Met formulier SS-4 van de IRS, de Amerikaanse belastingdienst, vraag je een EIN (werkgeversidentificatienummer) aan in de Verenigde Staten. Je moet dit formulier indienen als je een onderneming start, mensen in dienst neemt of een EIN nodig hebt voor belastingdoeleinden. Hieronder leggen we uit waar je het formulier SS-4 kunt vinden, hoe je het invult en hoelang het duurt voordat je je EIN ontvangt.

Wat staat er in dit artikel?

• Formulier SS-4 aanvragen: stapsgewijze instructies
  
• Formulier SS-4 invullen
  
• Hoelang duurt het voordat ik formulier SS-4 ontvang?
  
• Fouten die je moet voorkomen bij het aanvragen van formulier SS-4
  

Formulier SS-4 aanvragen: stapsgewijze instructies

Het aanvragen van formulier SS-4 en van een EIN is gemakkelijk. Hier lees je wat je precies moet doen:

• Ga naar de officiële website van de IRS en typ "Form SS-4" in de zoekbalk.

• Klik op de link "About Form SS-4, Application for Employer Identification Number". Je kunt de PDF downloaden naar je apparaat of openen in je browser voor onmiddellijke toegang.

• Lees de instructies op de site van de IRS en vul de gegevens van je onderneming in het formulier in.

• Dien het formulier online, per post of per fax in.

Formulier SS-4 invullen

In elke sectie van het formulier moet je specifieke informatie over je onderneming invullen. Dat doe je als volgt.

Wettelijke naam en handelsnaam (indien van toepassing)

• Regel 1. Voer de wettelijke naam in van de persoon of bedrijfsentiteit die het EIN aanvraagt. Dit moet overeenkomen met de naam in je officiële documenten.
  
• Regel 2. Als je onderneming onder een andere naam opereert, zoals een handelsnaam of DBA-naam ('handelend onder de naam'), moet je die naam hier invullen. Als dat niet het geval is, laat je deze sectie leeg.
  

Executeur, beheerder, beheerder, naam 'zorg voor'

• Regel 3. Vul de naam van de trustee in als je de aanvraag doet voor een trust. Voor nalatenschappen moet je de naam van de executeur, beheerder, persoonlijke vertegenwoordiger of andere zaakwaarnemer invullen.
  

Postadres en adres

• Regels 4a-4b. Vul het postadres in waar je officiële correspondentie wilt ontvangen. Gebruik een betrouwbaar adres, want hierheen wordt de bevestigingsbrief met je EIN gestuurd als je een aanvraag doet per post. Als je een aanvraag indient voor een entiteit buiten de VS, moet je de stad, provincie of staat, postcode en de niet-afgekorte naam van het land vermelden. Meestal wordt dit postadres gebruikt voor alle belastingaangiften.
  
• Regels 5a-5b. Voer de primaire fysieke locatie van de onderneming in, of het adres, als dit anders is dan het postadres. Laat het anders leeg. Vermeld in deze sectie geen postbus.
  

County en staat

• Regel 6. Voer de county en staat in van de primaire fysieke locatie van je onderneming.
  

Naam van verantwoordelijke partij

• Regels 7a-7b. Voer de naam en het socialezekerheidsnummer (SSN), het individuele belastingidentificatienummer (ITIN) of het EIN in van de hoofdfunctionaris of degene die de leiding over de onderneming heeft. Raadpleeg voor meer informatie over het bepalen van de verantwoordelijke partij de instructies van de IRS.
  

Informatie over een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (LLC)

• Regel 8a. Zet een vinkje bij "ja" of "nee" om aan te geven of je onderneming een LLC is.

• Regels 8b-8c. Als je een aanvraag doet voor een LLC, vul dan het aantal deelnemers van de LLC in en geef op of LLC in de VS is gevestigd.

Type entiteit

• Regel 9a. Vink het vakje aan dat je bedrijfsentiteit beschrijft (bijvoorbeeld eenmanszaak, onderneming, maatschap).

• Regel 9b. Als je een aanvraag doet voor een corporation, vul je de staat of het land van oprichting in.

Reden van aanvraag

• Regel 10. Geef de reden op waarom je een EIN aanvraagt. Veelvoorkomende redenen zijn het starten van een nieuwe onderneming, het aannemen van medewerkers of voor bankieren.
  

Begindatum van onderneming

• Regel 11. Voer de datum in waarop je onderneming is gestart of waarop je eigenaar bent geworden. Voor nieuwe ondernemingen is dit meestal de datum waarop is gestart met de activiteiten.
  

Sluitingsmaand van het boekjaar

• Regel 12. Geef de laatste maand van je boekjaar op. Voor de meeste ondernemingen is dat december, maar als je een ander fiscaal schema hebt, geef dan de betreffende laatste maand op.
  

Aantal medewerkers

• Regel 13. Maak een schatting van het hoogste aantal medewerkers dat je in de komende 12 maanden verwacht in dienst te nemen. Dit kan worden uitgesplitst in agrarisch, huishoudelijk of andere typen medewerkers. Neem je geen medewerkers in dienst, vul dan "0" in en sla regel 14 over.
  

Vereisten voor aangifte loonbelasting

• Regel 14. Als je verwacht dat de jaarlijkse verschuldigde loonbelasting in een volledig kalenderjaar $ 1000 of minder bedraagt, vink je het vakje voor jaarlijkse aangifte van loonbelasting aan in plaats van kwartaalaangifte.
  

Eerste datum van uitbetaling van loon

• Regel 15. Als je medewerkers hebt, vul dan in vanaf welke datum je onderneming loon is gaan betalen. Voer "N.v.t." in als je niemand in dienst hebt of niet van plan bent iemand in dienst te nemen.
  

Hoofdactiviteit

• Regel 16. Vink een vakje aan dat de hoofdactiviteit van je onderneming het best beschrijft. Enkele van de opties zijn productie, financiën en verzekeringen, en accommodatie en foodservices.
  

Meer informatie over de hoofdactiviteit

• Regel 17. Verstrek meer gegevens over het belangrijkste product of de belangrijkste dienst van je onderneming. Als je bijvoorbeeld "retail" hebt vermeld in regel 16, kun je hier "e-commercekleding" opgeven.
  

Heb je nog een ander EIN?

• Regel 18. Als jij of de bedrijfsentiteit eerder een EIN heeft aangevraagd en ontvangen, vink je "Ja" aan en voer je dat EIN in. Vink anders "Nee" aan.
  

Aangewezen door een derde partij

• Als je iemand anders wilt machtigen om het EIN in ontvangst te nemen of je aanvraag wilt bespreken met de IRS (bijvoorbeeld een accountant), vul dan hier de naam en contactgegevens in. Als dat niet het geval is, laat deze regel dan leeg.
  

Handtekening

• De verantwoordelijke partij moet het formulier ondertekenen en van een datum voorzien. Hiermee wordt bevestigd dat alle verstrekte informatie juist is.
  

Controleer voordat je aanvraag indient opnieuw of alle ingevoerde gegevens kloppen. Je kunt het ingevulde formulier per post, fax of via het online EIN-aanvraagsysteem van de IRS versturen.

Hoelang duurt het voordat ik formulier SS-4 ontvang?

Formulier SS-4 is onmiddellijk beschikbaar. Je kunt het op elk moment rechtstreeks van de website van de IRS downloaden, dus er is geen wachttijd om toegang te krijgen tot het formulier. Wat betreft de verwerking van het formulier en de ontvangst van een EIN, varieert het tijdsbestek. Dit hangt af van de manier waarop je formulier indient:

• Als je online een aanvraag indient via het IR-systeem voor het aanvragen van een EIN, ontvang je de EIN onmiddellijk na het invullen van het formulier, als er geen problemen zijn.

• Als je het formulier faxt, duurt de verwerking doorgaans ongeveer vier werkdagen, op voorwaarde dat je eraan denkt je retourfaxnummer te vermelden.

• Als je het formulier opstuurt, duurt de verwerking meestal minimaal vier tot vijf weken. Je ontvangt je EIN per post.

Fouten die je moet voorkomen bij het aanvragen van formulier SS-4

Er worden vaak fouten gemaakt bij het invullen van formulier SS-4 voor het aanvragen van een EIN. Voorkom deze fouten om ervoor te zorgen dat je aanvraag zonder vertraging wordt verwerkt. Let op het volgende.

Verstrek geen onjuiste informatie

Onjuiste informatie in een bepaald onderdeel van het formulier, zoals over de verantwoordelijke partij, wettelijke naam, postadres, entiteitstype, begindatum en schatting van het aantal medewerkers, kan leiden tot vertragingen en problemen bij je aanvraag. Loop je antwoorden na aan de hand van je administratie. Controleer bijvoorbeeld of je de exacte wettelijke naam hebt gebruikt die staat vermeld in de oprichtingsdocumenten van je onderneming of in je persoonlijke juridische documenten.

Laat geen secties leeg

Pas op dat je geen secties overslaat die irrelevant of onduidelijk lijken. Zelfs als een sectie niet van toepassing is op jouw situatie (bijv. handelsnaam, geschatte aantal medewerkers), bekijk ze dan allemaal zorgvuldig en vul waar nodig "N.v.t." in. Afhankelijk van je bedrijfstype zijn sommige velden mogelijk vereist.

Voer een geldige reden voor je aanvraag in

Kies geen reden voor je aanvraag die niet bij je situatie past (bijv. het selecteren van "bankieren" bij het aanvragen van een EIN voor medewerkers). Maak duidelijk waarom je een aanvraag doet. Veelvoorkomende redenen zijn het starten van een nieuwe onderneming, het aannemen van medewerkers of het opzetten van een trust.

Gebruik geen oud of dubbel EIN

Vraag geen nieuwe EIN aan als je er al een hebt of als je onderneming eigenlijk geen nieuwe EIN nodig heeft. Controleer voordat je een aanvraag indient of je bedrijf al een EIN heeft. Je hebt geen nieuwe EIN nodig als je alleen je bedrijfsnaam wijzigt of naar een andere locatie verhuist.

Onderteken het formulier

Vergeet niet het formulier te ondertekenen en van een datum te voorzien. De verantwoordelijke partij moet het formulier ondertekenen en van een datum voorzien om de aanvraag te valideren. Een niet-ondertekend formulier wordt niet in behandeling genomen.