Un numéro d’identification fiscale (TIN) est un numéro unique utilisé par l’Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis pour effectuer le suivi des particuliers, des entreprises et d’autres entités à des fins fiscales.

L'IRS utilise un NIF pour traiter les déclarations d'impôts, faire correspondre les bénéfices déclarés, émettre des remboursements, faire respecter les exigences de retenue à la source et surveiller la conformité aux lois fédérales sur l'impôt.

Ci-dessous, nous expliquerons les différents types de NIF disponibles – y compris les numéros de sécurité sociale (SSN), les numéros d'identification de l'employeur (EIN), les numéros d'identification de contribuable individuel (ITIN) et les numéros d'identification de préparateur d'impôt (PTIN) – et pourquoi ils sont importants pour les particuliers et les entreprises.

Que contient cet article?

• Quels sont les différents types de NIF?
  
• Comment et où demander des NIF
  
• Pourquoi un NIF est-il important?
  
• Comment les NIF sont utilisés par l'IRS et d'autres agences
  
• Comment déterminer le type de NIF dont vous avez besoin
  
• NIF vs EIN vs SSN : quelle est la différence?
  
• Comment Stripe Tax peut vous aider
  
• FAQ sur les numéros d'identification de contribuable
  

Quels sont les différents types de numéro d’identification fiscale (TIN)?

L'IRS reconnaît plusieurs types de NIF. Chaque NIF sert à des fins de déclaration fiscale précises. Ci-dessous, nous aborderons chaque type de NIF et les raisons de son utilisation.

Numéro de sécurité sociale (SSN)

La Social Security Administration (SSA) émet un numéro de sécurité sociale à neuf chiffres aux citoyens et résidents admissibles des États-Unis. Les particuliers utilisent un SSN pour produire leurs déclarations de revenus fédérales et déclarer leurs salaires. Les entreprises à propriétaire unique et les SARL à membre unique peuvent également utiliser un SSN pour produire les déclarations de revenus des entreprises, bien que les entreprises doivent recueillir les SSN à neuf chiffres des employés et des entrepreneurs indépendants pour la déclaration annuelle (comme le formulaire 1099-NEC).

Numéro d’identifcation d’employeur (EIN)

L'Internal Revenue Service (IRS) attribue un numéro d'identification d'employeur (EIN) à neuf chiffres aux entreprises pour les charges sociales, les documents d'entreprise et la déclaration de revenus des entreprises. Les sociétés, les sociétés de personnes, les SARL à plusieurs membres et les organismes à but non lucratif utilisent un EIN pour gérer la paie, ouvrir des comptes bancaires professionnels et demander des licences commerciales. Les entités admissibles peuvent demander un EIN gratuitement en ligne, par télécopieur, par la poste ou par téléphone.

Numéro individuel d’identification fiscale (ITIN)

L'IRS émet un numéro d'identification de contribuable individuel (ITIN) aux ressortissants étrangers, aux non-résidents et aux personnes à charge qui sont tenus de produire une déclaration de revenus aux États-Unis, mais qui ne sont pas admissibles à un SSN. Ces identifiants à neuf chiffres commencent toujours par le chiffre « 9 ». Les entreprises rencontrent fréquemment des ITIN lorsqu'elles traitent les déclarations fiscales d'investisseurs étrangers ou d'entrepreneurs indépendants internationaux. Les demandeurs doivent soumettre le formulaire W-7 à l'IRS, et le traitement prend généralement jusqu'à sept semaines.

Numéro d’identification fiscale du préparateur (PTIN)

L'IRS émet un numéro d'identification de préparateur d'impôt (PTIN) aux fiscalistes rémunérés qui préparent et produisent des déclarations de revenus fédérales au nom de clients. Les fiscalistes comprennent les experts-comptables agréés (CPA), les agents inscrits et les conseillers fiscaux. Contrairement aux autres identifiants fiscaux, un PTIN doit être renouvelé chaque année avant chaque saison des impôts afin que l'IRS puisse suivre avec précision la préparation des déclarations de revenus. Les professionnels peuvent demander ou renouveler un PTIN en ligne ou par la poste.

Numéro d'identification de contribuable pour adoption (ATIN)

L'IRS émet un numéro d'identification de contribuable pour adoption (ATIN) temporaire à neuf chiffres aux futurs parents adoptifs qui sont en train d'adopter légalement un enfant. Les contribuables utilisent un ATIN pour identifier l'enfant dans leurs déclarations de revenus fédérales afin de pouvoir demander des exemptions pour personnes à charge ou des crédits pour frais de garde d'enfants pendant que l'adoption nationale est en cours. Ces numéros sont uniques, car ils expirent automatiquement après deux ans, moment auquel l'adoption finale permet aux parents d'obtenir un SSN permanent pour l'enfant.

Comment et où demander un NIF

Le processus de demande et les délais de traitement varient considérablement en fonction de l'identifiant fiscal dont vous avez besoin. Voici un bref aperçu de la façon et du lieu de soumission de la demande pour chaque numéro d'identification fiscale :

Comment demander un SSN

Pour demander un numéro de sécurité sociale, vous devez remplir le formulaire SS-5 et le soumettre avec les documents originaux prouvant votre identité, votre âge et votre citoyenneté ou votre statut d'immigrant légal à un bureau local de la Social Security Administration (SSA). En général, les demandes sont soumises à la naissance par l'intermédiaire de l'hôpital, ou en personne dans une succursale de la SSA s'il s'agit d'un adulte.

Comment demander un EIN

Le moyen le plus rapide d'obtenir un numéro d'identification d'employeur est de faire une demande en ligne sur le site Web officiel de l'IRS; le numéro est généré immédiatement après avoir rempli le formulaire numérique. Les entreprises peuvent également faire une demande en téléchargeant le formulaire SS-4 et en le soumettant par télécopieur ou par la poste au centre de traitement désigné de l'IRS.

Comment demander un ITIN

Pour obtenir un numéro d'identification de contribuable individuel, vous devez remplir le formulaire W-7 et l'envoyer par la poste à l'IRS avec votre déclaration de revenus fédérale remplie et une preuve d'identité originale ou des documents de statut étranger. Vous pouvez également faire une demande en personne en prenant rendez-vous dans un centre d'aide aux contribuables de l'IRS ou en visitant un agent d'acceptation de certification (CAA) autorisé par l'IRS.

Comment demander un PTIN

Les fiscalistes peuvent demander ou renouveler un numéro d'identification de préparateur d'impôt en ligne en créant un compte dans le système Tax Professional PTIN System de l'IRS, ce qui prend environ 15 minutes. Si vous préférez faire une demande en version papier, vous pouvez envoyer le formulaire W-12 par la poste à l'IRS, bien que le traitement prenne de quatre à six semaines.

Comment demander un ATIN

Pour demander un numéro d'identification de contribuable pour adoption, les futurs parents doivent remplir le formulaire W-7A et l'envoyer par la poste à l'IRS. La demande doit comprendre des documents juridiques d'un organisme de placement ou d'un tribunal autorisé prouvant qu'une adoption nationale est activement en cours.

Pourquoi un numéro d’identification fiscale est-il important?

Les entreprises s'appuient sur les numéros d'identification fiscale (NIF) pour respecter les lois fiscales fédérales et faciliter les transactions financières. Voici pourquoi il est important pour les entreprises de posséder un NIF :

• Conformité fiscale : L'IRS utilise votre NIF pour faire le suivi de vos paiements et obligations fiscales. Produire une déclaration sans le NIF approprié, ou avec un NIF incorrect, peut entraîner des amendes, une retenue d'impôt de précaution sur les paiements et un traitement fiscal plus lent.

• Conformité légale : L'IRS exige un NIF pour des activités allant de la production de déclarations de revenus et du paiement des employés à la retenue d'impôt. Vous ne pouvez pas légalement mener des activités commerciales, embaucher des employés ou retenir des impôts sans le NIF approprié.

• Transactions bancaires et financières : Les institutions financières utilisent votre NIF pour vérifier l'identité de votre entreprise lorsque vous ouvrez un compte bancaire, demandez un prêt ou cherchez d'autres services financiers. Un NIF valide est requis pour accéder à des outils financiers allant des lignes de crédit aux comptes de paie.

• Paiements des employés et des sous-traitants : Lorsque vous traitez la paie, vous devez vous assurer d'avoir des NIF exacts pour chaque employé et prestataire de services. Sans les NIF appropriés, vous ne pouvez pas émettre de formulaires W-2 ou 1099, ce qui peut causer des problèmes de retenue et de déclaration d'impôt.

• Crédibilité : Un EIN ou NIF enregistré indique aux banques que votre entreprise est établie et qu'elle respecte les lois fiscales fédérales. Certaines transactions peuvent également en exiger un, comme la création de comptes fournisseurs et la demande d'assurance commerciale.

• Préparation aux audits : Une documentation appropriée du NIF est requise pour terminer un audit. Les NIF lient vos revenus, vos paiements et vos retenues à votre entreprise.

Comment les numéros d’identification fiscale sont utilisés par l’IRS et d’autres agences

Les numéros d’identification fiscale servent d’identifiants uniques pour les particuliers et les entreprises dans un large éventail de situations. Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des façons dont l’IRS et d’autres agences utilisent les numéros d’identification fiscale.

IRS

• Déclarations de revenus : L'IRS utilise les NIF pour faire le suivi de toutes les activités liées à l'impôt et vérifier que les particuliers et les entreprises déclarent fidèlement leurs revenus. L'IRS utilise ces numéros pour faire correspondre les gains déclarés avec les formulaires fiscaux soumis afin d'assurer la cohérence des déclarations. L'IRS utilise également les NIF pour créditer correctement les paiements et les remboursements des contribuables.

• Retenues et paiements : Les entreprises utilisent les NIF des employés (généralement des SSN) pour retenir correctement l'impôt sur le revenu sur la paie. De même, les paiements versés aux prestataires de services nécessitent un SSN, un EIN ou un ITIN. Ceux-ci sont utilisés pour garantir des retenues d'impôt appropriées.

• Crédits d'impôt et déductions : L'IRS utilise les NIF pour vérifier l'admissibilité lorsque les entreprises ou les particuliers réclament des crédits ou des déductions. Par exemple, les entreprises qui réclament le Work Opportunity Tax Credit doivent fournir les NIF des employés admissibles.

SSA

La SSA utilise les SSN pour enregistrer les salaires des employés et calculer les prestations de retraite et d'invalidité de la sécurité sociale. Les entreprises déclarent les salaires et les avantages sociaux des employés à la SSA au moyen des déclarations annuelles W-2, qui incluent le SSN de l'employé. La SSA utilise ces dossiers pour calculer les prestations de sécurité sociale lorsque les employés prennent leur retraite ou demandent des prestations d'invalidité.

Administrations fiscales de l’État

Les ministères du Revenu des États utilisent les NIF pour recouvrer l'impôt sur le revenu et faire respecter la loi au niveau de l'État. Ils utilisent les NIF pour vérifier que les contribuables déclarent et paient fidèlement leurs obligations à l'État.

Institutions financières

Les banques, les entreprises d’investissement et les coopératives d’épargne et de crédit utilisent le numéro d’identification fiscale pour communiquer des informations financières à l’IRS. Par exemple, lorsque des intérêts ou des dividendes sont versés dans un compte, l’institution financière doit émettre un formulaire 1099 qui indique le numéro d’identification fiscale du bénéficiaire. L’IRS recoupe ces renseignements pour s’assurer que les contribuables déclarent leurs revenus d’investissement avec exactitude.

Les institutions financières sont également tenues de collecter les numéros d’identification fiscale dans le cadre du processus de connaissance du client pour confirmer l’identité des titulaires de compte. Cela permet d’atténuer le risque de blanchiment d’argent et d’évasion fiscale.

Ministère du Travail

Le ministère du Travail utilise les numéros d’identification fiscale pour effectuer le suivi des revenus des employés dans le cadre de l’assurance chômage. Les employeurs doivent déclarer les salaires et les retenues à la source à l’aide des numéros d’identification fiscale afin que les travailleurs puissent bénéficier des prestations d’assurance chômage s’ils perdent leur emploi.

Ministère de la Santé et des Services sociaux (HHS)

Le HHS utilise les numéros d’identification fiscale (sous la forme de numéro de sécurité sociale) pour vérifier l’admissibilité à Medicare, à Medicaid et à d’autres programmes fédéraux qui fournissent des prestations en fonction du revenu ou de la situation d’emploi. Il utilise les numéros d’identification fiscale pour accorder aux particuliers les prestations auxquelles ils ont droit et pour lutter contre la fraude et les paiements indus.

Gouvernements étrangers et agences fiscales internationales

Dans certains cas, l'IRS peut partager des NIF avec des gouvernements étrangers à des fins de traités fiscaux ou pour se conformer aux réglementations fiscales internationales. Par exemple, la Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) exige des institutions financières étrangères qu'elles déclarent les NIF des titulaires de comptes américains pour aider à lutter contre l'évasion fiscale impliquant des comptes à l'étranger.

Audits et application de la loi

L'IRS et d'autres organismes de réglementation utilisent les NIF à des fins d'audit et pour faire le suivi des transactions financières, valider les déclarations de revenus et confirmer que les revenus sont déclarés avec précision. Les agences utilisent les NIF pour retracer les revenus et les paiements selon les sources et rechercher des fraudes ou des non-conformités.

Trésor et paiements fédéraux

Si vous faites des affaires avec le gouvernement américain, des organismes pourraient demander un NIF pour le traitement des paiements et la conformité.

Comment déterminer le type de numéro d’identification fiscale dont vous avez besoin

Le choix du bon numéro d’identification fiscale dépend de votre situation. Voici comment déterminer le numéro d’identification fiscale dont vous aurez besoin.

Numéro de sécurité sociale (SSN)

Les citoyens américains, les résidents permanents et les travailleurs temporaires autorisés utilisent un SSN pour produire leurs déclarations de revenus, déclarer leurs salaires et accéder aux prestations gouvernementales. Les entreprises individuelles et les LLC à membre unique sans employés peuvent également utiliser leur SSN pour déclarer les revenus de leur entreprise sur une Annexe C (Formulaire 1040) avec leur déclaration de revenus personnelle.

• Si vous êtes un particulier qui produit des déclarations de revenus personnelles ou qui exploite une entreprise à propriétaire unique sans employés, utilisez un SSN.
  

Numéro d’identifcation d’employeur (EIN)

L'IRS exige un EIN pour toutes les sociétés par actions, sociétés de personnes et LLC à plusieurs membres. Toute entité commerciale doit posséder un EIN si elle embauche des employés, produit des déclarations de taxes d'accise ou d'impôt sur l'emploi, exploite un compte bancaire d'entreprise ou demande un financement commercial.

• Si vous exploitez une entreprise à plusieurs propriétaires, avez des employés ou avez besoin d'un compte bancaire d'entreprise, utilisez un EIN.
  

Numéro d’identification de contribuable (ITIN)

L'ITIN sert les citoyens non américains, les non-résidents et les investisseurs étrangers qui ont des obligations de déclaration de revenus aux États-Unis, mais qui ne sont pas légalement admissibles à un SSN. Il est couramment utilisé pour déclarer les revenus de location nationaux, les rendements des investissements ou les gains d'un prestataire de services, ainsi que pour réclamer des personnes à charge à l'étranger.

• Si vous devez produire une déclaration de revenus aux États-Unis, mais que vous n'êtes pas admissible à un SSN, utilisez un ITIN.
  

Numéro d’identification fiscale du préparateur (PTIN)

L'IRS exige un PTIN pour tous les professionnels de l'impôt qui préparent ou aident à préparer des déclarations de revenus fédérales en échange d'une rémunération financière. Cela inclut les CPA, les agents inscrits et les conseillers fiscaux commerciaux. Ce titre de compétences ne remplace pas les identifiants fiscaux personnels et nécessite un renouvellement manuel avant chaque saison d'impôt.

• Si vous préparez ou signez des déclarations de revenus fédérales en échange d'une rémunération, utilisez un PTIN.
  

Numéro d'identification du contribuable pour adoption (ATIN)

L'IRS accorde un ATIN temporaire aux futurs parents qui sont en voie d'adopter légalement un enfant citoyen ou résident américain. Il permet aux contribuables de déclarer l'enfant comme personne à charge dans leurs déclarations fédérales pendant que l'adoption nationale finale et le SSN permanent sont en attente.

• Si vous réclamez un enfant dans votre déclaration de revenus avant que son adoption finale ne soit terminée, utilisez un ATIN.
  

Si vous ne savez pas quel numéro d’identification fiscale s’applique à vous, tenez compte de la structure et des obligations de votre entreprise, de votre statut de résident et du fait que vous avez ou non des employés. Consultez un fiscaliste pour confirmer que vous utilisez le numéro d’identification fiscale adapté à votre situation afin d’éviter des problèmes de conformité et d’éventuelles pénalités à l’avenir.

NIF, EIN et SSN : Quelle est la différence?

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FAQ sur les numéros d'identification de contribuable