Chaque année, les entreprises doivent envoyer le formulaire fiscal 1099-NEC aux non-employés à qui elles ont versé 600 $ ou plus au cours de l’année d’imposition. Ce processus apparemment simple peut poser des défis importants, d’autant plus que les pénalités de l’IRS en cas de non-conformité peuvent être importantes. Selon le IRS, l’agence a évalué 2,9 milliards de dollars en pénalités civiles contre les déclarants de revenus d’entreprise au cours d’une seule année, un rappel brutal des risques financiers liés à une mauvaise déclaration de revenus.

Comprendre tous les tenants et aboutissants du formulaire 1099-NEC peut donner aux entreprises une base solide pour s’acquitter correctement et en toute confiance de leurs obligations fiscales. Au-delà de l’exigence de base, de nombreux détails et exceptions peuvent avoir une incidence sur la manière et le moment d’utiliser ce formulaire. Nous aborderons les subtilités du formulaire 1099-NEC ainsi que des informations détaillées pour aider les entreprises à s’acquitter efficacement de leurs responsabilités fiscales.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce que le formulaire fiscal 1099-NEC ?
  
• Qu’est-ce que la rémunération des non-salariés?
  
• À quoi sert le formulaire fiscal 1099-NEC ?
  
• Qui doit remplir un formulaire fiscal 1099-NEC?
  
• Informations requises sur le formulaire 1099-NEC
  
• Seuil d’inscription au formulaire 1099-NEC
  
• Comment déclarer le formulaire 1099-NEC dans votre déclaration de revenus
  
• Comment corriger les informations du formulaire 1099-NEC
  
• Pénalités en cas de non-conformité
  
• Comment Stripe peut vous aider
  

Qu’est-ce que le formulaire fiscal 1099-NEC?

Le 1099-NEC est un formulaire utilisés par l’Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis. NEC est l’abréviation de « Nonemployee Compensation » (rémunération des non-employés). Ce formulaire a été introduit en 2020 et remplace la case 7 du formulaire 1099-MISC pour la déclaration de la rémunération des non-salariés.

Qu’est-ce que la rémunération des non-salariés?

La rémunération des non-salariés désigne les paiements effectués à des personnes qui ne sont pas des employés du payeur pour des services rendus dans le cadre du commerce ou de l’entreprise du payeur. En règle générale, il s’agit de l’argent qu’une entreprise a versé à des contractants indépendants, à des pigistes ou à d’autres travailleurs indépendants.

Voici quelques exemples de rémunération des non-salariés :

• Les honoraires versés à des prestataires de services non salariés, tels que les contractants indépendants, les pigistes, les consultants ou autres travailleurs autonomes

• Paiements aux membres d’un conseil d’administration pour leurs services

• Les commissions versées à des vendeurs non salariés qui font l’objet d’un remboursement, mais qui ne sont pas remboursées au cours de l’année civile

• Paiements aux avocats pour les services juridiques

Il est important de noter que la rémunération des non-salariés n’inclut pas les types de paiements pour lesquels un formulaire différent est utilisé, tels que les loyers (déclarés sur le formulaire 1099-MISC) ou les salaires versés aux employés (déclarés sur le formulaire W-2).

Les bénéficiaires de la rémunération des non-salariés sont généralement considérés comme des travailleurs indépendants, et ils sont soumis à l’impôt sur le travail indépendant, qui couvre les impôts de sécurité sociale et d’assurance-maladie. Ces particuliers doivent effectuer des paiements d’impôt estimés tout au long de l’année pour couvrir ces impôts et d’autres impôts qu’ils pourraient devoir.

À quoi sert le formulaire fiscal 1099-NEC?

Le formulaire 1099-NEC est principalement utilisé par les entreprises pour déclarer des paiements d’un montant supérieur ou égal à 600 $ en faveur de non-salariés, tels que des contractants indépendants, des pigistes ou d’autres travailleurs indépendants. Par exemple, si une entreprise embauche un rédacteur indépendant pour créer du contenu et lui verse plus de 600 $ par an, elle déclarera ces paiements sur le formulaire 1099-NEC.

Le formulaire 1099-NEC n’est pas utilisé pour les paiements personnels, mais uniquement pour les paiements professionnels. La personne ou l’entité qui reçoit le paiement utilisera ensuite ces renseignements pour remplir sa propre déclaration de revenus. Si vous recevez un formulaire 1099-NEC, il est important de comprendre qu’aucun impôt n’a été retenu sur ces paiements et que vous êtes donc responsable de l’impôt sur le revenu et de l’impôt sur le travail indépendant qui pourraient être dus.

Qui a besoin d’un formulaire fiscal 1099-NEC?

Toute entreprise qui verse 600 $ ou plus à un non-employé pour des services au cours de l’année d’imposition doit produire le formulaire 1099-NEC. Il s’agit souvent de contractants indépendants, de pigistes ou de consultants. De même, les particuliers ou entités qui reçoivent ces paiements auront également besoin d’un formulaire 1099-NEC pour attester de leurs revenus.

Voici plus de détails sur les personnes qui ont besoin d’un formulaire 1099-NEC :

• Entreprises
  Si votre entreprise verse 600 $ ou plus à un non-salarié au cours d’une année, vous devrez remplir un formulaire 1099-NEC. Le formulaire fournit une trace des paiements que vous avez effectués, ce qui est nécessaire pour la déclaration fiscale de votre entreprise. Vous devrez envoyer une copie du formulaire à la personne qui n’est pas salariée et en déposer une copie auprès de l’IRS. Il est essentiel de suivre ces paiements tout au long de l’année afin de pouvoir remplir les formulaires 1099-NEC avec exactitude.

• Non-salariés
  Si vous n’êtes pas salarié, par exemple un contractant indépendant, un pigiste ou un consultant, et que vous avez reçu au moins 600 $ d’une entreprise au cours d’une année, vous devriez recevoir un formulaire 1099-NEC de cette entreprise. Le formulaire documente vos revenus provenant de cette entreprise, revenus que vous devrez déclarer lorsque vous produirez votre déclaration de revenus. Étant donné que les impôts ne sont généralement pas retenus sur la rémunération des non-salariés, il est essentiel de budgétiser l’impôt sur le revenu ou l’impôt sur le travail indépendant que vous pourriez devoir.

En règle générale, il incombe à l’entreprise qui effectue le paiement de remplir le formulaire 1099-NEC et d’envoyer des copies au non-employé ainsi qu’à l’IRS. Toutefois, si vous n’êtes pas salarié et que vous ne recevez pas de formulaire 1099-NEC pour un revenu de 600 $ ou plus, vous avez toujours la responsabilité de déclarer ce revenu dans votre déclaration de revenus.

Informations requises sur le formulaire 1099-NEC

Le formulaire 1099-NEC exige plusieurs informations de la part du payeur (généralement une entreprise) et du bénéficiaire (le contractant non salarié ou indépendant). Voici les principaux éléments d’information requis :

• Informations sur le payeur : Il s’agit notamment du nom, de l’adresse et du numéro d’identification fiscale (TIN) du payeur, qui peut être un numéro de sécurité sociale (SSN) pour les entreprises individuelles ou un numéro d’identification d’employeur (EIN) pour les autres entreprises.

• Informations sur le destinataire : Il s’agit notamment du nom, de l’adresse et du numéro fiscal du destinataire, qui peut être un SSN ou un EIN.

• Rémunération totale des non-salariés : Il s’agit du montant total de la rémunération des non-salariés (case 1) que l’entreprise a versée au bénéficiaire au cours de l’année d’imposition. Il doit s’agir du montant brut, avant toute déduction fiscale.

• Retenue d’impôt fédéral sur le revenu : S’il y a eu des retenues d’impôt fédéral sur le revenu sur la rémunération des non-salariés (case 4), ils doivent être déclarés dans cette case. Mais c’est rare, car en général, l’impôt fédéral sur le revenu n’est pas retenu sur la rémunération des non-salariés.

• Informations sur l’état : Si des impôts d’État ont été retenus, le payeur devra également indiquer son numéro d’identification fiscale d’État, l’État du bénéficiaire et le montant de l’impôt sur le revenu retenu à la source.

Pour faciliter ce processus, il est essentiel de tenir des registres précis tout au long de l’année. Vous devez également vous assurer de demander à tout non-employé que vous payez un formulaire W-9 dûment rempli, qui vous fournira son numéro d’identification fiscale et d’autres informations nécessaires.

Seuil pour le formulaire 1099-NEC

Le seuil d’émission d’un formulaire 1099-NEC est de 600 $. Cela signifie que si une entreprise paie 600 $ ou plus à un non-employé pour des services au cours d’une année d’imposition, elle est tenue d’émettre un formulaire 1099-NEC pour cette personne ou entité.

Si une entreprise paie moins de 600 $ à un non-salarié au cours d’une année d’imposition, elle n’a pas besoin d’émettre de formulaire 1099-NEC pour ce particulier ou cette entité. Toutefois, le bénéficiaire de ce revenu est toujours tenu de le déclarer dans sa déclaration de revenus.

Notamment, le seuil de 600 $ s’applique par personne ou entité, et non au montant total de la rémunération des non-salariés qu’une entreprise paie au cours de l’année. Par exemple, si une entreprise paie 500 $ chacun à trois entrepreneurs différents, elle n’a pas besoin d’émettre de formulaire 1099-NEC pour aucun d’entre eux, même si le montant total versé est supérieur à 600 $.

Comment déclarer le formulaire 1099-NEC dans votre déclaration de revenus

Si vous avez reçu un formulaire 1099-NEC en raison d’un revenu provenant de la rémunération de non-salariés, il est important de comprendre que ce revenu devra être déclaré lors de la préparation de votre déclaration de revenus fédérale. Le processus peut être compliqué et nécessite une compréhension claire des étapes impliquées. Vous trouverez ci-dessous un guide général pour vous aider à naviguer dans le processus :

• Annexe C
  Si vous êtes un entrepreneur individuel, un contractants indépendant ou un travailleur autonome, vous déclarez généralement le revenu provenant d’un formulaire 1099-NEC sur l’annexe C, Profits ou pertes d’entreprise. Vous devez inscrire le montant total de la case 1 du formulaire 1099-NEC à la ligne 1 de l'annexe C.

• Impôt sur le travail indépendant
  L’argent gagné grâce à la rémunération des non-salariés est également soumis à l’impôt sur le travail indépendant, qui couvre les impôts de sécurité sociale et d’assurance-maladie. Pour calculer ce montant, vous devez remplir le formulaire Schedule SE, Impôt sur le travail indépendant. Le résultat est inscrit sur votre formulaire 1040.

• Estimation des paiements d’impôts
  Si vous êtes travailleur autonome et que vous prévoyez devoir 1 000 $ ou plus au moment de produire votre déclaration, vous devrez généralement effectuer des paiements d’impôt estimés tout au long de l’année. Cela comprend l’impôt sur le revenu et l’impôt sur le travail indépendant. Vous utiliserez le formulaire 1040-ES, Estimation de l’impôt des particuliers, pour calculer et effectuer ces paiements.

• Taxes d’État
  En fonction de votre État, vous devrez peut-être également déclarer vos revenus 1099-NEC dans votre déclaration de revenus d’État.

• Dépenses
  À l’annexe C, vous pouvez déduire toutes les dépenses d’entreprise liées à l’obtention de la rémunération des non-salariés, ce qui peut réduire votre revenu imposable. Les dépenses peuvent inclure des fournitures, des déplacements, des frais de bureau à domicile ou d’autres coûts nécessaires à votre travail.

N’oubliez pas que la fiscalité peut être compliquée et que les formulaires et processus précis dont vous avez besoin peuvent changer en fonction de votre situation particulière. C’est toujours une bonne idée de demander conseil à un fiscaliste pour vous assurer d’obtenir les renseignements et les conseils les plus exacts.

Comment corriger les informations du formulaire 1099-NEC

La correction des informations d’un formulaire 1099-NEC que vous avez déjà soumis à l’IRS implique l’envoi d’un formulaire corrigé. Voici comment procéder :

• Obtenir un nouveau formulaire 1099-NEC : Vous pouvez obtenir ce formulaire sur le site Web de IRS ou en le commandant auprès de l’IRS. N’oubliez pas que le formulaire doit pouvoir être numérisé, vous ne pouvez donc pas simplement imprimer une copie à partir du Web; vous devrez utiliser un formulaire officiel de l’IRS.

• Complétez le formulaire avec les informations correctes : Remplissez le formulaire avec les informations correctes. Assurez-vous d’indiquer votre TIN correct et celui du bénéficiaire, ainsi que le montant exact de la rémunération des non-salariés.

• Cochez la case « CORRIGÉ » : Sur le nouveau formulaire 1099-NEC, vous verrez une case en haut intitulée « CORRIGÉ ». Assurez-vous de cocher cette case pour indiquer à l’IRS que ce formulaire est une version corrigée.

• Envoyez le formulaire corrigé au destinataire et à l’IRS : Vous devrez envoyer le formulaire 1099-NEC corrigé au bénéficiaire de la rémunération des non-salariés. Vous devrez également envoyer le formulaire corrigé à l’IRS. Si vous avez initialement transmis le formulaire 1099-NEC à l’IRS par voie électronique, vous devez également transmettre la correction par voie électronique.

• Corrigez le formulaire 1096 : Le formulaire 1096 est le formulaire récapitulatif que vous envoyez à l’IRS avec les formulaires 1099. Si l’erreur sur le formulaire 1099-NEC a affecté les totaux que vous avez déclarés sur le formulaire 1096, vous devrez également corriger et renvoyer le formulaire 1096.

Les étapes ci-dessus sont un guide général et le processus exact peut varier en fonction de votre situation. Les erreurs dans les formulaires fiscaux peuvent avoir de graves conséquences, alors si vous ne savez pas comment corriger une erreur, consultez un fiscaliste. Il est important d’apporter des corrections dès que vous remarquez une erreur afin d’éviter d’éventuelles pénalités de la part de l’IRS.

Pénalités en cas de non-conformité

Le défaut de produire des formulaires 1099-NEC corrects et en temps opportun peut entraîner des pénalités de la part de l’IRS. Les sanctions varient en fonction de la gravité de l’infraction et de leur montant. La non-conformité se divise en deux grandes catégories : l’omission de produire une déclaration et l’omission intentionnelle.

Omission de produire une déclaration

Si vous ne produisez pas le formulaire 1099-NEC correct à la date d’échéance et que vous n’êtes pas en mesure de fournir un motif raisonnable, vous pourriez faire l’objet d’une pénalité. Le montant de la pénalité dépend du moment où vous produisez le bon formulaire. Voici un récapitulatif des pénalités :

• La pénalité est de 50 $ par formulaire si vous produisez correctement dans les 30 jours suivant la date d’échéance ; La pénalité maximale est de 194 500 $ par année (556 500 $ pour les grandes entreprises).
  
• La pénalité est de 110 $ par formulaire si vous produisez correctement plus de 30 jours après la date d’échéance, mais au plus tard le 1er août ; La pénalité maximale est de 556 500 $ par année (1 669 500 $ pour les grandes entreprises).
  
• La pénalité est de 280 $ par formulaire si vous produisez après le 1er août ou si vous ne produisez pas les formulaires requis ; La pénalité maximale est de 1 130 500 $ par année (3 392 000 $ pour les grandes entreprises).
  

Négligence intentionnelle

Si l’IRS détermine qu’une entreprise a intentionnellement ignoré l’obligation de fournir un formulaire 1099-NEC correct et rapide, la pénalité par formulaire est d’au moins 560 $ sans limite maximale.

Ces pénalités s’appliquent pour chaque cas où une entreprise ne produit pas correctement un formulaire 1099-NEC, de sorte qu’une entreprise qui ne fournit pas plusieurs formulaires 1099-NEC s’expose à des pénalités substantielles. En outre, en plus des sanctions fédérales, certains États peuvent également imposer des pénalités en cas de non-dépôt des formulaires 1099-NEC corrects.

Comment Stripe peut vous aider

Stripe Tax allège la charge de travail des entreprises en calculant et en prélevant automatiquement les taxes sur les ventes et en générant des déclarations fiscales. Avec Stripe Tax, les entreprises de toutes tailles peuvent s’acquitter de leurs responsabilités fiscales en toute confiance et éviter d’éventuelles pénalités.

Voici un aperçu de la façon dont Stripe Tax aide les entreprises :

• Automatisation du calcul des taxes
  Stripe Tax peut calculer automatiquement et en temps réel les taux de taxe des entreprises, en fonction des produits, de l'emplacement de l'entreprise et de l'emplacement du client. Bien que cette fonctionnalité soit principalement conçue pour faciliter le paiement de la taxe de vente et de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), elle peut également aider les entreprises à suivre le montant qu’elles versent à des non-employés, ce dont elles ont besoin pour se conformer à la norme 1099-NEC.

• Collecte et vérification des données
  La collecte d’informations correctes auprès des sous-traitants, y compris les TIN, peut être une tâche complexe. Stripe Tax dispose de fonctionnalités permettant d’automatiser ce processus, en collectant et en vérifiant les numéros d’identification fiscale, les adresses et d’autres données nécessaires au cours du processus de paiement.

• Génération et livraison de formulaires
  La création et l’envoi des formulaires sont un aspect essentiel de la conformité à la norme 1099-NEC. Stripe Tax peut générer ces formulaires pour vous sur la base des données de paiement qu’ils ont collectées, puis les envoyer directement aux sous-traitants et les soumettre à l’IRS.

• Tenue de dossiers
  Il est important de tenir des registres précis en cas d’audit et à des fins de gestion de votre entreprise. Stripe Tax peut vous aider à tenir ces registres et à suivre toutes les informations nécessaires sur les paiements à des non-employés et les formulaires fiscaux que vous avez émis.

En vous familiarisant avec les exigences du formulaire 1099-NEC en matière de déclaration et en tirant parti d’outils comme Stripe Tax, vous pourrez considérablement simplifier votre gestion de la fiscalité et de la conformité. En se tenant informées des réglementations fiscales, les entreprises peuvent se concentrer sur leurs activités quotidiennes et planifier leur avenir.