Un numéro d’identification fiscale (NIF) est un numéro unique utilisé par l’Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis pour effectuer le suivi des particuliers, des entreprises et d’autres entités à des fins fiscales.

L’IRS utilise un NIF pour traiter les déclarations de revenus, vérifier les revenus déclarés, émettre les remboursements, appliquer les exigences de retenue à la source et surveiller la conformité aux lois fiscales fédérales.

Ci-dessous, nous expliquerons les différents types de NIF offerts, y compris le numéro de sécurité sociale (SSN), le numéro d’identification de l’employeur (EIN), le numéro d’identification fiscale individuel (ITIN) et le numéro d’identification de préparateur de déclarations de revenus (PTIN), et pourquoi ils sont importants pour les particuliers et les entreprises.

Que contient cet article?

• Quels sont les différents types de NIF?
  
• Comment et où faire une demande de NIF
  
• Pourquoi un NIF est-il important?
  
• Comment l’IRS et les autres agences utilisent les NIF
  
• Comment déterminer le type de NIF dont vous avez besoin
  
• NIF, EIN et SSN : quelle est la différence?
  
• Comment Stripe Tax peut vous aider
  
• FAQ sur les numéros d’identification fiscale
  

Quels sont les différents types de numéro d’identification fiscale (NIF)?

L’IRS reconnaît plusieurs types de NIF. Chaque NIF répond à un objectif précis de déclaration fiscale. Ci-dessous, nous couvrirons chaque type de NIF et pourquoi ils sont utilisés.

Numéro de sécurité sociale (SSN)

La Social Security Administration (SSA) émet un numéro de sécurité sociale à neuf chiffres pour les citoyens des États-Unis et les résidents admissibles. Les particuliers utilisent un SSN pour produire leurs déclarations de revenus fédérales et déclarer leurs salaires. Les entreprises à propriétaire unique et les SARL à membre unique peuvent également utiliser un SSN pour déclarer les impôts des entreprises, bien que les entreprises doivent recueillir les SSN à neuf chiffres des employés et des prestataires de services pour les déclarations annuelles (comme le Formulaire 1099-NEC).

EIN

L’Internal Revenue Service (IRS) attribue un numéro d’identification de l’employeur (EIN) à neuf chiffres aux entreprises pour les charges sociales, les déclarations de société et les déclarations de revenus d’entreprise. Les sociétés, les sociétés de personnes, les SARL à plusieurs membres et les organismes à but non lucratif utilisent un EIN pour gérer la paie, ouvrir des comptes bancaires d’entreprise et demander des licences commerciales. Les entités admissibles peuvent demander un EIN gratuitement en ligne, par télécopieur, par la poste ou par téléphone.

Numéro d’identification fiscale individuel (ITIN)

L’IRS émet un numéro d’identification fiscale individuel (ITIN) aux ressortissants étrangers, aux non-résidents et aux personnes à charge qui sont tenus de produire une déclaration de revenus aux États-Unis, mais qui ne sont pas admissibles à un SSN. Ces identifiants à neuf chiffres commencent toujours par le chiffre « 9 ». Les entreprises rencontrent fréquemment des ITIN lorsqu’elles traitent les déclarations fiscales pour des investisseurs étrangers ou des prestataires de services internationaux. Les demandeurs doivent soumettre le Formulaire W-7 à l’IRS, et le traitement prend généralement jusqu’à sept semaines.

Numéro d’identification de préparateur de déclarations de revenus (PTIN)

L’IRS émet un numéro d’identification de préparateur de déclarations de revenus (PTIN) aux fiscalistes rémunérés qui préparent et soumettent des déclarations de revenus fédérales au nom de clients. Les fiscalistes comprennent les experts-comptables agréés (CPA), les agents inscrits et les conseillers fiscaux. Contrairement aux autres identifiants fiscaux, un PTIN doit être renouvelé chaque année avant chaque saison des impôts afin que l’IRS puisse suivre avec précision la préparation des déclarations de revenus. Les professionnels peuvent faire une demande de PTIN ou le renouveler en ligne ou par la poste.

Numéro d’identification fiscale aux fins de l’adoption (ATIN)

L’IRS délivre un numéro d’identification fiscale aux fins de l’adoption (ATIN) temporaire à neuf chiffres aux futurs parents adoptifs qui sont en voie d’adopter légalement un enfant. Les contribuables utilisent un ATIN pour identifier l’enfant dans leur déclaration de revenus fédérale afin de pouvoir demander les exemptions pour personne à charge ou les crédits pour frais de garde d’enfants pendant que la procédure d’adoption aux États-Unis est en cours. L’ATIN expire automatiquement après deux ans. Une fois l’adoption finalisée, les parents peuvent alors obtenir un SSN permanent pour l’enfant.

Comment et où faire une demande de NIF

Le processus de demande et les délais de traitement varient considérablement en fonction du numéro d’identification fiscale dont vous avez besoin. Voici un aperçu rapide de la façon et du lieu où demander chaque type de numéro d’identification fiscale :

Comment faire une demande de SSN

Pour faire une demande de numéro de sécurité sociale (SSN), vous devez remplir le formulaire SS-5 et le soumettre avec des documents originaux prouvant votre identité, votre âge et votre citoyenneté ou votre statut d’immigration légal à un bureau local de la Social Security Administration (SSA). Les demandes sont généralement soumises à la naissance à l’hôpital ou en personne à une succursale de la SSA si un adulte fait la demande.

Comment faire une demande d’EIN

La façon la plus rapide d’obtenir un numéro d’identification de l’employeur est de faire une demande en ligne sur le site Web officiel de l’IRS, où le numéro est généré immédiatement après avoir rempli le formulaire numérique. Les entreprises peuvent également faire une demande en téléchargeant le Formulaire SS-4 et en le soumettant par télécopieur ou par la poste au centre de traitement désigné de l’IRS.

Comment faire une demande d’ITIN

Pour obtenir un numéro d’identification fiscale individuel (ITIN), vous devez remplir le Formulaire W-7 et l’envoyer par la poste à l’IRS avec votre déclaration de revenus fédérale dûment remplie ainsi que les documents originaux attestant votre identité ou votre statut d’étranger. Vous pouvez également présenter votre demande en personne en prenant rendez-vous à un centre d’assistance aux contribuables de l’IRS ou auprès d’un agent certificateur (CAA) autorisé par l’IRS.

Comment faire une demande de PTIN

Les fiscalistes peuvent faire une demande ou renouveler un numéro d’identification de préparateur de déclarations de revenus en ligne en créant un compte sur le système PTIN pour les fiscalistes de l’IRS, ce qui prend environ 15 minutes. Si vous préférez faire une demande papier, vous pouvez envoyer le Formulaire W-12 par la poste à l’IRS, bien que le traitement prenne de quatre à six semaines.

Comment faire une demande d’ATIN

Pour obtenir un numéro d’identification fiscale aux fins de l’adoption (ATIN), les futurs parents adoptifs doivent remplir le Formulaire W-7A et l’envoyer par la poste à l’IRS. La demande doit être accompagnée de documents juridiques émanant d’un organisme de placement autorisé ou d’un tribunal, attestant qu’une procédure d’adoption aux États-Unis est en cours.

Pourquoi un numéro d’identification fiscale est-il important?

Les entreprises s’appuient sur les numéros NIF pour se conformer aux lois fiscales fédérales et faciliter les transactions financières. Voici les raisons pour lesquelles il est important pour les entreprises d’avoir un NIF :

• Conformité fiscale : l’IRS utilise votre NIF pour suivre vos paiements d’impôts et vos obligations. Produire une déclaration sans le NIF approprié, ou avec un NIF incorrect, peut entraîner des amendes, une retenue à la source de garantie sur les paiements et un traitement fiscal plus lent.

• Conformité légale : l’IRS exige un NIF pour des activités allant de la déclaration d’impôts et du paiement des employés à la retenue d’impôts à la source. Vous ne pouvez pas légalement faire des affaires, embaucher des employés ou retenir des impôts sans le NIF approprié.

• Opérations bancaires et financières : les institutions financières utilisent votre NIF pour vérifier l’identité de votre entreprise lorsque vous ouvrez un compte bancaire, demandez un prêt ou recherchez d’autres services financiers. Un NIF valide est requis pour accéder à des outils financiers allant des marges de crédit aux comptes de paie.

• Paiements des employés et des sous-traitants : lorsque vous gérez la paie, vous devez vous assurer d’avoir des NIF exacts pour chaque employé et prestataire de services. Sans les NIF corrects, vous ne pouvez pas émettre des formulaires W-2 ou 1099, ce qui peut causer des problèmes de retenue d’impôt et de déclaration.

• Crédibilité : un EIN ou NIF enregistré indique aux banques que votre entreprise est établie et respecte les lois fiscales fédérales. Certaines transactions peuvent également en nécessiter un, comme la création de comptes de fournisseurs et la demande d’assurance commerciale.

• Préparation aux vérifications : une documentation NIF appropriée est requise pour effectuer une vérification. Les NIF lient vos revenus, vos paiements et vos retenues à votre entreprise.

Comment les numéros d’identification fiscale sont utilisés par l’IRS et d’autres agences

Les numéros d’identification fiscale servent d’identifiants uniques pour les particuliers et les entreprises dans un large éventail de situations. Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des façons dont l’IRS et d’autres agences utilisent les numéros d’identification fiscale.

IRS

• Déclarations de revenus : l’IRS utilise les NIF pour suivre toutes les activités liées à l’impôt et vérifier que les particuliers et les entreprises déclarent avec précision leurs revenus. L’IRS utilise ces numéros pour faire correspondre les gains déclarés avec les formulaires fiscaux soumis pour assurer la cohérence entre les déclarations. L’IRS utilise également les NIF pour créditer correctement les paiements et les remboursements des contribuables.

• Retenues et paiements : les entreprises utilisent les NIF des employés (généralement des SSN) pour retenir correctement l’impôt sur le revenu sur la paie. De même, les paiements effectués aux prestataires de services nécessitent un SSN, un EIN ou un ITIN. Ceux-ci sont utilisés pour assurer une retenue d’impôt appropriée.

• Crédits d’impôt et déductions : l’IRS utilise les NIF pour vérifier l’admissibilité lorsque des entreprises ou des particuliers réclament des crédits ou des déductions. Par exemple, les entreprises qui réclament le Work Opportunity Tax Credit doivent fournir les NIF des employés admissibles.

SSA

La SSA utilise les SSN pour enregistrer les salaires des employés et calculer les prestations de retraite et d’invalidité de la sécurité sociale. Les entreprises déclarent les salaires et les avantages sociaux des employés à la SSA par le biais de déclarations annuelles W-2, qui incluent le SSN de l’employé. La SSA utilise ces documents pour calculer les prestations de la sécurité sociale lorsque les employés prennent leur retraite ou font une demande d’invalidité.

Administrations fiscales de l’État

Les administrations fiscales des États utilisent les TIN pour percevoir l’impôt sur le revenu et assurer l’application des lois fiscales à l’échelle des États. Elles s’en servent pour vérifier que les contribuables déclarent correctement leurs revenus et s’acquittent de leurs obligations fiscales envers leur État.

Institutions financières

Les banques, les entreprises d’investissement et les coopératives d’épargne et de crédit utilisent le numéro d’identification fiscale pour communiquer des informations financières à l’IRS. Par exemple, lorsque des intérêts ou des dividendes sont versés dans un compte, l’institution financière doit émettre un formulaire 1099 qui indique le numéro d’identification fiscale du bénéficiaire. L’IRS recoupe ces renseignements pour s’assurer que les contribuables déclarent leurs revenus d’investissement avec exactitude.

Les institutions financières sont également tenues de collecter les numéros d’identification fiscale dans le cadre du processus de connaissance du client pour confirmer l’identité des titulaires de compte. Cela permet d’atténuer le risque de blanchiment d’argent et d’évasion fiscale.

Département du Travail

Le ministère du Travail utilise les numéros d’identification fiscale pour effectuer le suivi des revenus des employés dans le cadre de l’assurance chômage. Les employeurs doivent déclarer les salaires et les retenues à la source à l’aide des numéros d’identification fiscale afin que les travailleurs puissent bénéficier des prestations d’assurance chômage s’ils perdent leur emploi.

Département de la Santé et des Services sociaux (HHS)

Le HHS utilise les numéros d’identification fiscale (sous la forme de numéro de sécurité sociale) pour vérifier l’admissibilité à Medicare, à Medicaid et à d’autres programmes fédéraux qui fournissent des prestations en fonction du revenu ou de la situation d’emploi. Il utilise les numéros d’identification fiscale pour accorder aux particuliers les prestations auxquelles ils ont droit et pour lutter contre la fraude et les paiements indus.

Gouvernements étrangers et agences fiscales internationales

Dans certains cas, l’IRS peut communiquer des NIF à des gouvernements étrangers aux fins de l’application des conventions fiscales ou afin de se conformer à la réglementation fiscale internationale. Par exemple, la Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) oblige les institutions financières étrangères à déclarer les NIF des titulaires de comptes américains afin de contribuer à la lutte contre l’évasion fiscale liée aux comptes détenus à l’étranger.

Audits et application de la loi

L’IRS et d’autres organismes de réglementation utilisent les NIF à des fins de vérification afin d’assurer le suivi des opérations financières, de valider les déclarations de revenus et de confirmer que les revenus sont déclarés correctement. Ils s’en servent également pour retracer les revenus et les paiements provenant de différentes sources et pour détecter les cas de fraude ou de non-conformité.

Trésorerie et paiements fédéraux

Si vous faites affaire avec le gouvernement américain, les agences peuvent demander un NIF pour le traitement des paiements et la conformité.

Comment déterminer le type de numéro d’identification fiscale dont vous avez besoin

Le choix du bon numéro d’identification fiscale dépend de votre situation. Voici comment déterminer le numéro d’identification fiscale dont vous aurez besoin.

Numéro de sécurité sociale (SSN)

Les citoyens américains, les résidents permanents et les travailleurs temporaires autorisés utilisent un SSN pour déclarer leurs impôts sur le revenu des particuliers, déclarer leurs salaires et accéder aux prestations gouvernementales. Les propriétaires uniques et les SARL à membre unique sans employés peuvent également utiliser leur SSN pour déclarer les revenus de leur entreprise sur une Annexe C (Formulaire 1040) parallèlement à leur déclaration de revenus personnelle.

• Si vous êtes un particulier déclarant des impôts personnels ou exploitant une entreprise à propriétaire unique sans employés, utilisez un SSN.
  

EIN

L’IRS exige un numéro d’identification d’employeur (EIN) pour toutes les sociétés par actions, les sociétés de personnes et les LLC comptant plusieurs membres. Toute entité commerciale doit également avoir un EIN si elle emploie du personnel, produit des déclarations relatives aux droits d’accise ou aux charges sociales, utilise un compte bancaire d’entreprise ou présente une demande de financement commercial.

• Si votre entreprise compte plusieurs propriétaires, emploie du personnel ou a besoin d’un compte bancaire d’entreprise, vous devez obtenir un EIN.
  

ITIN

Le numéro d’identification fiscale individuel (ITIN) est destiné aux personnes qui ne sont pas citoyennes des États-Unis, aux non-résidents et aux investisseurs étrangers qui ont des obligations de déclaration fiscale aux États-Unis, mais qui ne sont pas légalement admissibles à un SSN. Il est couramment utilisé pour déclarer des revenus de location provenant de biens situés aux États-Unis, des revenus de placements ou des revenus de prestations de services, ainsi que pour demander des personnes à charge étrangères.

• Si vous devez déclarer des impôts aux États-Unis, mais que vous n’êtes pas admissible à un SSN, utilisez un ITIN.
  

PTIN

L’IRS exige un numéro d’identification de préparateur de déclarations de revenus (PTIN) pour tous les professionnels en fiscalité qui préparent des déclarations de revenus fédérales ou participent à leur préparation contre rémunération. Cette exigence s’applique notamment aux CPA, aux agents enregistrés et aux conseillers fiscaux commerciaux. Le PTIN ne remplace pas les numéros d’identification fiscale personnels et doit être renouvelé manuellement avant chaque saison des déclarations de revenus.

• Si vous préparez ou signez des déclarations de revenus fédérales contre rémunération, utilisez un PTIN.
  

Numéro d’identification fiscale aux fins de l’adoption (ATIN)

L’IRS délivre un numéro d’identification fiscale aux fins de l’adoption (ATIN) aux futurs parents qui sont en voie d’adopter légalement un enfant citoyen ou résident des États-Unis. Il leur permet de déclarer l’enfant comme personne à charge dans leur déclaration de revenus fédérale pendant que la procédure d’adoption aux États-Unis est en cours et que la délivrance d’un SSN permanent est en attente.

• Si vous déclarez un enfant comme personne à charge dans votre déclaration de revenus avant que son adoption ne soit officiellement finalisée, vous devez obtenir un ATIN.
  

Si vous ne savez pas quel numéro d’identification fiscale s’applique à vous, tenez compte de la structure et des obligations de votre entreprise, de votre statut de résident et du fait que vous avez ou non des employés. Consultez un fiscaliste pour confirmer que vous utilisez le numéro d’identification fiscale adapté à votre situation afin d’éviter des problèmes de conformité et d’éventuelles pénalités à l’avenir.

NIF, EIN et SSN : quelle est la différence?

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