La demande d'un numéro d'identification de l'employeur (EIN) est l'une des premières étapes pour officialiser votre entreprise. Que vous constituiez une société de capitaux, une société à responsabilité limitée (LLC) ou une société de personnes, un EIN sert de NIF fédéral de votre entreprise, un peu comme un numéro de sécurité sociale (SSN) pour un particulier. Vous aurez besoin d'un EIN pour embaucher des employés, ouvrir un compte bancaire d'entreprise et déclarer vos impôts. Le processus de demande pour obtenir un EIN est relativement simple, et vous pouvez généralement le terminer en ligne en 10 minutes environ.

Il y a quelques éléments à prendre en considération avant de faire votre déclaration. Par exemple, vous devrez décider qui sera la « partie responsable » de votre entreprise, c'est-à-dire la personne indiquée sur la demande d'EIN comme principal point de contact avec l'Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis. Ci-dessous, nous vous expliquerons comment demander un EIN et comment éviter les erreurs courantes qui pourraient ralentir le processus.

Que contient cet article?

• Qu'est-ce qu'un numéro d'identification de l'employeur (EIN)?
  
• Qui a besoin d'un EIN?
  
• Préparation à la demande d'un EIN
  
• Comment demander un EIN en ligne
  
• Comment demander un EIN par télécopieur ou par courrier
  
• Erreurs courantes à éviter lors d'une demande d'EIN
  
• Comment Stripe Atlas peut vous aider
  

Qu'est-ce qu'un numéro d'identification de l'employeur (EIN)?

Un EIN est un numéro unique à neuf chiffres que l’IRS attribue aux entreprises à des fins fiscales, semblable au numéro de sécurité sociale d’un particulier. Vous utilisez votre EIN pour identifier votre entreprise lorsque vous déclarez des impôts, payez des employés ou demandez certaines licences.

Vous pouvez demander et recevoir un EIN en quelques minutes en utilisant l'outil de demande en ligne de l'IRS. La demande d'un EIN par ce portail est également entièrement gratuite.

Qui a besoin d’un EIN?

Vous avez besoin d'un numéro d'identification de l'employeur (EIN) si vous prévoyez d'embaucher des employés, de constituer une société de capitaux ou une société de personnes, ou d'ouvrir un compte bancaire d'entreprise. Il est également requis si vous gérez des impôts sur la masse salariale, si vous demandez un crédit commercial et à de nombreuses autres fins. Même si vous êtes un propriétaire unique, vous pouvez vouloir obtenir un EIN pour séparer vos finances personnelles et professionnelles et simplifier vos impôts.

Préparation de la demande d’EIN

Avant de faire une demande d'EIN, vous pouvez vous y préparer en suivant quelques étapes. Tout d'abord, déterminez votre admissibilité : pour demander un EIN en ligne, votre entreprise doit être située physiquement aux États-Unis ou dans leurs territoires. Vous devez également être en mesure d'identifier une partie responsable, c'est-à-dire la personne qui contrôle, gère ou dirige les opérations quotidiennes de l'entreprise et a accès aux fonds de l'entreprise. Cette personne doit posséder un numéro d'identification fiscale (NIF) valide, tel qu'un SSN, un numéro d'identification du contribuable individuel (ITIN) ou un EIN existant.

Si vous répondez à ces exigences d'admissibilité, vous devrez rassembler les documents suivants :

• La dénomination sociale complète de votre entreprise et tous les noms commerciaux ou noms commerciaux (DBA).

• L'adresse postale et l'adresse physique de votre entreprise.

• Le type de votre entité (p. ex., société par actions, LLC) et la raison de votre demande d'EIN.

• Les activités principales de votre entreprise et le nombre d'employés et d'employées que vous prévoyez d'avoir au cours de la première année.

Comment déposer une demande d’EIN en ligne

Le moyen le plus simple pour la plupart des entreprises de déposer une demande d’EIN est en ligne. Voici un guide étape par étape :

1. Accédez à la section de demande d'EIN du site Web officiel de l'IRS.

2. Cliquez sur le bouton « Faire une demande en ligne maintenant ». Consultez les directives sur la page d’information, puis cliquez sur « Commencer la demande ».

3. Sélectionnez la structure juridique de votre entreprise (par exemple, entreprise individuelle, SARL). L’IRS fournit de brèves descriptions pour chaque type. Appuyez sur continuer.

4. Ici, les étapes divergent en fonction de votre type d’entreprise. Si vous faites une demande en tant que SARL, par exemple, vous devrez saisir le nombre de membres et l’emplacement physique de l’entreprise, tandis qu’un entrepreneur individuel devra fournir plus d’informations, telles qu’une raison de la demande. Indiquez si vous êtes le propriétaire de l’entreprise ou si vous agissez en tant que tiers désigné.

5. Saisissez la dénomination sociale, la dénomination commerciale (le cas échéant) et l’adresse physique de votre entreprise. Indiquez le comté et l’État dans lesquels votre entreprise exerce ses activités. C’est important d’un point de vue fiscal.

6. Expliquez à l’IRS pourquoi vous faites une demande d’EIN. Par exemple, démarrez-vous une nouvelle entreprise? Vous embauchez des employés? Restructuration d’une entreprise existante?

7. Décrivez les principales activités de votre entreprise. L’IRS vous fournira une liste de catégories parmi lesquelles vous pourrez faire votre choix.

8. Vérifiez l’exactitude de tous les renseignements que vous avez saisis, puis soumettez la demande. Vous recevrez votre EIN immédiatement et pourrez télécharger ou imprimer la confirmation pour vos dossiers.

Comment faire une demande d’EIN par télécopieur ou par courrier

Si vous ne souhaitez pas demander un EIN en ligne, vous pouvez également le faire par télécopieur ou par courrier. Commencez par télécharger le formulaire SS-4 sur le site Web de l'IRS et remplissez-le. Il vous demandera des détails, notamment le nom de l'entreprise, la partie responsable et la raison de votre demande. Pour éviter les retards, vérifiez que tous les renseignements sont exacts.

• Demande par télécopieur : Trouvez le numéro de télécopieur de votre État sur le site Web de l'IRS et télécopiez votre formulaire rempli à ce numéro. L'IRS vous enverra généralement votre EIN par télécopieur dans un délai de quatre jours ouvrables.

• Demande par courrier : Trouvez l'adresse de l'IRS de votre État sur le site Web de l'IRS et postez votre formulaire rempli à cette adresse. Le traitement des demandes par courrier est plus long et il peut s'écouler jusqu'à quatre semaines avant que vous receviez votre EIN.

• Candidats internationaux : Si vous faites votre demande de l'extérieur des États-Unis, vous devrez appeler directement l'IRS au +1 (267) 941-1099 (ce n'est pas un numéro sans frais). Préparez tous les renseignements nécessaires. L'IRS traitera le processus par téléphone et émettra votre EIN une fois vos renseignements confirmés. C'est l'option privilégiée pour les entreprises internationales qui ne peuvent pas facilement accéder aux processus en ligne ou par courrier.

Pour vérifier l'état d'une demande par télécopieur ou par courrier, vous pouvez appeler l'IRS au 1-800-829-4933 pendant les heures ouvrables de 7 h à 19 h, du lundi au vendredi. Il n'y a pas d'outil de suivi en ligne pour vérifier un EIN actif.

Erreurs courantes à éviter lors d’une demande d’EIN

Lors d’une demande d’EIN, il est facile de négliger certains détails qui peuvent ralentir le processus ou entraîner des problèmes plus importants par la suite. Voici quelques erreurs courantes à éviter.

Plusieurs EIN pour la même entité

De nombreux propriétaires d’entreprise font l’erreur de demander plusieurs EIN, généralement parce qu’ils ne savent pas exactement quand un nouvel EIN est requis.

L'IRS exige un nouvel EIN uniquement dans des situations particulières, telles qu'un changement de structure de l'entité (p. ex., le passage d'une LLC à une société de capitaux), lorsqu'il y a un changement fondamental de propriété ou si le nom de l'entreprise est modifié.

Si votre entreprise se développe ou s'agrandit au sein de la même structure, vous n'aurez pas besoin d'un nouvel EIN. Demander un autre numéro alors que vous n'en avez pas besoin peut entraîner des complications inutiles avec l'IRS, telles que des déclarations en double et des comptes d'impôt incorrects.

Informations incorrectes ou incohérentes

Des erreurs apparemment mineures, telles qu’une faute d’orthographe du nom de l’entreprise, des adresses incorrectes ou la saisie d’un TIN incorrect, peuvent entraîner des retards et des désalignements dans vos dossiers de l’IRS, ce qui peut compliquer les déclarations de revenus, la configuration de la paie ou les comptes bancaires professionnels à l’avenir. Vérifiez toutes vos entrées, en particulier pour les données d’identification de la partie responsable.

Lettre de confirmation d'EIN perdue ou manquante

Si votre lettre de confirmation d'EIN CP 575 est perdue, l'IRS n'émettra pas de lettre de remplacement CP 575. Vous devez plutôt demander une lettre 147C de l'IRS.

Vous pouvez le faire en appelant le 1-800-829-4933 pendant les heures d'ouverture normales. Les lettres peuvent être télécopiées ou postées dans un délai de 10 à 14 jours ouvrables.

Problèmes avec les tiers désignés

Si vous désignez quelqu’un d’autre (par exemple, un comptable ou un avocat) pour déposer votre demande d’EIN, la partie responsable doit être officiellement autorisée à agir au nom de l’entreprise.

L'IRS exige que cette approbation soit enregistrée, et l'omission de fournir l'autorisation appropriée peut invalider la demande ou créer des complications au niveau de la conformité par la suite. Les erreurs commises à cette étape peuvent entraîner des retards dans l'obtention de votre EIN et créer de la confusion quant aux personnes autorisées à traiter des documents fiscaux en votre nom.

Comment Stripe Atlas peut vous aider

Stripe Atlas établit les fondements juridiques de votre entreprise pour vous permettre de lever des fonds, d’ouvrir un compte bancaire et d’accepter des paiements en deux jours ouvrables, où que vous soyez dans le monde.

Rejoindre plus de 75 000 entreprises constituées à l’aide d’Atlas, notamment des jeunes entreprises soutenues par des investisseurs de premier plan, comme Y Combinator, a16z et General Catalyst.

Faire une demande auprès d’Atlas

La demande de constitution d’une entreprise par l’entremise d’Atlas nécessite moins de 10 minutes. Vous serez appelé à sélectionner la forme juridique de votre entreprise, à confirmer instantanément la disponibilité de sa dénomination sociale et à ajouter jusqu’à quatre cofondateurs. Vous devrez également déterminer la répartition du capital, en influencer une partie à de futurs investisseurs et employés, désigner les dirigeants, puis apposer votre signature électronique sur l’intégralité des documents. Tous les cofondateurs recevront par ailleurs des courriels les invitant à signer électroniquement leurs propres documents.

Accepter des paiements et effectuer des opérations bancaires avant de recevoir votre EIN

Une fois votre entreprise créée, Atlas se charge de demander votre EIN. Les fondateurs disposant d’un numéro de sécurité sociale américain, d’une adresse et d’un numéro de téléphone portable aux États-Unis peuvent bénéficier d’un traitement accéléré par l’IRS, tandis que les autres feront l’objet d’un traitement standard, qui peut prendre un peu plus de temps. De plus, Atlas permet d’effectuer des paiements et des opérations bancaires avant l’obtention de l’EIN, ce qui vous permet de commencer à accepter des paiements et à effectuer des transactions avant même que votre EIN ne vous parvienne.

Achat d’actions dématérialisées par les fondateurs

Les fondateurs sont autorisés à souscrire des actions initiales en apportant leur propriété intellectuelle (notamment des droits d’auteur ou des brevets) au lieu de numéraire, la preuve de cet apport étant sauvegardée dans votre Dashboard Atlas. La propriété intellectuelle ainsi apportée doit être évaluée à 100 dollars ou moins pour bénéficier de cette fonctionnalité. Si la valeur de votre propriété intellectuelle excède ce montant, il est recommandé de consulter un avocat avant de procéder.

Déclaration fiscale automatique 83(b)

Les fondateurs ont la possibilité de souscrire à une élection fiscale 83(b) dans le but de diminuer leur impôt sur le revenu. Atlas se chargera de cette formalité pour vous, que vous soyez ou non un fondateur américain, par l’envoi d’un courrier certifié USPS avec accusé de réception. Vous recevrez l’élection 83(b) signée ainsi qu’une preuve de dépôt directement dans votre Dashboard Stripe.

Documents juridiques d’entreprise de classe mondiale

Atlas fournit tous les documents juridiques dont vous avez besoin pour démarrer votre entreprise. Les documents relatifs aux entreprises de type C d’Atlas sont élaborés en collaboration avec Cooley, l’un des principaux cabinets d’avocats spécialisés dans le capital-risque au monde. Ces documents sont conçus pour vous aider à lever des fonds immédiatement et à assurer la protection juridique de votre entreprise, en couvrant des aspects comme la structure de propriété, la répartition du capital et la conformité fiscale.

Une année gratuite d’utilisation de Stripe Payments, plus 50 000 dollars de crédits et de remises chez nos partenaires

Atlas collabore avec des partenaires de premier plan pour offrir aux fondateurs des remises et des crédits exclusifs. Il s’agit notamment de remises sur des outils essentiels pour l’ingénierie, la fiscalité, la finance, la conformité et les opérations, proposées par des leaders du secteur, tels que AWS, Carta et Perplexity. Nous mettons également à votre disposition un agent agréé dans le Delaware qui vous fournira des services gratuitement au cours de votre première année. De plus, en tant qu’utilisateur d’Atlas, vous bénéficierez d’avantages supplémentaires de Stripe, y compris jusqu’à un an de traitement gratuit des paiements pour un volume maximal de 100 000 $.

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