Las empresas usan el formulario SS-4 del IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) para solicitar un Número de Identificación del Empleador (EIN) en Estados Unidos. Un EIN es un número único de 9 dígitos que asigna el IRS para identificar una entidad de la empresa para fines de impuestos. Funciona como un número de Seguro Social para una empresa. Si vas a iniciar una empresa, vas a contratar empleados o necesitas un EIN para fines de impuestos, deberás presentar el formulario SS-4. A continuación, veremos dónde encontrar el formulario SS-4, cómo completarlo y cuánto tiempo se tarda en recibir tu EIN.

¿Qué contiene este artículo?

• Cómo obtener el formulario SS-4: Una guía paso a paso
  
• Cómo completar el formulario SS-4
  
• ¿Cuánto tiempo se tarda en obtener el formulario SS-4?
  
• Errores que se deben evitar al solicitar el formulario SS-4
  
• ¿Cómo puede ayudar Stripe Atlas?
  

Cómo obtener el formulario SS-4: una guía paso a paso

Es fácil obtener el formulario SS-4 y solicitar un EIN, y hacerlo no cuesta dinero. A continuación, te explicamos cómo obtener uno:

• Ve al sitio web oficial del IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) y usa la barra de búsqueda para escribir «Formulario SS-4».

• Haz clic en el enlace para acceder a «About Form SS-4, Application for Employer Identification Number» (Acerca del formulario SS-4, Solicitud de Número de Identificación del Empleador). Puedes descargar el PDF a tu dispositivo o abrirlo en tu navegador para tener un acceso inmediato.

• Lee las instrucciones en el sitio del IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) y luego completa el formulario con la información de tu empresa.

• Envía el formulario al IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) en línea, por correo o por fax.

Cómo completar el formulario SS-4

Cada sección del formulario requiere información específica sobre tu empresa. A continuación, te explicamos cómo completar correctamente cada parte.

Nombre legal y nombre comercial (si corresponde)

• Línea 1: Ingresa el nombre legal del particular o la entidad de la empresa que solicita el EIN. Este debe coincidir con tus documentos oficiales.

• Línea 2: Si tu empresa opera con un nombre diferente, como un nombre comercial (DBA), indícalo aquí. De lo contrario, deja esta sección en blanco.

Nombre del albacea, administrador, fideicomisario, responsable

• Línea 3: Ingresa el nombre del fiduciario si vas a solicitar un fideicomiso. Las sucesiones deben ingresar el nombre del albacea, administrador, representante personal u otro representante fiduciario.
  

Correo postal y dirección postal

• Líneas 4a–4b: Completa la dirección postal en la que quieres recibir la correspondencia oficial. Asegúrate de que esta dirección sea confiable, ya que aquí se enviará la carta de confirmación de tu EIN si haces la solicitud por correo. Si vas a solicitarlo para una entidad fuera de EE. UU., deberás incluir la ciudad, la provincia o el estado, el código postal y el nombre sin abreviar del país. Por lo general, esta dirección postal se usará en todas las declaraciones de impuestos.

• Líneas 5a–5b: Ingresa la ubicación física principal de la empresa o la dirección, si es diferente de la dirección postal. De lo contrario, déjala en blanco. No uses un apartado postal en esta sección.

Condado y estado

• Línea 6: Ingresa el condado y el estado de la ubicación física principal de tu empresa.
  

Nombre de la parte responsable

• Líneas 7a–7b: Ingresa el nombre y el número de Seguro Social (SSN), el Número de Identificación Personal del Contribuyente (ITIN) o el EIN del directivo principal o del particular que controla la empresa. Si no eres residente de EE. UU. y no tienes un SSN o ITIN, ingresa «foreign» (extranjero) o N/A. Para obtener más información sobre cómo determinar quién es la parte responsable, consulta las instrucciones del IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos).
  

Información de la sociedad de responsabilidad limitada (LLC)

• Línea 8a: Marca «yes» (sí) o «no» según si tu empresa es una LLC.

• Líneas 8b–8c: Si vas a presentar una solicitud para una LLC, ingresa la cantidad de miembros de la LLC y si esta se organizó en EE. UU.

Tipo de entidad

• Línea 9a: Marca una casilla que describa la entidad de tu empresa (p. ej., propietario único, sociedad anónima, asociación).

• Línea 9b: Si presentas una solicitud para una sociedad anónima, ingresa el estado o país extranjero donde está constituida.

Motivo de la solicitud

• Línea 10: Elige el motivo por el que solicitas un EIN. Algunos de los motivos frecuentes incluyen iniciar una nueva empresa, contratar empleados y fines bancarios.
  

Fecha de constitución de la empresa

• Línea 11: Ingresa la fecha en que comenzó tu empresa o en que se adquirió la propiedad. Para las empresas nuevas, suele ser la fecha en que comenzaron las operaciones. Para los solicitantes que no son residentes de EE. UU., es la fecha en que iniciaste o adquiriste una empresa en EE. UU.
  

Mes de cierre del ejercicio contable

• Línea 12: Indica el mes final de tu año contable. La mayoría de las empresas usan diciembre, pero si tienes un calendario fiscal diferente, proporciona el mes final asociado.
  

Cantidad de empleados

• Línea 13: Estima la mayor cantidad de empleados que esperas contratar en los próximos 12 meses. Esto se puede desglosar en agrícola, doméstico u otros tipos de empleados. Si no vas a contratar empleados, ingresa «0» y omite la línea 14.
  

Requisitos de declaración de impuestos sobre la nómina

• Línea 14: Si esperas que tu obligación de impuestos sobre el empleo anual sea de USD 1000 o menos en un año calendario completo, marca la casilla que indica que declararás los impuestos sobre el empleo de forma anual en lugar de trimestral.
  

Primera fecha en que se han pagado salarios

• Línea 15: Si tienes empleados, ingresa la fecha en que tu empresa comenzó a pagarles. (Para solicitantes extranjeros, esta es la fecha en que comenzaste a pagarles a empleados en EE. UU.). Ingresa «N/A» si no tienes ni planeas contratar a nadie.
  

Actividad principal

• Línea 16: Marca la casilla que mejor describa la actividad principal de la empresa. Algunas de las opciones son fabricación, finanzas y seguros, y servicios de alojamiento y alimentación.
  

Más detalles sobre la actividad principal

• Línea 17: Proporciona más detalles sobre el producto o servicio principal de tu empresa. Por ejemplo, si indicaste «minorista» en la línea 16, aquí podrías especificar «ropa de comercio electrónico».
  

¿Tienes otro EIN?

• Línea 18: Si tú o la entidad de la empresa solicitaron y recibieron un EIN anteriormente, marca «yes» (sí) e ingresa ese EIN. De lo contrario, marca «no».
  

Persona designada por terceros

• Si quieres autorizar a otra persona para que reciba el EIN o para que hable de tu solicitud con el IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) (p. ej., un contador), ingresa su nombre y su información de contacto aquí. De lo contrario, déjalo en blanco.
  

Firma

• La parte responsable debe firmar y fechar el formulario. Esto certifica que toda la información proporcionada es exacta.
  

Antes de enviar, revisa todas las entradas para confirmar su exactitud. Puedes enviar el formulario completo por correo, por fax o a través del sistema de solicitud de EIN en línea del IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos). (Ten en cuenta que si no eres residente de EE. UU., solo puedes enviar el formulario por correo o por fax).

¿Cuánto tiempo se tarda en obtener el formulario SS-4?

El formulario SS-4 está disponible de inmediato. Puedes descargarlo directamente desde el sitio web del IRS en cualquier momento, por lo que no hay período de espera para acceder al formulario. En cuanto al procesamiento del formulario y a la recepción del EIN, el plazo varía en función de cómo lo envíes:

• Si presentas tu solicitud en línea a través del sistema de solicitud de EIN del IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos), recibirás tu EIN de inmediato después de completar el formulario, si no hay problemas.

• Si envías el formulario por fax, el procesamiento suele tardar unos cuatro días hábiles, siempre y cuando recuerdes incluir tu número de fax de respuesta. Si tu lugar principal de la empresa o agencia (o residencia legal si eres un particular) se encuentra en uno de los 50 estados o el Distrito de Columbia, envía el fax al 855-641-6935. Si no tienes un lugar de la empresa o residencia legal en ningún estado de EE. UU., envía el fax al 855-215-1627 desde EE. UU. o al 304-707-9471 desde fuera de EE. UU.

• Si envías el formulario por correo, el procesamiento suele tardar entre cuatro y cinco semanas. Recibirás tu EIN por correo. Los solicitantes que tengan un lugar principal de la empresa o agencia (o residencia legal si se solicita como particular) en EE. UU. deben enviar el formulario por correo a:

Internal Revenue Service
Attn: EIN Operation
Cincinnati, OH 45999

Los solicitantes que no tengan un lugar de la empresa o residencia legal en EE. UU. deben enviar su formulario por correo a:

Internal Revenue Service
A la atención de: EIN International Operation
Cincinnati, OH 45999

Errores que se deben evitar al solicitar el formulario SS-4

Al completar el formulario SS-4 para obtener un EIN, hay varios errores comunes que debes evitar para asegurarte de que tu solicitud se procese sin demora. Esto es lo que debes tener en cuenta.

Proporcionar información incorrecta

La información incorrecta en cualquier parte de tu formulario, incluidos la información de la parte responsable, el nombre legal, la dirección postal, el tipo de entidad, la fecha de constitución y la cantidad estimada de empleados, puede provocar retrasos y problemas con tu solicitud. Verifica tus respuestas con todos los registros. Por ejemplo, asegúrate de utilizar el nombre legal exacto tal y como aparece en los documentos de constitución de tu empresa o en tus registros legales personales.

Dejar secciones en blanco

Ten cuidado de no omitir secciones que parezcan irrelevantes o poco claras. Incluso si una sección no corresponde a su situación (por ejemplo, nombre comercial, cantidad estimada de empleados), revisa cada una cuidadosamente y completa «N/C» cuando sea necesario. Algunos campos pueden ser obligatorios según tu tipo de empresa.

Introducir un motivo no válido para presentar la solicitud

Ten cuidado de no seleccionar un motivo para presentar la solicitud que no corresponda a tu situación (p. ej., seleccionar «fines bancarios» al solicitar un EIN para empleados). Explica por qué estás presentando la solicitud. Las razones comunes incluyen constituir una nueva empresa, contratar a empleados y crear un fideicomiso o patrimonio.

Usar un EIN antiguo o duplicado

Ten cuidado de no solicitar un nuevo EIN cuando ya tienes uno o cuando tu empresa no necesita uno nuevo. Verifica si tu empresa ya tiene un EIN antes de solicitarlo. Recuerda que no necesitas uno nuevo si solo vas a cambiar el nombre de tu empresa o si te vas a mudar a una nueva ubicación.

No firmar el formulario

No olvides firmar y fechar el formulario. La parte responsable deberá firmar y fechar el formulario para validar la solicitud. No se procesará un formulario sin firmar.

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Acepta pagos y operaciones bancarias antes de que llegue tu EIN

Después de constituir tu empresa, Atlas solicita tu EIN. Los fundadores con número de Seguro Social, dirección y número de teléfono celular de EE. UU. pueden optar por el trámite acelerado del IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos), mientras que otros recibirán el trámite estándar, que puede tardar un poco más. Además, Atlas permite realizar pagos y operaciones bancarias antes de obtener tu EIN para que puedas empezar a aceptar pagos y realizar transacciones antes de recibir tu EIN.

Compra de acciones del fundador sin efectivo

Los fundadores pueden adquirir acciones iniciales mediante su propiedad intelectual (por ejemplo, derechos de autor o patentes) en lugar de efectivo, con el comprobante de compra almacenado en tu Dashboard de Atlas. Tu propiedad intelectual debe tener un valor de $100 o menos para usar esta funcionalidad; si posees una propiedad intelectual por encima de ese valor, consulta con un abogado antes de proceder.

Declaración automática de la elección de impuestos 83(b)

Los fundadores pueden presentar una solicitud de elección de impuestos 83(b) para reducir el impuesto sobre la renta personal. Atlas la presentará por ti, ya seas un fundador estadounidense o extranjero, con correo certificado de USPS y seguimiento. Recibirás una solicitud de elección 83(b) firmada y un comprobante de presentación directamente en el Dashboard de Stripe.

Documentos legales de empresas de primer nivel

Atlas proporciona todos los documentos legales que necesitas para empezar a gestionar tu empresa. Los documentos de la corporación Atlas se elaboran en colaboración con Cooley, uno de los estudios jurídicos de capital de riesgo más importantes del mundo. Estos documentos están diseñados a fin de ayudarte a recaudar fondos de inmediato y garantizar la protección legal de tu empresa, que cubren aspectos como la estructura de titularidad, la distribución del capital y el cumplimiento de la normativa fiscal.

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