Tous les ans, les entreprises doivent délivrer le formulaire fiscal 1099-NEC aux non-salariés auxquels elles ont versé 600 dollars ou plus au cours de l'année fiscale. D'apparence simple, ce processus peut comporter des défis majeurs, d'autant plus que les pénalités imposées par l'IRS en cas de non-conformité peuvent être considérables. Selon l'IRS, l'agence a adressé 2,9 milliards de dollars d'amendes administratives sur une seule année aux entreprises soumises à la déclaration de leurs revenus, un rappel plutôt brutal des risques liés aux éventuelles erreurs.
La bonne compréhension des tenants et des aboutissants du formulaire 1099-NEC permet aux entreprises de disposer d'une base solide pour s'acquitter correctement et sereinement de leurs obligations fiscales. Au-delà des exigences de base, il existe de nombreux détails et exceptions qui peuvent avoir une incidence sur les situations dans lesquelles utiliser ce formulaire et comment. Cet article aborde les particularités du formulaire 1099-NEC et rassemble des informations approfondies qui visent à aider les entreprises à s'acquitter efficacement de leurs responsabilités fiscales.
Sommaire
- Qu'est-ce que le formulaire fiscal 1099-NEC ?
- Qu'est-ce que la rémunération des non-salariés ?
- Dans quel contexte est utilisé le formulaire fiscal 1099-NEC ?
- Qui doit remplir un formulaire fiscal 1099-NEC ?
- Informations demandées sur le formulaire 1099-NEC
- Seuil d'application du formulaire 1099-NEC
- Joindre le formulaire 1099-NEC à sa déclaration d'impôts
- Corriger les informations renseignées sur le formulaire 1099-NEC
- Amendes encourues en cas de non-conformité
- Comment Stripe peut vous aider
Qu'est-ce que le formulaire fiscal 1099-NEC ?
Le 1099-NEC est un formulaire utilisé par l'Internal Revenue Service (IRS) américain. « NEC » signifie « Nonemployee Compensation », soit la rémunération des non-salariés. Le formulaire a été introduit en 2020 et remplace la case 7 du formulaire 1099-MISC pour la déclaration de la rémunération des non-salariés.
Qu'est-ce que la rémunération des non-salariés ?
La rémunération des non-salariés correspond aux paiements effectués à des individus qui ne sont pas des salariés du payeur pour des services rendus dans le cadre de son activité commerciale. Il s'agit généralement de l'argent qu'une entreprise a versé à des travailleurs indépendants ou à d'autres autoentrepreneurs.
Voici quelques exemples de rémunération des non-salariés :
frais versés à des fournisseurs de services non-salariés, tels que des travailleurs indépendants, des consultants ou des autoentrepreneurs ;
paiements dus à un conseil d'administration pour ses services ;
commissions payées au personnel non salarié, sujettes à un remboursement qui n'a pas été effectué dans l'année calendaire ;
paiements aux avocats pour leurs services juridiques.
Il est important de noter que la rémunération des non-salariés ne comprend pas les types de paiements pour lesquels un formulaire différent est nécessaire, tels que les loyers (déclarés sur le formulaire 1099-MISC) ou les salaires versés aux employés (déclarés sur le formulaire W-2).
Les bénéficiaires d'une rémunération non salariée sont généralement considérés comme des travailleurs indépendants et sont soumis à leur propre impôt, qui couvre les cotisations de sécurité sociale et d'assurance-maladie. Ces individus doivent payer des impôts estimés tout au long de l'année pour couvrir ces taxes et d'autres dont elles peuvent être redevables.
Dans quel contexte est utilisé le formulaire fiscal 1099-NEC ?
Le formulaire 1099-NEC est principalement utilisé par les entreprises pour déclarer les paiements d'au moins 600 dollars à des non-salariés, tels que des travailleurs indépendants ou d'autres autoentrepreneurs. Par exemple, si une entreprise engage un rédacteur indépendant pour créer du contenu et qu’elle lui verse plus de 600 dollars au cours d'une année, elle doit déclarer ces paiements via le formulaire 1099-NEC.
Le formulaire 1099-NEC est utilisé uniquement pour les paiements professionnels et non personnels. L’individu ou l'entité qui reçoit le paiement utilisera ensuite ces informations pour remplir sa propre déclaration d'impôt sur le revenu. Si vous recevez un formulaire 1099-NEC, il est important de comprendre qu'aucune taxe n'a été retenue sur ces paiements et que vous êtes donc responsable des impôts sur le revenu et sur le travail indépendant qui peuvent être dus.
Qui est concerné par le formulaire fiscal 1099-NEC ?
Toute entreprise qui verse 600 dollars ou plus à un non-salarié pour des services rendus au cours de l'année fiscale doit remplir un formulaire 1099-NEC. Ces non-salariés sont souvent des travailleurs indépendants, des autoentrepreneurs ou des consultants. De la même manière, les personnes physiques ou morales qui reçoivent ces paiements ont également besoin d'un formulaire 1099-NEC pour justifier de leurs revenus.
Vous trouverez ci-dessous plus de détails sur les individus pour lesquels un formulaire 1099-NEC est utile.
Entreprises
Si votre entreprise verse 600 dollars ou plus à un non-salarié au cours d'une année, vous devez remplir un formulaire 1099-NEC. Ce formulaire permet d'enregistrer les paiements que vous avez effectués : une étape nécessaire dans le cadre de la déclaration des revenus de votre entreprise. Vous êtes tenu d’envoyer une copie du formulaire au non-salarié concerné et d’en déposer une auprès de l'IRS. Il est essentiel de suivre vos paiements tout au long de l'année afin de pouvoir remplir correctement vos formulaires 1099-NEC.Non-salariés
Si vous êtes un non-salarié, à savoir un travailleur indépendant, un autoentrepreneur ou un consultant, et que vous avez reçu 600 dollars ou plus d'une entreprise au cours d'une année, vous devriez recevoir un formulaire 1099-NEC de ladite entreprise. Le formulaire atteste des revenus provenant de cette entreprise, lesquels doivent être signalés lors de votre déclaration d'impôts. Les taxes n'étant généralement pas retenues sur les rémunérations des non-salariés, il est essentiel de prévoir dans votre budget l'impôt sur le revenu ou sur le travail indépendant dont vous pourriez être redevable.
En règle générale, il incombe à l'entreprise qui effectue le paiement de remplir le formulaire 1099-NEC et d'en envoyer des copies au non-salarié et à l'IRS. Toutefois, si vous êtes un non-salarié et que vous ne recevez pas de formulaire 1099-NEC pour un revenu de 600 dollars ou plus, il vous incombe de déclarer ce revenu dans votre déclaration.
Informations demandées sur le formulaire 1099-NEC
Plusieurs informations sur le payeur (généralement une entreprise) et sur le bénéficiaire (le non-salarié ou le travailleur indépendant) doivent figurer sur le formulaire 1099-NEC, dont les principales sont listées ci-dessous.
Informations relatives au payeur: elles incluent son nom, son adresse et son numéro fiscal, qui peut être un numéro de sécurité sociale pour les entrepreneurs individuels ou un numéro d'identification d'employeur pour les autres entreprises.
Informations sur le bénéficiaire: elles incluent son nom, son adresse et son numéro fiscal, qui peut être un numéro de sécurité sociale ou un numéro d'identification d'employeur.
Rémunération totale du non-salarié: il s'agit du montant total des rémunérations non salariales (case 1) que l'entreprise a versées au bénéficiaire au cours de l'exercice financier. Il doit correspondre au montant brut, avant tout abattement fiscal.
Retenue d'impôt fédéral sur le revenu: si l'impôt fédéral sur le revenu a été retenu sur la rémunération des non-salariés (case 4), il convient de l'indiquer dans cette case. Cette situation est toutefois peu fréquente, car l'impôt fédéral sur le revenu n'est généralement pas retenu sur les rémunérations des non-salariés.
Informations étatiques: si des impôts étatiques ont été retenus, le payeur devra également indiquer son numéro fiscal d'État, l'État du bénéficiaire et le montant de l'impôt sur le revenu de l'État qui a été retenu.
Pour faciliter ce processus, il est essentiel de tenir des registres précis tout au long de l'année. Veillez également à demander à tout non-salarié que vous rémunérez de remplir le formulaire W-9, sur lequel figurera son numéro d'identification fiscale et d'autres informations nécessaires.
Seuil d'application du formulaire 1099-NEC
Le seuil d'application du formulaire 1099-NEC est fixé à 600 dollars. Cela signifie que si une entreprise paie 600 dollars ou plus à un non-salarié pour des services rendus au cours d'une année fiscale, elle est tenue d'émettre un formulaire 1099-NEC pour cette personne physique ou morale.
Si une entreprise verse à un non-salarié moins de 600 dollars au cours d'une année fiscale, elle ne doit pas émettre de formulaire 1099-NEC pour cette personne physique ou morale. Toutefois, le bénéficiaire de ces revenus est généralement tenu de les déclarer de son côté.
Il est important de noter que le seuil de 600 dollars s'applique à chaque individu ou entité, et non au montant total des rémunérations non salariées versées par une entreprise au cours de l'année. Par exemple, si une entreprise paie 500 dollars à trois sous-traitants différents, elle ne doit émettre un formulaire 1099-NEC pour aucun d'entre eux, même si le montant total payé est supérieur à 600 dollars.
Joindre le formulaire 1099-NEC à sa déclaration d'impôts
Si vous avez reçu un formulaire 1099-NEC pour des revenus provenant d'une rémunération non salariée, il est important de comprendre que ces revenus doivent être déclarés lorsque vous préparez votre déclaration d'impôt fédérale. La procédure peut être compliquée et nécessite une bonne compréhension des étapes à suivre. Vous trouverez ci-dessous un guide général pour vous aider comprendre le processus.
Schedule C
Si vous êtes entrepreneur individuel ou travailleur indépendant, vous déclarez généralement le revenu provenant d'un 1099-NEC dans l'annexe Schedule C, Profit ou Loss from Business. Vous devez inscrire le montant total de la case 1 du 1099-NEC à la ligne 1 de l'annexe Schedule C.Impôt sur le travail indépendant
L'argent gagné grâce à une rémunération non salariée est également soumis à l’impôt sur le travail indépendant, qui couvre les cotisations de sécurité sociale et d'assurance-maladie. Vous devez remplir l'annexe Schedule SE, Self-Employment Tax, pour calculer ce montant. Le résultat est à reporter sur votre formulaire 1040.Impôts estimés
Si vous êtes autoentrepreneur et que vous vous attendez à devoir un minimum de 1 000 dollars dans le cadre de votre déclaration, vous serez généralement invité à effectuer des paiements estimatifs tout au long de l'année. Ceux-ci englobent l'impôt sur le revenu et l'impôt sur le travail indépendant. Il vous faudra utiliser le formulaire 1040-ES, Estimated Tax for Individuals, pour calculer et effectuer ces paiements.Taxes étatiques
En fonction de votre État, il se peut que vous deviez également déclarer vos revenus 1099-NEC sur votre déclaration d'impôts de cet État.Dépenses
Dans l'annexe Schedule C, vous pouvez déduire tous les frais professionnels liés à la rémunération des non-salariés, ce qui peut réduire votre revenu imposable. Ces dépenses peuvent inclure des fournitures, des déplacements, des frais liés à l'établissement d’un bureau à domicile ou d'autres coûts nécessaires à votre travail.
N'oubliez pas que la gestion des questions fiscales peut être compliquée et que les formulaires et processus dont vous avez besoin peuvent varier en fonction de votre situation spécifique. Il est toujours préférable de demander l'avis d'un fiscaliste pour obtenir des informations et des conseils précis.
Corriger les informations renseignées sur le formulaire 1099-NEC
Pour corriger les informations qui figurent sur un formulaire 1099-NEC que vous avez déjà déposé auprès de l'IRS, vous devez envoyer un formulaire de remplacement. Voici comment procéder.
Procurez-vous un nouveau formulaire 1099-NEC : vous pouvez l'obtenir sur le site Web de l'IRS ou en le demandant directement auprès du service. N'oubliez pas que le formulaire doit être numériquement lisible. Vous ne pouvez donc pas vous contenter d'imprimer une copie sur Internet ; vous devez utiliser un formulaire officiel de l'IRS.
Remplissez le formulaire avec les informations corrigées : corrigez les éventuelles erreurs. Assurez-vous que votre numéro fiscal et celui du bénéficiaire sont corrects, tout comme le montant de la rémunération du non-salarié.
Cochez la case « CORRECTED » : sur le nouveau formulaire 1099-NEC, vous verrez une case en haut intitulée « CORRECTED ». Assurez-vous de la cocher pour indiquer à l'IRS que ce formulaire est une version corrigée.
Envoyez le formulaire corrigé au bénéficiaire et à l'IRS : vous devez envoyer le 1099-NEC corrigé au bénéficiaire non-salarié. Envoyez-le également à l'IRS. Si vous avez initialement déposé le 1099-NEC auprès de l'IRS par voie électronique, vous devez également lui faire parvenir vos corrections par ce biais.
Corrigez le formulaire 1096 : le formulaire 1096 est le formulaire récapitulatif que vous envoyez à l'IRS avec les formulaires 1099. Si l'erreur sur le 1099-NEC a affecté les totaux que vous avez déclarés sur le formulaire 1096, vous devrez également le corriger et le renvoyer.
Les étapes ci-dessus sont un guide général et la procédure exacte peut varier en fonction de votre situation. Les erreurs sur les formulaires fiscaux peuvent avoir de graves conséquences. Si vous ne savez pas comment corriger une erreur, consultez un fiscaliste. Il est important d'apporter les corrections nécessaires dès lors que vous constatez une erreur afin d'éviter d'éventuelles pénalités de la part de l'IRS.
Amendes encourues en cas de non-conformité
Si vous ne remplissez pas correctement et dans les délais les formulaires 1099-NEC, vous risquez de vous voir infliger des pénalités par l'IRS. Les sanctions varient en fonction de la gravité de l'infraction et de son montant. La non-conformité se divise en deux grandes catégories : le défaut de dépôt et l'oubli intentionnel.
Défaut de dépôt
Si vous ne déposez pas un formulaire 1099-NEC correct dans les délais impartis et que vous ne pouvez pas justifier d'un motif raisonnable, vous pouvez être soumis à une pénalité. Le montant de la pénalité dépend de la date à laquelle vous avez déposé le bon formulaire. Voici un résumé des pénalités applicables.
- La pénalité est de 50 dollars par formulaire effectivement déposé dans les 30 jours suivant la date d'échéance, dans la limite de 194 500 dollars par an (556 500 dollars pour les grandes entreprises).
- La pénalité est de 110 dollars par formulaire effectivement déposé plus de 30 jours après la date d'échéance, mais avant le 1er août, dans la limite de 556 500 dollars par an (1 669 500 dollars pour les grandes entreprises).
- La pénalité est de 280 dollars par formulaire effectivement déposé après le 1er août ou non déposé, dans la limite de 1 130 500 dollars par an (3 392 000 dollars pour les grandes entreprises).
Oubli intentionnel
Si l'IRS détermine qu'une entreprise a intentionnellement ignoré l'obligation de fournir un 1099-NEC correct et dans les délais, la pénalité par formulaire est d'au moins 560 dollars, sans limite maximale.
Ces pénalités s'appliquent à chaque fois qu'une entreprise ne remplit pas correctement un formulaire 1099-NEC, de sorte que la non-fourniture de plusieurs formulaires pourra engendrer des pénalités conséquentes. Par ailleurs, outre les sanctions fédérales, certains États peuvent également imposer des sanctions pour défaut de dépôt de formulaires 1099-NEC corrects.
Comment Stripe peut vous aider
Stripe Tax décharge les entreprises de leurs obligations fiscales en calculant et en collectant automatiquement la taxe sur les ventes, et en générant les rapports associés. Avec Stripe Tax, les entreprises de toutes tailles peuvent s'acquitter sereinement de leurs responsabilités fiscales et éviter les pénalités potentielles.
Voici un aperçu des avantages de Stripe Tax.
Calcul automatique des taxes
Stripe Tax peut calculer automatiquement les taux de taxe pour les entreprises en temps réel, en fonction des produits commercialisés, de l'emplacement de l'entreprise et de celui du client. Bien que cette fonctionnalité soit principalement conçue pour faciliter le paiement de la taxe sur les ventes et de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), elle peut également aider les entreprises à suivre les montants qu'elles versent aux non-salariés et qu’elles ont besoin de connaître pour se conformer à la norme 1099-NEC.Collecte de données et vérification
La collecte de données précises auprès des sous-traitants, y compris les numéros fiscaux, peut s'avérer une tâche complexe. Stripe Tax dispose de fonctionnalités capables d'automatiser ce processus, en collectant et en vérifiant les numéros fiscaux, les adresses et d'autres données nécessaires au cours du processus de paiement.Création et envoi des formulaires
La création et l'envoi des formulaires sont deux éléments essentiels de la conformité 1099-NEC. Stripe Tax peut générer ces formulaires à votre place, sur la base des données de paiement collectées, puis les envoyer directement aux sous-traitants et les déposer auprès de l'IRS.Tenue de registres
Il est primordial de tenir des registres précis en cas d'audit et pour la gestion de votre entreprise. Stripe Tax peut vous aider à maintenir ces registres, en suivant toutes les informations nécessaires sur les paiements aux non-salariés et les formulaires fiscaux que vous avez émis.
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