Le dépôt d’un numéro d’identification d’employeur (EIN) est l’une des premières étapes pour officialiser votre entreprise. Que vous formiez une société, une société à responsabilité limitée (SARL) ou une société de personnes, un EIN est le numéro d’identification fiscale fédéral de votre entreprise, un peu comme le numéro de sécurité sociale (SSN) d’une personne physique. Vous aurez besoin d’un EIN pour embaucher des employés, ouvrir un compte bancaire professionnel et déclarer vos impôts. Le processus d’obtention d’un EIN est relativement simple et vous pouvez généralement le remplir en ligne en 10 minutes environ.
Il y a quelques éléments à prendre en compte avant de déposer votre demande, Par exemple, vous devrez décider qui sera le « responsable » de votre entreprise, c’est-à-dire la personne figurant sur la demande d’EIN comme principal point de contact avec l’Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis. Vous trouverez ci-dessous comment déposer une demande d’EIN et comment éviter les erreurs courantes qui pourraient ralentir le processus.
Qu’y a-t-il dans cet article?
- Qu’est-ce qu’un EIN?
- Qui a besoin d’un EIN?
- Préparation à la demande d’un EIN
- Comment déposer une demande d’EIN en ligne
- Comment faire une demande d’EIN par fax ou par courrier
- Erreurs courantes à éviter lors de la demande d’un EIN
Qu’est-ce qu’un EIN?
Un EIN est un numéro unique à neuf chiffres que l’IRS attribue aux entreprises à des fins fiscales, semblable au numéro de sécurité sociale d’un particulier. Vous utilisez votre EIN pour identifier votre entreprise lorsque vous déclarez des impôts, payez des employés ou demandez certaines licences.
Qui a besoin d’un EIN?
Vous avez besoin d’un EIN si vous envisagez d’embaucher des employés, de créer une société ou un partenariat ou d’ouvrir un compte bancaire professionnel. Elle est également requise si vous gérez des charges sociales, faites une demande de crédit d’entreprise et à de nombreuses autres fins. Même si vous êtes un entrepreneur individuel, vous voudrez peut-être obtenir un EIN pour séparer vos finances personnelles de celles de votre entreprise et simplifier vos impôts.
Préparation de la demande d’EIN
Avant de déposer votre demande d’EIN, vous pouvez vous préparer selon certaines étapes. Tout d’abord, déterminez votre admissibilité : pour faire une demande d’EIN en ligne, votre entreprise doit être physiquement située aux États-Unis ou dans l’un de ses territoires. Vous devez également être en mesure d’identifier une partie responsable, c’est-à-dire la personne qui contrôle, gère ou dirige les activités quotidiennes de l’entreprise et qui a accès aux fonds de l’entreprise. Cette personne doit disposer d’un numéro d’identification fiscale (TIN) valide, tel qu’un numéro de sécurité sociale, un numéro individuel d’identification fiscale (ITIN) ou un EIN existant.
Si vous remplissez les critères d’admissibilité suivants, vous devez recueillir les informations suivantes :
La dénomination sociale complète de votre entreprise et tous les noms commerciaux ou noms commerciaux
L’adresse postale et l’adresse physique de votre entreprise
Votre type d’entité (par exemple, société, SARL) et la raison de votre demande d’EIN
Les principales activités de votre entreprise et le nombre d’employés que vous prévoyez d’avoir au cours de la première année
Comment déposer une demande d’EIN en ligne
Le moyen le plus simple pour la plupart des entreprises de déposer une demande d’EIN est en ligne. Voici un guide étape par étape :
Rendez-vous dans la section de demande d’EIN du site officiel du site Web de l’IRS.
Cliquez sur le bouton « Faire une demande en ligne maintenant ». Consultez les directives sur la page d’information, puis cliquez sur « Commencer la demande ».
Sélectionnez la structure juridique de votre entreprise (par exemple, entreprise individuelle, SARL). L’IRS fournit de brèves descriptions pour chaque type. Appuyez sur continuer.
Ici, les étapes divergent en fonction de votre type d’entreprise. Si vous faites une demande en tant que SARL, par exemple, vous devrez saisir le nombre de membres et l’emplacement physique de l’entreprise, tandis qu’un entrepreneur individuel devra fournir plus d’informations, telles qu’une raison de la demande. Indiquez si vous êtes le propriétaire de l’entreprise ou si vous agissez en tant que tiers désigné.
Saisissez la dénomination sociale, la dénomination commerciale (le cas échéant) et l’adresse physique de votre entreprise. Indiquez le comté et l’État dans lesquels votre entreprise exerce ses activités. C’est important d’un point de vue fiscal.
Expliquez à l’IRS pourquoi vous faites une demande d’EIN. Par exemple, démarrez-vous une nouvelle entreprise? Vous embauchez des employés? Restructuration d’une entreprise existante?
Décrivez les principales activités de votre entreprise. L’IRS vous fournira une liste de catégories parmi lesquelles vous pourrez faire votre choix.
Vérifiez l’exactitude de tous les renseignements que vous avez saisis, puis soumettez la demande. Vous recevrez votre EIN immédiatement et pourrez télécharger ou imprimer la confirmation pour vos dossiers.
Comment faire une demande d’EIN par télécopieur ou par courrier
Si vous ne souhaitez pas faire de demande d’EIN en ligne, vous pouvez également le faire par télécopieur ou par courrier. Commencez par télécharger le formulaire SS-4 à partir du site Web de l’IRS et remplissez-le. Il vous demandera des informations telles que le nom de votre entreprise, le responsable et la raison de votre demande. Pour éviter tout retard, vérifiez que toutes les informations sont correctes.
Demande par télécopieur : Trouvez le numéro de télécopieur de votre État sur le site Web de l’IRS et faxez votre formulaire rempli à ce numéro. En règle générale, l’IRS vous enverra votre numéro EIN par télécopieur dans un délai de quatre jours ouvrables.
Demande par la poste : Trouvez l’adresse de l’IRS de votre État sur le site Web de l’IRS et envoyez-lui votre formulaire dûment rempli par la poste. Les demandes envoyées par la poste prennent plus de temps à traiter et peuvent prendre jusqu’à quatre semaines pour recevoir votre EIN.
Candidats internationaux : Si vous faites votre demande depuis l’extérieur des États-Unis, vous devrez appeler directement l’IRS au +1 267 941-1099 (numéro payant). Soyez prêt avec toutes les informations nécessaires. L’IRS s’occupera du processus par téléphone et vous délivrera votre EIN une fois qu’il aura confirmé vos informations. Il s’agit de l’option de prédilection pour les entreprises internationales qui ne peuvent pas accéder facilement aux processus en ligne ou par courrier.
Erreurs courantes à éviter lors d’une demande d’EIN
Lors d’une demande d’EIN, il est facile de négliger certains détails qui peuvent ralentir le processus ou entraîner des problèmes plus importants par la suite. Voici quelques erreurs courantes à éviter.
Plusieurs EIN pour la même entité
De nombreux propriétaires d’entreprise font l’erreur de demander plusieurs EIN, généralement parce qu’ils ne savent pas exactement quand un nouvel EIN est requis. L’IRS n’impose le besoind d’un nouvel EIN que dans des situations spécifiques, telles qu’un changement dans la structure de l’entité (par exemple, le passage d’une SARL à une société) et lorsqu’il y a un changement fondamental de propriétaire. Si votre entreprise se développe simplement au sein de la même structure, vous n’aurez pas besoin d’un nouvel EIN. Produire un autre numéro alors que vous n’en avez pas besoin peut entraîner des complications inutiles avec l’IRS, telles que des déclarations en double et des comptes fiscaux incorrects.
Informations incorrectes ou incohérentes
Des erreurs apparemment mineures, telles qu’une faute d’orthographe du nom de l’entreprise, des adresses incorrectes ou la saisie d’un TIN incorrect, peuvent entraîner des retards et des désalignements dans vos dossiers de l’IRS, ce qui peut compliquer les déclarations de revenus, la configuration de la paie ou les comptes bancaires professionnels à l’avenir. Vérifiez toutes vos entrées, en particulier pour les données d’identification de la partie responsable.
Problèmes avec les tiers désignés
Si vous désignez quelqu’un d’autre (par exemple, un comptable ou un avocat) pour déposer votre demande d’EIN, la partie responsable doit être officiellement autorisée à agir au nom de l’entreprise. L’IRS exige que cette approbation soit enregistrée, et le fait de ne pas fournir l’autorisation appropriée peut invalider la demande ou créer des complications avec la conformité par la suite. Des faux pas peuvent retarder l’obtention de votre EIN et semer la confusion quant à l’autorisation de traiter les documents fiscaux en votre nom.
Le contenu de cet article est fourni uniquement à des fins informatives et pédagogiques. Il ne saurait constituer un conseil juridique ou fiscal. Stripe ne garantit pas l'exactitude, l'exhaustivité, la pertinence, ni l'actualité des informations contenues dans cet article. Nous vous conseillons de consulter un avocat compétent ou un comptable agréé dans le ou les territoires concernés pour obtenir des conseils adaptés à votre situation particulière.