Le dépôt d’un numéro d’identification d’employeur (EIN) est l’une des premières étapes pour officialiser votre entreprise. Que vous formiez une société, une société à responsabilité limitée (SARL) ou une société de personnes, un EIN est le numéro d’identification fiscale fédéral de votre entreprise, un peu comme le numéro de sécurité sociale (SSN) d’une personne physique. Vous aurez besoin d’un EIN pour embaucher des employés, ouvrir un compte bancaire professionnel et déclarer vos impôts. Le processus d’obtention d’un EIN est relativement simple et vous pouvez généralement le remplir en ligne en 10 minutes environ.

Il y a quelques éléments à prendre en compte avant de déposer votre demande, Par exemple, vous devrez décider qui sera le « responsable » de votre entreprise, c’est-à-dire la personne figurant sur la demande d’EIN comme principal point de contact avec l’Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis. Vous trouverez ci-dessous comment déposer une demande d’EIN et comment éviter les erreurs courantes qui pourraient ralentir le processus.

Qu’y a-t-il dans cet article?

• Qu’est-ce qu’un EIN?
  
• Qui a besoin d’un EIN?
  
• Préparation à la demande d’un EIN
  
• Comment déposer une demande d’EIN en ligne
  
• Comment faire une demande d’EIN par fax ou par courrier
  
• Erreurs courantes à éviter lors de la demande d’un EIN
  

Qu’est-ce qu’un EIN?

Un EIN est un numéro unique à neuf chiffres que l’IRS attribue aux entreprises à des fins fiscales, semblable au numéro de sécurité sociale d’un particulier. Vous utilisez votre EIN pour identifier votre entreprise lorsque vous déclarez des impôts, payez des employés ou demandez certaines licences.

Qui a besoin d’un EIN?

Vous avez besoin d’un EIN si vous envisagez d’embaucher des employés, de créer une société ou un partenariat ou d’ouvrir un compte bancaire professionnel. Elle est également requise si vous gérez des charges sociales, faites une demande de crédit d’entreprise et à de nombreuses autres fins. Même si vous êtes un entrepreneur individuel, vous voudrez peut-être obtenir un EIN pour séparer vos finances personnelles de celles de votre entreprise et simplifier vos impôts.

Préparation de la demande d’EIN

Avant de déposer votre demande d’EIN, vous pouvez vous préparer selon certaines étapes. Tout d’abord, déterminez votre admissibilité : pour faire une demande d’EIN en ligne, votre entreprise doit être physiquement située aux États-Unis ou dans l’un de ses territoires. Vous devez également être en mesure d’identifier une partie responsable, c’est-à-dire la personne qui contrôle, gère ou dirige les activités quotidiennes de l’entreprise et qui a accès aux fonds de l’entreprise. Cette personne doit disposer d’un numéro d’identification fiscale (TIN) valide, tel qu’un numéro de sécurité sociale, un numéro individuel d’identification fiscale (ITIN) ou un EIN existant.

Si vous remplissez les critères d’admissibilité suivants, vous devez recueillir les informations suivantes :

• La dénomination sociale complète de votre entreprise et tous les noms commerciaux ou noms commerciaux

• L’adresse postale et l’adresse physique de votre entreprise

• Votre type d’entité (par exemple, société, SARL) et la raison de votre demande d’EIN

• Les principales activités de votre entreprise et le nombre d’employés que vous prévoyez d’avoir au cours de la première année

Comment déposer une demande d’EIN en ligne

Le moyen le plus simple pour la plupart des entreprises de déposer une demande d’EIN est en ligne. Voici un guide étape par étape :

1. Rendez-vous dans la section de demande d’EIN du site officiel du site Web de l’IRS.

2. Cliquez sur le bouton « Faire une demande en ligne maintenant ». Consultez les directives sur la page d’information, puis cliquez sur « Commencer la demande ».

3. Sélectionnez la structure juridique de votre entreprise (par exemple, entreprise individuelle, SARL). L’IRS fournit de brèves descriptions pour chaque type. Appuyez sur continuer.

4. Ici, les étapes divergent en fonction de votre type d’entreprise. Si vous faites une demande en tant que SARL, par exemple, vous devrez saisir le nombre de membres et l’emplacement physique de l’entreprise, tandis qu’un entrepreneur individuel devra fournir plus d’informations, telles qu’une raison de la demande. Indiquez si vous êtes le propriétaire de l’entreprise ou si vous agissez en tant que tiers désigné.

5. Saisissez la dénomination sociale, la dénomination commerciale (le cas échéant) et l’adresse physique de votre entreprise. Indiquez le comté et l’État dans lesquels votre entreprise exerce ses activités. C’est important d’un point de vue fiscal.

6. Expliquez à l’IRS pourquoi vous faites une demande d’EIN. Par exemple, démarrez-vous une nouvelle entreprise? Vous embauchez des employés? Restructuration d’une entreprise existante?

7. Décrivez les principales activités de votre entreprise. L’IRS vous fournira une liste de catégories parmi lesquelles vous pourrez faire votre choix.

8. Vérifiez l’exactitude de tous les renseignements que vous avez saisis, puis soumettez la demande. Vous recevrez votre EIN immédiatement et pourrez télécharger ou imprimer la confirmation pour vos dossiers.

Comment faire une demande d’EIN par télécopieur ou par courrier

Si vous ne souhaitez pas faire de demande d’EIN en ligne, vous pouvez également le faire par télécopieur ou par courrier. Commencez par télécharger le formulaire SS-4 à partir du site Web de l’IRS et remplissez-le. Il vous demandera des informations telles que le nom de votre entreprise, le responsable et la raison de votre demande. Pour éviter tout retard, vérifiez que toutes les informations sont correctes.

• Demande par télécopieur : Trouvez le numéro de télécopieur de votre État sur le site Web de l’IRS et faxez votre formulaire rempli à ce numéro. En règle générale, l’IRS vous enverra votre numéro EIN par télécopieur dans un délai de quatre jours ouvrables.

• Demande par la poste : Trouvez l’adresse de l’IRS de votre État sur le site Web de l’IRS et envoyez-lui votre formulaire dûment rempli par la poste. Les demandes envoyées par la poste prennent plus de temps à traiter et peuvent prendre jusqu’à quatre semaines pour recevoir votre EIN.

• Candidats internationaux : Si vous faites votre demande depuis l’extérieur des États-Unis, vous devrez appeler directement l’IRS au +1 267 941-1099 (numéro payant). Soyez prêt avec toutes les informations nécessaires. L’IRS s’occupera du processus par téléphone et vous délivrera votre EIN une fois qu’il aura confirmé vos informations. Il s’agit de l’option de prédilection pour les entreprises internationales qui ne peuvent pas accéder facilement aux processus en ligne ou par courrier.

Erreurs courantes à éviter lors d’une demande d’EIN

Lors d’une demande d’EIN, il est facile de négliger certains détails qui peuvent ralentir le processus ou entraîner des problèmes plus importants par la suite. Voici quelques erreurs courantes à éviter.

Plusieurs EIN pour la même entité

De nombreux propriétaires d’entreprise font l’erreur de demander plusieurs EIN, généralement parce qu’ils ne savent pas exactement quand un nouvel EIN est requis. L’IRS n’impose le besoind d’un nouvel EIN que dans des situations spécifiques, telles qu’un changement dans la structure de l’entité (par exemple, le passage d’une SARL à une société) et lorsqu’il y a un changement fondamental de propriétaire. Si votre entreprise se développe simplement au sein de la même structure, vous n’aurez pas besoin d’un nouvel EIN. Produire un autre numéro alors que vous n’en avez pas besoin peut entraîner des complications inutiles avec l’IRS, telles que des déclarations en double et des comptes fiscaux incorrects.

Informations incorrectes ou incohérentes

Des erreurs apparemment mineures, telles qu’une faute d’orthographe du nom de l’entreprise, des adresses incorrectes ou la saisie d’un TIN incorrect, peuvent entraîner des retards et des désalignements dans vos dossiers de l’IRS, ce qui peut compliquer les déclarations de revenus, la configuration de la paie ou les comptes bancaires professionnels à l’avenir. Vérifiez toutes vos entrées, en particulier pour les données d’identification de la partie responsable.

Problèmes avec les tiers désignés

Si vous désignez quelqu’un d’autre (par exemple, un comptable ou un avocat) pour déposer votre demande d’EIN, la partie responsable doit être officiellement autorisée à agir au nom de l’entreprise. L’IRS exige que cette approbation soit enregistrée, et le fait de ne pas fournir l’autorisation appropriée peut invalider la demande ou créer des complications avec la conformité par la suite. Des faux pas peuvent retarder l’obtention de votre EIN et semer la confusion quant à l’autorisation de traiter les documents fiscaux en votre nom.

Ressources pour vous aider à lancer une jeune entreprise ou une petite entreprise

Le lancement d'une entreprise nécessite de naviguer dans tous les domaines, de la budgétisation financière aux cadres réglementaires locaux. Pour vous aider à passer de la phase d'idéation à un lancement actif, utilisez ces outils fédéraux vérifiés, ces cours éducatifs et ces ressources sectorielles tactiques :

Outils de planification gouvernementaux de base

• SBA 10-Step Business Guide** :** La feuille de route officielle de la U.S. Small Business Administration détaillant comment élaborer un plan d'affaires, inscrire votre entité juridique et financer vos activités.

• USA.gov Business Startup Guide** :** Un centre de documentation fédéral centralisé décrivant les mandats d'inscription État par État, les exigences des employeurs et les obligations fiscales initiales.

• SBA Startup Cost Calculator** :** Une feuille de calcul téléchargeable et un moteur de planification pour vous aider à identifier les besoins en capital de lancement ponctuels par rapport aux dépenses d'exploitation courantes.

• SBA Regulatory Compliance Guidance** :** Un cadre opérationnel couvrant les renouvellements de déclaration à un État en cours, les règles relatives aux dossiers internes de l'entreprise et la législation fédérale du travail.

Réseaux locaux de conseil et de soutien aux entreprises

• SCORE Startup Roadmap** :** Un modèle interactif étape par étape qui vous associe à des mentors en affaires et à des coachs de direction gratuits et hyper-localisés.

• America's SBDC Network** :** Un réseau national de Small Business Development Centers fournissant une assistance technique gratuite en personne, des études de marché et des conseils sur les permis locaux.

• U.S. Chamber of Commerce Small Business Hub** :** Un répertoire de données opérationnelles, de rapports sur les tendances économiques régionales et de groupes de réseautage de pairs locaux.

• National Association of Professional Employer Organizations (NAPEO)** :** Une base de données d'associations commerciales dédiée pour aider les jeunes entreprises en croissance à trouver des partenaires en ressources humaines et en administration de la paie.

Cadres fiscaux et de marketing spécialisés

• IRS Small Business Tax Center** :** Le centre principal pour configurer les pipelines de comptabilité, comprendre les classifications des contractants indépendants par rapport aux employés et demander des numéros d'identification fiscale.

• Google Business Essentials** :** Ensembles d'outils gratuits et portails de vérification pour établir une visibilité de recherche locale et une optimisation des cartes pour les empreintes de services physiques.

• HubSpot Academy** :** Des cours de certification gratuits conformes aux normes du secteur couvrant le marketing entrant numérique, les pipelines de vente et l'architecture de génération de prospects.

• LinkedIn for Small Business** :** Un guide pratique décrivant comment exploiter les profils de médias sociaux pour attirer des prospects initiaux et établir l'autorité de la marque interentreprise.

• Amazon Selling Partner Programs** :** Des plans logistiques et d'infrastructure pour les marques basées sur des produits qui cherchent à développer des pipelines de distribution multicanal.

Analyses stratégiques de Stripe

• How to Pick a Startup Name** :** Un guide pratique sur la navigation dans les recherches de marques d'entreprise, la sécurisation des domaines Web et l'alignement de votre nom avec votre public cible.

• What Makes Startups Successful** :** Un regard empirique sur les organisations à forte croissance, analysant l'adéquation produit-marché, l'économie unitaire et l'efficacité du capital.

• Market Research for Startups** :** Une méthodologie étape par étape détaillant comment effectuer des analyses concurrentielles, évaluer les données sur la demande des consommateurs et fixer le prix de vos offres de manière efficace.