charge, inscrivez la première date où votre entreprise leur a versé un salaire. (Pour les demandeurs étrangers, indiquez la date à laquelle vous avez commencé à rémunérer les employés aux États-Unis.) Indiquez « S. O. » si vous n'avez aucun employé et ne prévoyez pas en embaucher.
  

Activité principale

• Ligne 16 : Cochez la case correspondant le mieux à l'activité principale de votre entreprise. Plusieurs choix s'offrent à vous : fabrication, finance et assurance et services d'hébergement ou restauration, entre autres.
  

Plus de détails sur l'activité principale

• Ligne 17 : Donnez plus de précisions sur le service ou le produit principal de votre entreprise. Par exemple, si vous avez indiqué « commerce de détail » à la ligne 16, vous pourriez indiquer « commerce en ligne de vêtements » à cette ligne.
  

Avez-vous un autre EIN?

• Ligne 18 : Si vous ou votre entité d'entreprise avez déjà fait une demande pour un EIN et l'avez reçu, cochez « yes » et indiquez cet EIN. Dans le cas contraire, cochez « no ».
  

Tiers désigné

• Si vous désirez autoriser une autre personne à recevoir le EIN ou à discuter de votre demande avec l'IRS (p. ex., un comptable), inscrivez son nom et ses coordonnées à cet endroit. Dans le cas contraire, laissez cette case vide.
  

Signature

• La personne responsable doit signer et dater le formulaire. Ce faisant, elle atteste de l'exactitude de tous les renseignements fournis.
  

Avant de soumettre le formulaire, assurez-vous de revérifier l'exactitude de tous les renseignements qu'il contient. Vous pouvez faire parvenir le formulaire rempli par la poste, par télécopieur ou au moyen du système de demande d'EIN en ligne de l'IRS. (Remarque : Si vous ne résidez pas aux États-Unis, vous ne pouvez envoyer votre formulaire que par la poste ou par télécopieur.)

Combien de temps faut-il pour obtenir le formulaire SS-4?

Le formulaire SS-4 est disponible immédiatement. Vous pouvez le télécharger à tout moment directement depuis le site Web de l’IRS. Aucun délai d’attente n'est nécessaire pour y accéder. En ce qui concerne le traitement du formulaire et la réception d’un EIN, le délai varie en fonction de la façon dont vous l’envoyez :

• Si vous soumettez votre demande en ligne au moyen du système de demande d'EIN de l'IRS et qu'aucun problème n'est relevé, vous recevrez immédiatement votre EIN une fois le formulaire rempli.

• Si vous transmettez le formulaire par télécopieur, le traitement se fait généralement en quatre jours ouvrables, à condition de ne pas oublier d'inclure votre numéro de retour de télécopieur. Si votre lieu d'affaires ou succursale principal (ou votre domicile si vous êtes un particulier) se trouve dans l'un des 50 états ou dans le District of Columbia, faites parvenir votre télécopie au 855 641-6935. Si vous ne possédez pas de lieu d'affaires ni de résidence légale dans l'un des états américains, envoyez votre télécopie au 855 215-1627 si vous vous trouvez aux États-Unis, ou au 304 707-9471 à partir de l'extérieur des États-Unis.

• Si vous transmettez le formulaire par la poste, le traitement se fait généralement en quatre à cinq semaines, au bas mot. Vous recevrez votre EIN par la poste. Les demandeurs dont le lieu d'affaires ou succursale principal (ou le domicile, s'ils font une demande en tant que particulier) se situe aux États-Unis doivent faire parvenir leur formulaire à l'adresse suivante :

Internal Revenue Service
Attn : EIN Operation
Cincinnati, OH 45999

Les demandeurs dont le lieu d'affaires ou le domicile n'est pas aux États-Unis doivent faire parvenir leur formulaire à :

Internal Revenue Service
À l'att. de : EIN International Operation
Cincinnati, OH 45999

Erreurs à éviter au moment de remplir le formulaire SS-4

Lorsque vous remplissez le formulaire SS-4 pour obtenir un EIN, vous devez éviter certaines erreurs courantes afin que votre demande soit traitée sans délai. Voici les points auxquels vous devez faire attention.

Saisie d'informations incorrectes

Si vous renseignez des informations inexactes dans n'importe quelle partie de votre formulaire (y compris les informations sur le responsable, la dénomination sociale, l’adresse postale, le type d’entité, la date de début et l’estimation du nombre de salariés), vous risquez d'entraîner des retards et des problèmes dans le traitement de votre demande. Vérifiez attentivement vos réponses. Par exemple, assurez-vous d'utiliser la dénomination sociale exacte telle qu'elle apparaît dans les documents relatifs à la création de votre entreprise ou dans vos documents juridiques personnels.

Des rubriques laissées vides

Veillez à ne pas omettre de remplir les sections qui vous semblent floues ou peu pertinentes. Même si une section ne vous concerne pas (par exemple, le nom commercial, l'estimation du nombre de salariés), examinez attentivement chacune d’entre elles et indiquez « N/A » si nécessaire. Certains champs sont obligatoires en fonction du type de votre entreprise.

Saisie d'un motif de demande non valide

Veillez à ne pas sélectionner un motif de demande qui ne correspond pas à votre situation (par exemple, en sélectionnant « Banking purposes » lors d’une demande d’EIN motivée par l'embauche de salariés). Précisez la raison de votre demande. Les raisons les plus courantes sont la création d'une nouvelle entreprise, l'embauche de salariés et la création d'une fiducie ou d'une succession.

Utilisation d'un EIN ancien ou en double

Il faut prêter attention pour ne pas faire de demande pour un nouvel EIN si vous en possédez déjà un, ou si votre entreprise n'en a pas besoin d'un nouveau. Vérifiez si votre entreprise possède déjà un EIN avant de faire la demande. Gardez à l'esprit que vous n'avez pas besoin de nouveau numéro si vous changez le nom de l'entreprise ou déménagez à un nouvel emplacement.

Oubli de signature sur le formulaire

N’oubliez pas de signer et de dater le formulaire. Le responsable doit signer et dater le formulaire pour que la demande soit valide. Tout formulaire non signé ne sera pas traité.

Comment Stripe Atlas peut vous aider

Stripe Atlas établit les fondements juridiques de votre entreprise pour vous permettre de lever des fonds, d’ouvrir un compte bancaire et d’accepter des paiements en deux jours ouvrables, où que vous soyez dans le monde.

Rejoindre plus de 75 000 entreprises constituées à l’aide d’Atlas, notamment des jeunes entreprises soutenues par des investisseurs de premier plan, comme Y Combinator, a16z et General Catalyst.

Faire une demande auprès d’Atlas

La demande de constitution d’une entreprise par l’entremise d’Atlas nécessite moins de 10 minutes. Vous serez appelé à sélectionner la forme juridique de votre entreprise, à confirmer instantanément la disponibilité de sa dénomination sociale et à ajouter jusqu’à quatre cofondateurs. Vous devrez également déterminer la répartition du capital, en influencer une partie à de futurs investisseurs et employés, désigner les dirigeants, puis apposer votre signature électronique sur l’intégralité des documents. Tous les cofondateurs recevront par ailleurs des courriels les invitant à signer électroniquement leurs propres documents.

Accepter des paiements et effectuer des opérations bancaires avant de recevoir votre EIN

Une fois votre entreprise créée, Atlas se charge de demander votre EIN. Les fondateurs disposant d’un numéro de sécurité sociale américain, d’une adresse et d’un numéro de téléphone portable aux États-Unis peuvent bénéficier d’un traitement accéléré par l’IRS, tandis que les autres feront l’objet d’un traitement standard, qui peut prendre un peu plus de temps. De plus, Atlas permet d’effectuer des paiements et des opérations bancaires avant l’obtention de l’EIN, ce qui vous permet de commencer à accepter des paiements et à effectuer des transactions avant même que votre EIN ne vous parvienne.

Achat d’actions dématérialisées par les fondateurs

Les fondateurs sont autorisés à souscrire des actions initiales en apportant leur propriété intellectuelle (notamment des droits d’auteur ou des brevets) au lieu de numéraire, la preuve de cet apport étant sauvegardée dans votre Dashboard Atlas. La propriété intellectuelle ainsi apportée doit être évaluée à 100 dollars ou moins pour bénéficier de cette fonctionnalité. Si la valeur de votre propriété intellectuelle excède ce montant, il est recommandé de consulter un avocat avant de procéder.

Déclaration fiscale automatique 83(b)

Les fondateurs ont la possibilité de souscrire à une élection fiscale 83(b) dans le but de diminuer leur impôt sur le revenu. Atlas se chargera de cette formalité pour vous, que vous soyez ou non un fondateur américain, par l’envoi d’un courrier certifié USPS avec accusé de réception. Vous recevrez l’élection 83(b) signée ainsi qu’une preuve de dépôt directement dans votre Dashboard Stripe.

Documents juridiques d’entreprise de classe mondiale

Atlas fournit tous les documents juridiques dont vous avez besoin pour démarrer votre entreprise. Les documents relatifs aux entreprises de type C d’Atlas sont élaborés en collaboration avec Cooley, l’un des principaux cabinets d’avocats spécialisés dans le capital-risque au monde. Ces documents sont conçus pour vous aider à lever des fonds immédiatement et à assurer la protection juridique de votre entreprise, en couvrant des aspects comme la structure de propriété, la répartition du capital et la conformité fiscale.

Une année gratuite d’utilisation de Stripe Payments, plus 50 000 dollars de crédits et de remises chez nos partenaires

Atlas collabore avec des partenaires de premier plan pour offrir aux fondateurs des remises et des crédits exclusifs. Il s’agit notamment de remises sur des outils essentiels pour l’ingénierie, la fiscalité, la finance, la conformité et les opérations, proposées par des leaders du secteur, tels que AWS, Carta et Perplexity. Nous mettons également à votre disposition un agent agréé dans le Delaware qui vous fournira des services gratuitement au cours de votre première année. De plus, en tant qu’utilisateur d’Atlas, vous bénéficierez d’avantages supplémentaires de Stripe, y compris jusqu’à un an de traitement gratuit des paiements pour un volume maximal de 100 000 $.

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