Un numéro d’identification fiscale (TIN) est un numéro unique utilisé par l’Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis pour effectuer le suivi des particuliers, des entreprises et d’autres entités à des fins fiscales. Qu’il s’agisse de déclarer des impôts personnels, de diriger une entreprise ou de satisfaire d’autres obligations financières, vous avez besoin d’un numéro d’identification fiscale pour vous conformer aux exigences de l’IRS. Vous découvrirez ci-dessous les différents types de numéros d’identification fiscale disponibles et l’importance d’un numéro d’identification fiscale pour les particuliers et les entreprises.

Que contient cet article?

• Quels sont les différents types de numéro d’identification fiscale (TIN)?
  
• Pourquoi le numéro d’identification fiscale (TIN) est-il important?
  
• Comment les numéros d’identification fiscale (TIN) sont utilisés par l’IRS et d’autres organismes
  
• Comment déterminer le type de numéro d’identification fiscale (TIN) dont vous avez besoin
  

Quels sont les différents types de numéro d’identification fiscale (TIN)?

Il existe quatre principaux types de numéro d’identification fiscale (TIN) utilisés aux États-Unis. Chacun d’entre eux répond à un objectif unique et s’applique à un groupe spécifique de contribuables ou d’entreprises. Voici un examen plus approfondi de chaque type.

Numéro de sécurité sociale (SSN)

Les particuliers utilisent leur numéro de sécurité sociale pour déclarer leurs impôts et s’identifier auprès de divers organismes gouvernementaux. Les entreprises individuelles et les sociétés à responsabilité limitée (SARL) à membre unique peuvent également choisir d’utiliser leur numéro de sécurité sociale pour déclarer leurs impôts sur les sociétés plutôt qu’un numéro d’identification d’employeur (EIN). Si votre entreprise a des employés ou travaille avec des contractants indépendants, vous devrez probablement collecter leurs numéros de sécurité sociale à des fins de déclaration, par exemple lorsque vous émettez un formulaire fiscal 1099-NEC pour la rémunération des non-salariés.

La Social Security Administration (SSA) délivre généralement ces numéros d’identification soit à la naissance (citoyens américains), soit lorsque vous recevez une autorisation de travail, mais certaines personnes admissibles peuvent avoir besoin d’en demander un.

Numéro d’identification d’employeur (EIN)

Un numéro d’identification d’employeur fonctionne comme un numéro de sécurité sociale pour les entreprises. Les entreprises, y compris les sociétés, les SARL, les partenariats et les organismes à but non lucratif utilisent leur numéro d’identification d’employeur pour déclarer leurs impôts, ouvrir des comptes bancaires d’entreprise, demander des licences et gérer la paie.

Pour obtenir un numéro d’identification d’employeur, vous pouvez faire votre demande en ligne sur le site Web de l’IRS, par télécopieur, par la poste ou par téléphone. Vous pouvez l’obtenir gratuitement et le processus est généralement rapide, surtout si vous faites votre demande en ligne.

Numéro individuel d’identification fiscale (ITIN)

Un numéro individuel d’identification fiscale est utilisé pour les particuliers qui ne sont pas admissibles à un numéro de sécurité sociale, mais qui sont tenus de déclarer des impôts aux États-Unis. Cela s’applique aux non-résidents américains et aux non-résidents qui soumettent des déclarations de revenus aux États-Unis, ainsi qu’aux personnes à charge ou aux conjoints de citoyens ou de résidents américains qui peuvent être déclarés comme personnes à charge. Les entreprises peuvent avoir affaire à des numéros individuels d’identification fiscale lorsqu’elles travaillent avec des ressortissants étrangers qui paient des impôts aux États-Unis, tels que des contractants indépendants non-résidents et des investisseurs étrangers.

Pour obtenir un numéro individuel d’identification fiscale, vous devez soumettre le formulaire W-7 auprès de l’IRS. Il peut s’écouler jusqu’à sept semaines avant de recevoir votre numéro individuel d’identification fiscale (ITIN) après en avoir fait la demande.

Numéro d’identification fiscale du préparateur (PTIN)

L’IRS émet des numéros d’identification fiscale du préparateur aux préparateurs de déclarations fiscales, tels que les comptables professionnels agréés (CPA), les conseillers fiscaux et les autres professionnels qui produisent des déclarations fiscales pour le compte de clients. Contrairement aux autres numéros d’identification fiscale, les numéros d’identification fiscale du préparateur doivent être renouvelés chaque année et permettent à l’IRS de savoir qui a réellement préparé une déclaration de revenus fédérale ou une demande de remboursement.

Au besoin, vous pouvez faire une demande d’un numéro d’identification fiscale du préparateur en ligne à l’aide du site Web de l’IRS ou par la poste.

Pourquoi un numéro d’identification fiscale est-il important?

Les entreprises utilisent les numéros d’identification fiscale à diverses fins. Voici les raisons pour lesquelles il est important pour les entreprises d’avoir un numéro d’identification fiscale :

• Conformité fiscale : L’IRS utilise votre numéro d’identification fiscale pour effectuer le suivi de vos paiements d’impôts et de vos obligations. Lors du dépôt d’une déclaration, l’absence d’un numéro d’identification fiscale ou d’un numéro d’identification fiscale erroné peut entraîner des amendes, des retenues sur les paiements et un ralentissement du traitement des déclarations fiscales.

• Conformité juridique : L’IRS exige un numéro d’identification fiscale pour des activités comme la déclaration fiscale, le paiement des employés et les retenues à la source. Vous ne pouvez pas exercer vos activités légalement, embaucher des employés ou retenir des impôts sans le numéro d’identification fiscale approprié.

• Transactions bancaires et financières : Les institutions financières utilisent votre numéro d’identification fiscale pour vérifier l’identité de votre entreprise lorsque vous ouvrez un compte bancaire, demandez un prêt ou recherchez d’autres services financiers. Un numéro d’identification fiscale valide est requis pour accéder à des outils financiers allant des lignes de crédit aux comptes de paie.

• Paiements aux employés et aux sous-traitants : Lorsque vous gérez la paie, vous devez vous assurer que vous disposez de numéros d’identification fiscale exacts pour chaque employé et contractant indépendant. Sans le bon numéro d’identification fiscale, vous ne pouvez pas émettre de formulaires W-2 ou 1099, ce qui peut entraîner des problèmes de retenues à la source et de déclaration.

• Crédibilité : Que vous négociiez des contrats avec des fournisseurs ou que vous travailliez avec des institutions financières, le fait d’avoir un numéro d’identification d’employeur ou numéro d’identification fiscale enregistré montre que votre entreprise est établie et qu’elle respecte les lois fiscales fédérales. Certaines transactions peuvent également exiger un numéro d’identification fiscale, comme la création d’un compte fournisseur et la demande d’assurance commerciale.

• Préparation à l’audit : Un audit doit être accompagné d’un numéro d’identification fiscale approprié. Les numéros d’identification fiscale établissent un lien entre vos revenus, vos paiements et vos retenues, d’une part, et votre entreprise, d’autre part.

Comment les numéros d’identification fiscale sont utilisés par l’IRS et d’autres agences

Les numéros d’identification fiscale servent d’identifiants uniques pour les particuliers et les entreprises dans un large éventail de situations. Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des façons dont l’IRS et d’autres agences utilisent les numéros d’identification fiscale.

IRS

Déclarations fiscales : L’IRS utilise les numéros d’identification fiscale pour effectuer le suivi de toutes les activités fiscales et vérifier que les particuliers et les entreprises déclarent leurs revenus avec exactitude. L’IRS utilise ces numéros pour faire correspondre les revenus déclarés avec les formulaires fiscaux soumis afin d’assurer la cohérence entre les déclarations. L’IRS utilise également les numéros d’identification fiscale pour créditer correctement les paiements et les remboursements des contribuables.

Retenues et paiements : Les entreprises utilisent le numéro d’identification fiscale des employés (généralement le numéro de sécurité sociale) pour retenir correctement l’impôt sur le revenu sur la paie. De même, les paiements effectués à des contractants indépendants nécessitent un numéro de sécurité sociale, un numéro d’identification d’employeur ou un numéro individuel d’identification fiscale. Ces numéros sont utilisés pour s’assurer que les retenues à la source sont correctes.

Crédits d’impôt et déductions : L’IRS utilise le numéro d’identification fiscale (TIN) pour vérifier l’admissibilité des entreprises ou des particuliers qui demandent des crédits ou des déductions. Par exemple, les entreprises qui demandent le Work Opportunity Tax Credit (crédit d’impôt pour les possibilités d’emploi) doivent fournir un numéro d’identification fiscale pour leurs employés admissibles.

SSA

La SSA utilise les numéros de sécurité sociale pour effectuer le suivi de la déclaration des salaires des employés établis aux États-Unis. Les entreprises déclarent les salaires et les avantages sociaux de leurs employés auprès de la SSA au moyen de déclarations annuelles W-2, qui incluent le numéro de sécurité sociale de l’employé. La SSA utilise ces déclarations pour calculer les prestations de sécurité sociale lorsque les employés prennent leur retraite ou déposent une demande d’invalidité.

Administrations fiscales de l’État

Les services fiscaux des États s’appuient sur les numéros d’identification fiscale pour la collecte et l’application de l’impôt sur le revenu au niveau de l’État. Ils utilisent les numéros d’identification fiscale pour vérifier que les contribuables déclarent et paient correctement leurs obligations fiscales envers l’État.

Institutions financières

Les banques, les entreprises d’investissement et les coopératives d’épargne et de crédit utilisent le numéro d’identification fiscale pour communiquer des informations financières à l’IRS. Par exemple, lorsque des intérêts ou des dividendes sont versés dans un compte, l’institution financière doit émettre un formulaire 1099 qui indique le numéro d’identification fiscale du bénéficiaire. L’IRS recoupe ces renseignements pour s’assurer que les contribuables déclarent leurs revenus d’investissement avec exactitude.

Les institutions financières sont également tenues de collecter les numéros d’identification fiscale dans le cadre du processus de connaissance du client pour confirmer l’identité des titulaires de compte. Cela permet d’atténuer le risque de blanchiment d’argent et d’évasion fiscale.

Ministère du Travail

Le ministère du Travail utilise les numéros d’identification fiscale pour effectuer le suivi des revenus des employés dans le cadre de l’assurance chômage. Les employeurs doivent déclarer les salaires et les retenues à la source à l’aide des numéros d’identification fiscale afin que les travailleurs puissent bénéficier des prestations d’assurance chômage s’ils perdent leur emploi.

Ministère de la Santé et des Services sociaux (HHS)

Le HHS utilise les numéros d’identification fiscale (sous la forme de numéro de sécurité sociale) pour vérifier l’admissibilité à Medicare, à Medicaid et à d’autres programmes fédéraux qui fournissent des prestations en fonction du revenu ou de la situation d’emploi. Il utilise les numéros d’identification fiscale pour accorder aux particuliers les prestations auxquelles ils ont droit et pour lutter contre la fraude et les paiements indus.

Gouvernements étrangers et agences fiscales internationales

Dans certains cas, les numéros d’identification fiscale sont communiqués à des gouvernements étrangers aux fins de conventions fiscales ou pour se conformer à la réglementation fiscale internationale. Par exemple, la Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) exige des institutions financières étrangères qu’elles déclarent les numéros d’identification fiscale des titulaires de comptes américains afin de lutter contre l’évasion fiscale impliquant des comptes à l’étranger.

Audits et application de la loi

Les audits, qu’ils soient effectués par l’IRS ou par d’autres organismes de réglementation, s’appuient largement sur les numéros d’identification fiscale pour effectuer le suivi des transactions financières, valider les déclarations fiscales et confirmer que les revenus sont déclarés avec exactitude. Les agences utilisent le numéro d’identification fiscale pour retracer les revenus et les paiements d’une source à l’autre et vérifier s’il y a fraude ou non-conformité.

Comment déterminer le type de numéro d’identification fiscale dont vous avez besoin

Le choix du bon numéro d’identification fiscale dépend de votre situation. Voici comment déterminer le numéro d’identification fiscale dont vous aurez besoin.

Numéro de sécurité sociale (SSN)

Les citoyens américains, les résidents permanents et certains travailleurs non-résidents ont besoin d’un numéro de sécurité sociale. Si vous êtes citoyen américain ou autorisé(e) à travailler aux États-Unis, vous utiliserez votre numéro de sécurité sociale pour déposer votre déclaration de revenus des particuliers, recevoir votre salaire et accéder aux prestations de la sécurité sociale. Si vous êtes une entreprise individuelle ou une SARL à membre unique qui n’a pas d’employés ou qui ne remplit pas d’autres conditions pour obtenir un numéro d’identification d’employeur, vous pourrez également utiliser votre numéro de sécurité sociale pour déclarer vos revenus d’entreprise avec votre déclaration de revenus des particuliers au moyen d’une Annexe C (formulaire 1040).

Numéro d’identification d’employeur (EIN)

Un numéro d’identification d’employeur est nécessaire pour la plupart des entreprises, y compris pour toutes les sociétés (par exemple, les sociétés de type S, les sociétés de type C), les partenariats et les SARL à plusieurs membres. Toute entreprise qui a des employés, qui retient des impôts sur les revenus versés à des non-résidents américains ou qui dépose certaines déclarations fiscales, telles que les taxes sur l’emploi, les taxes d’accise ou les taxes sur l’alcool, le tabac et les armes à feu, doit avoir un numéro d’identification d’employeur. Un numéro d’identification d’employeur est requis pour ouvrir un compte bancaire d’entreprise, demander des prêts ou établir un crédit au nom d’une entreprise.

Numéro individuel d’identification fiscale (ITIN)

Les citoyens ou résidents non américains qui ne sont pas admissibles à un numéro de sécurité sociale, mais qui sont tenus de déclarer des impôts aux États-Unis doivent avoir un numéro individuel d’identification fiscale. Si vous êtes un non-résident américain qui gagne un revenu aux États-Unis, mais que vous ne remplissez pas les conditions requises pour obtenir un numéro de sécurité sociale, vous devrez utiliser un numéro individuel d’identification fiscale dans vos déclarations fiscales. Par exemple, un investisseur étranger dans l’immobilier américain a besoin d’un numéro individuel d’identification fiscale pour déclarer ses revenus locatifs. Les numéros individuels d’identification fiscale sont également utilisés par les conjoints ou les personnes à charge de citoyens américains ou de non-résidents américains qui ne sont pas admissibles au numéro de sécurité sociale, mais qui peuvent être déclarés comme personnes à charge dans les déclarations fiscales.

Numéro d’identification fiscale du préparateur (PTIN)

Les préparateurs de déclarations de revenus rémunérés (c’est-à-dire toute personne qui prépare les déclarations de revenus fédérales en vue d’une rémunération) doivent avoir un numéro d’identification fiscale du préparateur. Il s’agit notamment des CPA, des conseillers fiscaux et d’autres professionnels qui produisent des déclarations fiscales pour le compte de leurs clients. Ce numéro doit être renouvelé annuellement.

Si vous ne savez pas quel numéro d’identification fiscale s’applique à vous, tenez compte de la structure et des obligations de votre entreprise, de votre statut de résident et du fait que vous avez ou non des employés. Consultez un fiscaliste pour confirmer que vous utilisez le numéro d’identification fiscale adapté à votre situation afin d’éviter des problèmes de conformité et d’éventuelles pénalités à l’avenir.