Jedes Jahr müssen Unternehmen das Steuerformular 1099-NEC für Nicht-Arbeitnehmer/innen ausstellen, an die sie während des Steuerjahres 2.000 USD oder mehr gezahlt haben. Dieser scheinbar einfache Prozess kann erhebliche Herausforderungen mit sich bringen, insbesondere da die Strafen des Internal Revenue Service (IRS) für die Nichteinhaltung beträchtlich sein können. Nach Angaben des IRS hat die Behörde in einem einzigen Jahr zivilrechtliche Strafen in Höhe von 2,9 Mrd. USD gegen Unternehmen, die Einkommensteuererklärungen einreichen, verhängt – eine deutliche Erinnerung an die finanziellen Risiken, die mit einer falschen Steuererklärung verbunden sind.

Ein gutes Verständnis des Formulars 1099-NEC kann Unternehmen eine solide Grundlage dafür bieten, ihre steuerlichen Verpflichtungen sicher und korrekt zu erfüllen. Über die grundlegende Anforderung hinaus gibt es viele Details und Ausnahmen, die sich darauf auswirken können, wie und wann dieses Formular verwendet wird. Wir behandeln die Nuancen des Formulars 1099-NEC sowie detaillierte Einblicke, die Unternehmen dabei helfen, ihre steuerlichen Pflichten effektiv zu erfüllen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist das Steuerformular 1099-NEC?
  
• Wer muss das Formular 1099-NEC einreichen?
  
• Wer erhält das Formular 1099-NEC?
  
• Wann ist das Formular 1099-NEC fällig?
  
• Welche Informationen sind auf dem Formular 1099-NEC enthalten?
  
• Was ist ein Backup-Quellensteuerabzug?
  
• So reichen Sie das Formular 1099-NEC ein
  
• Was passiert, wenn Sie verspätet oder fehlerhaft einreichen?
  
• So kann Stripe Tax Sie unterstützen
  

Was ist das Steuerformular 1099-NEC?

Das 1099-NEC ist ein Formular, in dem Zahlungen an Dienstleister/innen gemeldet werden, die keine Angestellten sind. Der IRS hat dieses Formular im Jahr 2020 wiedereingeführt, um die Bezahlung von Auftragnehmer/innen von anderen Arten von sonstigem Einkommen zu trennen.

Die Vergütung von Nicht-Angestellten umfasst im Allgemeinen jede Zahlung für Dienstleistungen, die von einer Person erbracht werden, die nicht Ihr/e Angestellte/r ist. Dies deckt Honorare für Anwältinnen/Anwälte und Buchhalter/innen, Provisionen für nicht angestelltes Verkaufspersonal sowie Zahlungen an freiberufliche Personen für Projekte ab.

Es gilt nur für Zahlungen, die im Rahmen Ihres Gewerbes oder Unternehmens getätigt werden. Sie müssen kein 1099-NEC für persönliche Zahlungen einreichen, z. B. wenn Sie eine/n Auftragnehmer/in für die Renovierung Ihres Privathauses beauftragen.

Wer muss das Formular 1099-NEC einreichen?

Ihr Unternehmen muss das Formular 1099-NEC einreichen, wenn die folgenden vier Bedingungen erfüllt sind:

• Sie haben eine Zahlung an eine Person geleistet, die nicht bei Ihnen angestellt ist.
  
• Sie haben die Zahlung für Dienstleistungen im Rahmen Ihres Gewerbes oder Unternehmens geleistet.
  
• Sie haben die Zahlung an eine Einzelperson, Personengesellschaft, Nachlassmasse oder in einigen Fällen an eine Kapitalgesellschaft (insbesondere Anwaltskanzleien) geleistet.
  
• Sie haben dem/der Empfänger/in im Laufe des Jahres mindestens 2.000 USD gezahlt.
  

Während der Schwellenwert bisher bei 600 USD lag, wurde dieser Betrag durch aktuelle Gesetzesänderungen für Zahlungen, die 2026 und danach geleistet werden, auf 2.000 USD angehoben. Wenn Sie außerdem im Rahmen der Backup-Quellensteuerregeln Bundes-Einkommensteuer vom Gehalt eines/einer Auftragnehmer/in einbehalten haben, müssen Sie ein Formular 1099-NEC einreichen, unabhängig davon, ob die Gesamtzahlung den Grenzwert erreicht hat.

Wer erhält das Formular 1099-NEC?

Wenn Sie kein/e Angestellte/r sind (z. B. eine unabhängige Auftragnehmerin, eine freiberufliche Person oder ein/e Berater/in) und in einem Jahr 2.000 USD oder mehr von einem Unternehmen erhalten haben, sollten Sie von diesem Unternehmen ein Formular 1099-NEC erhalten. Wenn Sie dieses Formular erhalten, bedeutet dies, dass eine Kundin/ein Kunde Ihre Einnahmen dem IRS als Einkommen aus selbstständiger Arbeit gemeldet hat.

Der Erhalt eines 1099-NEC weist darauf hin, dass Sie für die Zahlung Ihrer eigenen Einkommen- und Selbstständigensteuer verantwortlich sind, da die zahlende Person diese im Allgemeinen nicht von Ihrer Bezahlung einbehält. Sie müssen dieses Einkommen in Ihrer Steuererklärung angeben, auch wenn Sie das Formular nicht fristgerecht erhalten.

Wann ist das Formular 1099-NEC fällig?

Die Frist für die Einreichung des Formulars 1099-NEC beim IRS und die Bereitstellung einer Kopie an den/die Empfänger/in ist der 31. Januar. Fällt der 31. Januar auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag.

Im Gegensatz zu anderen 1099-Formularen gibt es für das Formular 1099-NEC keine automatische 30-tägige Erweiterung. Sie müssen diese Frist einhalten, um Strafen für eine verspätete Einreichung zu vermeiden.

Welche Informationen sind auf dem Formular 1099-NEC enthalten?

Das Formular 1099-NEC erfordert mehrere Angaben sowohl von der zahlungspflichtigen Stelle (in der Regel ein Unternehmen) als auch von der Empfängerin/vom Empfänger (Nichtangestellte/Nichtangestellter oder unabhängige Auftragnehmerin/unabhängiger Auftragnehmer). Im Folgenden sind die wichtigsten erforderlichen Informationen aufgeführt:

Was gehört nicht auf ein 1099-NEC?

Die folgenden Arten von Zahlungen gehören nicht auf ein 1099-NEC:

• Löhne von Angestellten

• Zahlungen für Waren, wie z. B. Inventar oder Vorräte

• Zahlungen für Miete oder Nebenkosten

• Reisekostenerstattungen

• Zahlungen für persönliche Ausgaben

Was ist ein Quellensteuereinbehalt?

In den meisten Fällen behalten Sie keine Steuern von Zahlungen an eine/n Auftragnehmer/in ein. Ein Quellensteuereinbehalt ist jedoch erforderlich, wenn die/der Auftragnehmer/in keine gültige Steueridentifikationsnummer (TIN) angibt oder wenn der IRS Ihnen mitteilt, dass die angegebene TIN falsch ist.

Wenn ein Quellensteuereinbehalt gilt, müssen Sie pauschal 24 % von der Zahlung abziehen und an den IRS abführen. Sie melden diesen einbehaltenen Betrag in Feld 4 des 1099-NEC. Um die Komplexität eines Quellensteuereinbehalts zu vermeiden, verlangen Sie von Auftragnehmer/innen immer ein ausgefülltes Formular W-9, bevor Sie die erste Zahlung leisten.

So reichen Sie das Formular 1099-NEC ein

Sie können das Formular 1099-NEC entweder per Post oder elektronisch einreichen.

• E-Einreichung: Der IRS empfiehlt dringend die elektronische Einreichung über das Information Returns Intake System (IRIS) oder das FIRE-System. Ab 2024 müssen Sie elektronisch einreichen, wenn Sie 10 oder mehr Informationserklärungen (einschließlich 1099er- und W-2-Formulare zusammen) einreichen.

• Papiereinreichung: Wenn Sie weniger als 10 Formulare einreichen und sich für den Postweg entscheiden, müssen Sie das Formular 1096 beifügen, das als zusammenfassendes Übermittlungsblatt dient. Sie können für die Papiereinreichung keine fotokopierte Version des Formulars 1099-NEC verwenden, da der IRS spezielle Scanner verwendet, um die rotgedruckten Originale zu lesen.

• Die Kopien:

  • Kopie A: Wird an den IRS gesendet
    
  • Kopie B: Wird an den/die Empfänger/in gesendet
    
  • Kopie 1: Wird an die staatliche Steuerbehörde der Empfängerin bzw. des Empfängers gesendet
    
  • Kopie 2: Wird dem/der Empfänger/in zur Einreichung mit der staatlichen Einkommensteuererklärung ausgehändigt
    

Was passiert, wenn Sie zu spät oder fehlerhaft einreichen?

Der IRS verhängt Strafen für das Versäumnis, fristgerecht einzureichen, oder für die Angabe falscher Informationen. Für das Steuerjahr 2026 gelten folgende Strafen pro Formular:

• 60 USD, wenn Sie innerhalb von 30 Tagen nach Ablauf der Frist einreichen
  
• 130 USD, wenn Sie mehr als 30 Tage zu spät, aber bis zum 1. August einreichen
  
• 340 USD, wenn Sie nach dem 1. August einreichen oder gar nicht einreichen
  
• Mindestens 680 USD, wenn der IRS eine „vorsätzliche Missachtung“ der Einreichungsanforderungen feststellt
  

Diese Strafen gelten für jeden Fall, in dem ein Unternehmen ein Formular 1099-NEC nicht korrekt einreicht. Ein Unternehmen, das mehrere 1099-NEC-Formulare einzureichen versäumt, muss daher mit erheblichen Strafen rechnen. Darüber hinaus können neben den Strafen auf Bundesebene auch von einigen Bundesstaaten Strafen für die Nichteinreichung korrekter 1099-NEC-Formulare verhängt werden.

So korrigieren Sie das Formular 1099-NEC

Zum Korrigieren von Informationen auf einem Formular 1099-NEC, das Sie bereits beim IRS eingereicht haben, müssen Sie ein korrigiertes Formular einreichen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

• Offizielle Formulare beschaffen: Besorgen Sie sich ein offizielles, scanbares Formular 1099-NEC vom IRS. Verwenden Sie für die Einreichung in Papierform kein heruntergeladenes oder ausgedrucktes PDF, da der IRS die Originale in roter Tinte benötigt.

• Die Korrektur markieren: Setzen Sie ein „X“ in das Kontrollkästchen „CORRECTED“ ganz oben auf dem Formular.

• Identifikationsdaten eingeben: Geben Sie die Namen, Adressen und Steueridentifikationsnummern (TINs) der zahlenden Person und der/des Empfänger/in genau so an, wie sie auf dem ursprünglichen, falschen Formular standen.

• Korrekte Werte eingeben: Geben Sie die genauen Vergütungsbeträge oder Einbehaltungszahlen in die entsprechenden Felder ein.

• Kopie für Empfänger/in bereitstellen: Senden Sie Exemplar B des korrigierten Formulars sofort per Post an die/den Auftragnehmer/in, damit diese/r die eigenen Unterlagen aktualisieren kann.

• Ein neues Formular 1096 vorbereiten: Wenn Sie per Post einreichen, füllen Sie ein neues Formular 1096 aus, das als Übermittlungszusammenfassung für Ihre Korrektur dient.

• Summen auf Formular 1096 überprüfen: Stellen Sie sicher, dass die Summen auf dem Formular 1096 nur die spezifischen korrigierten Formulare widerspiegeln, die Sie aktuell einreichen, und nicht die Summen Ihrer ursprünglichen Einreichung.

• Beim IRS einreichen: Reichen Sie Exemplar A und Ihr neues Formular 1096 beim IRS ein.

• Ihre Einreichungsmethode anpassen: Wenn Sie Ihre Erklärungen ursprünglich elektronisch eingereicht haben, müssen Sie auch die Korrektur elektronisch einreichen.

• Unterlagen des Bundesstaats aktualisieren: Prüfen Sie, ob Ihr Bundesstaat am Programm zur kombinierten Einreichung auf Bundes- und Bundesstaatsebene (Combined Federal/State Filing, CFSF) teilnimmt. Wenn nicht, müssen Sie möglicherweise eine separate Korrektur bei der Steuerbehörde des Bundesstaats einreichen.

1099-NEC vs. 1099-MISC

Obwohl sie ähnlich aussehen, werden mit diesen Formularen unterschiedliche Arten von Zahlungen gemeldet:

• Das Formular 1099-NEC ist ausschließlich für Dienstleistungen bestimmt, die von Nicht-Arbeitnehmerinnen und Nicht-Arbeitnehmern (unabhängigen Auftragnehmer/innen) erbracht werden.

• Das Formular 1099-MISC ist für andere Arten „sonstiger“ Zahlungen vorgesehen, wie z. B. Miete, Preise, Auszeichnungen oder medizinische und gesundheitliche Zahlungen.

Wenn Sie eine/n Auftragnehmer/in für die Arbeit bezahlen, verwenden Sie das Formular 1099-NEC. Wenn Sie eine/n Vermieter/in für die Büromiete bezahlen, verwenden Sie das Formular 1099-MISC.

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